會計電算化安全工作的幾點思考

1、會計電算化安全工作的幾點思考 會計電算化是以電子計算機(jī)為代表的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)中的簡稱。廣義上講會計電算化包含與之有關(guān)的所有工作，如會計電算化人才的綜合培訓(xùn)、電算化代替手工記賬及財務(wù)分析等。其具有以下優(yōu)點：首先，會計電算化在財務(wù)處理過程中除需對相應(yīng)的原始憑證編制記帳憑證時進(jìn)行必要的人工處理外，記帳、報帳和報表編制均由相應(yīng)的會計軟件系統(tǒng)自動生成，從而大幅度降低了會計工作者的勞動強(qiáng)度，提高了工作效率；其次，電算化系統(tǒng)軟件大幅度提高數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性和及時性，建立了財務(wù)數(shù)據(jù)分析及參與事前預(yù)測、事中控制的反饋機(jī)制，實現(xiàn)了信息、資金和物流三者有機(jī)結(jié)合，提高了企業(yè)在市場競爭中的反應(yīng)能力，

2、有利于及時調(diào)整策略，實現(xiàn)利潤最大化；最后，由于電算化軟件系統(tǒng)設(shè)置好標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)表格樣式，提高了會計工作的規(guī)范性。 作為已經(jīng)在大中城市普遍應(yīng)用的電算化技術(shù)，在偏遠(yuǎn)地區(qū)及小縣城發(fā)展卻不盡人意，由于會計人員的綜合素質(zhì)偏低和硬件設(shè)備條件的限制，在實行過程中尚存在一些技術(shù)方面的不足和安全方面的隱患。 要使得電算化順利運(yùn)用必須具備兩大條件：第一是合格軟件、硬件的支持，保證電算化過程中不會因為設(shè)備故障和程序缺陷而導(dǎo)致工作失誤或者中斷；第二則是要有合格的會計電算化工作者來熟練操作電算化系統(tǒng)以及維護(hù)其正常運(yùn)行。 一、提高會計電算化軟硬件安全性的措施 “工欲善其事、必先利其器”，會計電算化的物質(zhì)基礎(chǔ)是計算機(jī)、機(jī)房以及

3、附屬的設(shè)備。 （一）選擇正版操作系統(tǒng)是確保安全的前提 實際工作中，一些部門電算化機(jī)房里的計算機(jī)尚未安裝正版系統(tǒng)軟件，表面上看是節(jié)省了開支，深層次卻可能導(dǎo)致系統(tǒng)不能在第一時間自動更新漏洞，極易被病毒或木馬趁虛而入，造成重要經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)泄露或者遺失。 常見的盜版windows系統(tǒng)一般采用軟刷，缺點是如果在會計電算化處理過程中，由于系統(tǒng)后臺升級程序被微軟公司覺察到，計算機(jī)將直接黑屏，數(shù)據(jù)可能丟失；另外一種是硬刷，即修改bios信息，但是一旦失敗電腦就會無法開機(jī)，后果十分嚴(yán)重。 所以要想保證會計電算化的安全，第一步就必須檢查機(jī)房計算機(jī)的操作系統(tǒng)是否正版。 （二）選擇合適的電算軟件是成功的關(guān)鍵 選擇會計電算

4、化軟件時也要慎重，目前市面有許多種，運(yùn)用較廣的有金蝶和用友。一些企業(yè)在選擇時存在盲目跟風(fēng)現(xiàn)象，即浪費(fèi)了財力，選購的軟件又不能滿足自身業(yè)務(wù)需求。 選擇的時候可以先從功能方面進(jìn)行考慮，先挑出能勝任所需財務(wù)工作的軟件，軟件中的會計科目名稱、編號方法、輸入的記帳憑證格式等應(yīng)符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，軟件應(yīng)當(dāng)有適應(yīng)財務(wù)部門使用且符合國家統(tǒng)一會計制度的會計核算方法，供用戶選擇。軟件應(yīng)當(dāng)具備記帳憑證打印輸出功能，可以提供原始憑證打印輸出功能，提供會計帳簿、會計報表打印輸出功能，打印輸出格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定；其次是安全性，考慮到人的因素，軟件應(yīng)具備基本的防止誤操作和作弊的功能，對一些原始

5、程序數(shù)據(jù)要具備防止非法程序或者人為篡改的加密措施，對于一些突發(fā)情況有相應(yīng)的應(yīng)對方法，如斷電前具有數(shù)據(jù)暫存功能；最后從價格方面考慮，在具有同種功能的軟件中選擇性價比較高一方。 （三）完善的應(yīng)急設(shè)備是零失誤的保證 對于比較重要的臺式計算機(jī)（由于沒有內(nèi)置電源）可加載不間斷電源（ups），保障會計電算化軟件在突發(fā)停電后能由ups暫時供電使得計算機(jī)能持續(xù)一斷時間以便緊急存盤，保證重要信息的安全。需要注意的是ups是損耗品，隨著使用時間延長而供電時間有所減短，如預(yù)計停電時間大于ups供電時間，應(yīng)由專職維護(hù)人員關(guān)閉機(jī)房里的服務(wù)器，避免數(shù)據(jù)的丟失。 （四）整潔的環(huán)境利人利機(jī) 保持電算化機(jī)房的干凈衛(wèi)生不僅能使會

6、計工作者身心健康，也能有效的預(yù)防計算機(jī)故障的發(fā)生，干燥、無塵和涼爽的環(huán)境能使計算機(jī)在最佳狀態(tài)運(yùn)行，保障會計工作順利進(jìn)行。 二、會計人員電算化過程中應(yīng)遵循的安全常識 “天時不如地利、地利不如人和”，會計電算化順利實施的關(guān)鍵在于人，即操作員是否具備較高的綜合素質(zhì)，不僅要具備財會方面的專業(yè)知識和計算機(jī)操作方面的基本能力，還要有一個會計工作者所具備的強(qiáng)烈榮譽(yù)感和高度責(zé)任感。 （一）小密碼、大學(xué)問 實行電算化的部門的會計人員應(yīng)按照規(guī)定設(shè)置操作權(quán)限和密碼，實行不相容崗位的分離，實行必要的上機(jī)操作登記制度。對于密碼，相關(guān)操作人員嚴(yán)禁隨意向他人泄露，密碼的設(shè)置盡量避免生日或者電話號碼等容易被猜出的簡單數(shù)字組，

7、并定期更換。 （二）常備份、勤檢查 建立電算化檔案管理制度，并及時對會計數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，對存儲在磁性介質(zhì)上的程序文件和相應(yīng)數(shù)據(jù)文件，進(jìn)行必要的加密或者其他保護(hù)措施，防止被非法篡改。定期對備份文件進(jìn)行安全檢查，防止惡意篡改或者因環(huán)境等原因?qū)е聜浞莸拇疟P消磁以及損傷。 （三）少聯(lián)網(wǎng)、多殺毒 在外網(wǎng)上進(jìn)行電算化操作的計算機(jī)上，要及時更新殺毒軟件，如不需聯(lián)網(wǎng)工作時可斷開互聯(lián)網(wǎng)，保證其工作環(huán)境的安全性；在內(nèi)網(wǎng)上進(jìn)行操作的計算機(jī)，應(yīng)安裝相應(yīng)的內(nèi)網(wǎng)防火墻和殺毒軟件。 三、與會計電算化相關(guān)的安全隱患及預(yù)防措施 電算化給我們會計工作帶來方便的同時，也帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和風(fēng)險。以前的財務(wù)泄密由于傳播途徑有限，在較

8、短時間內(nèi)很難大范圍散布開去，而引入計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的會計工作中，一組保密的財務(wù)數(shù)據(jù)的傳播速度很可能是“一日千里”?！扒Ю镏?，毀于蟻穴”一個小小的失誤會帶來災(zāi)難性后果，一個小小的不經(jīng)意的習(xí)慣可能毀掉一個會計工作者的大好前途。區(qū)別于傳統(tǒng)的手工會計，由于電算化引入了電子設(shè)備，一些看似與財務(wù)工作本身無關(guān)的疏漏也同樣會泄露數(shù)據(jù)。 （一）移動設(shè)備隨意讀寫埋禍根 董教授，是某大學(xué)知名教授，愛崗敬業(yè)。由于需要查閱資料，其家中的電腦接入了國際互聯(lián)網(wǎng)。董教授白天在辦公室辦公電腦上工作，晚上在家用個人電腦工作，經(jīng)常用u盤將未完成的工作內(nèi)容在兩個電腦間相互拷貝。自2005年以來，董教授辦公電腦內(nèi)的二百多份文件資料竟鬼

9、使神差般地“跑”進(jìn)了互聯(lián)網(wǎng)，造成重大泄密。經(jīng)上級保密委員會審查鑒定，涉密文件資料達(dá)三十多份，董教授受到降職降銜、降職稱的嚴(yán)肅處理。 案例中，將董教授的文件資料“偷”走的是一種叫“輪渡”的木馬病毒，典型的代表是autorun.inf。移動設(shè)備在很大程度上方便了信息人員的日常工作，但是不能一葉障目而放松了對安全方面的警惕，小小的移動設(shè)備極易成為木馬病毒傳遞的公交車。在普通電算化計算機(jī)上要養(yǎng)成盡量少的借助移動設(shè)備讀寫信息的習(xí)慣，在計算機(jī)病毒查殺的同時也不能忽略對移動設(shè)備的定期掃描殺毒；財務(wù)涉密電腦與普通電腦、內(nèi)網(wǎng)電腦與外網(wǎng)電腦的移動存儲設(shè)備要分開。 如工作中必須使用u盤等移動設(shè)備時可采用以下操作：

10、1、改變鼠標(biāo)左鍵雙擊u盤盤符的習(xí)慣，因為雙擊左鍵會默認(rèn)啟動“aotorun.inf”，可換成右鍵單擊快捷菜單的方式打開； 2、在計算機(jī)上關(guān)閉可移動存儲設(shè)備的“自動播放”功能； 3、在文件夾選項中取消“隱藏受保護(hù)的操作系統(tǒng)文件”，從而盡早發(fā)現(xiàn)隱藏的病毒和木馬。 （二）電子資料隨意攜帶惹麻煩 沈陽某設(shè)計研究所總體氣動部涉密人員錢某，將裝有移動硬盤的小包放在自行車車筐里騎車外出，途中下車參觀所內(nèi)正在裝修的住房時將小包遺落在自行車車筐內(nèi)。返回時，發(fā)現(xiàn)裝有移動硬盤的小包丟失。經(jīng)鑒定，移動硬盤內(nèi)存儲的研究資料為秘密級國家秘密事項。該研究所給予錢某通報批評，給予負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的氣動部部長和支部書記通報批評。

11、錢某的教訓(xùn)告誡電算化工作者要養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，不將本單位、企業(yè)有關(guān)財會方面的存儲介質(zhì)隨意帶出工作地點。繁重的財務(wù)工作有時需要加班加點，于是許多會計工作者將一些含有財務(wù)信息的存儲設(shè)備如移動硬盤、u盤等或者筆記本電腦帶出工作地點之外辦公，往往由于保管不善，造成了物品丟失，財務(wù)數(shù)據(jù)泄漏，形成了重大的安全隱患。 在必要的情況下，公司或者企業(yè)可在涉密的會計電算化設(shè)備上編號，下班前進(jìn)行統(tǒng)一清點。如國內(nèi)某大型軍工廠，凡是儲存財務(wù)和技術(shù)信息的筆記本電腦都用專門的機(jī)器刻上號碼，實施嚴(yán)格的監(jiān)督管理，四川省德陽市的東風(fēng)汽輪機(jī)廠，嚴(yán)禁隨意拷貝與工作業(yè)務(wù)有關(guān)的數(shù)據(jù)。 （三）廢棄設(shè)備隨意丟棄泄機(jī)密 麻省理工的兩位研究生

12、西姆森?加芬克樂和阿比?謝拉特，在過去的兩年里從舊電腦商店購買了158個舊硬盤。在尚可使用的129個硬盤中，有69個仍存有可復(fù)原文件：有49個存有“相當(dāng)多的個人信息”醫(yī)療函件、情書和5000多個信用卡號碼，一個硬盤存有伊利諾州的一架取款機(jī)上一年的交易金額，還有賬號。 上述案例應(yīng)該引起相關(guān)的會計電算化工作人員重視，不經(jīng)過專業(yè)技術(shù)處理，即使刪除的信息可以通過一些數(shù)據(jù)還原軟件輕而易舉恢復(fù)，運(yùn)用較為廣泛的數(shù)據(jù)恢復(fù)軟件“easy recovery”可用來恢復(fù)被刪除或格式化的一些文檔和圖表等，一些專門培訓(xùn)過的數(shù)據(jù)修復(fù)人員甚至能將被刪除的一些視頻完整的從電腦硬盤中恢復(fù)出來。 在會計電算化工作中退出使用的涉及

13、財會機(jī)密的計算機(jī)、一體機(jī)等在贈送、出售、丟棄或者改作其他用途前必須經(jīng)過相關(guān)部門的專業(yè)技術(shù)處理，確保殘存的信息不會泄露。電算化工作的計算機(jī)報廢后，要對其中的硬盤等存儲器的去向作出跟蹤處理，必要時可以作為會計信息編入檔案。 四、明確責(zé)任、建立健全與電算化有關(guān)的規(guī)章制度 “離婁之明，公輸子之巧，不以規(guī)矩，不成方圓。”離婁那樣精明的眼睛和公輸班那樣精巧的手藝，都是依靠利用“規(guī)”和“矩”才畫出了“方”和“圓”。同理，不僅要有專業(yè)的電算化人員，先進(jìn)的硬件作為基礎(chǔ)，還要有完善的電算化相關(guān)制度作為保障，才能使得財務(wù)工作順利有序進(jìn)行。 （一）上機(jī)日志制度做到“天衣無縫” 會計人員在計算機(jī)上進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)操作時，必

14、須有完整的記錄。會計人員在什么地點、什么時間段、什么科目上用會計電算化軟件對信息做了什么樣的輸入、修改等，都要反映到電子日志或者手工記錄日志上以便日后核對。上機(jī)日志制度將責(zé)任落實到人，提高了會計從業(yè)人員工作積極性，避免了出現(xiàn)問題后推諉扯皮的現(xiàn)象的發(fā)生。 （二）電算化系統(tǒng)的授權(quán)批準(zhǔn)的內(nèi)控制度做到“師出有名” 電算化系統(tǒng)的授權(quán)批準(zhǔn)，明確了上機(jī)人員對會計軟件的操作權(quán)限和應(yīng)負(fù)職責(zé)。嚴(yán)格執(zhí)行不相容崗位分離，每一個不同環(huán)節(jié)的電算化工作者有屬于自己的操作賬號與密碼，除特殊情況外嚴(yán)禁告知他人，并對自己處理的對應(yīng)賬務(wù)負(fù)責(zé)。譬如電算化軟件中一個單位里憑證編制、憑證審核、憑證記賬必須在符合不相容崗位分離的原則下設(shè)置

15、用戶和符合其職責(zé)的合理權(quán)限。這樣做實現(xiàn)了職能間的相互制約，避免了人為因素造成的財務(wù)漏洞。 （三）電算化系統(tǒng)的維護(hù)制度做到“持之以恒” 系統(tǒng)維護(hù)的目的是為了保證電算化的硬件、軟件能正常運(yùn)行，服務(wù)器內(nèi)的數(shù)據(jù)完整有效。一般由專職維護(hù)人員定期維護(hù)，維護(hù)工作大致分為兩部分：一方面是檢查硬件損耗程度，對不能夠繼續(xù)工作或需要升級的零部件進(jìn)行登記，并及時更換，對軟件安全排查，防止非法程序破壞軟件、篡改數(shù)據(jù)、泄露信息，確保會計數(shù)據(jù)和資料的安全保密，并對需要升版的電算化軟件在具有一定審批手續(xù)的條件下，由專人監(jiān)督進(jìn)行升級；另一方面是對服務(wù)器數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并建立備份數(shù)據(jù)庫。自動備份的時間點建議選在沒有電算化操作的時間

16、段里，以增加數(shù)據(jù)備份的精確性，自動備份的周期根據(jù)實際業(yè)務(wù)發(fā)生量而定，可以選擇每日備份、每周備份、每月備份、每季度備份或者每半年備份，如業(yè)務(wù)量較多的單位可選擇每周星期日的0:00進(jìn)行數(shù)據(jù)庫自動備份。另外需要注意的是每個公歷年十二月三十一日和一月一日需進(jìn)行手動備份，對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)，根據(jù)會計電算化工作規(guī)范要保存雙備份。 （四）電算化系統(tǒng)的考核制度做到“獎功罰過” 對于恪盡職守的電算化人員在年底考核中給予獎勵，對敷衍塞責(zé)造成工作失誤，給集體、國家和人民利益帶來損害的人員給予處罰。相關(guān)部門應(yīng)依據(jù)中華人民共和國會計法、陜西省會計管理條例、會計電算化管理辦法和會計電算化工作規(guī)范對各個單位的電算化實施情況進(jìn)行考核，主要包括以下幾點： 1、硬件方面是否配備了專用計算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施； 2、會計電算化軟件是否符合國家相關(guān)規(guī)定，其功能是否滿足單位自身日常業(yè)務(wù)的要求； 3、操作權(quán)限和密碼是否按照規(guī)定設(shè)置，是否實行不相容崗位分離； 4、賬簿和憑證的打印、裝訂是否符合國家統(tǒng)一規(guī)定； 5、是否建立計算機(jī)硬件、軟件操作管理及維護(hù)制度； 6、電算化機(jī)房是否環(huán)境整潔。 用合理的制度去量化電算化工作，宣傳先進(jìn)、樹立榜樣、找出差距。通過查缺補(bǔ)漏、相互學(xué)習(xí)借鑒，彌補(bǔ)工作中的失誤，改良工作中的方法。營造一個積極向上、愛崗敬業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)踏實、和諧文明的會計文化氛圍。 面對電算化逐步替代