電子商務(wù)合同管理制度

1、一.奧特朗電器（廣州）有限公司編號(hào)：0T-第1頁(yè)共5頁(yè)電子商務(wù)部合同管理制度制定部門：版本號(hào)：A0發(fā)布日期：2013/04/08擬定：審核：批準(zhǔn)：一、目的：為防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范電子商務(wù)部合同的管理，做到管理有規(guī)章，簽約有程序，履行有監(jiān)督，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。二、范圍：本制度適用于電子商務(wù)部簽訂和履行的所有合同。三、職責(zé)：3.1合同管理基本原則3.1.1 合同管理必須符合國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，不得訂立違法合同。3.1.2 合同管理以預(yù)防合同糾紛、防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)為主，解決合同糾紛、分解經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)為輔。3.1.3 合同的各個(gè)環(huán)節(jié)要進(jìn)行全面管理、不得遺漏。3.1.4 不同種類的合同

2、分別對(duì)待，采取不同的管理方式與程序。3.1.5 流程管理設(shè)置專門人員，職責(zé)清晰、分工明確，并實(shí)現(xiàn)協(xié)作與制衡的有機(jī)結(jié)合。3.1.6 合同的相關(guān)部門要執(zhí)行會(huì)審會(huì)簽。3.1.7 主辦機(jī)構(gòu)及人員：辦理合同事宜的部門包括財(cái)務(wù)部、總經(jīng)辦、電子商務(wù)部及相關(guān)部門。3.2職責(zé)3.2.1 總經(jīng)理及其委托人負(fù)責(zé)本制度規(guī)定的所有合同的批準(zhǔn)簽訂。3.2.2 財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)電子商務(wù)部各類合同的管理工作，負(fù)責(zé)合同專用章的管理；負(fù)責(zé)本制度規(guī) 定的所有合同的檔案管理；負(fù)責(zé)本制度的監(jiān)督執(zhí)行。3.2.3 總經(jīng)辦、銷售部、電子商務(wù)部共同負(fù)責(zé)重大合同的會(huì)審會(huì)簽工作，（重大合同是電子商務(wù)部平臺(tái)點(diǎn)數(shù)、返利、影響程度或者簽訂時(shí)履行風(fēng)險(xiǎn)較大或者

3、合同關(guān)系較復(fù)雜的合同），負(fù)責(zé)電子商務(wù)部提交的各類合同的合法性、行性、有利性審查，并出具審查意見。3.2.4 電子商務(wù)部：負(fù)責(zé)各類合同的備案、洽談、簽訂工作；負(fù)責(zé)各類合同的履行。四、作業(yè)流程：4.1合同的簽訂4.1.1合同的主體訂立合同的主體必須是公司及所屬各公司中具有法人資格，能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織，其 他部門、機(jī)構(gòu)、分公司等不得擅自簽訂合同。訂立合同前，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、 資信能力、履約能力進(jìn)行調(diào)查，不得與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，也不得與法奧特朗電器（廣州）有限公司編號(hào)：0T-第2頁(yè)共5頁(yè)電子商務(wù)部合同管理制度制定部門：版本號(hào)：A0發(fā)布日期：2013/04/08人單位

4、簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟(jì)合同。公司一般不與自然人簽訂經(jīng)濟(jì)合同, 確有必要簽訂經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理同意。4.1.2 合同的形式訂立合同，除即時(shí)交割（銀貨兩訖）的簡(jiǎn)單小額經(jīng)濟(jì)事務(wù)外，應(yīng)當(dāng)采用書面形式?！皶嫘问健?是指合同書、補(bǔ)充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、傳真、電子郵件等） ，除情況緊急 或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式。4.1.3 合同的內(nèi)容4.131當(dāng)事人的名稱、住所：合同抬頭、落款、公章以及對(duì)方當(dāng)事人提供的資信情況載明的當(dāng)事人的名稱、住所應(yīng)保持一致。4.1.3.2 合同標(biāo)的：合同標(biāo)的應(yīng)具有唯一性、準(zhǔn)確性，買賣合同應(yīng)詳細(xì)約定規(guī)格、型號(hào)、商標(biāo)、產(chǎn)地、等級(jí)等

5、內(nèi)容；服務(wù)合同應(yīng)約定詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容及要求；對(duì)合同標(biāo)的無(wú)法以文字描述的 應(yīng)將圖紙作為合同的附件。4.1.4 數(shù)量：合同應(yīng)采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)量單位，一般應(yīng)約定標(biāo)的物數(shù)量，常年經(jīng)銷合同無(wú)法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式（如電報(bào)、傳真、送貨單、發(fā)票等）。4.1.5 質(zhì)量：有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，部門行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)約定所采用標(biāo)準(zhǔn)的代號(hào)；化工產(chǎn)品等可以用指標(biāo)描述的產(chǎn)品應(yīng)約定主要指標(biāo)要求（標(biāo)準(zhǔn)已涵蓋的除外）；憑樣品支付的應(yīng)約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點(diǎn)。4.1.6 價(jià)款或報(bào)酬：價(jià)款或者報(bào)酬應(yīng)在合同中明確，采用折扣形式的應(yīng)約定合同的實(shí)際價(jià)款； 價(jià)款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票（電匯、票匯、信匯）、托收、信用證

6、、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確； 價(jià)款或報(bào)酬的支付期限應(yīng)約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付。4.1.7 履行期限、地點(diǎn)和方式：履行期限應(yīng)具體明確定，無(wú)法約定具體時(shí)間的，應(yīng)在合同中約 定履行期間的方式；合同履行地點(diǎn)應(yīng)力爭(zhēng)作對(duì)本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地 點(diǎn)為本公司倉(cāng)庫(kù)或本公司的住所地；約定具體地名的應(yīng)明確至市轄區(qū)或縣一級(jí)；買賣合同在 合同中一般應(yīng)約定交付的手續(xù)，即合同履行的標(biāo)志，如托運(yùn)單、倉(cāng)庫(kù)保管員簽單等。4.1.8 合同的擔(dān)保：合同中對(duì)方事人要求提供擔(dān)?；虮痉揭髮?duì)方當(dāng)事人提供擔(dān)保的，應(yīng)結(jié)合 具體情況根據(jù)擔(dān)保法的要求辦理相關(guān)手續(xù)。4.1.9 合同的解釋：合同文本中所有文字應(yīng)具有排它

7、性的解釋，對(duì)可能引起歧義的文字和某些 非法定專用詞語(yǔ)應(yīng)在合同中進(jìn)行解釋。4.1.10 保密條款：對(duì)技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營(yíng)信息、技術(shù)信息的合同應(yīng)約定保密承諾與違反奧特朗電器（廣州）有限公司編號(hào)：0T-第3頁(yè)共5頁(yè)電子商務(wù)部合同管理制度制定部門：版本號(hào)：A0發(fā)布日期：2013/04/08保密承諾時(shí)的違約責(zé)任。4.1.11 合同聯(lián)系制度：履行期限長(zhǎng)的重大經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)當(dāng)約定合同雙方聯(lián)系制度。4.1.12 違約責(zé)任：每份合同都必須根據(jù)合同法作出適當(dāng)?shù)?、有利于本方的違約條款，但應(yīng)注意合同的公平性。4.1.13解決爭(zhēng)議的方式解決爭(zhēng)議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應(yīng)明確約定仲裁機(jī)構(gòu)的名稱，雙方對(duì)仲裁機(jī) 構(gòu)

8、不能達(dá)成一致意見的，可選擇第三地仲裁機(jī)構(gòu)，但應(yīng)盡量爭(zhēng)取本地仲裁。如無(wú)法達(dá)成仲裁 協(xié)議，合同雙方當(dāng)事人可以在書面合同中協(xié)議選擇被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、 原告住所地、標(biāo)的物所在地人民法院管轄，但不得違反民事訴訟法對(duì)級(jí)別管轄和專屬管 轄的規(guī)定。在簽訂合同時(shí)應(yīng)結(jié)合本方實(shí)際，在五個(gè)可供選擇的管轄地中作出有利于本方的約定。4.2簽訂合同的工作程序4.2.1 簽訂合同前，業(yè)務(wù)人員或公司指定的其他談判人員應(yīng)按照本制度 4.1條對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的有 關(guān)情況進(jìn)行審查，并復(fù)印對(duì)方當(dāng)事人的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、簽訂合同的法定代表人身份證明書或法人授權(quán)委托書。4.2.2 銷售合同，由主辦業(yè)務(wù)

9、人員與對(duì)方當(dāng)事人商談后擬好合同條款，合同洽談過(guò)程中，對(duì)于 涉及擔(dān)保、預(yù)付款、各類保證金等費(fèi)用較大的項(xiàng)目，應(yīng)重新進(jìn)行評(píng)審。附合同會(huì)審表報(bào)總經(jīng) 理審批，由財(cái)務(wù)部審核并加蓋合同專用章，必要時(shí)，由總經(jīng)理指定責(zé)任人員對(duì)合同進(jìn)行合法 性審查。4.2.3 其他經(jīng)濟(jì)合同由主辦人員與對(duì)方當(dāng)事人商談后擬好合同條款，報(bào)部門經(jīng)理審批或預(yù)審， 在部門經(jīng)理權(quán)限范圍內(nèi)的合同由部門經(jīng)理批準(zhǔn)，由財(cái)務(wù)部加蓋合同專用章；其他重大經(jīng)濟(jì)合 同由部門經(jīng)理簽署意見后由總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部進(jìn)行合法性審查，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽訂。4.2.4 合同正式簽訂后，合同文本除電子商務(wù)部自行保管外，應(yīng)當(dāng)將原件交存財(cái)務(wù)部備案。4.3合同的變更、解除在合同履行期間由于

10、客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達(dá)成書面協(xié)議,新協(xié)議未達(dá)成前，原合同仍然有效。本方收到對(duì)方當(dāng)事人要求解除或變更的通知書后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復(fù)。變更或解除合同的，應(yīng)當(dāng)采用書面形式（包括書信、電報(bào)） ： 法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記等手續(xù)的，應(yīng)依法及時(shí)辦理。4.4合同的履行奧特朗電器（廣州）有限公司編號(hào)：0T-第4頁(yè)共5頁(yè)電子商務(wù)部合同管理制度制定部門：版本號(hào)：A0發(fā)布日期：2013/04/08441電子商務(wù)部應(yīng)當(dāng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，并隨時(shí)督促對(duì)方當(dāng)事人及時(shí)履行其義務(wù)。4.4.2 有關(guān)合同履行中的書面簽證、來(lái)往信函、文書等均為合同的組成部分，

11、合同經(jīng)辦人員應(yīng)及 時(shí)整理、妥善保管。在合同履行過(guò)程中，對(duì)本公司的履行情況應(yīng)及時(shí)做好記錄并經(jīng)對(duì)方確認(rèn)。 向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付重要資料、發(fā)票時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事出具收條，履行合同付款時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事 人出具收條，公司原則上只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。4.4.3 在重大、復(fù)雜合同的履行過(guò)程中，經(jīng)辦人員應(yīng)定期與對(duì)方對(duì)帳，確認(rèn)雙方債權(quán)債務(wù)；4.4.4 在對(duì)方當(dāng)事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項(xiàng)以及本公司或?qū)Ψ疆?dāng)事人的 合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)帳，確認(rèn)合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。4.5合同的日常管理4.5.1 電子商務(wù)實(shí)行二級(jí)合同管理，全面負(fù)責(zé)電子商務(wù)部的合同管理4.5.2 公司的

12、合同專用章由財(cái)務(wù)部管理管理，簽訂合同時(shí)，合同各方應(yīng)在同一時(shí)間、同一地點(diǎn)簽 字并蓋章，合同各頁(yè)之間應(yīng)當(dāng)加蓋公司騎縫章。4.5.3 簽訂合同正本、副本份數(shù)按需要確定，正副本應(yīng)區(qū)分清楚。合同簽訂后電子商務(wù)部留存， 原件交由財(cái)務(wù)部保存。4.5.4 已簽訂的合同以及與合同有關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、對(duì)帳單、訂單等資料應(yīng)集中財(cái)務(wù)部保管。4.6考核與獎(jiǎng)懲4.6.1 電子商務(wù)部全體職員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實(shí)維護(hù)公司的整體利益。財(cái)務(wù)部、總經(jīng)辦負(fù)責(zé)本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。4.6.2 對(duì)在合同簽訂、履行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)重大問(wèn)題，積極采取補(bǔ)救措施，使公司避免重大經(jīng)濟(jì)損失以及在經(jīng)濟(jì)糾紛處理過(guò)程中，避免或挽回重大經(jīng)濟(jì)損的，予以獎(jiǎng)勵(lì)。4.6.3 合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成