0303綜合檔案管理標準

1、0303綜合檔案管理標準 正泰集團成套設備制造有限公司管理標準 QG/ZT 綜合檔案管理標準 1998-5- 發(fā)布 施 1998-5- 實 正泰集團成套設備制造有限公司 發(fā)布 正泰集團成套設備制造有限公司 綜合檔案管理標準 QG/ZTC0701-1998 1 目的與適用范圍 檔案 本標準規(guī)定了綜合檔案管理原則與管理體制， 檔案的收集、 的鑒別、檔案的整理、檔案的保管、檔案的利用，庫房、檔案、銷 毀管理，圖樣的更改、補充管理，檔案圖書借閱管理，檔案的統(tǒng)計 工作管理辦法。 1998 1998 8 實施 正泰集團成套設備制造有限公司 發(fā)布 一、主題內容和適用范圍 二、相關文件 中華人民共和國檔案法

2、三、職責 4、綜合檔案管理原則管理體制 4.1 綜合檔案管理涉及生產、經營、科研、工程等各部門、各公司 歸本公司經理分工領導，由本公司綜合管理辦公室歸口管理，并列 入企業(yè)領導議事日程，作為考核企業(yè)有關領導人政績的一部分。 4.2 本公司檔案工作，實行統(tǒng)一領導，分級管理原則，本公司設綜 合檔案室，配備專職檔案人員，它是檔案、資料的貯存基地和利用 中心，并負責監(jiān)督、指導、統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、管理本公司各部門、 各公司檔案、資料工作。各部門、各公司由負責人指定配備專、兼 職檔案員，負責檔案、資料收集、整理立卷、案卷管理。 5、綜合檔案的收集管理 5.1 收集范圍 5.1.1 產品生產方面：有產品設計、

3、工藝、工裝的圖樣和技術文件、 原材料檢驗、 產品生產過程和生產調度工作過程中形成的各種文件、 材料等。 5.1.2 經營銷售方面： 有企業(yè)經營決策和經營管理的各種記錄、 文件、 合同、協(xié)議等文件材料、市場經濟信息、廣告宣傳和用戶服務工作 中形成的文件材料等。 5.1.3 設備儀器方面： 有設備儀器的圖樣和技術文件， 設備儀器安裝， 調試和驗收過程中的技術性，憑證性文件材料，設備儀器的運行、 維修記錄、設備改進、改裝和報廢的文件材料等。 5.1.4 技術管理方面：有質量管理、技術引進、技術改造和標準、計 量、能源、環(huán)保、科技情報等所形成的各種文件材料等。 5.1.5 科技研究方面：有科技研究準備

4、、研究實驗、總結鑒定、成果 獎勵，推廣應用等各階段工作形成的計劃、記錄、報告及技術性往 來文件資料等。 5.1.6 物資供應方面：有物資、原材料外協(xié)件采購、訓存保管、供應 和工具管理中形成的各種文件材料。 5.1.7 人事勞資方面： 有定額、 定員和勞動調配以及勞動工資、 安全 生產、勞動保護等工作中形成的各種文件材料，教育培訓方面，有 干部、職工教育和技術培訓、人事的文件材料等。 5.1.8 財務管理方面（包括計劃、財會、統(tǒng)計） ：有財務管理中的各 種帳冊、報表、憑證和文件等。 5.1.9 工程建議方面： 有工程依報性， 基礎性的文件材料、 工程設計、 施工、驗收等文件材料。 5.1.10

5、聲像實物方面：有產品、科研、設備、基建項目：市以上領 導開臨檢查指導工作等重大活動、本公司重大活動所拍攝的照片、 錄像（底片），錄音、錄像帶，還有獎旗、 獎狀、 獎杯、獎章、 證書、 獎品、贈品等材料。 5.1.11 綜合、后勤方面：辦公用品和生活用品、用房、保衛(wèi)治安、 通訊設備、環(huán)境綠化等過程中所成的文件材料 5.1.12 黨、工、團、婦方面：在各項工作中形成的文件材料 5.2 收集時間 5.2.1 凡生產、經營、設備、技術、計劃統(tǒng)計、物資、勞動工資、工 事保衛(wèi)、教育培訓、行政等工作中形成的文件材料，由各部門、各 公司兼職檔案保管負責收集整理立卷，經各部門、各公司負責人審 定后，在第二年第一

6、季度，向綜合檔案室歸檔。 5.2.2 科研、工程建設， 在工程或項目通過鑒定投產后， 三個月內由 部門指定專人負責，將檔案材料整理立卷，由工程或項目負責人審 定后，向綜合檔案歸檔。 5.2.3 聲像實物在各項活動后，由有關部門整理好隨時歸檔。 5.2.4 財務檔案， 要在第二年第二季度前， 由財務部門負責立卷， 裝 訂成冊，統(tǒng)好案卷目標，由財會部門保管一年后，由立卷人寫好說 明，再由部門負責人審定后，向綜合檔案室歸檔。 5.3 文件材料收集要求。 5.3.1 收集的文件材料必須完整、 準確、齊全、字跡端正禁用賀珠筆、 鉛筆，要用墨水書寫，傳真件必須做到及時復印、層次分明，符合 其形成規(guī)律。 5

7、.3.2 收集圖樣及技術文件要完整性審查簽字程序執(zhí)行。 5.3.3 收集文件材料中， 應當將每份文件的正件與附件、 印件與定稿、 批復與請示、轉閱文件與原件、多種文字形成的同一文件，不得分 開，分別要立在一起，文電應合一立卷。 5.3.4 不同年度的文件一般不得歸入同一卷內 ,但跨年度的請示與批 復 ,歸入復文的年度內立卷 ,沒有復文的 ,歸入請示的年度內立卷，跨 年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷。非訴訟案件放在結案年立案。 其它文件材料立卷，按有關規(guī)定執(zhí)行。 5.3.5 收集時，各部門、各公司應由兼職檔案人員填寫檔案移交目錄， 一式三份， 經綜合檔案室專職檔案人員驗收簽章后， 雙方各執(zhí)一份，

8、另一份作檢索用。 5.3.6 產品試制定型， 科研成果鑒定， 基建工程竣工驗收， 必須由檔 案部門參加。收集文件材料完整、準確、統(tǒng)一。 6、檔案的鑒別 6.1 各種文件收集，按檔案法規(guī)定與實際利用價值，編制檔案 保管期限表，檔案期限分永久、長期、短期三種，由本公司主管副 經理、專業(yè)技術人員和檔案人員等相關人員參加鑒別小組確定 7、檔案的整理 根據一定的原則和方法， 將經過鑒別的材料， 以檔案材料分類為 特征，裝訂成內容條理、系統(tǒng)的專門案卷，并不斷地對檔案的內容 進行補充。 7.1 檔案的分類 7.1.1 檔案分類就是根據檔案材料的性質、 內容和名稱等屬性， 把性 質相同、內容和名稱等屬性，把性

9、質相同、內容上互有聯系的集中 在一起，不同的區(qū)別開來，使檔案成為一個條理清晰、內容系統(tǒng)的 有機體系。 7.2 檔案的技術加工 7.2.1 在管理過程中形成的一些材料， 不但其書寫形式的不符合， 檔 案工作的要求，而且其規(guī)格和外形也很不規(guī)則，作為檔案不便于保 存，因而在檔案材料整理的過程中必須進行必要的技術加工，使其 符合檔案管理的要求。 7.3 檔案材料的排列、編目和裝訂 7.3.1 檔案材料的排列就是將各類型的材料按照一定的順序排列起 來，其作用在于通過排列，使每一份文件都有一個固定的位置，使 之更條理、更系統(tǒng)地反映各類內容，更進一步地體現分類的作用 7.3.2 所謂編目就是編制目錄。 目錄

10、是所保管的檔案材料的清單， 著錄案卷或文件內容成分并按一定次序編排的一覽表。它對檔案材 料所在的位置起固定和指引作用。 7.3.3 裝訂是固定檔案整理成果的重要一環(huán)，必須做好。 8、檔案的保管 8.1 凡國家正式批準或本公司主管副經理以上領導劃定的各項密級 文件檔案。凡本公司經營重大決策，重要科研成果、工程建設，產 品的工藝、底圖、財務、人事、合同、協(xié)議書中提出保管的部分， 均屬密級檔案范圍。 8.2 凡查閱密級的檔案，須經本公司主管副經理以上領導批準后， 限在檔案室內查閱，不得復印或摘抄。 8.3 由綜合檔案室統(tǒng)一保管的文件材料，任何部門和個人不得私自 提供贈送或出賣給外單位及個人，不得任意

11、帶出本單位，違者嚴肅 處理。 8.4 檔案人員要嚴格執(zhí)行保管紀律，對密級檔案要重點保管，嚴格 檔案借閱手續(xù)，并不得隨便談論檔案中秘密資料，以防失密，發(fā)現 泄密現象，按情節(jié)輕重，予以處理。 9、檔案的作用 9.1 檔案信息開發(fā)利用要重點服務于改善企業(yè)經營管理，提高產品 質量、降低物資消耗和增加經濟效益等方面。 9.2 編制和交流檔案資料目錄，在內部逐步實行擴大開架范圍。 9.3 在檔案資料進行加工整理、匯編專題資料或編制產品科研成果， 基建工程簡介，文摘和數據手冊，圖表手冊，市場信息，用戶反映， 國內外同行生產情況介紹等。 9.4 檔案開發(fā)利用必須嚴格執(zhí)行檔案保密管理規(guī)定。 9.5 檔案利用是檔

12、案管理的根本目的，綜合檔案室應編制必須的檢 索工具（目錄、索引、卡片）為查找利用創(chuàng)造條件，做到調卷迅速 準確。 10、庫房、檔案、銷毀管理 10.1 非檔案管理人員不得擅自進入庫房。需要進入時，必須由檔案 管理人員陪同下方可進入。 10.2 庫內資料、柜架、設備必須擺放整齊、排列科學、不得在庫內 抽煙、飲食、喧嘩及發(fā)生其他違反管理規(guī)定的行為 10.3 庫內應保持整潔、空氣流通、光線充足、溫濕度適宜、定期打 掃衛(wèi)生、在場地許可的情況下，盡量做到綜合管理辦公室、查閱室 分開。 10.4 庫房保持做好七防 （防火、防水、防盜、防光、防污染、防有害 氣體、防有害生物 ）。 10.5 定期安全檢查，發(fā)現

13、不安全因素，及時匯報并采取措施，消滅 事故隱患，確保庫房安全。 10.6 要定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破 損或載體變質的檔案， 要及時進入修補和復制， 以延長檔案使用期。 10.7 堅持文明管理， 檔案分類清楚、 檢索明確， 做到查閱調卷迅速， 歸卷上架及時，確保卷本完整。 10.8 對超過保管期限的檔案，由綜合檔案室定期列出清冊，提出銷 毀申請，經鑒定小組通過，由本公司主管副經理批準，方可進行。 并應報請保衛(wèi)部門人員參加監(jiān)毀。 11、圖樣的更改、補充管理 11.1 更改內容較小時，可直接在圖畫“杠改”、 “刮改”，應在更改處 做“更改標記” 11.2 更改內容較多時，

14、應另出新圖代替，原來圖樣作廢。新圖列入 原圖樣目錄，并且注明新代替的原圖號。作廢的圖樣注明新圖的編 號，根據需要另行保管。 11.3 整個保管單位內圖樣作廢，由新圖代替時，應重新編制保管單 位，并且注明保管單位編號。 原保管單位標注新保管單位的編號后， 根據需要另行保管。 12、檔案圖書借閱管理 12.1 綜合檔案是本公司生產、經營、科技、基建等活動中積累的文 件材料，是今后生產經營發(fā)展的重要依據，是科技和設計工作的必 要條件，所以企業(yè)員工不得擅自查閱。 12.2 凡本公司人員，因工作需要，經公司副總經理以上批準，并辦 理登記手續(xù)，均可向綜合檔案室查閱。 12.3 查閱檔案只限室內查閱、查閱時

15、不得任意更改、涂劃、拆散、 剪挖、轉借、攜帶外出，如有違反，檔案管理員有權停止使用，情 節(jié)嚴重者，報請主管領導，嚴肅處理。 12.4 歸還檔案時需經檔案管理員檢查無誤后，方能簽收。 12.5 查閱檔案確需外借（不包括密級檔案） ，須經檔案主管部門批 準，一般限三天內交還，如需延期，要辦理延期手續(xù)。 12.6 借閱圖書時， 應辦理借閱手續(xù)， 當面清點， 借期不得超過半月， 科技圖書僅供專業(yè)人員借閱，每人不得超過二本，借期半月，凡超 期不補辦手續(xù)者，一律停止借閱。 13、檔案統(tǒng)計工作管理 建立健全現有庫藏檔案概況：檔案資料開發(fā)利用概況。圖樣和技術 文件更改情況。各種圖樣、文件資料復制情況。上級檔案業(yè)務普查 與年報。檔案管理“五率”（歸 檔率、完整率、準確率、查準率、查全率）的專業(yè)統(tǒng)計工作。 13.1 建立健全檔案歸案，檔案查閱，利用效果反饋登記，做好各類 檔案數量，檔案利用人次，利用效果登記，各型號圖樣曬發(fā)單，圖 樣