公文立卷的原則

1、公文立卷的原則歸檔范圍內(nèi)的公文，不是雜亂無章的堆砌在一起，而是應(yīng)當(dāng)遵循一定的歸檔原則，即根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。公文立卷的原則包括聯(lián)系原則、完整原則、保管原則、利用原則。立卷時，不堅持聯(lián)系原則，就無法順利的查找到需要的公文，也就無法為利用者提供有效的服務(wù)；不堅持完整原則，公文的內(nèi)容或形式殘缺不全，顯然不能維持公文之間的有機(jī)聯(lián)系，無法全面反映本機(jī)關(guān)的工作活動，也就無法實現(xiàn)利用的目的；不堅持保管原則，公文的物質(zhì)載體和信息內(nèi)容容易遭受各種物理和化學(xué)等因素的破壞，影響公文的可讀性、保存壽命的長久性，就談不

2、上公文的聯(lián)系、完整和利用；而不堅持利用原則，有機(jī)聯(lián)系的歸檔公文無論保管得多么完整齊全，都無法實現(xiàn)公文立卷根本目的，立卷工作也就毫無意義。因此，以上原則之間是相互聯(lián)系、彼此制約的辨證關(guān)系，前三個原則是利用原則的基礎(chǔ)，利用原則是前三個原則的最終歸宿，只有正確運(yùn)用這些原則，才能做好立卷工作。一、聯(lián)系原則聯(lián)系原則，即遵循公文材料自然形成的規(guī)律和特點，按照公文材料之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行立卷工作。從公文產(chǎn)生的過程來看，機(jī)文都是隨著一定的職能活動的開展而逐漸產(chǎn)生的?？梢哉f，各種管理活動的過程就是公文一份份同步產(chǎn)生的過程。一項管理活動的從開始到結(jié)束的過程，就是有關(guān)該項活動的公文從無到有的“自然生長” 的過程，前一

3、份公文引申出后一份公文，而后一份公文又接續(xù)著前一份公文，這樣，逐漸累加而成大量的公文。因此，公文之間存在一種圍繞本機(jī)關(guān)職能活動而展開的內(nèi)在的“天然”聯(lián)系，這就是公文形成的自然規(guī)律和特點。在公文立卷時，人們不能隨意割斷這種聯(lián)系，必須遵循公文形成規(guī)律和特點，保持公文之間的聯(lián)系，才能夠維護(hù)機(jī)關(guān)活動的歷史面貌。從利用者的利用特點來看，利用者需要全面、系統(tǒng)的公文材料。公文的查考憑證作用往往不是單份公文能決定的，而是在與別的公文的相互聯(lián)系中來體現(xiàn)。只有提供反映機(jī)關(guān)歷史發(fā)展的來龍去脈的有機(jī)聯(lián)系的原始記錄，才能使利用者在聯(lián)系中從整體上去觀察、分析研究事物，才能揭示事物的本質(zhì)特征。目前本機(jī)關(guān)以及社會各領(lǐng)域?qū)?/p>

4、和檔案的這種利用趨勢，客觀上要求各機(jī)關(guān)在公文立卷時，自覺地保持公文之間的聯(lián)系，使所立案卷成為系統(tǒng)、有序的有機(jī)整體，使之有規(guī)可循，方便檢索和提供利用。堅持公文立卷的聯(lián)系原則，按照歷史的本來面貌收集、整理一個機(jī)關(guān)、一個單位形成的公文，保持一項工作或工程、一個問題、一個人物、一個案件、一次會議形成公文的聯(lián)系性，是實事求是地尊重歷史事實形成的客觀性；人為地割斷公文之間的聯(lián)系，就會給本機(jī)關(guān)或社會各類利用者的查找利用工作帶來混亂和不便。二、完整原則完整原則，即保證歸檔公文在內(nèi)容和形式上的齊全完整。公文信息內(nèi)容是指公文所表達(dá)的發(fā)文作者的思想和意圖，它是歸檔公文價值的客觀基礎(chǔ)，一經(jīng)形成，就不允許任意改動，應(yīng)忠

5、實地保存其原文原意，即使原公文中有錯誤，這種錯誤也反映了發(fā)文機(jī)關(guān)當(dāng)時當(dāng)?shù)氐囊鈭D，應(yīng)尊重事實本身面貌；公文形式主要指其外在格式、制成材料與制成技術(shù)形態(tài)、處理標(biāo)記、印章等的形式，客觀地反映了公文形成時的社會狀況、生產(chǎn)力水平等多種因素，都應(yīng)準(zhǔn)確予以保存。公文內(nèi)容與其形式是有機(jī)整體，內(nèi)容決定形式，形式表達(dá)內(nèi)容，因此要保證歸檔公文的完整，必須保證這兩個方面的完整。堅持公文立卷的完整原則，是保證公文信息內(nèi)容和形式原始性、真實性的前提條件，是日后歸檔公文保管工作、利用工作有效展開的必備基礎(chǔ)。三、保管原則保管原則，即對不同保管期限、不同的保管要求的公文，按照不同的方式和方法分別立卷。保管期限是由公文的保存價值

6、決定的，按不同的保存價值劃定公文的保管期限，根據(jù)不同的保管期限合理的有區(qū)別的保管公文，便于高效、經(jīng)濟(jì)地分配人力、財力、物力和時間，降低保管成本。同時在遇到火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件時，可以有重點地保護(hù)和搶救具有重要價值的永久保存類公文，有利于將災(zāi)害帶來的損失降低到最小。立卷時，應(yīng)將保管期限相同的公文組合在一起，不同保管期限的公文分開立卷。隨著科技的發(fā)展，公文制成材料的種類越來越豐富多彩，除傳統(tǒng)的紙張外，產(chǎn)生了大量的膠片、磁帶、磁盤、光盤等載體的公文材料，這些制成材料的公文，較之于傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文，有更加嚴(yán)格的保管條件，如錄音錄像公文只適合在溫度為1525，相對濕度為4060左右，遠(yuǎn)離磁場，可避免光線直

7、射的環(huán)境中保管；照片公文要求的適宜溫度是1315，相對濕度為4060，電子公文和光盤公文也都有其相應(yīng)的要求。立卷時，應(yīng)考慮公文的制成材料，提供恰當(dāng)適宜的條件，使之得到良好的保管。堅持保管原則，就是要針對不同種類、不同類型的公文，靈活的采取不同的保管方法，提供適宜的保管條件，以確保公文的可讀性、可據(jù)性，盡力延長檔案公文的壽命。四、利用原則利用原則，即歸檔公文的分類組合應(yīng)便于及時、準(zhǔn)確地提供利用服務(wù)。利用原則是公文立卷的中心原則、立卷歸檔工作歸根結(jié)底就是為了利用，沒有利用的需要，也就沒有立卷的必要。所以，在整個立卷的分類、組合工作中應(yīng)始終貫之“便于利用”的原則。利用原則是公文立卷的最終目的和檢驗案卷質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。在堅持分類組合工作中特別要注意以下問題的處理：秘密公文與非秘密公文分開立卷，秘密公文具有嚴(yán)格的閱讀范圍，均有不同程度的安全要求，如果不分密級立卷，在提供非秘密公文利用時，容易造成失泄密，給國家和機(jī)關(guān)帶來重大的損失；裝訂成冊的案卷卷內(nèi)公文數(shù)量的適宜程度也直接影響利用，卷內(nèi)公文太多，不便裝訂、翻閱和復(fù)印，數(shù)量太少，又會增加卷皮比重和填寫卷皮時間，又不