JDS-0004合同管理制度

1、編號： 本資料為word版本，可以直接編輯和打印，感謝您的下載 JDS-02-02-04 (1)合同管理制度 甲方： 乙方： 日期： 說明：本合同資料適用約定雙方經(jīng)過談判、協(xié)商而共同承認(rèn)、共同遵守的責(zé)任與 義務(wù)，同時闡述確定的時間內(nèi)達(dá)成約定的承諾結(jié)果。文檔可直接下教或修改，使用 時請詳細(xì)閱讀內(nèi)容。 Shenzhen JDS Investment Group Cj Lt 蟲L 合同管理制度 版本號： 開始執(zhí)行日期：2013年 月 日 文件編號：JDS-02-02-04 管理文件核準(zhǔn)使用情況表 文件編號 JDS-02-02-04 (1 ) 版本號 V(1.0) 執(zhí)行日期 2013年 月 日 制訂

2、行政人事管理部 審査 董事會 批準(zhǔn) 第一屆董事會第一次會議決議 批準(zhǔn)日期 2013年月 日 管理文件修訂情況表 修訂部門 修訂日期 修訂原因 修訂內(nèi)容摘要 審査 批準(zhǔn)執(zhí)行日期 批準(zhǔn) 版本號 合同管理制度 第一章總則 第一條為加強(qiáng)公司各類合同管理，保證公司規(guī)范、安全運(yùn)營，制定本制度。 第二條 合同管理是公司管理的重要組成部分，是公司業(yè)務(wù)和其他工作的重要保 障，公司所有業(yè)務(wù)必須遵循先簽訂合同，再開展實(shí)際業(yè)務(wù)，嚴(yán)格禁止無合同開展業(yè)務(wù)操 作，公司各部門和人員必須嚴(yán)格遵守本管理制度。 第三條合同管理遵循“事先審核，統(tǒng)一管理”的原則。 第四條本制度所指的合同，是指以公司名義和以關(guān)聯(lián)公司名義對外簽訂的所有合

3、同，主要分為 業(yè)務(wù)類合同和非業(yè)務(wù)類合同。 （一）業(yè)務(wù)類合同是指公司經(jīng)營性業(yè)務(wù)下產(chǎn)生的合同及合同履行過程 中達(dá)成的任何變更或補(bǔ)充協(xié)議及其相關(guān)文件。因業(yè)務(wù)而產(chǎn)生的擔(dān)保合同屆丁業(yè) 務(wù)類合同。業(yè)務(wù)類合同包括進(jìn)口類合同、出口類合 同、采購類合同、分銷類合 同、虛擬生產(chǎn)類合同、運(yùn)輸合同、倉 儲合同、報關(guān)報檢合同等； （-）非業(yè)務(wù)類合同包括但不限丁：與公司經(jīng)營性業(yè)務(wù)不直接相關(guān)的對 外簽訂的合同 及履約文件，如租賃合同、保險合同、合資合同、合作合同、非業(yè)務(wù)采購合 同、裝修合同、勞動合同、廣告合同等。 第五條 本制度所稱合同管理，包括合同的訂立、審核、批準(zhǔn)、簽署、履行、歸 檔等各方面管理。 第二章合同訂立 第六

4、條公司設(shè)風(fēng)控部負(fù)責(zé)公司各類標(biāo)準(zhǔn)合同范本的起草、修訂。董事會下設(shè)風(fēng)險控制委員會（以 下簡稱“風(fēng)控委員會”）將結(jié)合公司實(shí)際業(yè)務(wù)逐步制定并完善公司標(biāo)準(zhǔn)合同范本。 第七條各部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在業(yè)務(wù)活動中應(yīng)優(yōu)先選擇公司合同范本，不得擅自 修改公司標(biāo)準(zhǔn)合同范本。原則上，所有客戶均應(yīng)簽訂公司標(biāo)準(zhǔn)合同范本 第八條所有合同必須具備如下形式要件： (-) 合同雙方的法定名稱和法定住所地（必須保證每一個字準(zhǔn)確一致） （二） 明確的合同標(biāo)的； （三） 合同標(biāo)的數(shù)量和單位； （四） 標(biāo)的價款或者服務(wù)報酬； （五） 明確的質(zhì)量約定和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)； （六） 履行期限、地點(diǎn)和方式； （七） 違約責(zé)任； （八） 明確的爭議解決方法（

5、仲裁或法院兩者只能選其一）； （九） 合同最終簽字人、簽署時間和公司印章或合同專用意。 以上是合同的最基本條款，經(jīng)辦人員可根據(jù)實(shí)際情況增加條款，但原 則上不得缺少上 述相關(guān)條款。 第三章合同審核職責(zé)與流程 第一節(jié)業(yè)務(wù)類合同的審核職責(zé)與流程 第九條各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對本部門涉及的各類業(yè)務(wù)合同的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核。 第十條財務(wù)部負(fù)責(zé)對公司業(yè)務(wù)類合同中的結(jié)算方式進(jìn)行審核，并根據(jù)結(jié)算方式約定的服務(wù)費(fèi)、 收款方式、付款方式與期限等，以及公司的資金狀況提出該業(yè)務(wù)交易中資金流安全運(yùn)轉(zhuǎn) 及收益預(yù)測的財務(wù)審核意見。 第八一條營運(yùn)中心負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)類合同中的商務(wù)操作、物流操作、通關(guān)操作等涉及的各方面商務(wù)運(yùn) 作的安全

6、性、可行性進(jìn)行審核，并出具審核意見，同時岀具是否符合政策法律法規(guī)的審 核意見。 第十二條 風(fēng)控部負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)類合同中的業(yè)務(wù)風(fēng)險和法律風(fēng)險進(jìn)行評估審核，并對業(yè)務(wù)部門提交 的合同對方的公司資質(zhì)進(jìn)行審核。 第十三條特別重大的合同（如合同金額巨大、重大項(xiàng)目投資或合作伙伴重要等合同），應(yīng)組織 項(xiàng)目小組參與談判。項(xiàng)目小組由業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)牽頭負(fù)責(zé)，并根據(jù)項(xiàng)目情況從風(fēng)控、營運(yùn)、財務(wù)等 部門抽調(diào)人員組建項(xiàng)目小組參與 談判與審核。 第十四條業(yè)務(wù)類合同的審批按照如下流程進(jìn)行： 業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員提交合同一營銷拓展中心負(fù)責(zé)人審核一財務(wù)部審 核一營運(yùn)中心審核一風(fēng)控部審核一總經(jīng)理審核或批準(zhǔn)(根據(jù)風(fēng)控委員會運(yùn)作細(xì)則所 設(shè)定的權(quán)限

7、)-風(fēng)控委員會批準(zhǔn)。 第二節(jié)非業(yè)務(wù)類合同的審核職責(zé)與流程 第十五條各經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人對經(jīng)辦人提交的非業(yè)務(wù)類合同的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核。 第十六條財務(wù)部負(fù)責(zé)對公司非業(yè)務(wù)類合同中的付款方式、付款金額的合理性進(jìn)行審核。 第十七條風(fēng)控委員會對公司非業(yè)務(wù)類合同的法律條款進(jìn)行審核。 第十八條非業(yè)務(wù)類合同的審批流程： 經(jīng)辦人員提交合同一經(jīng)辦人員部門負(fù)責(zé)人審核一財務(wù)部審核一總經(jīng)理批 準(zhǔn)(在授權(quán)范圍 內(nèi))-董事會批準(zhǔn)。 第四章合同簽署和用章管理 第十九條 業(yè)務(wù)類合同由總經(jīng)理在合同上進(jìn)行簽名；非業(yè)務(wù)類合同由總經(jīng)理在 合同上進(jìn)行簽名。 第二十條所有合同均須按本制度流程審核批準(zhǔn)后并由總經(jīng)理簽名后方可加蓋合同專用章或公

8、章。 第五章合同履行和監(jiān)控 第二十一條業(yè)務(wù)類合同簽訂并蓋章生效后，業(yè)務(wù)人員將經(jīng)審批的合同交接給商務(wù)部與財務(wù)部進(jìn)行 合同的履行，業(yè)務(wù)人員應(yīng)監(jiān)督合同對方切實(shí)履行合同義務(wù)。 非業(yè)務(wù)類合同簽訂并蓋章生效后，合同經(jīng)辦人應(yīng)監(jiān)督合同對方切實(shí)履行合同義務(wù)。 第二十二條公司各部門都是合同的履行部門，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)督促本部門經(jīng)辦 人員嚴(yán)格按照合同規(guī)定履行合同，并按如下規(guī)定履行職責(zé)： (1) 對合同履行過程中產(chǎn)生的文件進(jìn)行審核并及時提交相關(guān)部門歸檔； (2) 對合同對方欠款進(jìn)行催收； (3) 對合同對方運(yùn)作、回款出現(xiàn)的異常情況及時通知風(fēng)控部并通報風(fēng)控 委員會； (4) 貨物庫存出現(xiàn)異常的應(yīng)及時通知風(fēng)控部并通報風(fēng)控委

9、員會； (5) 其他非正常的業(yè)務(wù)操作要求。 第二十三條財務(wù)部按照財務(wù)管理相關(guān)制度對應(yīng)收賬款進(jìn)行管理，財務(wù)部定期將 欠款金額、欠款時間及欠款客戶提交總經(jīng)理并抄送風(fēng)控委員會成員。 第二十四條風(fēng)控委員會對欠款時間長，且欠款金額較大的客戶進(jìn)行專人實(shí)時跟 蹤催收，并采取一切必要手段（包括訴訟程序）維護(hù)公司合法權(quán)益。 第六章合同的保管 第二十五條合同管理實(shí)行專人負(fù)責(zé)制。 第二十六條合同經(jīng)辦人有義務(wù)在合同簽訂后及時將合同原件收回，所有合同正 本均由財務(wù)部進(jìn)行歸檔管理，并由財務(wù)部指定專人作為合同管理人員，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門 自行保留復(fù)印件以備日常運(yùn)作、查閱。 第二十七條合同或項(xiàng)目審批表應(yīng)按照統(tǒng)一的編號規(guī)則進(jìn)行編號

10、，編號應(yīng)為連續(xù)、不可更改，由 合同管理員進(jìn)行編號。 第二十八條合同正本入庫均應(yīng)進(jìn)行登記，登記簿要標(biāo)明合同所屆年度、入庫時 間、合同類型等便于管理和利用的標(biāo)識。合同管理員應(yīng)對合同整理歸檔，進(jìn)行排序、編 寫貞碼，填寫檔案目錄、封皮等。檔案裝具應(yīng)保管檔案所用的文件柜應(yīng)確保防盜、防 火、防水。 第二十九條財務(wù)部負(fù)責(zé)人于每季度末對合同進(jìn)行檢查并形成書面檢查記錄。檢 查應(yīng)核對登記簿與 合同是否一致，并對當(dāng)季度內(nèi)合同的登記、保管、取出等合同管理行為是否符合檔案規(guī)章 制度作出說明。書面檢查記錄應(yīng)一 式兩份，一份上報分管領(lǐng)導(dǎo)，一份隨同檔案留底備查。 第三十條合同正本的取閱必須經(jīng)過合同管理人和公司相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)或以

11、上級別領(lǐng)導(dǎo)雙簽同意，領(lǐng) 取人員應(yīng)簽相應(yīng)的收條，該收條一式兩份，一份留底備查，另一份存放在原檔案存放處。 第三十一條合同管理人員要對合同妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度，不得違章借出合同正本或透露 合同內(nèi)容。涉及國家、公司和客戶秘密的，合同管理人員、取出人員和其他相關(guān)人員均需 嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。 第三十二條對于未按本規(guī)定履行職責(zé)，造成合同損毀、遺失，及擅自銷毀、擅自對外提供、涂改、 偽造和擅自透露機(jī)要信息的行為，視情節(jié)輕重對責(zé)任人給予行政處分，責(zé)令賠償損失，構(gòu) 成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。 第七章其他 第三十三條 本制度由行政人事管理部解釋和修訂。 第三十四條本制度自2013年月日起生效并實(shí)施。 附件: 合同編號規(guī)則 附件: 合同編號規(guī)則 1. 一級編號：根據(jù)合同的類型不同，一級編號由二個大寫字母表示，兩個大寫字母是合同類型 前兩個漢字拼音的第一個聲母。補(bǔ)充協(xié)議前加兩個合同類型前兩個漢字拼音的第一個聲母。 例如：借款合同為JK,擔(dān)保合同為DB,抵押合同為DY,借款合同補(bǔ)充協(xié)議為JKBC,擔(dān)保合 同補(bǔ)充協(xié)議為DBBC,抵押合同補(bǔ)充協(xié)議為DYBCo 2. 二級編號：為簽署合同的另一方名稱縮寫。 如：我司與嘉德森公司簽訂的業(yè)務(wù)合同為：YW-JDS; 我司與富士康公司簽訂的采購合同為：CG-FSK; 如果出現(xiàn)另一方名稱縮寫有重復(fù)的現(xiàn)象，將在縮寫后面予以注明，并用