秘書機構(gòu)的設(shè)置

1、叮叮小文庫第四章 秘書機構(gòu)第一節(jié) 秘書機構(gòu)設(shè)置的原則一、秘書機構(gòu)的含義 秘書機構(gòu)即秘書部門，也就是秘書人員在其中從事秘書工作的地方。二、秘書機構(gòu)設(shè)置的原則（一）設(shè)置秘書工作機構(gòu)有三個原則：1. 凡獨立單位必須設(shè)置秘書機構(gòu)2. 精簡、合理、高效的原則3. 縱向?qū)哟伪M量少 ,橫向幅度可適當加大4. 秘書機關(guān)與所屬機關(guān)在工作性質(zhì)上必須相適應(yīng)（二）秘書工作機構(gòu)的名稱與組織形式1. 我國的秘書工作機構(gòu)有廣義與狹義兩種： 廣義：是指秘書長或辦公廳（室）主任領(lǐng)導下的辦公廳或辦公室，其名稱由 機關(guān)、單位或首長名稱加秘書機構(gòu)名稱兩部分組成。狹義：是以“秘書”命名的局、處、科、室、股等部門，統(tǒng)轄于機關(guān)、單位或 辦

2、公廳（室）之下，只負責文書、會務(wù)、聯(lián)絡(luò)、接待等工作。2. 秘書工作機構(gòu)組織形式也有兩種：分理制 是指秘書工作機構(gòu)內(nèi)部下設(shè)分理機構(gòu)，承辦分工的具體事宜。綜理制 是指所有秘書工作由辦公廳或辦公室統(tǒng)一或分派人員辦理， 下面不再 分社部門。這適合于秘書工作量不太大的機關(guān)或單位。3. 秘書機構(gòu)的名稱：中央的秘書級構(gòu)稱 “辦公廳 ”，這類“廳”是部級機構(gòu)，采用分理制（即下面再 設(shè)部門，以處理各種不同的秘書工作） 。省、部的秘書工作機構(gòu)也稱 “辦公廳 ”，這類“廳”是廳局級機構(gòu)，也采用分理 制，下設(shè)秘書處、機要處、信息處等。省轄市、廳、局、區(qū)、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和企事業(yè)單位的秘書工作機構(gòu)都稱為 “辦公 室”，但級別也

3、不同。除了鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室為股級，下不再分設(shè)。再大的企業(yè)的秘書 機構(gòu)只能稱作 “辦公室”，而不能冠名為 “辦公廳 ”。有些部門以所屬機關(guān)和專業(yè)性質(zhì)同時命名的辦公室， 則不屬秘書工作機構(gòu)， 而是 直屬部門，如國務(wù)院臺灣事務(wù)辦公室等。社會團體的秘書工作機構(gòu)，通常直接命名為秘書處”采用綜理制，如 中國高教秘書學會秘書處”。還有一種臨時性的秘書工作機構(gòu)，也叫 秘書處”視其規(guī)模大小、工作多 少，采用綜理制或分理制，如大會秘書處之下的聯(lián)絡(luò)組、宣傳組、后勤組等。第二節(jié)各級各類秘書機構(gòu)一、秘書機構(gòu)的層次和類型（一）中央機關(guān)的秘書機構(gòu)例：國務(wù)院辦公廳設(shè)3個秘書機構(gòu)，具體名稱和職責如下：1. 秘書一局。辦理國務(wù)院全體會

4、議、國務(wù)院常務(wù)會議等會務(wù)及國務(wù)院領(lǐng)導同志內(nèi)事活動、 政府信息公開、文電收發(fā)運轉(zhuǎn)和國徽印鑒管理、信息、檔案、公文核稿、文印、 機要通信和機要文件交換、辦公廳保密、國務(wù)院公報和國務(wù)院大事記編 輯等方面的工作。2. 秘書二局。辦理發(fā)展改革、工業(yè)和信息化、財政、人力資源和社會保障、國土資源、環(huán) 保、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)、交通運輸、鐵道、水利、農(nóng)業(yè)、商務(wù)、銀行、審計、國資 監(jiān)管、海關(guān)、稅務(wù)、工商管理、質(zhì)量監(jiān)督、檢驗檢疫、統(tǒng)計、林業(yè)、旅游、氣象、 證券、保險、電力監(jiān)管、扶貧、供銷、貿(mào)促及港澳經(jīng)濟等方面的文電、會務(wù)和督 查調(diào)研工作。3. 秘書三局。辦理教育、科技、國防、外事、政法、民族、監(jiān)察、機構(gòu)編制、民政、文化

5、、 衛(wèi)生、人口計生、廣電、新聞出版、體育、知識產(chǎn)權(quán)、宗教、參事、機關(guān)事務(wù)管 理、港澳臺僑、法制、地震、自然科學基金、婦女兒童、殘疾人工作等方面的文 電、會務(wù)和督查調(diào)研工作。聯(lián)系全國人大、全國政協(xié)、軍隊、宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)等方面 的工作。承辦國家科技教育領(lǐng)導小組的日常工作。（二）省、市、縣級的秘書機構(gòu)?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）一級：省委、省人民政府均設(shè)副秘書長和辦公室，辦公廳設(shè)正副主任。市一級，根據(jù)其管理規(guī)模的大小設(shè)置秘書機構(gòu)。縣一級，縣委、縣人民政府均設(shè)辦公室，辦公室設(shè)正副主任，下設(shè)科或股、 組。（三）基層單位的秘書機構(gòu)基層單位通常只設(shè)辦公室，不再下設(shè)其他秘書機構(gòu)，由辦公室工作人員按工 作任務(wù)分工負責。二、

6、各類秘書機構(gòu)的設(shè)置（一）人民解放軍秘書機構(gòu)的設(shè)置軍隊秘書機構(gòu)是首長和機關(guān)各部門相互聯(lián)結(jié)的中間環(huán)節(jié)， 在機關(guān)管理中發(fā)揮 著承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外、管理事物和綜合協(xié)調(diào)機關(guān)建設(shè)的功能。是首 長指揮、協(xié)調(diào)整個機關(guān)的工具。首長秘書機構(gòu)機關(guān)秘書機構(gòu)會議秘書機構(gòu)（二）企事業(yè)單位秘書機構(gòu)的設(shè)置企事業(yè)單位的秘書機構(gòu)一般參照同等級黨政機關(guān)的編制形式、結(jié)合本單位的實際情況來設(shè)置。（三）民主黨派和人民團體秘書機構(gòu)的設(shè)置我國各民主黨派的秘書機構(gòu)設(shè)置人民團體的秘書機構(gòu)設(shè)置學術(shù)團體的秘書機構(gòu)設(shè)置（四）臨時秘書機構(gòu)的設(shè)置1. 為臨時型領(lǐng)導機構(gòu)服務(wù)的秘書機構(gòu)2為各種重要會議服務(wù)的秘書機構(gòu)三、秘書機構(gòu)設(shè)置的形式四、秘書機構(gòu)

7、設(shè)置的結(jié)構(gòu)第三節(jié)秘書機構(gòu)的地位和作用一、秘書機構(gòu)的地位“秘書工作機關(guān)”：中央、省市的黨委和政府機關(guān)的秘書工作機構(gòu)。秘書工作機構(gòu)是一個特殊機構(gòu)。它主要是將領(lǐng)導部門與各業(yè)務(wù)部門、 決策機 構(gòu)與執(zhí)行機構(gòu)上下溝通，使各業(yè)務(wù)部門之間平衡協(xié)調(diào)，使本單位于上級單位或下 級單位溝通交流。對秘書工作機構(gòu)的地位和職能，我們可以從以下幾個方面加以 認識：1 秘書工作機構(gòu)不是決策機構(gòu)，而是輔助機構(gòu)2. 秘書工作機構(gòu)不是職能部門，而是綜合辦事機構(gòu)3 秘書工作機構(gòu)不是統(tǒng)轄機構(gòu)，而是協(xié)調(diào)機構(gòu)4. 秘書工作機構(gòu)不是普通機構(gòu)，而是要害機構(gòu)二、秘書機構(gòu)的作用（一）助手職能這表現(xiàn)在幫助和代替領(lǐng)導部門處理日常文書、通訊、聯(lián)絡(luò)、接待等

8、事務(wù)，節(jié)省領(lǐng)導的精力與時間；幫助領(lǐng)導管理和維持下屬部門和人員各項日常工作的正常運轉(zhuǎn)；承領(lǐng)導之命檢查和督促下屬部門和人員的工作情況；經(jīng)領(lǐng)導授權(quán)調(diào)查和處理突發(fā)事件或完成特殊使命；還表現(xiàn)在會議、文件、廉政等方面為領(lǐng)導把關(guān)。（二）參謀職能這表現(xiàn)在調(diào)查與提供領(lǐng)導決策所需要的信息資料，支持領(lǐng)導決策；參與研究情況，提出分析或預測意見；應(yīng)領(lǐng)導要求參與討論或制定工作計劃或?qū)嵤┓桨?；對下屬組織和部門各種文件中的問題或差錯提出解決建議或修改意見；對領(lǐng)導未能顧及的突發(fā)事件或工作缺陷提出應(yīng)變計劃和彌補措施； 收集并研究反饋信息，為領(lǐng)導再決策提供依據(jù)。（三）樞紐職能秘書部門具有溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐職能。這主要表現(xiàn)在：

9、 向下級傳達領(lǐng)導部門各種書面指示、計劃、批示、通知以及口頭指令； 向下級轉(zhuǎn)發(fā)上級領(lǐng)導和政府機關(guān)及有關(guān)部門的政策、法規(guī)、指令性文件； 向下級轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)地區(qū)、單位、部門的有參考價值的文件；向領(lǐng)導部門呈報下級的書面請示和報告；向領(lǐng)導部門和上級機關(guān)匯報下級的情況、要求、建議或批評意見； 負責與有關(guān)地區(qū)（包括國外）、單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，包括文件、信函、電報、 電傳、電話以及人員往來；負責與政府部門、新聞媒介單位、顧客與社區(qū)群眾的溝通聯(lián)絡(luò)； 負責領(lǐng)導人與領(lǐng)導人之間、領(lǐng)導人與職能部門之間、領(lǐng)導人與員工之間的 溝通聯(lián)絡(luò)。（四）協(xié)調(diào)職能秘書部門還負有在上下左右之間溝通、協(xié)商，以消除隔閡、調(diào)整關(guān)系、 調(diào)解矛盾，達到平衡

10、、和諧、合作、統(tǒng)一的協(xié)調(diào)職能。這主要表現(xiàn)在： 協(xié)調(diào)中央與地方之間、地方與地方之間、部門與部門之間、或時間前后之 間的政策矛盾；協(xié)調(diào)地區(qū)與地區(qū)之間、單位與單位之間的利害沖突；協(xié)調(diào)本單位與政府部門、新聞媒介、社區(qū)公眾之間的矛盾沖突；協(xié)調(diào)領(lǐng)導人與領(lǐng)導人之間、領(lǐng)導人與員工之間、員工與員工之間的人 際關(guān)系。（五）保密職能秘書部門在機關(guān)和企業(yè)中處于中樞地位，負責保管各種機密文件、資 料，負責組織機密會議、安排重要會晤，又是各種信息的集散地，自然負 有保密職能。主要有：妥善保管各種機密文件、資料，不得丟失、殘缺、破損或被偷閱、翻 拍、盜用；保守會議精神、會晤的內(nèi)容中所涉及的機密；保守企業(yè)資金、經(jīng)營、生產(chǎn)工藝

11、、帳目、配方、專利、知識產(chǎn)權(quán)、客戶渠 道等商業(yè)機密；保守領(lǐng)導人的住址、行蹤、活動內(nèi)容及個人隱私等秘密；保守員工的檔案、升遷、調(diào)動等的人事機密；保守涉及組織利益的其他秘密； 監(jiān)督機要部門、機要人員保守各種有形和無形的機密。（六）公關(guān)職能在不設(shè)公關(guān)部門并無專職公關(guān)人員的組織中，秘書部門還承擔著處理 公共關(guān)系的職能。秘書部門應(yīng)本著的：廣結(jié)良緣，內(nèi)求團結(jié)，外求發(fā)展的原則處理好各種公共關(guān)系。主要有：負責政府機關(guān)內(nèi)外工作聯(lián)系、友好訪問的聯(lián)絡(luò)與接待事宜；負責企業(yè)與政府部門之間的工作聯(lián)系和關(guān)系處理；做好政府機關(guān)的人民群眾的來信來訪工作；處理好組織與新聞媒介的關(guān)系；處理好組織與社區(qū)公眾的關(guān)系；溝通、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)企業(yè)與股東之間的關(guān)系；主動收集、接受并處理內(nèi)部員工對組織的反映、意見和建議等；處理好顧客和客戶對企業(yè)的投訴、批評等；根據(jù)組織規(guī)定或主管授意，做好對員工的祝賀、探訪、慰問等工作。二、秘書機構(gòu)的工作任務(wù)廣義的秘書工作主要有以下一些：（一）文書管理（二）文書擬寫（三）文書制作（四）檔案管理（五）會務(wù)工作（六）調(diào)查研究（七）信息工作（八）接待工作（九）日程安排（十）事務(wù)工作（十一）印章管理（十二）值班工作第四節(jié) 秘書機構(gòu)的領(lǐng)導關(guān)系一、秘書機構(gòu)