工作分析與職務(wù)說明書

1、工作分析與職務(wù)說明書工作分析與職務(wù)說明書 管理人員培訓(xùn)教材之十二 培人 訓(xùn)事 教助 材理 寫 在 前 面 各位助理，大家好！ 兩年前，在各位的共同努力下， 我們?cè)诙唐趦?nèi)便完成了公司138個(gè)崗 位的職務(wù)說明書。 正因?yàn)楫?dāng)時(shí)時(shí)間短，任務(wù)重，職 務(wù)說明書在使用的兩年中，我們不斷 發(fā)現(xiàn)很多不符合項(xiàng)，因此，現(xiàn)在，我 們計(jì)劃再用兩個(gè)月時(shí)間進(jìn)一步完善。 下面，我講一些具體的操作方法和基 本要求，請(qǐng)大家遵照?qǐng)?zhí)行。 第 一 章 工 作 分 析 工作分析，是指根據(jù)工作內(nèi)容， 分析工作的性質(zhì)、繁簡(jiǎn)難易、責(zé)任重 輕，執(zhí)行工作應(yīng)具備的學(xué)識(shí)技能與經(jīng) 驗(yàn)，進(jìn)而制定擔(dān)任工作所必需的資格 和條件。 在瞬息萬(wàn)變的工作環(huán)境中，一個(gè)

2、 適當(dāng)?shù)墓ぷ鞣治鲶w系是至關(guān)重要的。 新的工作不斷產(chǎn)生，舊的工作要重新 設(shè)計(jì)和改進(jìn)。參考一份幾年前所做的 工作分析可能會(huì)得到不夠確切的數(shù)據(jù) 資料。但重要的是，工作分析可幫助 組織察覺環(huán)境正發(fā)生變化這一事實(shí)。 （1） 工 作 分 析 的 意 義 來(lái)自工作分析中的數(shù)據(jù)實(shí)際上對(duì) 人力資源管理的每一方面都有影響。 工作分析資料的主要作用是在人 力資源計(jì)劃方面。 如果我們僅認(rèn)識(shí)到一個(gè)公司將需 要1000名新員工生產(chǎn)產(chǎn)品或提供服務(wù) 以滿足銷售需要是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，我們 還應(yīng)知道，每項(xiàng)工作都需要不同的知 識(shí)、技能和能力。 顯然，有效的人力資源規(guī)劃必須 考慮到這些工作要求。 如果招聘者不清楚勝任某項(xiàng)工作 所必須的資

3、格，那么員工的招聘和選 擇將會(huì)漫無(wú)目的。如果缺少適時(shí)的工 作說明和工作規(guī)范，就會(huì)在沒有一個(gè) 清楚的指導(dǎo)性文件的情況下去盲目招 聘、選擇員工，而這樣做的結(jié)果將會(huì) 導(dǎo)致人力資源的浪費(fèi)與員工的大規(guī)模 流失。同時(shí)，工作規(guī)范中的信息在確 定人力資源開發(fā)需求方面常常是很重 要的。如果工作分析指出某項(xiàng)工作需 要特殊的知識(shí)、技能或能力，而在該 職位上的人又不具備所要求的條件， 那么培訓(xùn)和開發(fā)可能就是必要的了。 在報(bào)酬方面，我們?cè)谟脥徫恍劫Y 體現(xiàn)某項(xiàng)工作的價(jià)值之前，必須了解 其自身的相對(duì)價(jià)值。相對(duì)來(lái)說，崗位 職責(zé)越重要，我們就越有理由要求求 職者具有更多的知識(shí)、技能和能力。 工作分析信息對(duì)員工和勞動(dòng)關(guān)系 也很重

4、要。當(dāng)考慮對(duì)員工進(jìn)行提升、 調(diào)動(dòng)或降職的問題時(shí)，工作說明提供 了一個(gè)比較員工才干的標(biāo)準(zhǔn)，通過工 作分析獲得的信息經(jīng)常能導(dǎo)致更為客 觀的人力資源管理決策。 （2） 工 作 分 析 的 目 的 通常情況下，工作分析的目的是 為了解決以下6個(gè)重要的問題： （1）員工應(yīng)完成什么樣的體力 和腦力活動(dòng)？ （2）工作將在什么時(shí)候完成？ （3）工作將在哪里完成？ （4）員工如何完成此項(xiàng)工作？ （5）為什么要完成此項(xiàng)工作？ （6）完成工作需要哪些條件？ 工作分析給出了一項(xiàng)工作的職責(zé)、與 其他工作的關(guān)系、所需知識(shí)和技能以 及完成這項(xiàng)工作所需的工作條件。 （3） 工 作 分 析 的 作 用 工作分析是企業(yè)進(jìn)行招聘、

5、晉升 和業(yè)績(jī)考核、培訓(xùn)工作的基礎(chǔ)，因此， 它對(duì)企業(yè)有效地進(jìn)行人力資源的開發(fā) 與利用有著非常重要的作用： 1、 它為企業(yè)編制定員提供了 科學(xué)的依據(jù) 。 有了工作分析作為基 礎(chǔ)，企業(yè)管理人員就可以明確什么地 方需要什么樣的人，需要多少人。這 就為企業(yè)合理配備人力，協(xié)調(diào)班組及 部門之間的關(guān)系，最終達(dá)到人員的優(yōu) 化組合打下基礎(chǔ)。 2、它為企業(yè)聘用和考核員工提 供了客觀標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)在招聘員工時(shí)， 可根據(jù)工作分析中所列示的完成工作 所需要的技巧、知識(shí)和能力，對(duì)備選 人員進(jìn)行考核，在錄用時(shí)可以減少主 觀成分，為職位申請(qǐng)人創(chuàng)造了一個(gè)公 平競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境。員工也可以根據(jù)不同 崗位的要求找到適合自己的位置，使 每個(gè)人都

6、能充分施展其才華。同時(shí)， 工作分析明確規(guī)定了各項(xiàng)工作的責(zé)、 權(quán)、利，使考核工作更具體、合理、 準(zhǔn)確和客觀，可減少員工的不滿情緒， 促使其提高工作效率。 3、它為確定員工的工資待遇和 進(jìn)行培訓(xùn)提供了客觀依據(jù) 。由于工 作分析明確了每項(xiàng)工作的內(nèi)容、技術(shù) 要求、所需知識(shí)、能力、責(zé)任等，從 而知道完成該項(xiàng)工作需要的技術(shù)等級(jí)， 責(zé)任大小，甚至所花的時(shí)間等，這就 為企業(yè)合理、準(zhǔn)確地確定員工的工資 待遇提供了客觀的依據(jù)。同時(shí)，工作 分析中要求員工掌握的知識(shí)技能，也 就是企業(yè)對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)的主要內(nèi)容 和任務(wù)。 4、有利于員工明確努力方向， 改善企業(yè)內(nèi)部的人際關(guān)系 由于工作任務(wù)是高層管理者設(shè)定 的，而工作分析則

7、清楚地表明了高層 管理者認(rèn)定的重要事項(xiàng)或方向，這樣 就會(huì)給員工明確暗示，什么最重要， 何處需要努力。同時(shí)工作分析使員工 的工作具體明確，職責(zé)分明，考核、 獎(jiǎng)懲、晉升有了科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)， 從而大大減少了企業(yè)員工之間，員工 與各部門之間的矛盾和糾紛，改善了 企業(yè)內(nèi)部的人際關(guān)系，增強(qiáng)了企業(yè)的 凝聚力。 （4） 工 作 分 析 與 工 作 評(píng) 價(jià) 工作評(píng)價(jià)是把崗位工作根據(jù)其難 易程度等因素評(píng)定等級(jí)，作為認(rèn)定人 員所需資格和支付薪水高低的依據(jù)。 常用的有下列幾種方法： 1. 排列定等法。是把各種工作 就其工作說明表的敘述，作等級(jí)高低 的排列，程度高的排列在上，程度低 的排列在下，程度相等的并列，經(jīng)排

8、列后，可整理出高低前后順序，每一 序次為一個(gè)職等。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是 簡(jiǎn)便易行，缺點(diǎn)是不夠可靠，而且在 排列時(shí)，對(duì)工作只作程度等級(jí)的區(qū)別， 而未作性質(zhì)的區(qū)別，因而效果不大。 2、因素分類法 運(yùn)用這種方法的要點(diǎn)有三個(gè)： （1） 選用若干因素（稱分類因 素）作為衡量職責(zé)程度的依據(jù)； （2） 建立認(rèn)定性質(zhì)區(qū)分和程度 區(qū)分的標(biāo)準(zhǔn)（稱分類標(biāo)準(zhǔn)）； （3） 把分類的工作說明表與既 定標(biāo)準(zhǔn)相比較，以決定其所屬性質(zhì)和 程度。 3、因素評(píng)分法 因素評(píng)分法有四個(gè)要點(diǎn)： （1）選用若干評(píng)分因素作為衡 量程度高低的依據(jù)； （2)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)表，作為評(píng)定程度 高低的標(biāo)準(zhǔn)； （3）把工作說明表的內(nèi)容和既 定因素評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)表相比較

9、，按因素依 次評(píng)定分?jǐn)?shù)并算出總分； （4）制定分?jǐn)?shù)與職等換算表， 根據(jù)工作所得評(píng)分換算為職等。 （5） 工 作 分 析 的 內(nèi) 容 工作分析的內(nèi)容包括工作分析要 素、工作說明、工作規(guī)范等三個(gè)部分， 下面分別闡述。 1、工作分析要素。要進(jìn)行工作 分析，首先必須弄清該項(xiàng)工作有哪些 要素構(gòu)成？具體含義是什么？一般來(lái) 說，工作分析包含的要素有七個(gè)： （1）什么職位。工作分析首先 要確定工作名稱、職位。即在調(diào)查的 基礎(chǔ)上，根據(jù)工作性質(zhì)、工作繁簡(jiǎn)難 易、責(zé)任大小及資格等四個(gè)方面，確 定各項(xiàng)工作名稱，并進(jìn)行歸類。 （2）做什么。即應(yīng)具體描述工 作者所做的工作內(nèi)容，在描述時(shí)應(yīng)使 用動(dòng)詞，如包裝、裝載、刨、磨、

10、檢 測(cè)、修理等等。 （3）如何做。即根據(jù)工作內(nèi)容 和性質(zhì)，確定完成該項(xiàng)工作的方法與 步驟，這是決定工作完成效果的關(guān)鍵。 （4）為何做。即要說明工作的 性質(zhì)和重要性。 （5）何時(shí)完成。即完成工作的 具體時(shí)間。 （6）為誰(shuí)做。即該項(xiàng)工作的隸 屬關(guān)系，明確前后工作之間的聯(lián)系及 職責(zé)要求。 （7）需要何種技能。即完成該 項(xiàng)工作所需要的工作技能。如口頭溝 通技能、迅速計(jì)算技能、組織分析技 能、聯(lián)絡(luò)技能等等。 2、工作說明。工作說明是有關(guān) 工作范圍、任務(wù)、責(zé)任、方法、技 能、工作環(huán)境、工作聯(lián)系及所需要 人員種類的詳細(xì)描述。它的主要功能 有：讓員工了解工作的大致情況；建 立了工作程序和工作標(biāo)準(zhǔn)；闡明了工 作

11、任務(wù)、責(zé)任與職權(quán)；有助于員工的 聘用與考核、培訓(xùn)等。 編寫工作說明時(shí)要注意：(1) 描 述要具體化而非抽象化。(2)描述的句 子要簡(jiǎn)明，內(nèi)容不要過于繁雜，最好 不超過三頁(yè)。 (3)使用技術(shù)性術(shù)語(yǔ)時(shí) 加以解釋。 3、工作規(guī)范。為了使員工更詳 細(xì)地了解其工作的內(nèi)容和要求，以便 能順利地進(jìn)行工作，在實(shí)際工作中還 需要比工作說明書更加詳細(xì)的文字說 明，規(guī)定執(zhí)行一項(xiàng)工作的各項(xiàng)任務(wù)、 程序以及所需的具體技能、知識(shí)及其 他條件。為此，企業(yè)在工作分析的基 礎(chǔ)上，可設(shè)立“工作規(guī)范書”或?qū)⒋?項(xiàng)內(nèi)容包括在工作手冊(cè)、工作指南、 作業(yè)指導(dǎo)書等之中。所謂工作規(guī)范就 是指完成一項(xiàng)工作所需的技能、知識(shí) 以及職責(zé)、程序的具體

12、說明，它是工 作分析結(jié)果的一個(gè)組成部分。 （6） 實(shí)施 工作 分析 的程 序與 方法 1、情報(bào)收集 收集情報(bào)首先要確定收集哪些情 報(bào)。一般來(lái)說，工作分析應(yīng)取得的情 報(bào)類型如下： (1)工作活動(dòng) 崗位導(dǎo)向（完成什么，如何 完成，為何要完成，何時(shí)完成） ； 工作活動(dòng)或程序； 活動(dòng)記錄; 個(gè)人責(zé)任和義務(wù)。 （2)員工導(dǎo)向活動(dòng) 工作中表現(xiàn)出來(lái)的人的行為 （感覺、物理動(dòng)作、信息交流） ; 基本的情感； 個(gè)人工作要求（精力花費(fèi)）。 (3)機(jī)器、工具、設(shè)備和使用的 工作輔助材料 (4)與工作有關(guān)的顯性或隱性的 東西： 程序運(yùn)行所需的物質(zhì)資料； 生產(chǎn)的產(chǎn)品； 生產(chǎn)所需的知識(shí); 工作提供的勞務(wù)。 (5)工作表現(xiàn)

13、： 工作測(cè)量（所花時(shí)間）； 工作標(biāo)準(zhǔn)； 誤差分析； 其他方面。 (6)工作背景 物質(zhì)的工作條件； 工程日程安排； 組織背景； 社會(huì)背景； 刺激（金錢的和非金錢的）。 (7)個(gè)人要求 與工作有關(guān)的知識(shí)、技能： 教育、培訓(xùn)、工作經(jīng)驗(yàn)等 ； 個(gè)人態(tài)度：志向、身體特征、 個(gè)性、興趣等。 2、確定情報(bào)的內(nèi)容后，就要確 定由誰(shuí)來(lái)收集情報(bào) 一般來(lái)說，由人力資源部門的管 理人員（人事專員或助理）在各級(jí)基 層管理人員的協(xié)助下，共同負(fù)責(zé)情報(bào) 的收集，同時(shí)，由任職者提供崗位情 報(bào)。接著，就要確定收集情報(bào)的方法， 一般情況下，崗位情報(bào)的收集方法有 5種： （1)面談法。即通過與在崗人員會(huì)談 或召開崗位分析討論會(huì)來(lái)收集

14、情報(bào)。 （2）觀察法。即由崗位分析者直接 觀察從業(yè)人員的工作收集情報(bào)的方法。 （3)問卷法。即用事先設(shè)計(jì)好的問卷， 由在崗者或監(jiān)督者或分析者填寫的方法。 （4）自我記入法。即由在本崗者本 人記入調(diào)查表的方法。 （5)實(shí)驗(yàn)法。根據(jù)動(dòng)作研究和時(shí)間研 究，使用記時(shí)表、膠卷等技術(shù)裝置進(jìn)行實(shí) 驗(yàn)分析的方法。 3、確定工作性質(zhì) 按照工作內(nèi)容及完成工作所需要 的知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)，分析工作性質(zhì)， 確定各種崗位名稱。 4、確定工作內(nèi)容和程序 即分析各項(xiàng)工作的具體內(nèi)容，完 成該項(xiàng)工作的程序和方法及所需要的 設(shè)備、工具等，從中可以看出不同工 作的繁簡(jiǎn)難易程度，并依據(jù)不同程度 區(qū)分為若干層次。 5.明確工作職責(zé) 根據(jù)

15、某項(xiàng)工作的內(nèi)容和程序，協(xié) 調(diào)和管理下屬的人數(shù)、工作的重要程 度及對(duì)組織的影響，確定該項(xiàng)工作的 責(zé)任大小和主要職責(zé)。 6.明確完成工作的學(xué)識(shí)、技能和 經(jīng)驗(yàn)等個(gè)人特征 即按照某項(xiàng)工作的性質(zhì)、內(nèi)容、 職責(zé)來(lái)確定完成該項(xiàng)工作所需要的知 識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)和個(gè)人特征等。 第 二 章 職 務(wù) 說 明 書 制定職務(wù)說明書是人事助理的主 要工作之一。 職務(wù)說明書是用文件形式來(lái)表達(dá) 的職務(wù)分析的結(jié)果，基本內(nèi)容包括工 作描述和任職者資格說明。工作描述 一般用來(lái)表達(dá)工作內(nèi)容、任務(wù)、職責(zé)、 環(huán)境等，而任職者資格說明則用來(lái)表 達(dá)任職者所需的資格要求，如技能、 學(xué)歷、訓(xùn)練、經(jīng)驗(yàn)、體能等。 職務(wù)說明書主要由基本資料、工 作描述

16、、任職資格說明、工作環(huán)境四 大部分組成： （1） 基 本 資 料 職務(wù)名稱； 直接上級(jí)職位； 所屬部門； 工資等級(jí)； 工資水平； 所轄人員； 定員人數(shù)； 工作性質(zhì)。 （2） 工 作 描 述 工作概要。用簡(jiǎn)練的語(yǔ)言說明 工作的性質(zhì)、中心任務(wù)和責(zé)任。 工作內(nèi)容。a.各工作活動(dòng)基本 內(nèi)容；b.各活動(dòng)內(nèi)容占工作時(shí)間的百 分比；c.權(quán)限；d.執(zhí)行依據(jù)；e.其他。 工作職責(zé)。逐項(xiàng)列出任職者的 工作職責(zé)范圍。 工作結(jié)果。說明任職者執(zhí)行工 作應(yīng)產(chǎn)生的結(jié)果，能量化的指標(biāo)一定 要量化。 工作關(guān)系。包括： a.工作受誰(shuí)監(jiān)督； b.工作的下屬； c.職位的晉升、轉(zhuǎn)換關(guān)系； d.常與哪些職位發(fā)生聯(lián)系。 工作人員運(yùn)用的設(shè)備和信息說 明。主要指所使用的設(shè)備名稱和信息 資料的形式。 （3） 任 職 資 格 說 明 主要包括九個(gè)方面： a.所需最低學(xué)歷； b.培訓(xùn)的內(nèi)容和時(shí)間; c.從事本崗位工作以及相關(guān)工作 的年限和經(jīng)驗(yàn)； d.一般能力； e.興趣愛好； f.個(gè)性特征； g.職位所需的性別、年齡規(guī)定； h.體能要求； i.其他特殊要求。 （4） 工 作 環(huán) 境 工作場(chǎng)所。指在室內(nèi)、室外還 是其他特殊場(chǎng)所。 工作環(huán)境的危險(xiǎn)性說明。指危 險(xiǎn)存在的概率大小、對(duì)人員可能造成 傷害的程度、具體部位、已發(fā)生的記 錄、危險(xiǎn)性造成原因等。 職業(yè)病。即從事本工作可能患