工程文件管理作業(yè)指引

1、工程文件管理作業(yè)指引編制朱 蓓日期2002-8-23審核唐激揚(yáng)日期2002-8-23批準(zhǔn)劉榮先日期2002-8-23流 程 要 素流程目標(biāo)：流程時間要求流程監(jiān)控點(diǎn)數(shù)目流程主要責(zé)任崗位流程涉及職位數(shù)目修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人2002-10-24a/15.2、5.2.1、5.3.1、5.4.2朱 蓓唐激揚(yáng)劉榮先1. 目的規(guī)范項(xiàng)目經(jīng)理部文件資料的管理，確保工程文件的充分、適用和有效性。2. 適用范圍適用于項(xiàng)目經(jīng)理部文件的收集、標(biāo)識、審核、發(fā)放、回收、銷毀及歸檔。3. 術(shù)語和定義3.1. 工程文件：在此特指公司、監(jiān)理單位、施工單位在工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的與工程建設(shè)相關(guān)文件資料的總

2、稱。3.2. 標(biāo)識文件：對文件編號，并對其版本及修訂狀態(tài)進(jìn)行標(biāo)記的工作。4. 職責(zé)4.1. 項(xiàng)目秘書，負(fù)責(zé)文件的接收、標(biāo)識、登記、發(fā)放、回收、移交及歸檔并協(xié)助完成工程竣工檔案驗(yàn)收事務(wù)。4.2. 項(xiàng)目經(jīng)理部各專業(yè)工程師、成本管理人員、設(shè)計責(zé)任人及項(xiàng)目報建人員，負(fù)責(zé)工程文件的形成、積累、送審、移交歸檔。4.3. 項(xiàng)目總經(jīng)理，負(fù)責(zé)工程文件的審核、批準(zhǔn)。4.4. 總經(jīng)理辦公室，負(fù)責(zé)接收項(xiàng)目經(jīng)理部移交的文件及竣工檔案。5. 工作程序5.1. 文件收集5.1.1. 項(xiàng)目經(jīng)理部日常工作中產(chǎn)生的文件由項(xiàng)目秘書登記歸檔。移交到項(xiàng)目秘書的文件要求是簽字蓋章手續(xù)完備的正式文本。移交時要填寫文件交接登記表，由移交人與

3、接收人簽名確認(rèn)。 5.1.2. 屬于項(xiàng)目報批報建的申請文件及政府批文及合同原件，一律由項(xiàng)目秘書移交總經(jīng)理辦公室，項(xiàng)目經(jīng)理部可復(fù)印備查，歸檔范圍按質(zhì)量記錄及檔案管理程序執(zhí)行。5.1.3. 收文：項(xiàng)目經(jīng)理部所有收文，一律由項(xiàng)目秘書統(tǒng)一登記處理，參照文件收發(fā)控制程序執(zhí)行。5.2. 文件登記標(biāo)識項(xiàng)目秘書負(fù)責(zé)文件的登記標(biāo)識，每份文件均要標(biāo)注編號，需要區(qū)分版本的，要標(biāo)注版本標(biāo)識。5.2.1. 文件編號規(guī)則：項(xiàng)目名稱縮寫 (小寫數(shù)字表示期數(shù)) 文件分類縮寫 例：文金色1-sj -001 文件順序號 附表一：工程文件類別及記錄編號對照表序號文件屬類記錄編號備注1.施工圖紙文_-tz-項(xiàng)目簡稱參見質(zhì)量記錄及檔案

4、管理程序及公司頒布的新開發(fā)項(xiàng)目規(guī)范化簡稱。2.設(shè)計變更（設(shè)計院）文_-sj-3.設(shè)計通知單（萬創(chuàng)公司）文_-vc-4.顧客要求變更審批單文_-gk-5.工程業(yè)務(wù)聯(lián)系單文_-lx-6.工程業(yè)務(wù)指令單文_-zl-7.設(shè)計工程變更審批單(與2、3、4、5、6一同存檔，編號一致)8.變更執(zhí)行情況一覽表文_-bg-9.增加工程現(xiàn)場簽證審批單：總包土建類：總包安裝類：(以上兩類如只有一個總包方，單位區(qū)分可以省略)其他工程類：文_-qz(土建/單位)-文_-qz(安裝/單位)-文_-qz(其他)-10.工程合同副本/復(fù)印件及采購資料文_-ht-11.會議紀(jì)要或決議文_-jy-12.向政府部門的申請報告及批復(fù)

5、（復(fù)印件）文_-zf-13.施工組織設(shè)計/圖紙會審紀(jì)要文_-sg-14.材料設(shè)備驗(yàn)收單文_-ys1-15.工程驗(yàn)收報告文_-ys2-16.其他來文收字2002-00117.其他發(fā)文發(fā)字2002-001 5.2.2. 文件有效版本標(biāo)識a) 如收到的文件已有版本標(biāo)識，則照實(shí)登記。b) 無版本標(biāo)記的，按以下編號規(guī)則標(biāo)識：根據(jù)文件不同版本的產(chǎn)生時間及內(nèi)容標(biāo)識，修訂狀態(tài)從0、1到9依次遞增，版本由a、b到z依次遞增。5.3. 工程文件的發(fā)放、回收與失效文件銷毀5.3.1. 文件登記標(biāo)識后，項(xiàng)目秘書填寫文件交接登記表，根據(jù)批示或職能發(fā)放給相關(guān)人員及單位，由接收人簽名確認(rèn)。 5.3.2. 當(dāng)文件發(fā)生版本變動

6、時，為確保文件的適用與有效性，項(xiàng)目秘書要統(tǒng)一回收作廢版本的文件，同時發(fā)放新生效版本，回收情況填寫文件發(fā)放回收記錄表，并簽名確認(rèn)。 5.3.3. 項(xiàng)目秘書回收失效文件后，如需要存檔備查，要在首頁及騎縫加蓋“作廢”印章，其余復(fù)本銷毀，銷毀文件要填寫文件銷毀審批清單。5.4. 工程文件的歸檔及利用5.4.1. 工程文件在標(biāo)識清楚完備后，由項(xiàng)目秘書按分類編號存放，要有固定的文件夾，放入編有序號的資料柜中妥善保管。5.4.2. 資料借用、調(diào)用、查閱要經(jīng)批準(zhǔn)并填寫文件利用登記表，調(diào)閱重要文件要復(fù)印存底，外單位人員借閱，需要填寫文件利用申請單，經(jīng)批準(zhǔn)后登記借閱。5.5. 工程文件的移交工程竣工時，所有工程文件要移交相關(guān)部門永久保存。5.5.1. 項(xiàng)目秘書協(xié)助總經(jīng)理辦公室整理并向深圳市城建檔案管理部門移交工程竣工檔案資料。 5.5.2. 向物業(yè)管理處移交一套工程竣工文件資料，移交物業(yè)管理處的資料需要報項(xiàng)目總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.5.3. 其余工程文件資料整理完備后統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室保存。5.5.4. 所有移交均要填寫文件交接登記表，由雙方簽字確認(rèn)。6. 支持性文件6.1. vksz/qp/dc003 文件收發(fā)控制程序6.2. vksz/qp/dc002 質(zhì)量記錄及檔案管理程序7. 相關(guān)記錄及表格7.1. vksz/qr/dc007文件