用圖表說話 麥肯錫商務(wù)溝通完全工具箱

1、麥肯錫商務(wù)溝通完全工具箱 the say it with charts complete toolkit (美)基恩澤拉茲尼 馬曉路 馬洪德 著 譯 ppt設(shè)計：新思境 ! ! 申明 本文內(nèi)容摘自麥肯錫商務(wù)溝通工具書用圖表說話 本教程歡迎轉(zhuǎn)載，轉(zhuǎn)載時請注明出處：新思境ppt專業(yè)設(shè) 計，http:/ 何商業(yè)用途。 第一章選擇圖表 chaper 1 選擇圖表的步驟 第一步：決定你的信息 從數(shù)據(jù)到信息 選擇合適的圖形關(guān)鍵在于你，作為一個設(shè)計者，首先，最重要的是明確 你想要表達(dá)的具體信息 4 信息(數(shù)據(jù))相對關(guān)系圖表形式 第二步：確定相對關(guān)系 從信息到相對關(guān)系 你決定的信息在一定程度上包含5種基本類別

2、中的一種：成分、項目、時 間序列、頻率分布及相關(guān)性。 第三步：選擇圖表形式 從相對關(guān)系到圖表 每一種相對關(guān)系都會相應(yīng)引導(dǎo)出5種相對的圖表形式 第一步:決定你的信息 5 信息(數(shù)據(jù))相對關(guān)系圖表形式 關(guān)鍵點(diǎn)1：不同圖表表達(dá)的意思不盡相同 關(guān)鍵點(diǎn)2：注意力不同，表達(dá)的信息也不相同 關(guān)鍵點(diǎn)3：標(biāo)題要體現(xiàn)你想表達(dá)的關(guān)鍵信息 6 1月份每個地區(qū)的銷售百分比 公司a公司b 北部13%39% 南部35%6% 東部27%27% 西部25%28% 練習(xí)： 利用這些數(shù)據(jù)畫出盡可能多的草圖，注意：越多越好。 7 西部北部 東部南部南部 北部西部 東部 餅圖強(qiáng)調(diào)的是a公司和b公司的組合銷售量不同 關(guān)鍵點(diǎn)1：不同圖表表

3、達(dá)的意思不盡相同 8 條形圖強(qiáng)調(diào)的是a公司和b公司的銷售額所占的百分比隨著地域 的不同而改變 9 a公司銷售額是南部最高 b公司的銷售額是北部最高 10 13% 25% 27% 35% 公司a a公司銷售額是南部最高，而b公司在南部的銷售額最低 11 在南部地區(qū)，a公司與b公司相比在利潤上以一個巨大的差額領(lǐng)先； 在東部地區(qū)，a公司與b公司勢均力敵； 在北部地區(qū)，a公司則明顯落后于b公司 產(chǎn)品a產(chǎn)品b產(chǎn)品c總計 1月88267121 2月94308132 3月103368147 4月113397159 5月1224013175 12 產(chǎn)品銷售量，單位：千美元 你的注意可能集中在1月至5月的總銷售

4、額變化趨勢以 及銷售額格隨時間變化的規(guī)律，那么你的信息就是: 自1月以來銷售額正在穩(wěn)步提升 關(guān)鍵點(diǎn)2：注意力不同，表達(dá)的信息也不相同 產(chǎn)品a產(chǎn)品b產(chǎn)品c總計 1月88267121 2月94308132 3月103368147 4月113397159 5月1224013175 13 產(chǎn)品銷售量，單位：千美元 在5月里，產(chǎn)品的銷售額大幅領(lǐng)先產(chǎn)品b和 產(chǎn)品a產(chǎn)品b產(chǎn)品c總計 1月88267121 2月94308132 3月103368147 4月113397159 5月1224013175 70%23%7%100% 14 產(chǎn)品銷售量，單位：千美元 在5月里，產(chǎn)品銷售額所占比例是公司所有產(chǎn)品中最大的

5、15 使用相同的數(shù)據(jù)卻得到完全不同的信息， 強(qiáng)調(diào)銷售額還是排名是你決定的，而這個決定就是你要表達(dá)的信息 產(chǎn)品的銷售額大幅領(lǐng)先產(chǎn)品b和產(chǎn)品銷售額所占比例是公司所有產(chǎn)品中最大的 16 關(guān)鍵點(diǎn)3：標(biāo)題要體現(xiàn)你想表達(dá)的關(guān)鍵信息 l公司的銷售額趨勢變化 l產(chǎn)品地域生產(chǎn)力分布 l資產(chǎn)分配百分比 l雇員年齡分布 l薪水與利潤的關(guān)系 這樣的標(biāo)題很神秘 17 西部 北部 東部 南部 這張圖你想表達(dá)什么信息呢？ 18 西部 北部 東部 南部 西部 北部 東部 南部 一些觀眾可能認(rèn)為你想說： 西部地區(qū)利潤占公司總額近半 一些觀眾可能認(rèn)為你想說： 北部收益份額最小 用“各地區(qū)所占利潤的百分比”來做圖表標(biāo)題，不如用下面

6、紅色字來做表題，最好還把 你想表達(dá)的數(shù)據(jù)著重表達(dá)出來，例如換一種顏色。 19 你可能在向觀眾傳達(dá)以下信息： l訂單的數(shù)量在增長 l訂單的數(shù)量在上下波動 l在8月，訂單的數(shù)量到達(dá)了最高點(diǎn) l在8個月中，有兩個月訂單的數(shù)量在下降 第二步:確定相對關(guān)系 20 信息(數(shù)據(jù))相對關(guān)系圖表形式 1. 成分相對關(guān)系 2. 項目相對關(guān)系 3. 時間序列關(guān)系 4. 頻率分布相對關(guān)系 5. 相關(guān)性相對關(guān)系 1. 成分相對關(guān)系 21 在一個成分相對關(guān)系里，我們的興趣主要在于每一個部分所占的 百分比。 如： l在5月份，a產(chǎn)品預(yù)計將占到公司總銷售額的最大份額。 l2005年客戶的市場份額少于整個行業(yè)10%。 成分：占

7、總體的百分比 2. 項目相對關(guān)系 22 在項目相對關(guān)系里，我們想要比較事物的排列方法。他們是差不 多，還是一個比另一個更多或更少？ 如： l在5月份，a產(chǎn)品的銷售額相當(dāng)于b、c銷售額之和。 l銷售額中顧客的回報排名第四。 項目：項目的排名 3. 時間序列關(guān)系 23 時間序列相對關(guān)系：對它怎么隨著時間變化感興趣；它每星期、 每月、每季度和每年的變化趨勢是增長的、減少的、上下波動的 或者是基本保持不變。 如： l自從1月以來銷售額穩(wěn)定增長。 l投資回報在過去的5年里急劇下跌。 時間：如何隨著時間變化 4. 頻率分布相對關(guān)系 24 各數(shù)值范圍內(nèi)個包含了多少個項目。 如： l在5月，大多數(shù)地區(qū)的銷售額

8、在1,000到2,000美元之間。 l大多數(shù)的出貨要5到6天的時間交付。 頻率：項目的分布情況； 5. 相關(guān)性相對關(guān)系 25 兩個變量的關(guān)系是否符合你所想要證明的模式。 如： l5月份銷售業(yè)績顯示出銷售業(yè)績與銷售員的經(jīng)驗沒有聯(lián)系。 lceo的薪水并不隨著公司規(guī)模的變化而改變。 相對性：變量之間的關(guān)系 第三步:選擇圖表形式 26 信息(數(shù)據(jù))相對關(guān)系圖表形式 餅圖條形圖柱形圖折線圖散點(diǎn)圖 27 餅圖條形圖柱形圖折線圖散點(diǎn)圖 成分項目時間序列頻率分布相對性 28 l表示成分最好使用餅圖。在使用中不宜多于6種成分。 l如果你的使用超過了6種，那么就選擇6種最重要的，并將未選中的 列為“其他”的范疇。

9、因為人的眼鏡比較習(xí)慣于按順時針方向進(jìn)行 觀察，所以應(yīng)該將最重要的部分放在緊靠12點(diǎn)鐘的位置，并且使用 強(qiáng)烈的顏色對比以顯示突出（比如在黑色背景下使用黃色），或者 在黑白圖中使用最強(qiáng)烈的陰影效果，或者將此部分與其他部分分離 開。 l如果沒有哪一個部分比其他部分更加重要，那么就應(yīng)該考慮讓它們 以大到小的順序排列，并且以同一種顏色或者干脆不使用陰影來繪 制圖表的每一個部分。 成分：占總體的百分比 29 第四季度銷售額所占比例最少第四季度銷售額所占比例最少 紅色標(biāo)注突出數(shù)據(jù) 并放置在12點(diǎn)方向 分離出來單獨(dú)顯示 30 第四季度銷售額所占比例最少第四季度銷售額所占比例最少 環(huán)形圖也是商業(yè)圖表中用得比較多

10、的 31 l在條形圖中，要做到保持條形圖之間的距離比條的寬度小。 l使用最能形成對比的顏色及陰影來強(qiáng)調(diào)重要的項目，以此來強(qiáng)調(diào)信 息的標(biāo)題。 l為了突顯數(shù)值，可在頂端（或者在底端）使用一個刻度尺，或者在 條形末尾標(biāo)注數(shù)字，但是注意不要兩者同時使用。 l如果你只是想簡單標(biāo)示項目間的關(guān)聯(lián)，可用刻度尺； l如果數(shù)字對你很重要那么就是用數(shù)字。 l有時，使用刻度尺的同時標(biāo)示一個需要特殊強(qiáng)調(diào)的數(shù)值，也是個好 辦法。 項目：項目的排名 32 宗慶后家族仍是中國首富 數(shù)據(jù)來源：胡潤中國排行榜 33 全球手機(jī)游戲營業(yè)額不斷增長 單位:10億美元 數(shù)據(jù)來源：digi-capital2011年全球電子游戲業(yè)投資報告

11、34 l選擇柱狀圖或折線圖取決于用哪一個比較方便。如果你的圖表中只 有少的幾個點(diǎn)（如7到8個），那么就是用柱形圖；反之，如果你必 須在圖中展示20多年來每個季度的變化趨勢，你最好還是使用折線 圖。 l柱狀圖強(qiáng)調(diào)的是數(shù)量的級別，更適合于表現(xiàn)在一小段時間里發(fā)生的 事件，產(chǎn)量的數(shù)據(jù)很適合這個領(lǐng)域。 l折線圖強(qiáng)調(diào)的是角度的運(yùn)動及圖像的變換，因此展示數(shù)據(jù)的發(fā)展趨 勢時最好使用它，存貨量就是一個很好的例子。 時間：隨著時間變化 35 全球電子游戲各部門收入 單位:10億美元 數(shù)據(jù)來源：digi-capital2011年全球電子游戲業(yè)投資報告 36 l兩種主要應(yīng)用，第一種是在所有樣本中進(jìn)行歸納，在這里是用來預(yù) 測風(fēng)險、可能性或者機(jī)會的。 l另一種是描述確定性（不確定性），如擲骰子游戲中，在所有的可 能性中猜七點(diǎn)的概率。當(dāng)只使用幾行數(shù)據(jù)時，柱形圖要好一些，而 當(dāng)數(shù)量很多時最好使用折線圖。 頻率：項目的分布情況； 37