現(xiàn)代企業(yè)綜合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)講義

1、綜合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)1998 發(fā)布 1998 實(shí)施公司發(fā)布公司管理標(biāo)準(zhǔn)綜合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)1、主題內(nèi)容和適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了綜合檔案管理原則與管理體制，檔案的收集、檔案的鑒別、檔案的整理、檔案的保管、檔案的利用，庫房、檔案、銷毀管理，圖樣的更改、補(bǔ) 充管理，檔案圖書借閱管理，檔案的統(tǒng)計(jì)工作管理辦法2、引用政策規(guī)定中華人民共和國檔案法3、職責(zé)4、綜合檔案管理原則管理體制4.1 綜合檔案管理涉及生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、工程等各部門、各公司歸本公司經(jīng)理 分工領(lǐng)導(dǎo)，由本公司辦公室歸口管理， 并列入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日程， 作為考核企業(yè) 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人政績的一部分。4.2 本公司檔案工作，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理原則，本公司設(shè)綜

2、合檔案室，配 備專職檔案人員，它是檔案、資料的貯存基地和利用中心，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)、 統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理本公司各部門、各公司檔案、資料工作。各部門、各公 司由負(fù)責(zé)人指定配備專、兼職檔案員，負(fù)責(zé)檔案、資料收集、整理立卷、案卷管 理。5、綜合檔案的收集管理5.1 收集范圍5.1.1 產(chǎn)品生產(chǎn)方面：有產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件、原材料檢驗(yàn)、 產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度工作過程中形成的各種文件、材料等。5.1.2 經(jīng)營銷售方面：有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)營管理的各種記錄、文件、合同、協(xié) 議等文件材料、市場經(jīng)濟(jì)信息、廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。5.1.3 設(shè)備儀器方面：有設(shè)備儀器的圖樣和

3、技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝，調(diào)試和驗(yàn) 收過程中的技術(shù)性，憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運(yùn)行、維修記錄、設(shè)備改進(jìn)、 改裝和報(bào)廢的文件材料等。5.1.4 技術(shù)管理方面：有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、 環(huán)保、科技情報(bào)等所形成的各種文件材料等。5.1.5 科技研究方面：有科技研究準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果獎勵，推廣 應(yīng)用等各階段工作形成的計(jì)劃、記錄、報(bào)告及技術(shù)性往來文件資料等。5.1.6 物資供應(yīng)方面：有物資、原材料外協(xié)件采購、訓(xùn)存保管、供應(yīng)和工具管理 中形成的各種文件材料。5.1.7 人事勞資方面：有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、安全生產(chǎn)、勞動 保護(hù)等工作中形成的各種文件材料，教

4、育培訓(xùn)方面，有干部、 職工教育和技術(shù)培 訓(xùn)、人事的文件材料等。5.1.8 財(cái)務(wù)管理方面（包括計(jì)劃、 財(cái)會、統(tǒng)計(jì)）：有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊、 報(bào)表、 憑證和文件等。5.1.9 工程建議方面：有工程依報(bào)性，基礎(chǔ)性的文件材料、工程設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn) 收等文件材料。5.1.10 聲像實(shí)物方面：有產(chǎn)品、科研、設(shè)備、基建項(xiàng)目：市以上領(lǐng)導(dǎo)開臨檢查指 導(dǎo)工作等重大活動、本公司重大活動所拍攝的照片、錄像（底片） ，錄音、錄像 帶，還有獎旗、獎狀、獎杯、獎?wù)?、證書、獎品、贈品等材料。5.1.11 綜合、后勤方面：辦公用品和生活用品、用房、保衛(wèi)治安、通訊設(shè)備、環(huán) 境綠化等過程中所成的文件材料。5.1.12 黨、工、團(tuán)、

5、婦方面：在各項(xiàng)工作中形成的文件材料。5.2 收集時(shí)間5.2.1 凡生產(chǎn)、經(jīng)營、設(shè)備、技術(shù)、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、物資、勞動工資、工事保衛(wèi)、教 育培訓(xùn)、行政等工作中形成的文件材料， 由各部門、 各公司兼職檔案保管負(fù)責(zé)收 集整理立卷，經(jīng)各部門、各公司負(fù)責(zé)人審定后，在第二年第一季度，向綜合檔案 室歸檔。5.2.2 科研、工程建設(shè)，在工程或項(xiàng)目通過鑒定投產(chǎn)后，三個(gè)月內(nèi)由部門指定專 人負(fù)責(zé)，將檔案材料整理立卷，由工程或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，向綜合檔案歸檔。5.2.3 聲像實(shí)物在各項(xiàng)活動后，由有關(guān)部門整理好隨時(shí)歸檔。5.2.4 財(cái)務(wù)檔案，要在第二年第二季度前，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷，裝訂成冊，統(tǒng) 好案卷目標(biāo)，由財(cái)會部門保管一

6、年后， 由立卷人寫好說明， 再由部門負(fù)責(zé)人審定 后，向綜合檔案室歸檔。5.3 文件材料收集要求。5.3.1 收集的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、齊全、字跡端正禁用賀珠筆、鉛筆，要 用墨水書寫，傳真件必須做到及時(shí)復(fù)印、層次分明，符合其形成規(guī)律。5.3.2 收集圖樣及技術(shù)文件要完整性審查簽字程序執(zhí)行。5.3.3 收集文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、批復(fù)與請 示、轉(zhuǎn)閱文件與原件、多種文字形成的同一文件，不得分開，分別要立在一起， 文電應(yīng)合一立卷5.3.4 不同年度的文件一般不得歸入同一卷內(nèi) ,但跨年度的請示與批復(fù) ,歸入復(fù)文的年度內(nèi)立卷 ,沒有復(fù)文的 ,歸入請示的年度內(nèi)立卷，跨年度的規(guī)

7、劃放在針對的第 一年立卷。非訴訟案件放在結(jié)案年立案。其它文件材料立卷，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.3.5 收集時(shí)， 各部門、各公司應(yīng)由兼職檔案人員填寫檔案移交目錄，一式三份， 經(jīng)綜合檔案室專職檔案人員驗(yàn)收簽章后，雙方各執(zhí)一份，另一份作檢索用。5.3.6 產(chǎn)品試制定型， 科研成果鑒定， 基建工程竣工驗(yàn)收，必須由檔案部門參加。 收集文件材料完整、準(zhǔn)確、統(tǒng)一。6、檔案的鑒別6.1 各種文件收集，按檔案法規(guī)定與實(shí)際利用價(jià)值，編制檔案保管期限表， 檔案期限分永久、長期、短期三種，由本公司主管副經(jīng)理、專業(yè)技術(shù)人員和檔案 人員等相關(guān)人員參加鑒別小組確定。7、檔案的整理根據(jù)一定的原則和方法， 將經(jīng)過鑒別的材料，以檔案

8、材料分類為特征，裝訂 成內(nèi)容條理、系統(tǒng)的專門案卷，并不斷地對檔案的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。7.1 檔案的分類7.1.1 檔案分類就是根據(jù)檔案材料的性質(zhì)、內(nèi)容和名稱等屬性，把性質(zhì)相同、內(nèi) 容和名稱等屬性， 把性質(zhì)相同、內(nèi)容上互有聯(lián)系的集中在一起， 不同的區(qū)別開來， 使檔案成為一個(gè)條理清晰、內(nèi)容系統(tǒng)的有機(jī)體系。7.2 檔案的技術(shù)加工7.2.1 在管理過程中形成的一些材料，不但其書寫形式的不符合，檔案工作的要 求，而且其規(guī)格和外形也很不規(guī)則， 作為檔案不便于保存， 因而在檔案材料整理 的過程中必須進(jìn)行必要的技術(shù)加工，使其符合檔案管理的要求。7.3 檔案材料的排列、編目和裝訂7.3.1 檔案材料的排列就是將各類

9、型的材料按照一定的順序排列起來，其作用在 于通過排列，使每一份文件都有一個(gè)固定的位置，使之更條理、 更系統(tǒng)地反映各 類內(nèi)容，更進(jìn)一步地體現(xiàn)分類的作用。7.3.2 所謂編目就是編制目錄。目錄是所保管的檔案材料的清單，是著錄案卷或 文件內(nèi)容成分并按一定次序編排的一覽表。 它對檔案材料所在的位置起固定和指 引作用。7.3.3 裝訂是固定檔案整理成果的重要一環(huán)，必須做好。8、檔案的保管8.1 凡國家正式批準(zhǔn)或本公司主管副經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)劃定的各項(xiàng)密級文件檔案。凡 本公司經(jīng)營重大決策，重要科研成果、工程建設(shè)，產(chǎn)品的工藝、底圖、財(cái)務(wù)、人 事、合同、協(xié)議書中提出保管的部分，均屬密級檔案范圍。8.2 凡查閱密級的

10、檔案，須經(jīng)本公司主管副經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，限在檔案室內(nèi) 查閱，不得復(fù)印或摘抄。8.3 由綜合檔案室統(tǒng)一保管的文件材料，任何部門和個(gè)人不得私自提供贈送或出 賣給外單位及個(gè)人，不得任意帶出本單位，違者嚴(yán)肅處理。8.4 檔案人員要嚴(yán)格執(zhí)行保管紀(jì)律， 對密級檔案要重點(diǎn)保管， 嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)， 并不得隨便談?wù)摍n案中秘密資料，以防失密，發(fā)現(xiàn)泄密現(xiàn)象，按情節(jié)輕重，予以 處理。9、檔案的作用9.1 檔案信息開發(fā)利用要重點(diǎn)服務(wù)于改善企業(yè)經(jīng)營管理，提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物 資消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益等方面。9.2 編制和交流檔案資料目錄，在內(nèi)部逐步實(shí)行擴(kuò)大開架范圍。9.3 在檔案資料進(jìn)行加工整理、匯編專題資料或編制產(chǎn)品科

11、研成果，基建工程簡介，文摘和數(shù)據(jù)手冊，圖表手冊，市場信息，用戶反映，國內(nèi)外同行生產(chǎn)情況介9.4 檔案開發(fā)利用必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密管理規(guī)定。9.5 檔案利用是檔案管理的根本目的， 綜合檔案室應(yīng)編制必須的檢索工具 （目錄、 索引、卡片）為查找利用創(chuàng)造條件，做到調(diào)卷迅速準(zhǔn)確。10、庫房、檔案、銷毀管理10.1 非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入庫房。需要進(jìn)入時(shí)，必須由檔案管理人員陪 同下方可進(jìn)入。10.2 庫內(nèi)資料、柜架、設(shè)備必須擺放整齊、排列科學(xué)、不得在庫內(nèi)抽煙、飲食、 喧嘩及發(fā)生其他違反管理規(guī)定的行為。10.3 庫內(nèi)應(yīng)保持整潔、空氣流通、光線充足、溫濕度適宜、定期打掃衛(wèi)生、在 場地許可的情況下，盡量做到

12、辦公室、查閱室分開。10.4 庫房保持做好七防 （防火、防水、防盜、防光、防污染、防有害氣體、防有 害生物）。10.5 定期安全檢查，發(fā)現(xiàn)不安全因素，及時(shí)匯報(bào)并采取措施，消滅事故隱患， 確保庫房安全。10.6 要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或載體變 質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)入修補(bǔ)和復(fù)制，以延長檔案使用期。10.7 堅(jiān)持文明管理，檔案分類清楚、檢索明確，做到查閱調(diào)卷迅速，歸卷上架 及時(shí)，確保卷本完整。10.8 對超過保管期限的檔案，由綜合檔案室定期列出清冊，提出銷毀申請，經(jīng) 鑒定小組通過，由本公司主管副經(jīng)理批準(zhǔn)， 方可進(jìn)行。 并應(yīng)報(bào)請保衛(wèi)部門人員參 加監(jiān)毀11、圖樣的更改、補(bǔ)

13、充管理11.1 更改內(nèi)容較小時(shí)，可直接在圖畫“杠改” 、 “刮改”，應(yīng)在更改處做“更改 標(biāo)記”。11.2 更改內(nèi)容較多時(shí)，應(yīng)另出新圖代替，原來圖樣作廢。新圖列入原圖樣目錄， 并且注明新代替的原圖號。作廢的圖樣注明新圖的編號，根據(jù)需要另行保管。11.3 整個(gè)保管單位內(nèi)圖樣作廢，由新圖代替時(shí)，應(yīng)重新編制保管單位，并且注 明保管單位編號。原保管單位標(biāo)注新保管單位的編號后，根據(jù)需要另行保管。12、檔案圖書借閱管理12.1 綜合檔案是本公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科技、基建等活動中積累的文件材料，是 今后生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展的重要依據(jù)， 是科技和設(shè)計(jì)工作的必要條件， 所以企業(yè)員工不 得擅自查閱。12.2 凡本公司人員，因工

14、作需要，經(jīng)公司副總經(jīng)理以上批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)， 均可向綜合檔案室查閱。12.3 查閱檔案只限室內(nèi)查閱、查閱時(shí)不得任意更改、涂劃、拆散、剪挖、轉(zhuǎn)借、 攜帶外出，如有違反，檔案管理員有權(quán)停止使用，情節(jié)嚴(yán)重者，報(bào)請主管領(lǐng)導(dǎo)， 嚴(yán)肅處理。12.4 歸還檔案時(shí)需經(jīng)檔案管理員檢查無誤后，方能簽收。12.5 查閱檔案確需外借（不包括密級檔案） ，須經(jīng)檔案主管部門批準(zhǔn)，一般限三 天內(nèi)交還，如需延期，要辦理延期手續(xù)。12.6 借閱圖書時(shí)，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，當(dāng)面清點(diǎn)，借期不得超過半月，科技圖書 僅供專業(yè)人員借閱，每人不得超過二本，借期半月，凡超期不補(bǔ)辦手續(xù)者，一律 停止借閱。13、檔案統(tǒng)計(jì)工作管理建立健全現(xiàn)有庫藏檔案概況： 檔案資料開發(fā)利用概況。 圖樣和技術(shù)文件更改情況。各種圖樣、 文件資料復(fù)制情況。 上級檔案業(yè)務(wù)普查與年報(bào)。 檔案管理“五率”（歸 檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查準(zhǔn)率、查全率）的專業(yè)統(tǒng)計(jì)工作。13.1 建立健全檔案歸案，檔案查閱，利用效果反饋登記，做好各類檔案數(shù)量， 檔案利用人次，利用效果登記， 各型號圖樣曬發(fā)單， 圖樣技術(shù)文件更改等原始記