(完整版)會(huì)議室使用管理制度

1、會(huì)議室使用管理制度1. 目的為了加強(qiáng)會(huì)議室的管理，做到合理使用，有效管理保證 各類會(huì)議順利召開及相關(guān)工作開展有序使用，提高會(huì)議室的 利用率，特制定本規(guī)定。2. 范圍本規(guī)定適用于中心各會(huì)議室管理。3. 職責(zé)3.1 辦公室負(fù)責(zé)公司會(huì)議室的安排和管理，保證室內(nèi)整潔 衛(wèi)生，設(shè)施完好。3.2 辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議室的鑰匙，會(huì)議室設(shè)施、衛(wèi)生等管理。4. 內(nèi)容4.1 會(huì)議室僅限于本公司用于舉行會(huì)議，接待訪客、商務(wù) 研討，招聘等工作，各部門安排的各種會(huì)議、工作需提前登 記，由辦公室負(fù)責(zé)安排時(shí)間，避免發(fā)生時(shí)間沖突。未經(jīng)允許 不得擅自使用，如特殊情況需借他人使用，需通過申請(qǐng)經(jīng)辦 公室同意方可。4.2 各部門因公使用會(huì)議

2、室， 原則上須提前一天需填寫 議室使用申請(qǐng)表報(bào)備辦公室，會(huì)議室使用遵循先全局性會(huì) 議后各部門會(huì)議、先緊急性會(huì)議后一般性會(huì)議的原則。由辦 公室協(xié)調(diào)安排后，方可在公司前臺(tái)處領(lǐng)取鑰匙，并使用會(huì)議 室。4.3 各部門在使用會(huì)議室時(shí)，不得在會(huì)議室吸煙、大聲喧 嘩，以免影響到其他同事正常辦公。4.4 各部門在使用會(huì)議室的過程中，必須愛護(hù)公物，保持 會(huì)議室的整潔，用完后所有設(shè)備放置原位。會(huì)議室配置的影 音設(shè)備由行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督管理，各部門使用人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議 室的公共設(shè)備，若發(fā)現(xiàn)使用部門操作不當(dāng)及人為造成損壞的， 須追究當(dāng)事的相應(yīng)責(zé)任。4.5 會(huì)議室內(nèi)所使用設(shè)備、工具、辦公用品未征得行政部 同意任何人不得拿出會(huì)

3、議室或作為他用。若確因需要借用， 必須征得辦公室同意后方可動(dòng)用，事后歸還原處。4.6 凡使用會(huì)議室的部門負(fù)責(zé)會(huì)議室內(nèi)席簽擺放及座次的 安排，辦公室協(xié)助提供會(huì)議用品（包括茶葉、水果、面巾紙 等），不得在會(huì)議室內(nèi)隨意亂貼亂畫。4.7 會(huì)議室的照明、空調(diào)、音像設(shè)備的使用及會(huì)務(wù)工作由 會(huì)議室原則上由使用部門負(fù)責(zé)，辦公室協(xié)助指導(dǎo)使用。若主 辦會(huì)議部門要求懸掛會(huì)標(biāo)，專題會(huì)議后應(yīng)將會(huì)標(biāo)立即撤銷； 若有其他特殊性要求，需提前申報(bào)，經(jīng)辦公室同意后，方可 進(jìn)行。4.8 行政部按每周會(huì)議安排表提前準(zhǔn)備好會(huì)議室，及時(shí)做 好會(huì)議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備、會(huì)務(wù)方面的一切安排，安排清潔人員 做好會(huì)議室整潔工作，保證桌椅排放整齊，地面干

4、凈整潔。 并按會(huì)議需要備好茶杯，飲用水，會(huì)后及時(shí)打掃清理。4.9 會(huì)議結(jié)束后，使用會(huì)議室的部門負(fù)責(zé)室內(nèi)桌面衛(wèi)生清 理和物品整理，并關(guān)好門窗、關(guān)閉空調(diào)、電器等設(shè)施設(shè)備電 源，切實(shí)做好防火、防盜及其他安全工作，并及時(shí)將會(huì)議室 鑰匙退回公司前臺(tái)文員處，并由人員核查使用后物品狀況。 如因與會(huì)人造成的損失將追究使用人的責(zé)任。4.10 行政部要每天做好會(huì)議室場(chǎng)地及消防安全、設(shè)備檢查 工作，保障各類會(huì)議、接待活動(dòng)的正常進(jìn)行。會(huì)議室管理制度為規(guī)范中心會(huì)議室的使用，確保會(huì)議的順利進(jìn)行，現(xiàn)規(guī)定如下：一、會(huì)議室使用實(shí)行登記制度，使用時(shí)填寫會(huì)議室使 用登記表，由會(huì)議服務(wù)部門統(tǒng)一安排使用，如遇會(huì)議改期 或取消，應(yīng)及時(shí)通

5、知會(huì)議服務(wù)部門。二、會(huì)議室實(shí)行先登記先使用的原則，如發(fā)生使用時(shí)間 重疊的情況，雙方協(xié)商解決。三、夏季提前 15 分鐘打開空調(diào)， 冬季提前 15 分鐘打開 暖風(fēng)。四、各司召開的會(huì)議，配有熱水、紙杯，會(huì)議召開后每間隔 30 分鐘提供熱水瓶續(xù)水服務(wù)。五、新聞發(fā)布廳、第七會(huì)議室、多功能廳召開會(huì)議以及 局領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議時(shí)，配有熱水、瓷杯，會(huì)議期間每間隔 30 分鐘提供續(xù)水服務(wù)。六、接待外賓時(shí)，配有瓷杯、礦泉水、濕毛巾，會(huì)議期 間每間隔 30 分鐘提供續(xù)水服務(wù)。七、會(huì)議結(jié)束后，使用部門及時(shí)通知會(huì)議服務(wù)部門清理 會(huì)場(chǎng)。會(huì)議服務(wù)員工作流程表上午7 : 007: 30 局長(zhǎng)辦公室衛(wèi)生 上午7 : 30& 00 各

6、樓層會(huì)議室衛(wèi)生 會(huì)前準(zhǔn)備：1、會(huì)前一小時(shí)打開會(huì)議室，調(diào)整室溫，準(zhǔn)備茶水。2、會(huì)前半小時(shí)按會(huì)議形式與人數(shù)會(huì)議室擺放瓷杯。 會(huì)議服務(wù)：3、迎賓：會(huì)前1520分鐘服務(wù)員站在所負(fù)責(zé)的會(huì)議室一側(cè)迎 接來賓。4、引導(dǎo)：賓客到達(dá)時(shí)，服務(wù)員要禮貌問好；來賓入坐后及時(shí)送 茶水；會(huì)議開始后，服務(wù)員應(yīng)退至室外（如特殊會(huì)議需要，可留在會(huì) 議室內(nèi)）。5、續(xù)水：會(huì)議期間每隔30分鐘續(xù)水一次，重要會(huì)議開會(huì)前隨 時(shí)倒水，開會(huì)后第12次續(xù)水時(shí)間在20分鐘以內(nèi)。6、賓客臨時(shí)有事需要幫助時(shí)，要及時(shí)給予幫助或協(xié)調(diào)解決。 （注：會(huì)議服務(wù)期間不負(fù)責(zé)傳遞任何文件）。7、會(huì)議結(jié)束后，站門口合適的位置送別。 會(huì)后收臺(tái)：8、送走來賓后，要及時(shí)清

7、理用品，清潔會(huì)議室內(nèi)衛(wèi)生，關(guān)閉空 調(diào)、燈光等一切電器設(shè)備。9、檢查會(huì)場(chǎng)是否有參會(huì)人員遺落的物品，如有遺落的物品，馬 上將物品送秘書處，與參會(huì)人員聯(lián)系。10、會(huì)議服務(wù)工作結(jié)束后，按會(huì)議實(shí)際情況填寫會(huì)議記錄，最 后將當(dāng)日的會(huì)議人數(shù)、時(shí)間、次數(shù)情況做好統(tǒng)計(jì)工作。下班時(shí)間17:00，如須加班，時(shí)間順延。 周末如須加班按會(huì)議要求，提前做好會(huì)前準(zhǔn)備。 收到各司室會(huì)議室使用登記表后，分配會(huì)議室。會(huì)議結(jié)束后，瓷 杯、杯托應(yīng)立即清洗，消毒處理。工作時(shí)間內(nèi)不大聲喧嘩，不關(guān)閉室門，不吃零食，保持室內(nèi)衛(wèi)生，做 到干凈整潔。會(huì)議室分布情況會(huì)議室樓層會(huì)議室規(guī)模會(huì)議室用途備注1一層45人（內(nèi)20人，外25人備5）外賓洽談室

8、毛巾、瓷杯2一層6人外賓會(huì)談室毛巾、瓷杯3一層60人新聞發(fā)布廳礦泉水4一層40人服務(wù)中心會(huì)議室二層16人第一會(huì)議室黨員活室5二層16人第二會(huì)議室6三層16人第三會(huì)議室7四層16人第五會(huì)議室（有窗）8四層16人第六會(huì)議室9五層36人（備4人）第七會(huì)議室（黨組會(huì)議室）毛巾、瓷杯10五層16人第八會(huì)議室毛巾、瓷杯11五層16人第九會(huì)議室12五層6人局長(zhǎng)會(huì)客室13五層6人局長(zhǎng)會(huì)客室14九層10人休息室毛巾、瓷杯15九層主席臺(tái)8人，觀眾160人多功能廳毛巾、瓷杯、礦泉水16九層第十會(huì)議室合計(jì)：會(huì)議室17個(gè)亠般會(huì)議室使用登記表使用部門：（蓋章）日期:會(huì)議名稱聯(lián)系人電話使用時(shí)間上午人數(shù)第會(huì)議室下午人數(shù)第會(huì)議室會(huì)議要求外來參會(huì)人數(shù)外來參會(huì)車輛備注物業(yè)公司備案會(huì)議服務(wù)：118室 電話：7781特殊會(huì)議室使用登記表會(huì)議服務(wù)：118室聯(lián)系電話：7781使用部門承辦人聯(lián)系電話時(shí)間月曰時(shí)分至?xí)r分會(huì)議室名稱新聞發(fā)布廳、外賓會(huì)議室、9層多功能廳會(huì)場(chǎng) 需 求1、主席臺(tái)人數(shù)2、會(huì)場(chǎng)人數(shù)3、音響麥克風(fēng)（有線個(gè)；無線個(gè)）4、投影設(shè)備5、9層休息室6、會(huì)議用品瓷杯、瓶裝水、毛巾7、外來參會(huì)人數(shù)&