項目部費(fèi)用及報銷管理制度

1、XXXXX有限公司運(yùn)營項目部管理文件XXXXX有限公司運(yùn)營項目部費(fèi)用及報銷管理制度批準(zhǔn)：審核：編寫：2016年09月01日頒布實施費(fèi)用及報銷管理制度XXXXX有限公司運(yùn)營項目部管理文件一、編制目的為規(guī)范運(yùn)營項目部的資金管理、費(fèi)用管理、報銷管理，確保資金 安全，控制費(fèi)用合理支出，理順費(fèi)用報銷流程；根據(jù) XXXX）有限公司有 關(guān)規(guī)定結(jié)合項目部實際情況，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于XXXXX有限公司運(yùn)營項目部的資金管理、費(fèi)用管理、 報銷管理。三、資金管理制度3.1項目部使用資金采用備用金制度。3.2運(yùn)營項目部備用金按月度申請，月度備用金額度原則上不超過 5萬元, 具體各項目月度備用金額度由

2、公司計劃經(jīng)營部根據(jù)項目實際確定，遇特 殊情況可單獨(dú)申請。33運(yùn)營項目部備用金由項目部填報備用金申請單，報公司計劃經(jīng)營 部審核，經(jīng)分管副總經(jīng)理審核總經(jīng)理批準(zhǔn)后由財務(wù)付款；備用金申請單 作為財務(wù)留存項目借款依據(jù)。3.4運(yùn)營項目備用金欠款由項目部月度報銷費(fèi)用沖抵， 項目部對已發(fā)生的 費(fèi)用應(yīng)及時匯總報銷；對月度報銷不能沖抵的部分作為項目欠款累計， 累計欠款達(dá)15萬元時公司將停止向項目提供備用金。3.5運(yùn)營項目部的資金管理由項目副經(jīng)理負(fù)責(zé)， 項目副經(jīng)理開設(shè)專用項目 資金賬戶。項目的備用金由公司財務(wù)打入項目部專用資金賬戶。3.6項目部計劃員兼任項目出納，必須建立現(xiàn)金日記帳，每筆收支款 必須及時登記，必須核

3、對現(xiàn)金帳面余額及庫存余額，保證帳款相符。四、借款管理制度4.1項目部應(yīng)嚴(yán)格控制借支現(xiàn)金，因公事務(wù)需借款的應(yīng)先填寫借款單， 經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)后方可支付。4.2項目借支現(xiàn)金，單筆上限額度不得超過1萬元。個人累計未還欠款總 額不得超過3萬元。4.3項目部現(xiàn)金借款的償還，可采用現(xiàn)金還賬方式，亦可采用報銷沖抵方 式，對報銷不能沖抵的應(yīng)采用現(xiàn)金方式補(bǔ)齊。4.4單筆借款單的沖抵或還款日期最長不得超過3個月，超過3個月仍不能償還的在薪資中扣還。4.5原則上不允許私人借支現(xiàn)金，特殊情況，必須制定還款計劃，嚴(yán)格按 還款計劃還款，經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借款，逾期還款的每月從薪金中 扣款。4.6項目應(yīng)做好借款的記賬工作，

4、每月由計劃員統(tǒng)計匯總項目部借款及欠 賬情況，及時清欠。五、付款管理制度5.1運(yùn)營項目部的付款分現(xiàn)場付款和申請公司付款兩種方式。5.2申請公司付款：5.2.1申請公司付款的需填報 付款申請單，每月25日前集中郵寄至公 司，經(jīng)分管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后由財務(wù)直接付款至指定賬戶。5.2.2申請公司付款的費(fèi)用項目如下：原材料付款房租付款通過簽訂合同采購的或能單獨(dú)開具增值稅發(fā)票的備品備件的付款 鋼球、潤滑油、油漆等通過簽訂合同采購的或能夠單獨(dú)開具增值稅發(fā) 票的消耗性材料的付款外委工程的付款固定采購地點(diǎn)且能夠集中統(tǒng)一開具增值稅發(fā)票的其他物品的付款。523原材料申請公司付款按月度申請，同時隨單提供發(fā)票、

5、月度進(jìn)料清 單（按天統(tǒng)計），月度進(jìn)料清單需項目經(jīng)理簽字。524其他申請公司付款的應(yīng)隨單提供發(fā)票、合同或復(fù)印件、入庫單等。 帶合同的付款應(yīng)注明付款比例。預(yù)付款、未開發(fā)票的在發(fā)票欄應(yīng)注明“待 開”。5.3項目部現(xiàn)場付款：5.3.1項目部現(xiàn)場采購的不具備申請公司付款的貨款由項目部采購員負(fù) 責(zé)付款。5.3.2項目部招待費(fèi)的付款一般由經(jīng)辦人先行墊付，然后報銷；較大數(shù)額的招待費(fèi)也可先行辦理借款然后結(jié)付報銷。5.3.3項目部臨時用工的工人工資由項目部現(xiàn)場支付。5.3.4其他項目部零星付款由經(jīng)辦人先行墊付，然后報銷。5.4項目部車輛的油費(fèi)由公司總部統(tǒng)一充卡付款。六、報銷管理制度6.1基本要求：6.1.1項目部

6、的費(fèi)用報銷采取月度報銷制，每月25日前項目部將當(dāng)月應(yīng)報費(fèi)用的發(fā)票粘貼清楚郵寄至公司報銷。6.1.2項目部費(fèi)用報銷應(yīng)填寫公司 費(fèi)用報銷單，費(fèi)用報銷單應(yīng)按照報 銷費(fèi)用分類標(biāo)準(zhǔn)分類填寫并分類貼報發(fā)票。開在同一張發(fā)票的幾類費(fèi) 用可按較高額度費(fèi)用類別貼報，但統(tǒng)計必須按分類標(biāo)準(zhǔn)分開統(tǒng)計。6.1.3項目部費(fèi)用的發(fā)票粘貼由項目計劃員負(fù)責(zé)，費(fèi)用報銷單需項目經(jīng)理審核簽字后方可郵寄回公司報銷。6.1.4費(fèi)用報銷時間：以發(fā)票開具日期為依據(jù)，報銷時不得超過發(fā)票開具 日期60日。6.1.5項目部個人報銷不需粘貼發(fā)票。個人費(fèi)用的報銷需經(jīng)項目經(jīng)理審核 并在發(fā)票上簽字后至項目計劃員處報銷。6.1.6項目計劃員對項目部個人的報銷

7、費(fèi)用應(yīng)做好記賬并保管好發(fā)票。6.1.7費(fèi)用的報銷應(yīng)盡量取得正規(guī)發(fā)票，對于確實不能取得發(fā)票的應(yīng)開具 正規(guī)收據(jù)；對于確實無發(fā)取得票據(jù)的應(yīng)出具費(fèi)用的詳細(xì)說明，并經(jīng)項目 經(jīng)理簽字確認(rèn)報公司審核。6.2差旅費(fèi)報銷6.2.1出差是指員工因工作需要，受公司派遣前往異地辦理業(yè)務(wù)、開發(fā)市 場，協(xié)調(diào)關(guān)系或處理公司事務(wù)，開會、學(xué)習(xí)等活動。6.2.2差旅費(fèi)包括出差發(fā)生的城際交通費(fèi)、住宿費(fèi)、出差地市內(nèi)交通費(fèi)等費(fèi)用；員工定期的回家路費(fèi)；不包括外出接待客戶、洽談業(yè)務(wù)、聯(lián)絡(luò)關(guān) 系所需的招待費(fèi)及購買禮品的費(fèi)用。6.2.3出差期間的洗衣費(fèi)、健身保健費(fèi)及住宿房間內(nèi)的有價商品等，不予報銷。6.2.4項目部項目經(jīng)理以下人員出差由項目經(jīng)

8、理批準(zhǔn)。625項目經(jīng)理出差由公司總部批準(zhǔn)。625交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn):項目級（職）別父通火車輪船飛機(jī)客車副總經(jīng)理以上軟臥/硬臥/高鐵二等二等經(jīng)濟(jì)艙普通部門負(fù)責(zé)人/高工/項目經(jīng)理硬臥/高鐵二等三等無（特殊情況需申請）普通員工硬臥/高鐵二等三等無（特殊情況需申請）普通備注：員工級別車程超過4個小時的，火車方可乘坐“硬臥”席別。6.2.6住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：住宿費(fèi)包括房費(fèi)、地方政府收取的保險等費(fèi)用。以如家、漢庭為標(biāo) 準(zhǔn)（應(yīng)酬除外）。項目級（職）別住勤補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)（元）縣級及以下一般城市省會級城市直轄市特區(qū)城市副總經(jīng)理以上 300 300 400 500部門負(fù)責(zé)人/高工/項目經(jīng)理 160 200 260 360員工 120

9、 150 200 260627無特殊情況，員工出差旅程嚴(yán)禁繞道中轉(zhuǎn)，出差期間因工作需要或 生病等原因需延長出差時間或改變差旅路線，應(yīng)立即請示出差主管領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)。未經(jīng)許可擅自延長出差時間或改變差旅路線的， 不予報銷差旅費(fèi)。628市內(nèi)交通費(fèi)指出差期間的市內(nèi)交通費(fèi)，包括公共汽車、地鐵、中巴、 出租車等，以及因此產(chǎn)生的相應(yīng)的過橋、停車等費(fèi)用。市內(nèi)交通以公共 交通為主。如需打出租車的在報銷出租車票背面上注明打車起點(diǎn)、終點(diǎn) 及打車時間。629員工家距項目部所在地方圓200公里范圍外的員工，享受回家路費(fèi) 的報銷：專工以上人員（含專工）每隔 2個月報銷一次，專工以下人員 的每隔3個月報銷一次。6.2.10員工

10、回家路費(fèi)僅報銷正常的交通費(fèi)，期間發(fā)生的出租車費(fèi)用、食 宿費(fèi)用不予報銷。6.2.11員工回家過程中不得繞道、繞程、惡意中轉(zhuǎn)；不得已繞道、繞程 的在報銷時應(yīng)予以主動說明，并按正常行程應(yīng)產(chǎn)生的費(fèi)用報銷，超出部 分自理。6.2.12員工回家乘用交通工具應(yīng)按交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)乘坐，回家路費(fèi)中如 有超過標(biāo)準(zhǔn)的交通費(fèi)，員工應(yīng)主動說明并按乘坐標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)發(fā)生的費(fèi)用予以 報銷，超出部分自理。6.3業(yè)務(wù)招待費(fèi)報銷6.3.1業(yè)務(wù)招待費(fèi)是指在項目運(yùn)營生產(chǎn)過程中需要對外進(jìn)行的招待類費(fèi) 用，具體項目見報銷費(fèi)用分類標(biāo)準(zhǔn)。6.3.2業(yè)務(wù)招待經(jīng)辦人員須填寫業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請單提出申請，經(jīng)項目 經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行；如因時間原因招待前未能申請的，在招待

11、后3日內(nèi)補(bǔ)辦申請單。6.3.3無申請單的招待費(fèi)用項目計劃員不予報銷。6.4報銷單填制及發(fā)票要求。641報銷單的填制要求641.1發(fā)票類單據(jù)按報銷費(fèi)用分類標(biāo)準(zhǔn)分類、分次、分頁粘貼填制; 所有報銷單據(jù)的張數(shù)和合計金額必須準(zhǔn)確無誤填寫，粘貼要求整齊、美 觀。641.2費(fèi)用報銷單后按票據(jù)順序詳細(xì)附上各單據(jù)明細(xì)（詳見費(fèi)用報銷 明細(xì)表）隨附在費(fèi)用報銷單后一同郵寄至公司。6.4.1.3收據(jù)類單據(jù)盡量用發(fā)票抵用報銷，確實沒有，按順序依次粘貼并 在費(fèi)用明細(xì)清單里詳細(xì)說明（即費(fèi)用報銷明細(xì)表）。6.4.1.4單次出差任務(wù)的差旅費(fèi)集中一次報銷，所有票據(jù)粘貼在一張費(fèi) 用報銷單中；員工回家路費(fèi)的報銷按月度集中粘貼報銷。6

12、.4.1.5員工出差期間發(fā)生的訂票費(fèi)、行李托運(yùn)費(fèi)等費(fèi)用可憑發(fā)票報銷， 訂票費(fèi)收據(jù)不能做為報銷依據(jù)的，訂票時一定要取得正式發(fā)票。6.4.1.6所有報銷內(nèi)容填寫完畢后，需要核算總數(shù)，并將合計金額大小寫 填寫完整，金額應(yīng)頂格寫，前面不能留有空隙，在涉及金額的地方不得 涂改。6.4.2發(fā)票取得的注意事項6.4.2.1費(fèi)用報銷時原則上要取得正規(guī)真實發(fā)票，票據(jù)完整、內(nèi)容清晰， 定額發(fā)票票面加蓋發(fā)票專用章或財務(wù)專用章，機(jī)打發(fā)票必須寫清發(fā)票抬 頭（XXXXX有限公司）且不能簡寫，對于虛假不完整發(fā)票公司有權(quán)退回 個人或不予報銷。6.422經(jīng)辦人在索取發(fā)票時如能索取增值稅專用發(fā)票盡量索要增值稅專 用發(fā)票。6.42

13、3在不能取得發(fā)票時盡量取得收據(jù)（加蓋單位章），所有購銷、花費(fèi) 必須有票有據(jù)。在發(fā)票和收據(jù)都沒有的情況下必須注明事情原由由經(jīng)各 級負(fù)責(zé)人審核簽字確認(rèn)后方可報銷。6.423對于員工提供的發(fā)票、車票不符合報銷要求的，超出報銷標(biāo)準(zhǔn)且 無合理解釋的，計劃員有權(quán)拒絕接收票據(jù)。6.424需憑票報銷的項目，若報銷單據(jù)丟失，除火車票，飛機(jī)票外，一 律不報銷；飛機(jī)票，火車票報銷按實際金額的50%給予報銷。6.425員工進(jìn)行費(fèi)用報銷時應(yīng)以誠信為原則，如從中弄虛作假，一經(jīng)查 出就按虛報金額的25倍處罰；對于出具偽證的員工及審核人包庇作假 的行為，按違紀(jì)人處罰金額的50%處以罰款。七、解釋權(quán)限該規(guī)定的解釋權(quán)屬于公司計劃

14、經(jīng)營部。八、批準(zhǔn)執(zhí)行該制度自頒布之日起生效、執(zhí)行。費(fèi)用及報銷管理制度第13頁共15頁九、費(fèi)用報銷流程附表：備用金申請單XXXXX有限公司運(yùn)營項目備用金申請單項目：申請時間：年月日申請金額大寫收款賬號申請說明申請人項目經(jīng)理分管副總計劃經(jīng)營部總經(jīng)理財務(wù)借款單借款單有限公司年 月 日項目名稱借款人借款金額大寫：小寫：借款用途備注總經(jīng)理：財務(wù)：工程部/計劃經(jīng)營部：部門負(fù)責(zé)人:付款申請單XXXXX有限公司付款申請單日期：申請人收款單位開戶行賬號合同編號付款金額人民幣：人民幣大寫：付款比例用途發(fā)票編號米購申請編號備注項目負(fù)責(zé)人工程部計劃經(jīng)營部財務(wù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請單XXXXX有限公司運(yùn)營項目部業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請經(jīng)辦人姓名部門時間年月日招待地點(diǎn)客戶名單客戶單位發(fā)生費(fèi)用事由參加人員經(jīng)理簽字年月日報銷單據(jù)粘貼單報銷單據(jù)粘貼單單據(jù)