OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)

1、OAOA ,辦公自動(dòng)化，OA是Office Automation的簡(jiǎn)寫(xiě)，是現(xiàn)代利用電腦進(jìn)行全自 動(dòng)的辦公,目的是提高效率。OA也是Office Action( 審定通知程序，審定通知 行為)的縮寫(xiě)，是國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)的審查意見(jiàn)書(shū)的英文翻譯。1、OA基本概念OA的核心問(wèn)題是如何提高日常的辦公效率問(wèn)題。因此我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都可以歸入 OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫(xiě)、傳真、申請(qǐng)審批、辦公用品、 公文管理、會(huì)議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷(xiāo)售，庫(kù)存管理，生產(chǎn)計(jì)劃，器材需求，技術(shù)管理，質(zhì)量管理，成本、財(cái)務(wù)計(jì)算、勞資、人事管理等等，那么這些都是日常辦公工作的處理 范圍。但是我們發(fā)現(xiàn) O

2、A承載過(guò)多， 那到底辦公自動(dòng)化 應(yīng)該包含那些內(nèi)容：廣義講，對(duì)于提高我們?nèi)粘９ぷ餍实能浻布到y(tǒng)，包括打印機(jī)、復(fù) 印機(jī)以及辦公軟件都是可以成為 OA系統(tǒng)。狹義上講，OA系統(tǒng)是處理公司內(nèi)部的事務(wù)性工作，輔助管理，提高辦 公效率和 管理手段 的系統(tǒng)。2、協(xié)同OA定義協(xié)同辦公(OA)軟件就是采用Internet/lntranet技術(shù)，以“工作流”為引擎、以“知識(shí)文檔”為容器、以“信息門(mén)戶”為窗口，使企事業(yè)單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過(guò)去復(fù)雜、低效的 手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。在基礎(chǔ)OA的應(yīng)用上，可供企事業(yè)機(jī)構(gòu)自行靈活定

3、義符合自身需求的管 理工作流程、知識(shí)目錄架構(gòu)、信息門(mén)戶框架，以更便捷、更簡(jiǎn)單、更靈活、 更開(kāi)放的滿足日常 OA辦公需求。3、協(xié)同管理定義在協(xié)同0A的應(yīng)用基礎(chǔ)之上，以增強(qiáng)型的工作流為引擎、融合知識(shí)管理 套件、并加入更廣泛的日常業(yè)務(wù)工作管理包括客戶資源的管理等，最主要 的三個(gè)方面就是要實(shí)現(xiàn)信息的協(xié)同、業(yè)務(wù)的協(xié)同和資源的協(xié)同，企業(yè)的各 種資源，包括人、財(cái)、物、信息和流程組成了企業(yè)運(yùn)作的基本要素，協(xié)同 管理將這些資源整合在統(tǒng)一的平臺(tái)上。總結(jié)而言，協(xié)同管理的本質(zhì)就是打破資源（人、財(cái)、物、信息、流程等）之間的各種壁壘和邊界，使它們?yōu)楣餐哪繕?biāo)而進(jìn)行協(xié)調(diào)的運(yùn)作，通過(guò)對(duì) 各種資源最大的開(kāi)發(fā)、 利用和增值以充分

4、達(dá)成共同的目標(biāo)。編輯本段二、0A由來(lái)和發(fā)展歷程基本界定0A系統(tǒng)以后，我們?cè)倩仡櫼幌?A系統(tǒng)在我國(guó)的發(fā)展脈絡(luò)。（下文如果非特指，辦公自動(dòng)化即指狹義的0A系統(tǒng)）。1、 中國(guó)的0A系統(tǒng)起源于政府的公文和檔案管理。由于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制 的影響，政府對(duì)企業(yè)的管理除了依靠法律、法規(guī)之外，還有大量的行政指令和指示。企業(yè)在進(jìn)行許多決策的時(shí)候，也經(jīng)常需要向主管的政府部門(mén)請(qǐng) 示匯報(bào)。另外，當(dāng)時(shí)的政府官員和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常是你來(lái)我往難以分辨，并 且存在著比較嚴(yán)格的對(duì)應(yīng)關(guān)系，即企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員行政級(jí)別掛鉤，因 此在企業(yè)應(yīng)用紅頭文件就比較自然。此時(shí)的0A系統(tǒng)的特點(diǎn)：以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統(tǒng)，其實(shí)辦公就是辦文。

5、2、隨著企業(yè)的介入，0A軟件也有一定的發(fā)展，加入了很多企業(yè)的特性， 例如，0A現(xiàn)在強(qiáng)調(diào)的知識(shí)管理，強(qiáng)調(diào)了業(yè)務(wù)流程的整合，但是，效果并不是很理想。主要功能的收發(fā)文、檔案管理、物品管理、文檔管理、車(chē)輛管 理、后勤管理、簡(jiǎn)單的人事管理等。盡管解決了企業(yè)中存在的層級(jí)結(jié)構(gòu)， 傳統(tǒng)的辦文 程序，從文件起草、審閱、會(huì)簽、簽發(fā)、下發(fā)到歸檔、借閱等 各個(gè)環(huán)節(jié)，存在流程復(fù)雜，流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)，導(dǎo)致辦公效率低，決策緩慢等問(wèn) 題。但是由于在機(jī)構(gòu)和流程上很難作很大的改動(dòng)，因此解決之道就是采用 先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅將辦文內(nèi)容電子化，而且實(shí)現(xiàn)整個(gè)辦文過(guò) 程電子化，從根本上改變了傳統(tǒng)的工作模式。在此種情況下，0A作的所有工

6、作不過(guò)是將手工工作搬到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò) 上,并利用了計(jì)算機(jī)技術(shù)的一些先進(jìn)特點(diǎn)，卻沒(méi)有增加任何先進(jìn)的管理理念 和方法。另外辦公自動(dòng)化的處理的信息范圍實(shí)在過(guò)于有限，僅僅處理一些公 文就可以稱為辦公自動(dòng)化了嗎？如果我們仔細(xì)觀察市面上的0A產(chǎn)品，所提供的附加功能的深度和廣度也是非常讓人失望的。這就是我們目前的辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 所處的基本現(xiàn)實(shí)和困境。這也是我們的客戶對(duì)0A不滿意的焦點(diǎn)所在。辦公自動(dòng)化的發(fā)展經(jīng)歷了五個(gè)階段：從PC機(jī)加上個(gè)人辦公軟件實(shí)現(xiàn)的文字處理是第一個(gè)階段，這個(gè)階段大概在20世紀(jì)80年代到90年代初，大家主要是實(shí)現(xiàn)文字處理，就是單機(jī)的辦公自動(dòng)化；第二個(gè)階段是局域網(wǎng)的 出現(xiàn)，局域網(wǎng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)了

7、文件共享、信息共享，這個(gè)應(yīng)該在90年代；第三個(gè)階段，即在21世紀(jì)初期，這個(gè)階段的特點(diǎn)是以 群件技術(shù)為基礎(chǔ)、 以協(xié)同工作和知識(shí)管理為目標(biāo)的辦公自動(dòng)化。第四個(gè)階段，即協(xié)同辦公門(mén) 戶，這個(gè)階段的特點(diǎn)是 0A系統(tǒng)作為整個(gè)組織內(nèi)部信息化的入口，相對(duì)于外 部門(mén)戶(互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站)，與組織內(nèi)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，數(shù)據(jù)集中展現(xiàn)。 弟五個(gè)階段，也就是移動(dòng)化階段。隨著3G移動(dòng)網(wǎng)絡(luò) 的發(fā)展，0A進(jìn)入了移動(dòng)化階段。移動(dòng) 0A使得辦公人員可以在任何時(shí)間任何地方使用0A同時(shí)也引入了基于GPS的考勤、現(xiàn)場(chǎng)信息采集、移動(dòng)審批等等移動(dòng)功能，把0A應(yīng)用推向了新的額高度。0A整體價(jià)值點(diǎn)協(xié)同0A從企事業(yè)機(jī)構(gòu)的應(yīng)用來(lái)看，可以看到總體具備以

8、下幾大價(jià)值點(diǎn)：(1) .落實(shí)管理制度、工作流程自動(dòng)化這牽涉到流轉(zhuǎn)過(guò)程的 實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門(mén)之間的協(xié) 同工作問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。目前的企業(yè)和單位都存在著大量的工作 流程，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)，等等，都是一 些流程化的工作，每個(gè)單位都會(huì)有大量的流程。通過(guò)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng) 化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率，極大的減少中間環(huán) 節(jié)的摩擦。(2) .知識(shí)文檔自動(dòng)化管理的自動(dòng)化使各類(lèi)的文檔(包括各種文件、知識(shí)、信息)能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、 共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。(3) .信息發(fā)布平臺(tái)內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如電子通告、

9、新聞發(fā) 布、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公 告事項(xiàng)等能夠在組織內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠即時(shí)的了 解組織內(nèi)部的發(fā)展動(dòng)態(tài)。 ？(4) .內(nèi)部通訊平臺(tái)建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，即時(shí)通訊系統(tǒng)、論壇、個(gè)人博客等，使組織內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。(5) .輔助辦公它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車(chē)輛管理、辦公物品管理、圖書(shū) 管理等與我們?nèi)粘＾k公事務(wù)性的工作相結(jié)合的各種輔助辦公，要實(shí)現(xiàn)這個(gè) 輔助辦公的自動(dòng)化。(6) .信息集成我們每一個(gè)單位，特別是企業(yè)都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購(gòu)銷(xiāo)存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。作為我們企業(yè)的信息源，往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦

10、 公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員 能夠有效的獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度。？(7) .實(shí)現(xiàn)分布式辦公就是要解決分布式辦公和移動(dòng)辦公，要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公?，F(xiàn)在來(lái)講，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng) 使企業(yè)的規(guī)模越來(lái)越大，地域分布越來(lái)越廣，移動(dòng)辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。2、協(xié)同0A選型上0A條件：如果你準(zhǔn)備上 0A辦公軟件，首先需回答好以下兩個(gè)問(wèn)題：(1) . 了解自己的需求是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點(diǎn)，0A軟件成功實(shí)施的重要前提，也是選擇 0A廠商的重要參考指標(biāo)。就像你上街買(mǎi)一件日 用品，日用品的種類(lèi)很多，價(jià)格迥異，適合

11、不同的消費(fèi)群體。所以第一步， 你必須知道自己要什么。(2) . 組織保障0A系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用，觸及大家的工作習(xí)慣，甚至各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)利益， 加上0A系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實(shí)施阻力較大，是否有一個(gè)強(qiáng)有力的組織保障是關(guān)鍵所在。很多單位視之為“一把手”工 程，實(shí)不為過(guò)。從前期需求收集到需求篩選、需求確認(rèn)；從調(diào)研廠商到選 擇廠商；從實(shí)施組織到培訓(xùn)、試用在整個(gè)過(guò)程中，信息部門(mén)、辦公室 作為0A軟件推進(jìn)的責(zé)任部門(mén)，必須有有效的組織實(shí)施手段及方法。納入績(jī) 效考核是較為可行的辦法。很多單位在選擇 0A系統(tǒng)的過(guò)程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了 十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒0A規(guī)劃：

12、在具備上0A的兩個(gè)本條件后，同時(shí)需要來(lái)規(guī)劃0A系統(tǒng)，但是如果規(guī)劃自己的0A系統(tǒng)，許多客戶單位并不清楚。只是看到別人都在實(shí)施了0A系統(tǒng)、自己也需要這樣的系統(tǒng)。但對(duì)于如何規(guī)劃問(wèn)題則比較模糊。系統(tǒng)規(guī) 劃包括這些問(wèn)題的考慮：實(shí)施目標(biāo)及明確需求？是分期實(shí)施、還是一次性實(shí)施？系統(tǒng)實(shí)施 的范圍？是全單位，還是局部？資金是否到位？是否配備了專(zhuān)門(mén)的管理員負(fù)責(zé)？在明確了以上問(wèn)題后，便可以進(jìn)行市場(chǎng)咨詢、招標(biāo)等過(guò)程。一般情況 下，專(zhuān)業(yè)的0A系統(tǒng)服務(wù)商往往會(huì)根據(jù)您的規(guī)劃、需求提出良好的建設(shè)和方 案。許多單位不明確時(shí)，往往習(xí)慣于到其它單位“考察”，這是非常必要 的。但是有一點(diǎn)須明白：0A系統(tǒng)代表著企業(yè)的 管理思想、管理辦

13、法、經(jīng)營(yíng)思路，而各家與各家往往是不一樣的。所以考察不是看都實(shí)施了什么樣的 功能？最重要的是要了解：某些管理問(wèn)題在系統(tǒng)中是如何解決的？如何確保系統(tǒng)實(shí)施和推廣？在過(guò)程中都遇到哪些難題，并且是如何解決的？誤區(qū)：用0A系統(tǒng)實(shí)行辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為很多企事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部管理，提 升辦公效率和辦公質(zhì)量的重要手段。但是很多單位在選擇0A系統(tǒng)的過(guò)程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借 鑒。誤區(qū)一：自己開(kāi)發(fā)自己開(kāi)發(fā)0A更能夠滿足自身要求， 還可以隨時(shí)升級(jí)、 維護(hù)，可控性強(qiáng), 能避免上當(dāng)受騙，但實(shí)際上呢？首先，0A系統(tǒng)已經(jīng)涉及到越來(lái)越多的學(xué)科技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)、通信、 網(wǎng)絡(luò)、管理與行為、

14、多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)、圖形圖像等等，是一個(gè)需要綜合各 種人才的團(tuán)隊(duì)工程，一個(gè)或者幾個(gè)普通 程序員已經(jīng)很難做好；其次，單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制，無(wú)法掌握最新的管理理念及其發(fā)展趨勢(shì)，往往只能對(duì)市面上的0A系統(tǒng)和自己?jiǎn)挝坏霓k公流程進(jìn)行簡(jiǎn)單模仿和克隆，不能夠真正實(shí)現(xiàn)提升管理水平的目的；再次，頻繁調(diào)整 0A系統(tǒng)會(huì)嚴(yán)重影響員工的快速掌握和正常使用，延長(zhǎng) 融合期；最后，開(kāi)發(fā)0A系統(tǒng)需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力、管理、時(shí)間成 本，不可控因素很多，綜合費(fèi)用最低也要幾萬(wàn)元，很多都要數(shù)十萬(wàn)元，顯 然得不償失。因此除了個(gè)別特大型企業(yè)和敏感性單位，建議普通企業(yè)不必自己開(kāi)發(fā)。誤區(qū)二：功能越全越好只要你肯付錢(qián)，軟件的功

15、能是可以無(wú)限擴(kuò)充的，但這是你必需的么？首先，容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞；其次，功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護(hù)越麻煩；再次，功能多一點(diǎn)，價(jià)格多一片，一次性投入太大；最后，服務(wù)成本直線上升，隱形風(fēng)險(xiǎn)增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。選購(gòu)0A系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該考慮一下自己的實(shí)際需求和支付能力，如果以適用 為出發(fā)點(diǎn)，那么就堅(jiān)決砍掉那些可有可無(wú)、利用率低的“雞肋”功能，選 一個(gè)功能緊湊，滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)。其實(shí)，就0A的功能來(lái)說(shuō)，無(wú)論是冠群聯(lián)想、用友、合強(qiáng)還是不知名的 小公司，80%的內(nèi)容都是相同的，只不過(guò)應(yīng)用深度不同。而OA的功能每增加10 %，價(jià)格至少會(huì)增加 100 % 300 %

16、，經(jīng)理人要看看自己有沒(méi)有必要為 剩下的20%多付那么多的費(fèi)用。需要注意的是，為滿足中小企業(yè)客戶“小而全”的特點(diǎn)，有的OA集成了人事、客戶、財(cái)務(wù)等功能模塊，這些模塊往往是“看起來(lái)很美”，并不 能代替專(zhuān)業(yè)的管理軟件， 只能做最簡(jiǎn)單的記錄和備份工作。誤區(qū)三：價(jià)格越貴越好選擇的OA系統(tǒng)越貴，可能發(fā)生的問(wèn)題就越少？首先，判斷一個(gè) OA系統(tǒng)好不好的根本原則不是看它的價(jià)格，而是看它 是否適合自己；其次，價(jià)格越高，投入越大，負(fù)擔(dān)越重，風(fēng)險(xiǎn)越高；再次，選擇價(jià)格昂貴的名牌產(chǎn)品，其實(shí)是在替廠家支付廣告費(fèi)；最后，產(chǎn)品可能沒(méi)有產(chǎn)品化，開(kāi)發(fā)商還是按照項(xiàng)目在做，沒(méi)有成本優(yōu) 勢(shì)。我曾經(jīng)看到一個(gè)小公司在網(wǎng)站上給自己的OA標(biāo)價(jià)3

17、60000元，而銷(xiāo)售人員居然連它的功能都說(shuō)不清楚，在線試用了一下，簡(jiǎn)直是一塌糊涂。這 就告誡選購(gòu)者千萬(wàn)擦亮眼睛，別迷信“一分價(jià)錢(qián)一分貨”，小心被奸商砸 著。對(duì)中小型單位而言，我認(rèn)為萬(wàn)元左右的OA系統(tǒng)性價(jià)比最高，因?yàn)楣δ苄?、穩(wěn)定性、價(jià)格方面結(jié)合得最好。比如新思創(chuàng)OA除滿足日常辦公需求外，還實(shí)現(xiàn)了信息流、工作流、知識(shí)流的協(xié)同管理，同時(shí)具有易上手、不 限用戶、權(quán)限管理、簡(jiǎn)易客戶端、自定義工作流、終身免費(fèi)服務(wù)等特點(diǎn)，而價(jià)格僅為7200元，這些特點(diǎn)很適合中小型單位。誤區(qū)四：價(jià)格越低越好價(jià)格低固然是好事，但是如果低到4000元以下就值得懷疑了，這里面是否有貓膩？首先，質(zhì)量問(wèn)題。這種價(jià)格極低的OA多是小公司

18、和個(gè)人開(kāi)發(fā)的，還有是個(gè)人離職后從原來(lái)的企業(yè)里帶出來(lái)的，產(chǎn)品的穩(wěn)定性、升級(jí)性、版權(quán)等 都沒(méi)有保障；其次，隱性成本。有的軟件看起來(lái)便宜，但是有用戶數(shù)限制，比如某 OA軟件報(bào)價(jià)5800元，但是只支持20個(gè)初始用戶，另外每增加10個(gè)人需付2000元，這樣50個(gè)人的單位就得 11800元，還有比這個(gè)更高的用戶費(fèi)呢。最后，服務(wù)問(wèn)題。這種軟件一般無(wú)法提供可靠的服務(wù)，即使提供服務(wù) 也要付出高昂的服務(wù)費(fèi)。軟件的服務(wù)是和產(chǎn)品融為一體的，軟件報(bào)價(jià)應(yīng)該 包括一個(gè)合理的后續(xù)服務(wù)的費(fèi)用，不然用戶利益得不到有效的保障，服務(wù) 費(fèi)就成了一個(gè)無(wú)底洞。記住，過(guò)低的報(bào)價(jià)往往損失了軟件應(yīng)用的功能和服務(wù)，是對(duì)客戶的不 負(fù)責(zé)任。還有很多原

19、因?qū)е庐a(chǎn)品低于正常價(jià)格銷(xiāo)售，比如惡性競(jìng)爭(zhēng)、搶占市場(chǎng)、 爭(zhēng)奪用戶、產(chǎn)品剛上市或準(zhǔn)備退出市場(chǎng)等等，這就要求用戶不能貪圖便宜， 最終損害了自己的利益。誤區(qū)五：系統(tǒng)案例越多越好在選擇OA產(chǎn)品時(shí)單純以軟件產(chǎn)品的案例作為軟件采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)，甚至唯 一標(biāo)準(zhǔn)。然而這對(duì)于 IT技術(shù)日新月異變化的軟件來(lái)說(shuō)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)往往讓你 選到的恰恰是過(guò)時(shí)的產(chǎn)品，甚至于即將被淘汰的產(chǎn)品。一個(gè)最有說(shuō)服力的 例子就是，3年前出的筆記本電腦或電視機(jī)的案例肯定比今年新推出的筆記 本電腦或電視機(jī)的案例多得多?？墒?年前的電腦，3年前的電視機(jī)還有人要嗎？同樣，在移動(dòng) OA領(lǐng)域，技術(shù)的進(jìn)步更是日新月異，智能機(jī)和3G的引入就是最近一兩年出現(xiàn)的，顯然

20、基于非智能機(jī)和非3G環(huán)境的設(shè)計(jì)在技術(shù)的先進(jìn)性上已經(jīng)落后但是案例必然比前者多。此外，前幾年的第一代的移動(dòng) OA采用的是短信技術(shù)，第二代移動(dòng)OA采用的WAP技術(shù)，這種技術(shù)已經(jīng)被淘汰，它們的案例也一定比剛剛發(fā)展起來(lái)的采用Web Service技術(shù)的第三代移動(dòng)OA多的多，但是現(xiàn)在這種技術(shù)還有人使用嗎？在技術(shù)的進(jìn)步以指數(shù)級(jí) 增長(zhǎng)的今天，一味地追求案例多，只會(huì)選擇到一個(gè)技術(shù)上即將被淘汰的產(chǎn) 品。因此選用軟件第三條準(zhǔn)則就是：絕對(duì)不要以案例多作為選擇軟件的唯 一標(biāo)準(zhǔn)。誤區(qū)六：系統(tǒng)應(yīng)該完全符合單位的辦公模式如果有人說(shuō)他要找一個(gè)完全符合自己辦公模式的系統(tǒng)，那么我要問(wèn)： 這樣的系統(tǒng)價(jià)值在哪里？首先，軟件必須要體現(xiàn)它

21、自身的思想和特點(diǎn)，因?yàn)檫@是軟件的作用所 在，價(jià)值體現(xiàn)；其次，0A系統(tǒng)不是將傳統(tǒng)辦公搬到網(wǎng)上，它融合了先進(jìn)的管理理念和 積極的工作態(tài)度，體現(xiàn)了新的辦公方式；再次，0A的公開(kāi)、公正、透明會(huì)觸及某些人的私人利益，使之產(chǎn)生抵 觸心理。因?yàn)?A系統(tǒng)是對(duì)舊模式的改造，所以會(huì)與舊有的辦公習(xí)慣和慣性思維 產(chǎn)生一些沖突，必然有融合期，這就要求單位能夠積極創(chuàng)新，勇于變革， 從觀念和行動(dòng)上除舊納新。所以應(yīng)該選擇那些具有先進(jìn)的管理思想，能夠產(chǎn)生推動(dòng)作用0A產(chǎn)品,而不是一味的追求符合自己的使用習(xí)慣和使用上的簡(jiǎn)單，也要主動(dòng)的去適 應(yīng)軟件，因?yàn)橥苿?dòng)管理進(jìn)步是應(yīng)用軟件的最終目的。為了讓用戶能夠順暢的工作。優(yōu)秀0A系統(tǒng)均可以讓

22、用戶自定義工作流， 化解了軟件模式化與單位個(gè)性化的之間的沖突。誤區(qū)七：大企業(yè)開(kāi)發(fā)的一定好大企業(yè)開(kāi)發(fā)的不一定好，即使好又真的適合你么？首先，術(shù)業(yè)有專(zhuān)攻，大企業(yè)能做強(qiáng)某個(gè)軟件或者硬件，卻不一定能做 好0A因?yàn)樗鼈兪遣煌母拍?；其次，大企業(yè)開(kāi)發(fā)的 0A系統(tǒng)價(jià)格驚人，往往是普通 0A的數(shù)倍甚至數(shù) 十倍；再次，0A系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)技術(shù)和理念日漸成熟，很多公司都開(kāi)發(fā)出了優(yōu)秀 的0A軟件；最后，大企業(yè)開(kāi)發(fā)的 0A系統(tǒng)更適合大企業(yè)來(lái)用，因?yàn)橹行∑髽I(yè)使用的 版本需要具有中小企業(yè)特色，包括結(jié)構(gòu)、功能、流程、維護(hù)等。相反規(guī)模 不是很大的公司開(kāi)發(fā)出來(lái)的系統(tǒng)可能更實(shí)用，因?yàn)樗麄儗?duì)中小企業(yè)理解更 直接，更深刻。誤區(qū)八：選一個(gè)

23、0A軟件來(lái)徹底改善管理單位管理混亂，能通過(guò)一個(gè)軟件來(lái)解決問(wèn)題么？首先，管理混亂是因?yàn)闆](méi)有規(guī)范的流程，而規(guī)范的流程需要人來(lái)制定， 然后借助0A系統(tǒng)來(lái)讓流程得到有效的執(zhí)行；其次，0A是一個(gè)工具，不具有主觀能動(dòng)性，管理中最重要的問(wèn)題如激 勵(lì)、分析、決策等等都需要人來(lái)完成；再次，0A的作用是提高整個(gè)單位的辦公效率和辦公質(zhì)量，將人從低端 工作中解放出來(lái)處理核心事務(wù)。所以，過(guò)低或過(guò)高的看待 0A的作用都是不正確的，只有提高整個(gè)單位 的人員素質(zhì)，特別是領(lǐng)導(dǎo)者素質(zhì)，才能徹底提高管理水平。當(dāng)然也不是說(shuō)必須讓管理變得完美之后再來(lái)應(yīng)用OA 0A與人的作用應(yīng)該是相輔相成、互相促進(jìn)。誤區(qū)九：一步到位，一勞永逸一步到位就

24、能一勞永逸么？首先，企業(yè)發(fā)展不會(huì)一步到位，人員、規(guī)模、制度、思維、文化等都 在不斷的調(diào)整、改進(jìn)中；其次，產(chǎn)品發(fā)展不會(huì)一步到位，應(yīng)用技術(shù)、功能模塊、管理理念日新 月異，必須時(shí)刻更新；再次，社會(huì)發(fā)展不會(huì)一步到位，社會(huì)進(jìn)步突飛猛進(jìn)，要么創(chuàng)新，要么 淘汰。任何軟件都是滿足當(dāng)前乃至未來(lái)一段時(shí)間的需要，不可能一步到位， 一勞永逸。軟件沒(méi)有最好，只有更好，只有保持不斷的改進(jìn)，才會(huì)保持持 續(xù)的優(yōu)勢(shì)。所以在選擇軟件的時(shí)候， 應(yīng)該選擇那些易于擴(kuò)充升級(jí)的。誤區(qū)十：好的 0A系統(tǒng)并不需要什么服務(wù)服務(wù)既費(fèi)錢(qián)又麻煩，找個(gè)完善的0A來(lái)省卻諸多煩心事？首先，買(mǎi)軟件只是第一步，真正的工作在于應(yīng)用，這是個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程， 沒(méi)有可靠的

25、服務(wù)是不可能做好的；其次，0A系統(tǒng)發(fā)展迅速，拒絕服務(wù)也就拒絕了持續(xù)改進(jìn)、持續(xù)領(lǐng)先的 機(jī)會(huì)；再次，單位自己的維護(hù)人員的技術(shù)水平很難滿足技術(shù)發(fā)展需要。其實(shí)從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，軟件商的服務(wù)更專(zhuān)業(yè)，并且風(fēng)險(xiǎn)和成本更低，現(xiàn)在很 多著名大企業(yè)都將IT服務(wù)外包，說(shuō)明還是值得去做的?？偨Y(jié)來(lái)說(shuō)，選擇 0A有5大標(biāo)準(zhǔn)，那就是理念先進(jìn)，功能適用，使用方 便，服務(wù)到位，價(jià)格合理。其中最重要的一點(diǎn)就是“適用”，買(mǎi)軟件之前 一定先問(wèn)問(wèn)自己：我為什么要用 0A？我用0A主要解決哪方面的問(wèn)題？我準(zhǔn) 備用這套0A解決幾年內(nèi)的問(wèn)題？我主要用0A的哪些功能？哪些人、多少人要用0A？我能承受什么價(jià)格的 0A必須形成清晰的分析報(bào)告，而不是 憑模

26、糊的感覺(jué)來(lái)判斷，這樣你就可以將主動(dòng)權(quán)掌握在自己手里，而不被賣(mài) 家的花言巧語(yǔ)所蠱惑和欺騙。3、協(xié)同0A需求建議在實(shí)施一套 0A系統(tǒng)之前，首先需要在規(guī)劃的基礎(chǔ)之上，細(xì)化具體的需 求分析，在如果定義自己的0A需求，需要注意：(1) .需求陷阱-貪大求全內(nèi)部需求的采集一般都是把一疊白紙發(fā)給各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，一段時(shí)間后 收集上來(lái)匯總；然后從各個(gè) 0A廠商的產(chǎn)品文檔中各抽取部分，然后整理出 一個(gè)大而全，缺乏整體性考慮的需求。作為招標(biāo)文件，讓各個(gè)0A廠家去做方案。你還堅(jiān)持這些需求是客觀合理的，而且必須100%滿足，如是這樣，你離失敗不遠(yuǎn)了。為什么這樣說(shuō)呢？我們來(lái)看看，首先你搜集上來(lái)的各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的需求，很多是站

27、在部 門(mén)角度去考慮需求，普遍的情況是這些需求充滿著本來(lái)應(yīng)該歸納到業(yè)務(wù)范 疇的應(yīng)用需求。依照這種需求，世上沒(méi)有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%滿足。面對(duì)這些需求中復(fù)雜的術(shù)語(yǔ)和深?yuàn)W晦澀的部門(mén)業(yè)務(wù)概念，作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 的你未必能夠逐一甄別。其次，你的需求要集各個(gè) OA軟件廠商之所長(zhǎng)，而且要 100%滿足。任何 一家OA軟件產(chǎn)品，都有自己的特色，亮點(diǎn)。要一個(gè)集所有廠家之所長(zhǎng)的產(chǎn) 品幾無(wú)可能。如果一定要有的話，代價(jià)是實(shí)施周期無(wú)限期的延長(zhǎng)，資金投 入成倍的加大。直到開(kāi)發(fā)出一個(gè)你認(rèn)為集各個(gè)OA軟件廠商之所長(zhǎng)的產(chǎn)品來(lái)。實(shí)施周期無(wú)限期的延長(zhǎng)與需求的不斷變化，永遠(yuǎn)沒(méi)有止境，最后項(xiàng)目只有 不了了之，以失敗告終，這樣的前車(chē)

28、之鑒還少嗎？(2) .需求分析建議所以你必須這么去整理需求，從繁雜浩瀚的細(xì)節(jié)中脫出身來(lái)，本位主 義一概放到后面，先找到一個(gè)組織共性的需求協(xié)同，然后才是關(guān)鍵部門(mén)的需求，最后才是重要角色的需求。另外你可能有其他各種需求，有 你敬畏的上級(jí)提出的，有強(qiáng)勢(shì)部門(mén)提出的，有不起眼的人提出的，其技術(shù) 難度和實(shí)施難度可能有天壤之別，你必須衡量輕重緩急以及其需求是否滿 足對(duì)全局的成敗影響。否則這些匯總的需求將使得你毫無(wú)把握項(xiàng)目主干進(jìn) 度的節(jié)奏的能力，雙方有限的資源被分解為千瘡百孔補(bǔ)丁工程，重蹈前人久拖不上的覆轍。4、OA實(shí)施注意事項(xiàng)及實(shí)施經(jīng)驗(yàn)分享科學(xué)的選型，只是走完了 OA系統(tǒng)建設(shè)的第一步，接下來(lái)，最重要的環(huán) 節(jié)

29、，便是實(shí)施。多數(shù) OA系統(tǒng)的實(shí)施周期都很長(zhǎng)，好的實(shí)施服務(wù)，也是企業(yè) 選擇OA系統(tǒng)需要重點(diǎn)考慮的因素。l目前大部分 OA采用B/S結(jié)構(gòu)，相比其他的歷史時(shí)期和其他大型軟件 系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，OA使用在國(guó)內(nèi)處在一個(gè)最成熟的時(shí)期，B/S結(jié)構(gòu)承襲了普通用戶的上網(wǎng)習(xí)慣，我們有用好它的技術(shù)基礎(chǔ)。I推廣OA是一把手工程，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視與推進(jìn)。 要求員工使用 OA 從另一方面說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)自己要以身作則，改變傳統(tǒng)的辦公習(xí)慣。這里可能反 過(guò)來(lái)了，員工希望領(lǐng)導(dǎo)能配合使用，否則大家都用不起來(lái)，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有 批文件哪。(為什么說(shuō)是一把手工程？因?yàn)镺A是管理類(lèi)軟件，是對(duì)傳統(tǒng)辦公模式的變革，而能影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)的辦公模式的，只有一把手了。一

30、把手不須事必躬親，只是做三件事：挑得力助手；責(zé)令助手去全權(quán)實(shí)施、規(guī)劃、 推廣0A 把手自己帶頭使用。)l站在收益的高度來(lái)看待 0A實(shí)施，就是說(shuō)實(shí)施 0A就是要有收益的， 否則我們?yōu)槭裁匆顿Y呢；既然是有收益的，那么我們可以分步推進(jìn)，每 一步都要產(chǎn)生階段成果。比如制定推廣計(jì)劃，從幾月份開(kāi)始，不再發(fā)紙質(zhì) 通知或公文，全在 0A中獲取信息或?qū)徟募不要指望以后用起來(lái)。軟件應(yīng)用的特征就是這樣的，只要在開(kāi)始推 進(jìn)的時(shí)候不用，那么以后基本上就撿不起來(lái)了?？v觀十多年來(lái)國(guó)內(nèi)絕大多 數(shù)軟件項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，這一規(guī)律基本上無(wú)甚例外。I不怕“出亂子”，避免消極管理，而要積極管理，先放后收，保護(hù) 和促進(jìn)基層員工的積

31、極性。(消極管理的邏輯是一一某些應(yīng)用可能會(huì)帶來(lái) 一些亂子，那么一刀切，大家都不要用了；積極管理的邏輯是一一某些應(yīng) 用即使可能帶來(lái)一些負(fù)面的效果，但是為了信息化發(fā)展、為了辦公效率的 提高、為了組織整體能力的提升，我們還是要將這些功能用起來(lái)，只是多 一些管理而已。負(fù)責(zé)人的智者會(huì)選擇積極管理。)比如論壇、即時(shí)溝通， 一些娛樂(lè)性的圖片、視頻文件，等等，從興趣開(kāi)始推進(jìn) 0A的應(yīng)用。I協(xié)同辦公系統(tǒng)用得非常成功的案例是很多的，所以不要有什么顧慮。 比如一年節(jié)約辦公成本上百萬(wàn)，同時(shí)有四五百人在線，用戶對(duì)0A有很大的依賴性，如果哪一天不能上0A了，工作就會(huì)受影響、工作非常不適應(yīng)等，那么則說(shuō)明這個(gè)協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用

32、已經(jīng)成功了。5、協(xié)同0A失敗常見(jiàn)原因分析首先協(xié)同0A實(shí)施上線時(shí)，大家就會(huì)有本位的思想在左右著日常實(shí)施工 作的開(kāi)展：(1) .認(rèn)為0A項(xiàng)目一上馬就可以見(jiàn)效；(2) .認(rèn)為0A可完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)工作操作；(3) .認(rèn)為0A只是IT類(lèi)部門(mén)的事情；(4) .認(rèn)為可以把所有的流程電子化，求全求大，包括不成熟的流程也 硬搬到0A中；(5) .認(rèn)為0A項(xiàng)目可以在短時(shí)間內(nèi)一步到位；同時(shí)，也忽略了 0A項(xiàng)目中存在的風(fēng)險(xiǎn)，在實(shí)施推廣過(guò)程中沒(méi)有加以控 制和改進(jìn)，如：(1) .領(lǐng)導(dǎo)不重視(2) .項(xiàng)目目標(biāo)太大(3) .項(xiàng)目人員不熟悉公司制度流程(4) .項(xiàng)目人員變動(dòng)(5) .需求不斷變更(6) .不改變辦公習(xí)慣(7) .

33、項(xiàng)目前熱后冷編輯本段 六、0A市場(chǎng)的情況經(jīng)過(guò)20多年的發(fā)展，0A產(chǎn)品表現(xiàn)的越來(lái)越理性，市場(chǎng)表現(xiàn)度呈穩(wěn)定上 升趨勢(shì)，一些老的品牌從高端定做向普及型產(chǎn)品過(guò)渡，一些后起之秀在技 術(shù)研發(fā)和市場(chǎng)把握上當(dāng)仁不讓?zhuān)裉斓?A市場(chǎng)格局終于進(jìn)入了大浪淘沙后繁榮健康的階段。近兩年0A行業(yè)不管是在概念還是在技術(shù)內(nèi)容、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、售后服務(wù)等各個(gè)方面都發(fā)生了明顯的變化，已從單純的“傳統(tǒng)辦公” 到“協(xié)同辦公” 軟件，再到“協(xié)同管理”軟件，乃至到集多種軟件功能于 一身的“協(xié)同軟件”。從廠商的產(chǎn)品更新來(lái)看，0A軟件業(yè)進(jìn)入了快速增長(zhǎng)期，呈現(xiàn)多版本化、多功能化的明顯趨勢(shì)，大大提升了產(chǎn)品的人氣和知名度。從產(chǎn)品看到市場(chǎng)， 這幾年國(guó)內(nèi)0

34、A市場(chǎng)可謂烽煙四起，群雄逐鹿。據(jù)相關(guān)部門(mén)統(tǒng)計(jì)，國(guó)內(nèi)0A軟件廠商約有400多家，但相對(duì)成熟穩(wěn)定、有一定品牌影響力的0A廠商數(shù)量不過(guò)二十幾家。國(guó)內(nèi)0A市場(chǎng)一個(gè)明顯的發(fā)展趨勢(shì)就是具有核心技術(shù)的廠商逐漸成為市場(chǎng)的主導(dǎo)，市場(chǎng)份額逐步向這樣的廠商集中。以泛微代表的 主流長(zhǎng)生，已經(jīng)具備了成為協(xié)同軟件領(lǐng)導(dǎo)廠商的條件。0A市場(chǎng)也終于迎來(lái)了真正意義上的營(yíng)銷(xiāo)大戰(zhàn)。國(guó)內(nèi)0A廠商是有人歡喜有人憂，一方面以泛微等一些有實(shí)力的廠商紛紛加緊搶占市場(chǎng)份額，而一 批實(shí)力弱小的廠商在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中轉(zhuǎn)型或倒閉。上百家新老0A商展開(kāi)了激烈競(jìng)爭(zhēng)，價(jià)格戰(zhàn)、廣告戰(zhàn)、促銷(xiāo)戰(zhàn)此起彼伏。促銷(xiāo)活動(dòng)也是名目繁多 免費(fèi)試用、按揭購(gòu)買(mǎi)、買(mǎi)一贈(zèng)一等，著實(shí)

35、令人眼花繚亂。另外，0A市場(chǎng)表現(xiàn)出對(duì)中小企業(yè)的強(qiáng)烈興趣。與此同時(shí)，各家廠商把 超低的價(jià)格作為普及 0A的殺手锏，各廠商針對(duì)中小企業(yè)的0A市場(chǎng)需求，推出了標(biāo)準(zhǔn)版、普及版，泛微更是推出了更具成本優(yōu)勢(shì)的saas產(chǎn)品e-office ，希望能夠通過(guò)自身的產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)，利用有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格搶占中小 企業(yè)市場(chǎng)。在0A領(lǐng)域，Lotus Notes/Domino是一個(gè)世界領(lǐng)先的企業(yè)級(jí)通訊、協(xié)同工作及Internet/Intranet平臺(tái)；具有完善的工作流控制、數(shù)據(jù)庫(kù)復(fù)制技術(shù)和完善可靠的安全機(jī)制；尤其適合于處理各種非結(jié)構(gòu)化與半結(jié)構(gòu)化的 文檔數(shù)據(jù)、建立工作流應(yīng)用、建立各類(lèi)基于Web的應(yīng)用。它全面實(shí)現(xiàn)了對(duì)非結(jié)構(gòu)化信息的管

36、理和共享，內(nèi)含強(qiáng)大的電子郵件功能及工作流軟件開(kāi)發(fā)環(huán)境，是實(shí)現(xiàn)群組協(xié)同工作、辦公自動(dòng)化的最佳開(kāi)發(fā)環(huán)境。lotus notes 主導(dǎo)了 0A市場(chǎng)的走向，于此同時(shí)，國(guó)內(nèi)軟件廠商杭州龍峰連科技有限公司開(kāi)發(fā)的Fnotes 1800協(xié)同軟件可以lotus notes相媲美。Fnotes 1800可以完成：團(tuán)隊(duì)日常溝通（郵件、日志）、問(wèn)題管理（bug跟蹤）、 需求管理、項(xiàng)目管理、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、共享文件夾（TeamRoom等常見(jiàn)應(yīng)用及相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)分析評(píng)價(jià)系統(tǒng)，并且可以自擴(kuò)展到客戶、銷(xiāo)售、物品管理等領(lǐng)域； 可完全替代notes、用戶體驗(yàn)效果更好，使用上更簡(jiǎn)潔、全中文界面、更加 符合國(guó)人的使用習(xí)慣；架構(gòu)上使用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，更開(kāi)放、使用門(mén)檻降低、 擴(kuò)展功能成本更低；界面上取n otes/outlook 之長(zhǎng)，每個(gè)人都有自己的個(gè)性化工作空間，另加可以隱藏的左邊導(dǎo)航