青島啤酒：復制成就快速擴張

1、青島啤酒：復制成就青島啤酒的快速擴張項目管理系統的應用幫助青島啤酒在快速擴展過程中有效地控制項目風險，并大大降低了項目建設的難度。2007年2月12日，青島啤酒第三有限公司年產 40萬千升啤酒項目一期 20萬千升項目開工建設；4月23日，青島啤酒二廠新增 20萬千升擴建項目竣工；4月24日，青島啤酒濟南新建年產啤酒40萬千升的生產項目一期開工奠基；2007年底，青島啤酒（徐州）彭城有限公司搬遷新建一期也將預計投產在2007年內，青島啤酒新建和搬遷的項目就有五個，還有三個擴建項目。這一切足見青島啤酒蒸蒸日上的發(fā)展勢頭。但是這對負責管理每個投資規(guī)模都達到數億元項目的戰(zhàn) 略發(fā)展部來說，卻是一個很大挑

2、戰(zhàn)。那么，青島啤酒到底有沒有找到一個好的方法來管理這些項目呢?高速擴張背后的困境啤酒行業(yè)是典型的規(guī)模經濟型工業(yè)，規(guī)模越大平均成本越低，效益越好。正因為如此，啤酒行業(yè)的 兼并收購層出不窮。正是在這樣的背景下，青島啤酒進行了大規(guī)模的擴張。擴張的另一面是管理能力的提升。青島啤酒 一系列工程基建項目的投資規(guī)模每一個都在數億元左右，要求戰(zhàn)略發(fā)展部一定要管好錢，管好進度，管好 質量，在向產業(yè)集團化兼并擴張之余，重視細化內部管理，從而強化自身的規(guī)模效益。但是在以前，青島啤酒雖然采取了以項目管理為主的管理理念，但其項目管理的手段還比較落后， 只能進行進度管理。以前項目不多的時候，青島啤酒戰(zhàn)略發(fā)展部管理這些項目

3、的質量和進度的難度并不是 很大。但是，隨著戰(zhàn)略的調整，工程項目越來越多，而這些工程項目往往遠離指揮中心在異地進行建設， 項目管控的難度很大，無法對項目的進度、成本進行有效的跟綜。這其中關鍵的因素之一就是各個項目的 項目人員素質不一樣?？偛恳肓私忭椖窟M度，主要是通過項目人員傳真過來的資料。有些項目人員報上 來的資料不夠詳實，總部也就無法實時、準確、完整地了解這些項目的實際情況。此外，工程項目的建設 涉及的領域多，知識面廣，經驗無法保留，無法達到知識共享。除此以外，雖然各個項目都有資料管理員，但是由于缺乏有效的工具，項目的資料都是在最后才到達管理員手中，資料往往很難齊全。 而碰到資料管理員調走或

4、者離開的情況，整個項目的資料就難免遺失。所以要做一個新的項目的時候，相關負責人往往都是沒有什么可以參照，只能重頭開始。因此，每個項目 負責人都必須經驗非常豐富。做項目信息的集納者近幾年來，青島啤酒一直非常重視知識管理的建設，于是開始考慮如何通過信息化手段將項目管理 起來。2006年初，青島啤酒開始項目管理軟件的選型。青島啤酒在選型時根據啤酒行業(yè)的特點，要求軟件 能夠實現總部對項目的集權式管理，數據、服務器都集中在總部，各項目只設客戶端，使總部成為各項目 的信息集納者。經歷了為期三個月的軟件廠商合作伙伴考察，青島啤酒最后選擇了新中大公司的的項目管理軟件Psoft。新中大Psoft提出的電子商務門

5、戶的理念，能夠很好地實現青島啤酒總部成為信息集納者的理念： 一方面，門戶背后的各種通道針對作為項目參與者的各個部門都有一套固定的工作流程，包括審批流程、 資金劃撥流程、預付款審批流程等，還可以主動提醒需要做事情的項目人員；另一方面，每個項目成員都 能隨時隨地通過門戶了解本權限應該了解的信息。青島啤酒項目管理系統通過雙方工作人員6個月的精心實施，已經正式上線。新系統實現了對新建工廠項目的全過程管理，包括項目招投標管理、合同管理、進度管理、物資管理、質量管理和安全管理等， 實現了項目協同辦公管理，包括工作流管理、日常辦公和事物管理等。然而，在項目實施過程中卻有很多的插曲。任何信息化系統的實施，都會

6、帶來對原有工作方式的沖 擊，同時還會增加業(yè)務部門的工作量。青島啤酒實施項目管理系統時也不例外。所以一開始，青島啤酒只 能強行實施。不過慶幸的是，老總對項目非常支持，使得系統得到很好的推行。一段時間以后，各項目相 關負責人就發(fā)現了系統的好處。這其中，徐州某個項目的經歷特別值得一提。開始時，該項目的IT負責人對項目管理系統特別不支持，但是一個意外事件讓他徹底改變了態(tài)度。當時該項目的所有電腦被偷，資料全部丟了。正當整個項目 的負責人著急萬分時，總部戰(zhàn)略發(fā)展部告訴他們，這些資料總部已經通過系統備份。從那以后，這位IT負責人開始對項目管理系統贊不絕口。復制成功項目目前，青島啤酒項目管理系統正在開始顯示其

7、良好的作用。比如，青島啤酒投資4億元的濟南啤酒生產基地開工建設以來，通過項目管理系統的規(guī)范管理，原來項目部負責人非常擔心的一些問題都得到了 迎刃而解：不用再擔心項目部管理人員不夠用，合同管理更加有序，資料和文檔整理變得容易了，項目管 理部日常的審批、會簽等工作也都借助在網上實現了，工程進度可以在網上實時反映這只是青島啤酒項目管理系統效益的一個方面。系統對青島啤酒戰(zhàn)略發(fā)展部來說，更多的效益體現 在以下幾個方面：首先，項目管理系統幫助青島啤酒將所有項目管理知識沉淀起來，再建廠或者擴建的時候可以把以 往好的經驗復制過來，這就變得容易多了。過去由于缺乏有效的工具，青島啤酒新建廠房的資料都存放在 各個項

8、目的負責人手中，這些資料很難跟新的項目進行共享。使用項目管理系統以后，所有項目的資料都 存放在系統中，新的項目只要將舊項目的資料稍做修改即可，大大降低了項目進展的難度。這樣，即使是 新員工也能做到游刃有余。其次，項目管理軟件的應用幫助青島啤酒實時監(jiān)控項目的進度，并基本上避免了項目由于內部原因 引起的延期。新中大的 Psoft中項目進度管理是最令人滿意的。系統能夠提供實時的項目進度表，并在重 要節(jié)點提供照片。這樣，老總們一看進度表就可以對所有項目的進度一目了然，還可以在開會的時候將所 有項目的關鍵信息提岀來討論。此外，系統還能提供預警功能，一旦項目可能岀現延誤的情況，系統就標 紅警示。這時，相關負責人可以據此去查找?guī)硌诱`的可能原因，并及時想辦法來解決。在這種情況下， 即使項目因不可抗力因素延期，大家也有心理準備。再次，項目管理系統幫助青島啤酒大大加快了項目審批的效率。由于青島啤酒的項目往往都在異地， 過去合同審批、會簽的時候經常會遇到相關領導不在的情況，容易造成合同審批、會簽的