OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可行性應(yīng)用分析報(bào)告

1、關(guān)于部內(nèi)機(jī)關(guān)架設(shè)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可行性分析報(bào)告OA即辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，為英文Office Automation的簡寫，是現(xiàn)代利用電腦進(jìn)行全自動(dòng)的辦公,從而提高工作效率的功能整合系統(tǒng)軟件，OA系統(tǒng)常見于企業(yè)內(nèi)部管理和辦公中，近些年中逐步被引進(jìn)政府機(jī)關(guān)內(nèi)部加以使用。一、 OA系統(tǒng)的主要功用OA的主要功能主要是通過電子信息技術(shù)手段而提高工作效率，可以說是辦公無紙化、自動(dòng)化進(jìn)程的主要推動(dòng)力。繼電腦和打印機(jī)等設(shè)備在辦公中的應(yīng)用所帶來的第一次變革之后，OA的誕生預(yù)示著辦公中的第二次革命，它是一個(gè)將所有辦公用品及各種工具全部整合并加以替代的辦公平臺(tái)。OA系統(tǒng)常見的功能包含：文字處理、檔案管理、行政辦公、即時(shí)

2、通訊、資源共享、日程規(guī)劃、數(shù)據(jù)留存分析處理等主流功能。以下為OA主流功能一覽表：文字處理公文擬稿可以在線套用模板從而快速起草各類公文公文收發(fā)、閱辦電子及紙質(zhì)來文的登記、掃描、承辦、簽批、傳閱、承辦、協(xié)辦、催辦、辦結(jié)、歸檔、查詢、監(jiān)控、統(tǒng)計(jì)等檔案管理人事檔案管理供有權(quán)限的人員查閱職工的基本信息、薪資等人事檔案檔案歸檔可以查詢、查閱、下載、銷毀各類已歸檔內(nèi)部資料個(gè)人文件柜可以在線存檔個(gè)人資料、未辦結(jié)文件存檔等會(huì)議管理對會(huì)議記錄等檔案進(jìn)行管理行政辦公各類申請請假、出差等申請的遞交和審批財(cái)務(wù)管理請款報(bào)告、報(bào)銷、賬務(wù)在線計(jì)算、在線做賬等資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)等的登記、使用、統(tǒng)計(jì)等車輛管理可以實(shí)現(xiàn)車輛使用在線審

3、批及查詢功能考勤管理可以實(shí)現(xiàn)考勤功能，包括考勤統(tǒng)計(jì)、查詢等調(diào)查投票提供簡單的在線投票、在線調(diào)查圖書管理企業(yè)內(nèi)部圖書室的管理，例如在線借閱、催還等通訊錄提供公用、個(gè)人、內(nèi)部通訊錄的在線快速查詢、直接撥號(hào)附屬功能萬年歷、紀(jì)念日提醒、天氣預(yù)報(bào)、萬能計(jì)算器等即時(shí)通訊短信題型OA的重要信息可以同步以手機(jī)短信形式發(fā)送到手機(jī)上內(nèi)部郵件可實(shí)現(xiàn)帶附件的內(nèi)部郵件即時(shí)、定時(shí)單發(fā)、群發(fā)功能通知公告各種通知和公告的在線發(fā)布聊天討論用于內(nèi)部進(jìn)行集體性或者指定行的在線討論3G移動(dòng)終端在手機(jī)上安裝OA系統(tǒng)通過3G網(wǎng)絡(luò)同步實(shí)現(xiàn)OA的各項(xiàng)功能視頻會(huì)議OA系統(tǒng)可以整合視頻會(huì)議模塊進(jìn)行群組間的視頻會(huì)議資源共享客戶資源供有權(quán)限的部門、

4、團(tuán)隊(duì)之間共享客戶信息從而避免重復(fù)的客戶維護(hù)造成的成本浪費(fèi)市場資源對于品牌形象推廣宣傳方面的媒體資源、平臺(tái)資源、物料資源、創(chuàng)意資源等進(jìn)行共享，從而提高資源利用率渠道資源可以在權(quán)限內(nèi)讓供求渠道資源進(jìn)行共享日程規(guī)劃工作記錄包括日程安排、工作日志、周工作計(jì)劃、月工作計(jì)劃等上傳下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)可以在線單獨(dú)對某個(gè)人或某個(gè)部門進(jìn)行工作部署監(jiān)督督辦領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)掌握員工的工作狀態(tài)或查看員工的工作計(jì)劃數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析處理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)對財(cái)務(wù)、考勤、各種用品、物料的消耗進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)智能報(bào)表可以按照要求自動(dòng)生成財(cái)務(wù)報(bào)表、銷售報(bào)表等規(guī)范報(bào)表數(shù)據(jù)分析可以將系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和計(jì)算以圖表方式呈現(xiàn)上表所述為常規(guī)OA的主流功能，但大部分功能

5、是針對企業(yè)的日常運(yùn)營而設(shè)計(jì)的，也可以說整體結(jié)構(gòu)并不是針對組織工作的需求而進(jìn)行構(gòu)建的，所以陸續(xù)出現(xiàn)了針對黨政機(jī)關(guān)甚至是針對組織工作而專門設(shè)計(jì)的OA系統(tǒng)，例如在整套系統(tǒng)中加入了文件傳閱、工作流程設(shè)置、針對不同級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)而開放不同使用權(quán)限等等一些列更貼近機(jī)關(guān)部門工作需要的特別功能。更有個(gè)別的OA功能不僅僅局限于內(nèi)部局域網(wǎng)，轉(zhuǎn)向了對互聯(lián)網(wǎng)和手機(jī)通訊等方面延伸的功能。綜上所述，OA主要具備如下幾點(diǎn)作用：一是提高效率。OA系統(tǒng)大多內(nèi)置了大部分公文類型的模板，常規(guī)性公文直接套用模板稍作修改即可成稿，而在文件的審核、批辦、簽發(fā)、傳閱等環(huán)節(jié)也只需在電腦上簡單操作，避免了文件的積壓、丟失、耗時(shí)等問題的出現(xiàn)。而OA系

6、統(tǒng)的內(nèi)置工作流可以簡單明了的將工作流程以圖形化進(jìn)行呈現(xiàn)，讓人可以很直觀的發(fā)現(xiàn)工作流程中的死角和拐角，語音和文字方面功能的同步應(yīng)用更是大大提高了工作的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。二是節(jié)約資源。通訊功能的應(yīng)用可以減少不必要的人力耗費(fèi)，行政功能的應(yīng)用可以減少大筆的紙張、耗材費(fèi)用，縮減了不必要的財(cái)政開支，而OA的整體應(yīng)用可以減少寶貴的時(shí)間，另外OA的可擴(kuò)展性功能可以將一些特殊性質(zhì)工作都整合進(jìn)來，例如財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)整合到OA當(dāng)中即可實(shí)現(xiàn)在線做賬、生成表格、轉(zhuǎn)賬匯款等功能，從而最大限度的節(jié)約各項(xiàng)資源，最大化的提升資源的利用率并將實(shí)際工作中的理論成本降到最低。三是整合信息。OA的數(shù)據(jù)采集功能、信息整合功能可以將例如考勤

7、數(shù)據(jù)、業(yè)績數(shù)據(jù)、薪資數(shù)據(jù)、人力數(shù)據(jù)等信息進(jìn)行匯總計(jì)算并分科目統(tǒng)計(jì)之后形成直觀圖圖表供上層管理者進(jìn)行分析研究，用數(shù)值來體現(xiàn)員工利用率、成本開支、利潤率、市場占有率等指標(biāo)，以供決策者對集體內(nèi)部的運(yùn)營情況做詳盡的了解，并為其更改策略、調(diào)整業(yè)務(wù)傾向等決策工作提供了第一手參考資料。數(shù)據(jù)來源締元信網(wǎng)絡(luò)上圖為OA與傳統(tǒng)辦公模式相比較，便捷性提高47%，安全性提高38%，時(shí)效性提高74%。二、OA應(yīng)用在組織工作中的意義組織工作在黨政工作中占據(jù)著至關(guān)重要的比重，組織工作能否行之有效的開展取決于組織部門的內(nèi)部管理，因此組織部門的自身建設(shè)也是組工團(tuán)隊(duì)能否勝任其他工作的先決條件和必要條件，而自身建設(shè)工作中信息化建設(shè)又

8、起到了決定性因素，如何利用信息化手段提高組工團(tuán)隊(duì)的各方面能力是在當(dāng)今科技社會(huì)新形勢下開展組織工作所必須面臨的一個(gè)問題，如何找到一種能夠推進(jìn)組織部辦公環(huán)節(jié)信息化、高效化、規(guī)范化的手段跟“組織工作要提質(zhì)、提速、提效”的大前提環(huán)境是相吻合的。我認(rèn)為將OA系統(tǒng)應(yīng)用在部內(nèi)機(jī)關(guān)有以下幾點(diǎn)積極意義：一是有利于部機(jī)關(guān)向心力、凝聚力的提升。因?yàn)檎麄€(gè)使用過程中是我部全員共同參與的，在簡單的使用和溝通中會(huì)讓在這集體中的每個(gè)人都會(huì)感覺到這個(gè)集體的實(shí)實(shí)在在的存在，讓部內(nèi)干部真正體驗(yàn)到團(tuán)隊(duì)的概念，進(jìn)一步增強(qiáng)集體榮譽(yù)感和個(gè)人成就感。二是有利于優(yōu)化部內(nèi)的工作流程和工作模式。以提高單兵作戰(zhàn)能力的方式從而提高全員戰(zhàn)斗能力，克服傳

9、統(tǒng)管理模式和辦公模式所帶來的弊端，增強(qiáng)了各部門、各級(jí)別、各層面的垂直溝通和水平溝通，破解了與人之間、人與部門之間、部門與部門之間的合作壁壘與溝通壁壘，明確細(xì)化了各人到各部門的權(quán)利與義務(wù)，便于領(lǐng)導(dǎo)督查和指導(dǎo)。三是有利于部內(nèi)整體資源的開源和節(jié)流。減少人力、財(cái)力、物力的開支，同時(shí)在部內(nèi)構(gòu)建了一個(gè)管理平臺(tái)和信息共享平臺(tái)，形成了各部門之間信息共享、和諧互助的良好氛圍，為部內(nèi)的精細(xì)化管理提供了硬性支撐，同時(shí)為構(gòu)建我部的組工文化提供了軟性支持。當(dāng)然，在實(shí)際應(yīng)用中必然會(huì)產(chǎn)生一些困難，如資金投入、人員培訓(xùn)、功能適用性等問題都將會(huì)浮出水面，但短期投入與換來的長久收益之間固然是后者較可取。三、關(guān)于部內(nèi)架設(shè)OA系統(tǒng)的

10、幾點(diǎn)設(shè)想對于黨政機(jī)關(guān)來講，OA的確是個(gè)舶來品，但郝部長將企業(yè)管理中的“項(xiàng)目化管理”引入組織工作中就著實(shí)說明只要是先進(jìn)的、對組織工作有益的、有推動(dòng)作用的我們都可以“拿來”，關(guān)鍵是要如何拿得來、用的好。為使OA系統(tǒng)更適用于組織工作，現(xiàn)將OA功能分解為5大功能平臺(tái)，細(xì)化為30個(gè)基本功能，后續(xù)功能可以根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行單獨(dú)開發(fā)和整合。經(jīng)過重新設(shè)計(jì)的OA系統(tǒng)功能具有以下優(yōu)勢：一是在公文處理上更便捷，將公文處理劃分為三個(gè)版塊，即：收文管理、發(fā)文管理和公文監(jiān)控。收文管理功能完全按照實(shí)際收文工作流程設(shè)置，即收文登記辦公室主任簽字常務(wù)副部長簽字部長審閱簽批主管副部長審閱安排主辦科室審閱落實(shí)，每一環(huán)節(jié)進(jìn)行完畢將

11、會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)入下一環(huán)節(jié)并以彈出窗口提示的方式進(jìn)行公文處理提醒，處理人只需在線簽署批辦意見并點(diǎn)擊確認(rèn)進(jìn)入下一環(huán)節(jié)即可。發(fā)文管理也是如此，文件草擬辦公室主任校對復(fù)核主管副部長審閱部長審閱簽批辦公室確認(rèn)印刷下發(fā)。公文監(jiān)控可以提供在線查閱所有未歸檔的已辦結(jié)或未辦結(jié)的文件狀態(tài)和內(nèi)容，包括可以查閱收文登記和發(fā)文登記中任意文件的基本信息、辦理進(jìn)度、傳閱狀態(tài)、閱辦意見等。在模式上初期將采用線上和線下同時(shí)進(jìn)行的模式，如來文為電子版則可進(jìn)行線上公文處理，若來文為紙質(zhì)版則可進(jìn)行線下公文處理，后期隨著功能的完善則可以完全使用線上公文處理，使用電子印章和電子簽批功能來代替線下公文處理。二是在內(nèi)部溝通上更即時(shí)，在內(nèi)部溝通上將

12、有6個(gè)版塊：短信通、內(nèi)部郵件、外網(wǎng)郵件、通知公告、討論區(qū)、通訊錄。短信通可以借助網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營商的服務(wù)器端口在系統(tǒng)中給手機(jī)用戶發(fā)送短信息，也可以在有通知公告時(shí)為不在線人員發(fā)送概要信息。內(nèi)部郵件和外網(wǎng)郵件可以在內(nèi)部之間相互發(fā)送短信并可以接收發(fā)送外部互聯(lián)網(wǎng)郵箱中的郵件。通知公告功能可以在部內(nèi)有會(huì)議通知、事務(wù)性通知的時(shí)候在線群發(fā)并以桌面彈窗的方式進(jìn)行提示。討論區(qū)可以提供指定人員之間架構(gòu)一個(gè)短暫的聊天室用來討論某項(xiàng)工作。通訊錄包含個(gè)人通訊錄和公共通訊錄速查，如需要可以實(shí)現(xiàn)在線撥號(hào)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)電話通過。三是在工作安排上更明晰。由于部門工作特性導(dǎo)致，每個(gè)人接受的工作都比較繁雜，記工作日志是最好的方法，此功能板塊可提

13、供在線記錄工作日志、周計(jì)劃、月計(jì)劃以及定期工作總結(jié)等功能，在每個(gè)分項(xiàng)功能中都可以設(shè)置工作備忘提醒，定期提示未辦結(jié)的工作。根據(jù)不同管理權(quán)限，不同的主管領(lǐng)導(dǎo)可以查看其主管人員的工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及工作日程安排，這樣更便于領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理和相關(guān)工作的督察督辦，同時(shí)還可以通過公文處理和內(nèi)部郵件功能進(jìn)行催辦。四是在行政辦公上更強(qiáng)大。該板塊整合了日常辦公中可能會(huì)用到的14項(xiàng)基本功能，不但提供了請假申請、資產(chǎn)管理、考勤系統(tǒng)、調(diào)查投票等必要功能，還提供了天氣預(yù)報(bào)、萬年歷、計(jì)算器、度量衡、郵編區(qū)號(hào)手機(jī)歸屬地查詢等輔助功能，后續(xù)還可以根據(jù)具體需求將單據(jù)報(bào)銷、財(cái)務(wù)管理、黨建網(wǎng)站管理、能耗報(bào)表等功能也整合到系統(tǒng)中來，從而使OA系統(tǒng)更具適用性。五是在檔案管理上更精準(zhǔn)。此項(xiàng)功能可以針對不同檔案，讓不同權(quán)限的用戶在線查閱所有已歸檔的文件，與紙質(zhì)版歸檔文件完全同步。按照歸檔信息，通過年份、保存年限、全宗號(hào)、流水號(hào)以及文號(hào)等來選取文件進(jìn)行查閱，并且支持直接