商務(wù)部內(nèi)控制度

1、第1章公司內(nèi)部控制商務(wù)部1 .商務(wù)部組織架構(gòu)制度名稱商務(wù)部組織架構(gòu)文件編號執(zhí)行部門商務(wù)部監(jiān)督部門審計(jì)部考證部門商務(wù)部經(jīng)理統(tǒng)計(jì)主管商務(wù)專員資料員發(fā)貨員招標(biāo)專員2 商務(wù)部組織架構(gòu)制度名稱商務(wù)部崗位職責(zé)文件編號執(zhí)行部門商務(wù)部監(jiān)督部門審計(jì)部考證部門1、商務(wù)經(jīng)理崗位職責(zé)(1)認(rèn)真執(zhí)行公司銷售管理規(guī)定和實(shí)施細(xì)則，努力提高自身業(yè)務(wù)水平。負(fù)責(zé)商務(wù)部日常工作管理。(3)負(fù)責(zé)商務(wù)部人員管理。(4)負(fù)責(zé)商業(yè)客戶的資質(zhì)及鋪貨合同的審查、票貨款正常流轉(zhuǎn)，保持合理庫存。(5) 負(fù)責(zé)督促與商業(yè)公司及時(shí)對賬與結(jié)款。(6) 負(fù)責(zé)搜集商業(yè)公司的動(dòng)態(tài)信息及時(shí)向公司進(jìn)行反饋。(7) 負(fù)責(zé)開具商業(yè)公司的稅票申請并進(jìn)行郵遞。(9)負(fù)責(zé)及

2、時(shí)解決市場出現(xiàn)的問題，發(fā)生重大或自己無法解決的事件應(yīng)及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，并且進(jìn)行跟進(jìn)，直至完滿解決。(10)時(shí)掌握市場動(dòng)態(tài)，保持銷售渠道的暢通；向市場上傳達(dá)公司的 新的指令、新的精神。2、統(tǒng)計(jì)主管的崗位職責(zé)根據(jù)每日的發(fā)貨、回款情況按區(qū)域、分品種的進(jìn)行記帳，以便 于及時(shí)的得到每個(gè)區(qū)域、每個(gè)單品的銷售情況和回款情況 負(fù)責(zé)管理與客戶及商業(yè)公司的往來帳務(wù)，做到帳務(wù)清晰、完整;完成月、季、年的銷售回款統(tǒng)計(jì)工作，并定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。定期與公司財(cái)務(wù)、客戶及商業(yè)公司進(jìn)行對賬。定期按照銷售合同及回款情況開出稅票，并及時(shí)郵遞。要求做到稅票與銷售合同與發(fā)貨單相符。(6)按月出具應(yīng)收賬款的明細(xì)并與財(cái)務(wù)部進(jìn)行對賬，并及時(shí)向

3、上級 領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。(7)領(lǐng)導(dǎo)交給的其他統(tǒng)計(jì)性的工作。3、商務(wù)專員的崗位職責(zé)負(fù)責(zé)商業(yè)公司各種信息的搜集、整理、歸類、建檔。負(fù)責(zé)所轄地區(qū)的招商工作。負(fù)責(zé)督促經(jīng)銷商完成公司的指令，執(zhí)行公司政策。負(fù)責(zé)各商業(yè)公司退換貨物的協(xié)調(diào)與處理。負(fù)責(zé)商業(yè)公司鋪貨檔案的管理。(包括商業(yè)公司資質(zhì)、鋪貨合同、 發(fā)貨單等。)(6)負(fù)責(zé)商業(yè)公司鋪貨的月底對賬，及時(shí)報(bào)給統(tǒng)計(jì)主管。并督促銷 售區(qū)域各負(fù)責(zé)人及時(shí)對應(yīng)收賬款進(jìn)行催款。4、資料員的崗位職責(zé)負(fù)責(zé)各種文檔資料的審調(diào)、管理、領(lǐng)用等。負(fù)責(zé)樣品、樣盒、說明書、彩頁等的審調(diào)、管理、領(lǐng)用等負(fù)責(zé)開具市場人員銷售委托書及所需資料的領(lǐng)用郵遞。負(fù)責(zé)商業(yè)公司資質(zhì)的整理、歸檔、保管。負(fù)責(zé)每日隨貨資

4、料的準(zhǔn)備。對合同的管理。對合同實(shí)行分類、造冊歸檔整理。(7)負(fù)責(zé)每月與快遞公司的對賬和快遞費(fèi)用的報(bào)銷。5、發(fā)貨員的崗位職責(zé)根據(jù)各區(qū)銷售內(nèi)勤提供的發(fā)貨單，聯(lián)系物流部準(zhǔn)確的發(fā)出貨 物，并及時(shí)對庫存進(jìn)行更新。根據(jù)各區(qū)負(fù)責(zé)人辦理完整的退貨單及商務(wù)專員提供的商業(yè) 公司退貨單，及時(shí)的提回退貨，并辦理完整退貨的相關(guān)手續(xù)。開出準(zhǔn)確的隨貨同行出庫單(也可以是庫管出具) 發(fā)貨員出具每次發(fā)貨的時(shí)間、貨物流向、收貨人，數(shù)量、批 號，同時(shí)報(bào)期末庫存。并報(bào)備銷售部、商務(wù)部。協(xié)同基地、西安庫房完成每月銷售記錄。6、招標(biāo)專員的崗位職責(zé)(1)積極有效地進(jìn)行各地區(qū)招標(biāo)信息的搜集與整理。(2)正確理解各地招標(biāo)政策。(3)完整、準(zhǔn)確

5、、無誤、及時(shí)地準(zhǔn)備招標(biāo)所需的各種資料并確保招標(biāo)資料及時(shí)、準(zhǔn)確的送達(dá)。（4）跟蹤招標(biāo)進(jìn)展及過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，尤其是報(bào)價(jià)、議價(jià)、發(fā)布 結(jié)果及中標(biāo)信息確認(rèn)。（5）積極有效的進(jìn)行各地區(qū)藥品物價(jià)信息 的搜集及藥品價(jià)格管理。（6）協(xié)助各地區(qū)開展藥品招標(biāo)工作。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期3 商務(wù)部各崗位管理制度制度名稱商務(wù)部各崗位管理制度文件編號執(zhí)行部門商務(wù)部監(jiān)督部門審計(jì)部考證部門發(fā)貨管理制度目的：保證藥品質(zhì)量和規(guī)范管理，確保公司及客戶利益。范圍：所有在效期內(nèi)的在銷藥品。責(zé)任：銷售部商務(wù)部庫管員、發(fā)貨管理規(guī)定1. 原則：先進(jìn)先出、票貨統(tǒng)一2. 發(fā)貨管理辦法2.1發(fā)貨員在接到發(fā)貨申請單后嚴(yán)格

6、按照品名、規(guī)格、批號、效期、單價(jià)及金額等開具銷售出庫單并加蓋業(yè)務(wù)專用章隨貨同行。2.2發(fā)貨員及時(shí)協(xié)調(diào)物流部、庫房嚴(yán)格按照發(fā)貨申請單及時(shí) 準(zhǔn)確的發(fā)貨貨物。2.3嚴(yán)格按照“先進(jìn)先出”原則，如有特殊情況，相關(guān)申請人員 必須提出書面申請，發(fā)貨員備案后，按需求發(fā)貨。2.4發(fā)貨后及時(shí)更新庫存，跟蹤、查詢到貨情況，在商業(yè)公司收貨后，要求對方及時(shí)回傳確認(rèn)收貨憑證。2.5發(fā)貨申請單一式五聯(lián)各相關(guān)部門留存，以供備查。藥品退貨管理制度目的:保證藥品質(zhì)量和規(guī)范管理，確保公司及客戶利益。范圍:所有在效期內(nèi)的在銷藥品。責(zé)任:商務(wù)部質(zhì)管部庫管員一、內(nèi)容:1. 退貨藥品定義：指售藥品在效期之內(nèi)，且存在的質(zhì)量問題的 藥品可以退

7、貨。2. 換貨藥品定義：指本公司藥品從公司發(fā)出后由于運(yùn)輸過程中出的 污染、破損包裝方面存在的影響正常銷售的藥品。二、藥品退回的管理規(guī)定2.1.原則：公司產(chǎn)品除質(zhì)量問題以外的產(chǎn)品一律不予退貨。22 退貨管理：各地辦對所有擬退回藥品提出申請，填寫藥品退、換貨申請表。因產(chǎn)品質(zhì)量原因要求退貨的藥品必須提 供當(dāng)?shù)乜h級以上藥監(jiān)部門出具的藥品檢驗(yàn)報(bào)告書。質(zhì)管 部對要退出的藥品負(fù)監(jiān)督審核的管理責(zé)任， 并負(fù)責(zé)按規(guī)定的 程序進(jìn)行申報(bào)，批準(zhǔn)后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)告退貨的相關(guān)部門辦理退貨。2.3.12.3倉庫、銷售、財(cái)務(wù)對藥品要退出的管理退貨的藥品至倉庫后，倉庫保管員要認(rèn)真管理并催辦，出庫時(shí)要負(fù)責(zé)認(rèn)真核對。2.3.2銷售管理部門要

8、積極配合，組織銷售人員清查收回。2.3.3財(cái)務(wù)部門要及時(shí)調(diào)整退回藥品的賬務(wù)，并負(fù)責(zé)催結(jié)和索賠。三、藥品換貨的管理 由于運(yùn)輸過程中出現(xiàn)的污染、破損等情況影響正常銷售的，可以辦理換貨手續(xù)，從損失最小化角度考慮，可以重新更換包裝，費(fèi)用 由責(zé)任方承擔(dān)。四、滯銷藥品退貨的管理規(guī)定各別品種在終端出現(xiàn)滯銷的藥品，原則上不予退回，可由當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)員聯(lián)系向其他地區(qū)進(jìn)行調(diào)配。五、質(zhì)管部對藥品退回的管理如涉及重大質(zhì)量問題（藥監(jiān)部門公告或本企業(yè)查出的不合格藥 品）質(zhì)管部負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)銷售部門追查退貨。退回的藥品，按不合 格藥品處理并及時(shí)向藥監(jiān)局報(bào)告，請示處置意見，不得隱瞞及自行向 供貨單位退換貨。八、質(zhì)管部對退貨藥品的管

9、理工作每季度定期檢查，對退貨藥品的相關(guān)文件（表、單及記錄）由質(zhì)管部監(jiān)督、指導(dǎo)編輯整理，保存不低于3 年或藥品效期后1年。樣品庫管理制度目的：保證樣品庫管理有序、賬務(wù)清晰。范圍：樣品、樣盒、公司及各品種的資料、宣傳彩頁等。責(zé)任：商務(wù)部樣品、樣盒的管理。1. 登記記賬制度：樣品、樣盒由資料員設(shè)樣品庫統(tǒng)一管理、月底盤點(diǎn)、記賬登記。2、領(lǐng)用制度：市場人員日常按單領(lǐng)用，銷售人員、市場人員、商業(yè)公司、公司其它各部門在領(lǐng)用樣品時(shí)需在資料員處填寫樣品領(lǐng)用單，由本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，經(jīng)商務(wù)經(jīng)理簽字后, 由資料員提供。3、樣品庫的增補(bǔ)與退貨：樣品庫在月底進(jìn)行盤點(diǎn)后，由資料員根據(jù)銷售需求進(jìn)行增補(bǔ)，以簽呈的形式進(jìn)行申請

10、。樣品庫已 至效期的樣品以簽呈的形式批準(zhǔn)后退回生產(chǎn)基地進(jìn)行集中的 處理。二、公司資質(zhì)、產(chǎn)品資料、宣傳彩頁等紙質(zhì)資料的管理。1、給市場提供的各種紙質(zhì)資料的管理由資料員統(tǒng)一管理。2、市場領(lǐng)用：由各事業(yè)部銷售內(nèi)勤統(tǒng)一填寫資料登記單交資料員，資料員按照要求準(zhǔn)備齊全后按時(shí)以隨貨或郵遞的方 式遞至市場人員。資料員以此單據(jù)作為紙質(zhì)資料記賬憑證。3、紙質(zhì)資料應(yīng)在臨近要求數(shù)量時(shí)，由發(fā)貨員按照市場需求情況進(jìn)行申請印刷。4、紙質(zhì)資料的更新與廢棄：紙質(zhì)資料進(jìn)行變更時(shí)，需及時(shí)對已有的資料進(jìn)行更改，對已經(jīng)過期的資質(zhì)，資料員應(yīng)粉碎后進(jìn) 行處理。杜絕將印有公司信息的資料外傳和隨意的丟棄。商務(wù)經(jīng)理對資料員的工作可以進(jìn)行定期或不

11、定期的監(jiān)督檢查，要 求樣品樣盒申請領(lǐng)用賬務(wù)清晰，紙質(zhì)資料合理領(lǐng)用、有序存儲(chǔ)，有件可查。開票管理制度目的：保證賬務(wù)清晰，票據(jù)對應(yīng)。范圍：所有往來客戶。責(zé)任：商務(wù)部、銷售部、財(cái)務(wù)部、發(fā)票的開具1、商務(wù)專員根據(jù)銷售合同、發(fā)貨申請表及出庫單，開具開票申請單，并仔細(xì)核對商業(yè)單位名稱、地址、電 話、稅號、賬號、開戶行、品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額 等內(nèi)容。2、商務(wù)專員將來開票申請單逐級進(jìn)行審核簽字后，交予財(cái)務(wù)部開票員。3、財(cái)務(wù)部開出稅票后，通知商務(wù)專員領(lǐng)出發(fā)票。二、發(fā)票的傳遞和保管1、商務(wù)專員領(lǐng)用發(fā)票后，以郵政快件或掛號的方式送達(dá)商業(yè)單位，并要求商業(yè)單位給予書面簽收回執(zhí)。2、對于商業(yè)單位的名稱、稅號、賬號

12、、地址、電話等發(fā)票項(xiàng)目變更，銷售服務(wù)部在收到商業(yè)通知后及時(shí)將變更內(nèi)容通知財(cái) 務(wù)部開票員。3、銷售服務(wù)部在領(lǐng)出發(fā)票后應(yīng)及時(shí)送達(dá)客戶并索取回執(zhí)單，與公司在同一地區(qū)應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)將回執(zhí)交給銷售服務(wù)部。對未按時(shí)交回回執(zhí)單的商業(yè)單位，銷售服務(wù)部要及時(shí)督促, 問明原因或收回發(fā)票。4、公司工作人員不慎將發(fā)票丟失應(yīng)及時(shí)向商務(wù)部和財(cái)務(wù)部匯報(bào),并寫出書面的情況說明。公司將根據(jù)情況做出有效的補(bǔ)救措施。5、對丟失發(fā)票的補(bǔ)償:發(fā)票丟失將對責(zé)任人、主管經(jīng)理、財(cái)務(wù)部相關(guān)人員分別處以發(fā)票金額50%, 1%, 1%的罰款。如果發(fā)票丟失后隱瞞不報(bào)，造成 的損失將由責(zé)任人自己承擔(dān)，同時(shí)公司要做嚴(yán)肅處理。6、如果由于各種原因客戶不

13、愿意接收發(fā)票的，商務(wù)專員應(yīng)將稅票及時(shí)退回給財(cái)務(wù)部，并說明退回的原因。三、錯(cuò)誤發(fā)票的處理商務(wù)專員收到財(cái)務(wù)開具的發(fā)票后要仔細(xì)核對，發(fā)現(xiàn)發(fā)票填開錯(cuò)誤的應(yīng)在收到發(fā)票后 2個(gè)工作日內(nèi)退回財(cái)務(wù)部，并說 明正確的填開內(nèi)容。商業(yè)單位收到后發(fā)現(xiàn)發(fā)票錯(cuò)誤的，應(yīng)在 10日內(nèi)退回給公司重新開票。四、經(jīng)公司同意退貨有關(guān)發(fā)票的處理1、如果原開發(fā)票能夠退回，應(yīng)將原發(fā)票退回。2、如果原開發(fā)票不能退回，應(yīng)取得客戶所在當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機(jī)關(guān)開具的“進(jìn)貨退出及折讓證明單”，同時(shí)填寫開票申請單, 并將“進(jìn)貨退出及折讓證明單”和“開票申請單”傳遞會(huì)公 司財(cái)務(wù)部，經(jīng)審核后分別開具紅字或藍(lán)字發(fā)票。3、不能取得“進(jìn)貨退出及折讓證明單”，則不能更換

14、發(fā)票。應(yīng)收賬款管理制度目的：為保證降低風(fēng)險(xiǎn)，減少壞賬損失，加快企業(yè)資金周轉(zhuǎn)，提咼企業(yè)資金的使用效率，特制定本制度。適用范圍：賒銷業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的應(yīng)收賬款和企業(yè)經(jīng)營中發(fā)生的各類債權(quán)，主要包括應(yīng)收銷貨款、預(yù)付購貨款、其他應(yīng)收款三個(gè) 方面的內(nèi)容。責(zé)任：商務(wù)部、銷售部、財(cái)務(wù)部 一、應(yīng)收賬款的管理1、按照客戶信用限額對賒銷業(yè)務(wù)簽批后，財(cái)務(wù)部門方可開票，倉庫管理部門方可憑單辦理發(fā)貨手續(xù)。2、應(yīng)收賬款主管應(yīng)定期按照“信用額度期限表”核對應(yīng)收賬款的 回款和結(jié)算情況，嚴(yán)格監(jiān)督每筆賬款的回收和結(jié)算。3、應(yīng)收賬款超過信用期限15日內(nèi)仍未回款的，應(yīng)及時(shí)上報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng) 理，并及時(shí)通知銷售經(jīng)理組織銷售業(yè)務(wù)員聯(lián)系客戶清收。4、凡前

15、次賒銷未在約定時(shí)間結(jié)算的，除特殊情況下客戶能提供可 靠的資金擔(dān)保外，一律不再發(fā)貨和賒銷。5、銷售業(yè)務(wù)員在簽訂合同和組織發(fā)貨時(shí)，須按照信用等級和授信 額度確定銷售方式，所有簽發(fā)賒銷的銷售合同都必須經(jīng)銷售經(jīng)理簽字 后方可蓋章發(fā)出。應(yīng)收賬款監(jiān)控制度1、應(yīng)收賬款主管應(yīng)于每月最后7日前提供一份當(dāng)月尚未收款的應(yīng) 收賬款賬齡明細(xì)表，提交給財(cái)務(wù)經(jīng)理、銷售經(jīng)理及營銷總監(jiān)。2、銷售業(yè)務(wù)員在與客戶簽訂合同或協(xié)議書時(shí)，應(yīng)按照信用額度 表中對應(yīng)的客戶信用額度和期限，約定單次銷售金額和結(jié)算期限, 并在期限內(nèi)負(fù)責(zé)經(jīng)手相關(guān)賬款的催收和聯(lián)絡(luò)。3、銷售部應(yīng)嚴(yán)格按照信用額度表和財(cái)務(wù)部門的應(yīng)收賬款賬 齡明細(xì)表，及時(shí)核對、跟蹤賒銷客戶

16、的回款情況。4、清收賬款由銷售部統(tǒng)一安排路線和客戶，并確定返回時(shí)間，銷 售業(yè)務(wù)員在外清收賬款時(shí)，無論是否清結(jié)完畢，均需隨時(shí)向銷售經(jīng)理 電話匯報(bào)工作進(jìn)度和行程。5、銷售業(yè)務(wù)員于每日收到貨款后，應(yīng)于當(dāng)日填寫收款日報(bào)表一式四份，一份自留，三份交企業(yè)財(cái)務(wù)部。6、銷售業(yè)務(wù)員收取的匯票金額大于應(yīng)收賬款時(shí)，非經(jīng)銷售經(jīng)理同 意，現(xiàn)場不得以現(xiàn)金找還客戶，而應(yīng)作為暫收款收回，并抵扣下次賬款。7、銷售業(yè)務(wù)員收款時(shí)對于客戶現(xiàn)場反映的價(jià)格、 交貨期限、質(zhì)量、 運(yùn)輸問題，在業(yè)務(wù)權(quán)限內(nèi)時(shí)可立即給予答復(fù)，若在權(quán)限外需立即匯報(bào) 銷售經(jīng)理，并在不超過3個(gè)工作日內(nèi)給予客戶答復(fù)。8銷售業(yè)務(wù)員在銷售產(chǎn)品和清收賬款時(shí)不得有下列行為，一經(jīng)

17、發(fā) 現(xiàn)，分別給予罰款或者開除處分，并限期補(bǔ)正或賠償，情節(jié)嚴(yán)重者移 交司法部門處理。(1) 收款不報(bào)或積壓收款。(2) 退貨不報(bào)或積壓退貨。(3) 轉(zhuǎn)售不依規(guī)定或轉(zhuǎn)售圖利。(4) 代銷其他廠家產(chǎn)品。(5)截留，挪用，坐支貨款不及時(shí)上繳。(6)收取現(xiàn)金改換承兌匯票。三、應(yīng)收賬款交接1、銷售業(yè)務(wù)員崗位調(diào)換、離職，必須對經(jīng)手的應(yīng)收賬款進(jìn)行交接。2、凡銷售業(yè)務(wù)員調(diào)崗的，必須先辦理包括應(yīng)收賬款、庫存產(chǎn)品等在內(nèi)的工作交接，交接未完，不得離崗，交接不清的，責(zé)任由移交者負(fù)責(zé)，交接清楚后，責(zé)任由接替者負(fù)責(zé)。3、凡銷售業(yè)務(wù)員離職的，應(yīng)在30日前向企業(yè)提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理交接手續(xù)，未辦理交接手續(xù)而自行離開者其薪資和離職補(bǔ)貼不予發(fā)放，由此給企業(yè)造成損失的，將依法追究法律責(zé)任。4、離職交接以最后在交接單上批示的生效日期為準(zhǔn)， 在生效日期 前要完成交接，若交接不清又離職時(shí)，仍將依照法律程序追究當(dāng)事人 的責(zé)任。5、銷售業(yè)務(wù)員提出離職后須把經(jīng)手的應(yīng)收賬款全部收回或取得客戶付款的承諾擔(dān)保，若在1個(gè)月內(nèi)未能收回或取得客戶付款承諾擔(dān)保 的則不予辦理離職手續(xù)。6、離職銷售業(yè)務(wù)員經(jīng)手的壞賬理賠事宜如已取得客戶的書面確認(rèn), 則不影響離職手續(xù)的辦理，其追訴工