一般使用者操作手冊(cè)

1、dmp training user outline v 系統(tǒng)需求系統(tǒng)需求 v 功能介紹功能介紹 v demo v 問(wèn)題與討論問(wèn)題與討論 系統(tǒng)需求系統(tǒng)需求 v 作業(yè)系統(tǒng)作業(yè)系統(tǒng) v windows 2000(含含)以上以上 v 瀏覽器瀏覽器 v ms ie 6.0(含含)以上以上 v java環(huán)境環(huán)境 v ms vm 5.0(含含)以上或以上或 v jre 1.4.x(含含)以上以上 v 其他軟體其他軟體 v adobe acrobat reader 7.0(含含)以上以上 功能介紹功能介紹 v 開(kāi)始介紹開(kāi)始介紹 v 資料夾管理資料夾管理 v 文件管理文件管理 v 個(gè)人相關(guān)文件管理個(gè)人相關(guān)文件管

2、理 v 公佈欄管理公佈欄管理 v 資料夾文件查詢資料夾文件查詢 開(kāi)始介紹開(kāi)始介紹 v 使用者登入系統(tǒng)使用者登入系統(tǒng) v 修改使用者密碼修改使用者密碼 v 變換語(yǔ)系變換語(yǔ)系 v 主畫(huà)面介紹主畫(huà)面介紹 v 使用者離開(kāi)系統(tǒng)使用者離開(kāi)系統(tǒng) 使用者登入使用者登入 修改使用者密碼修改使用者密碼 變換語(yǔ)系變換語(yǔ)系 (1/2) 變換語(yǔ)系變換語(yǔ)系(2/2) 主畫(huà)面介紹主畫(huà)面介紹 功能表 查詢區(qū) 文件管 理區(qū) 主操 作區(qū) 使用者離開(kāi)系統(tǒng)使用者離開(kāi)系統(tǒng) 資料夾管理資料夾管理 v 新增新增/刪除資料夾刪除資料夾 v 新增新增/刪除資料夾捷徑刪除資料夾捷徑 v 修改資料夾屬性修改資料夾屬性 v 凍結(jié)凍結(jié)/開(kāi)放資料夾開(kāi)放

3、資料夾 v 廢止廢止/顯示資料夾顯示資料夾 v 資料夾生命週期資料夾生命週期 v 我的最愛(ài)資料夾及訂閱我的最愛(ài)資料夾及訂閱 新增新增/刪除資料夾刪除資料夾(1/2) 只有所屬資料夾 或以上之管理員 可選擇管理員。 指定文件範(fàn)本 為了限定使用 者在此資料夾所 使用的文件範(fàn)本 ，若沒(méi)有指定， 表示不限定 。 新增新增/刪除資料夾刪除資料夾(2/2) 只有狀態(tài)為可使 用並且無(wú)子資料 夾及文件的資料 夾可被成功刪除 。 新增新增/刪除資料夾捷徑刪除資料夾捷徑(1/2) 新增新增/刪除資料夾捷徑刪除資料夾捷徑(2/2) 修改資料夾屬性修改資料夾屬性 1. 只有所屬資料夾或 以上之管理員可更 改管理員。

4、2. 不可修改所屬檔案 伺服器。 凍結(jié)凍結(jié)/開(kāi)放資料夾開(kāi)放資料夾 (1/2) 當(dāng)所有此資料夾的 子資料夾與文件被 凍結(jié)後，才可使用 凍結(jié)功能。 凍結(jié)後無(wú)法修改資 料夾屬性、廢止資 料夾、刪除資料夾 、新增子資料夾及 新增文件。 凍結(jié)凍結(jié)/開(kāi)放資料夾開(kāi)放資料夾 (2/2) 廢止廢止/顯示資料夾顯示資料夾 (1/2) 當(dāng)所有此資料夾的 子資料夾與文件被 廢止後，才可使用 廢止功能。 廢止後除了資料夾管理員 之外，皆無(wú)法看見(jiàn)此資料 夾，此外管理員也無(wú)法修 改資料夾屬性、廢止資料 夾、刪除資料夾、新增子 資料夾及新增文件。 廢止廢止/顯示資料夾顯示資料夾 (2/2) 資料夾生命週期資料夾生命週期 資料

5、夾管理資料夾管理-我的最愛(ài)資料夾及訂閱我的最愛(ài)資料夾及訂閱 v 加到我的最愛(ài)加到我的最愛(ài) v 管理我的最愛(ài)管理我的最愛(ài)-瀏覽瀏覽/修改修改/刪除我的最愛(ài)刪除我的最愛(ài) v 訂閱資料夾變更的即時(shí)通知訂閱資料夾變更的即時(shí)通知 加到我的最愛(ài)加到我的最愛(ài) 使用者可選擇是否需要訂閱此資 料夾，若訂閱此資料夾，當(dāng)資料 夾被刪除/凍結(jié)/開(kāi)放/廢止/顯示/修 改屬性時(shí)，或新增子資料夾與新 增文件時(shí)，會(huì)自動(dòng)通知使用者。 管理我的最愛(ài)管理我的最愛(ài)-瀏覽瀏覽/修改修改/刪除我的最愛(ài)刪除我的最愛(ài)(1/2) 管理我的最愛(ài)管理我的最愛(ài)-瀏覽瀏覽/修改修改/刪除我的最愛(ài)刪除我的最愛(ài)(2/2) 訂閱資料夾變更的即時(shí)通知訂閱資料

6、夾變更的即時(shí)通知 文件管理文件管理 v 新增文件新增文件 v 新增新增/刪除文件捷徑刪除文件捷徑 v 修改文件修改文件/文件版次屬性文件版次屬性 v 刪除文件刪除文件 v 虛擬關(guān)聯(lián)文件虛擬關(guān)聯(lián)文件 v 調(diào)閱文件調(diào)閱文件 (不修訂不修訂) v 文件取出修訂文件取出修訂 v 檢視文件檔案狀態(tài)檢視文件檔案狀態(tài)/更換文件檔案更換文件檔案 v 凍結(jié)凍結(jié)/開(kāi)放文件開(kāi)放文件 v 廢止廢止/顯示文件顯示文件 v 文件生命週期文件生命週期 v 文件版次生命週期文件版次生命週期 v 我的最愛(ài)文件及訂閱我的最愛(ài)文件及訂閱 新增文件新增文件 (1/3) 1.只會(huì)顯示使 用者有使用 權(quán)限的文件 範(fàn)本，以供 選擇。 2.

7、若資料夾只 有指定一個(gè) 文件範(fàn)本， 當(dāng)新增一文 件時(shí)，即會(huì) 跳過(guò)此步驟 ，直接進(jìn)入 步驟二設(shè)定 屬性 。 新增文件新增文件 (2/3) 依需求可設(shè)定該 文件的安全政策 及知識(shí)地圖。 新增文件新增文件 (3/3) 1.在選擇主件一欄 中，系統(tǒng)提供多主件 功能並控制至少要選 擇一個(gè)主件 。 2.在資料夾明細(xì) 文件清單頁(yè)面， 多主件文件會(huì)以 圖示顯示。 新增新增/刪除文件捷徑刪除文件捷徑(1/2) 新增新增/刪除文件捷徑刪除文件捷徑(2/2) 修改文件修改文件/文件版次屬性文件版次屬性 (1/2) 修改文件修改文件/文件版次屬性文件版次屬性 (2/2) 特定屬性無(wú)法修 改，如：版次與 維護(hù)者等。 刪

8、除文件刪除文件 文件管理文件管理-虛擬關(guān)聯(lián)文件虛擬關(guān)聯(lián)文件 v 新增虛擬關(guān)聯(lián)文件新增虛擬關(guān)聯(lián)文件 v 下載下載/取消下載虛擬關(guān)聯(lián)文件取消下載虛擬關(guān)聯(lián)文件 v 排序虛擬關(guān)聯(lián)文件排序虛擬關(guān)聯(lián)文件 v 瀏覽瀏覽/刪除虛擬關(guān)聯(lián)文件刪除虛擬關(guān)聯(lián)文件 新增虛擬關(guān)聯(lián)文件新增虛擬關(guān)聯(lián)文件(1/2) 有權(quán)限的使用者，可對(duì)虛擬 關(guān)聯(lián)文件做修改文件屬性、 廢止、凍結(jié)、加到我的最愛(ài) 、線上閱讀、下載閱讀等 。 新增虛擬關(guān)聯(lián)文件新增虛擬關(guān)聯(lián)文件(2/2) 新增虛擬關(guān)聯(lián)文件 成功後，在資料夾 明細(xì)文件清 單頁(yè)面中，該文 件會(huì)出現(xiàn) 圖示 。 虛擬關(guān)聯(lián)文件只可選擇文件 櫃已存在的文件，且該文件 的狀態(tài)為可使用。 下載虛擬關(guān)聯(lián)

9、文件下載虛擬關(guān)聯(lián)文件(1/2) 下載虛擬關(guān)聯(lián)文件下載虛擬關(guān)聯(lián)文件(2/2) 取消下載虛擬關(guān)聯(lián)文件取消下載虛擬關(guān)聯(lián)文件 排序虛擬關(guān)聯(lián)文件排序虛擬關(guān)聯(lián)文件 瀏覽瀏覽/刪除虛擬關(guān)聯(lián)文件刪除虛擬關(guān)聯(lián)文件(1/2) 點(diǎn)選文件編號(hào) 或 文件名稱，可 連 結(jié)至該虛擬關(guān) 聯(lián) 文件的文件 明 細(xì)頁(yè)面。若 有 受權(quán)的使用者 可 對(duì)該虛擬關(guān)聯(lián) 文 件做修改文件 屬 性、廢止、凍 結(jié) 及加到我的最 愛(ài) 等 。 瀏覽瀏覽/刪除虛擬關(guān)聯(lián)文件刪除虛擬關(guān)聯(lián)文件(2/2) 文件管理文件管理-調(diào)閱文件調(diào)閱文件 (不修訂不修訂) v 線上閱讀文件線上閱讀文件 v 下載閱讀下載閱讀 線上閱讀文件線上閱讀文件 此viewer可防止 使

10、用者擅自copy- paste文件內(nèi)容與 擷取影像等動(dòng)作 。 下載閱讀下載閱讀 使用者下載閱讀的 文件格式 (可能為 pdf或原始檔) 將 依據(jù)文件範(fàn)本的設(shè) 定值。 文件管理文件管理-文件取出修訂文件取出修訂 v 文件取出文件取出 v 下載修訂文件原始檔下載修訂文件原始檔 v 文件解鎖文件解鎖 v 修訂後回存修訂後回存 文件取出文件取出 check in 下載修訂文件原始檔下載修訂文件原始檔 若文件只有一個(gè)主 件，可直接下載文 件原始檔。 文件解鎖文件解鎖 若文件已取出，但 想放棄回存更新文 件版次的動(dòng)作時(shí)， 可使用文件解鎖功 能，恢復(fù)文件的狀 態(tài)為可使用。 修訂後回存修訂後回存 check

11、out 文件修訂後，將 依據(jù)文件更版規(guī) 則，自動(dòng)更新文 件版次。 檢視文件檔案狀態(tài)檢視文件檔案狀態(tài)/更換文件檔案更換文件檔案 v 瀏覽檢視文件檔案狀態(tài)瀏覽檢視文件檔案狀態(tài)/更換文件檔案更換文件檔案 v 更換主件檔案更換主件檔案 v 更換附件檔案更換附件檔案 瀏覽檢視文件檔案狀態(tài)瀏覽檢視文件檔案狀態(tài)/更換文件檔案更換文件檔案(1/2) 1. 只有資料夾管理 員才有此功能。 2. 該文件的主件型 態(tài)為檔案且該文 件必須是可使用 的狀態(tài)。 3. 可更換文件的主 件檔案、附件檔 案，但不更新文 件的版次。 瀏覽檢視文件檔案狀態(tài)瀏覽檢視文件檔案狀態(tài)/更換文件檔案更換文件檔案(2/2) 點(diǎn)選主件的原始檔

12、連結(jié)下載主原始檔 或附件的檔名連結(jié)下 載原始檔。 更換主件檔案更換主件檔案 在主件清單中可刪除 已存在的主件檔案， 但系統(tǒng)控制至少保留 有一個(gè)主件檔案。 更換附件檔案更換附件檔案 在附件清單中可刪除 已存在的附件檔案。 凍結(jié)凍結(jié)/開(kāi)放文件開(kāi)放文件 (1/2) 1. 到此日期會(huì)自動(dòng)凍結(jié)。 2. 文件狀態(tài)須為可使用，才可 凍結(jié)成功。 3. 若尚未到達(dá)凍結(jié)日期，可更 改日期，或取消凍結(jié)動(dòng)作。 4. 文件若被設(shè)定凍結(jié)日後，便 不能再設(shè)定廢止日，除非取 消凍結(jié)日設(shè)定。 凍結(jié)凍結(jié)/開(kāi)放文件開(kāi)放文件 (2/2) 廢止廢止/顯示文件顯示文件 (1/2) 1. 到此日期會(huì)自動(dòng)廢止。 2. 文件狀態(tài)須為可使用，才

13、可 廢止成功。 3. 若尚未到達(dá)廢止日期，可更 改日期，或取消廢止動(dòng)作。 4. 文件若被設(shè)定廢止日後，便 不能再設(shè)定凍結(jié)日，除非取 消廢止日設(shè)定 。 廢止廢止/顯示文件顯示文件 (2/2) 文件管理文件管理-文件生命週期文件生命週期 文件管理文件管理-文件版次生命週期文件版次生命週期 文件管理文件管理-我的最愛(ài)文件及訂閱我的最愛(ài)文件及訂閱 v 加到我的最愛(ài)加到我的最愛(ài) v 管理我的最愛(ài)管理我的最愛(ài)-瀏覽瀏覽/修改修改/刪除我的最愛(ài)刪除我的最愛(ài) v 訂閱文件變更的即時(shí)通知訂閱文件變更的即時(shí)通知 加到我的最愛(ài)加到我的最愛(ài) 使用者可選擇是否需要訂閱此文 件，若訂閱此文件，當(dāng)文件被刪 除/取出/回存/

14、凍結(jié)/開(kāi)放/廢止/顯示 /修改屬性時(shí)，或所屬資料夾管理 員變更時(shí)，會(huì)自動(dòng)通知使用者 。 管理我的最愛(ài)管理我的最愛(ài)-瀏覽瀏覽/修改修改/刪除我的最愛(ài)刪除我的最愛(ài)(1/2) 管理我的最愛(ài)管理我的最愛(ài)-瀏覽瀏覽/修改修改/刪除我的最愛(ài)刪除我的最愛(ài)(2/2) 訂閱文件變更的即時(shí)通知訂閱文件變更的即時(shí)通知 個(gè)人相關(guān)文件管理個(gè)人相關(guān)文件管理 v 系統(tǒng)通知系統(tǒng)通知 v 文件維護(hù)清單文件維護(hù)清單 v 我的最愛(ài)我的最愛(ài) 系統(tǒng)通知系統(tǒng)通知 文件維護(hù)清單文件維護(hù)清單 我的最愛(ài)我的最愛(ài) 公佈欄管理公佈欄管理 v 查閱下載內(nèi)部公告查閱下載內(nèi)部公告 v 查閱熱門文件查閱熱門文件 v 最佳文件最佳文件 v 查閱最新文件查閱

15、最新文件 查閱下載內(nèi)部公告查閱下載內(nèi)部公告 閱讀公告下載公告 查閱熱門文件查閱熱門文件 列出目前文件櫃 中前十個(gè)點(diǎn)閱率 最高的文件。 公佈欄管理公佈欄管理-最佳文件最佳文件 v 文件評(píng)比文件評(píng)比 v 查閱最佳文件查閱最佳文件 文件評(píng)比文件評(píng)比 查閱最佳文件查閱最佳文件 列出目前文件櫃中 前十個(gè)文件評(píng)分最 高的文件，只有被 評(píng)分十次以上的文 件會(huì)被列入排行榜 。 查閱最新文件查閱最新文件 列出目前文件櫃中 前十個(gè)最近被新增 或修訂的文件。 資料夾文件查詢資料夾文件查詢 v 基本查詢基本查詢 v 依資料夾名稱查詢依資料夾名稱查詢 v 依文件編號(hào)依文件編號(hào)/ /文件名稱查詢文件名稱查詢 v 全文檢索全文檢索 v 進(jìn)階查詢進(jìn)階查詢 基本查詢基本查詢-依資料夾名稱查詢依資料夾名稱查詢 基本查詢基本查詢-依文件編號(hào)依文件編號(hào)/文件名稱查詢文件名稱查詢 基本查詢基本查詢-全文檢索全文檢索 查詢結(jié)果會(huì)列 出該文件所有 的版次。一般 使用者可看到 該文件所有的 版次，但無(wú)權(quán) 限可連結(jié)該文 件者，點(diǎn)選後 會(huì)出現(xiàn)無(wú)權(quán)限 訊息 。 進(jìn)階查詢進(jìn)階查詢 (1/4) 進(jìn)階查詢進(jìn)階查詢 (2/4) 系統(tǒng)提供新增 查詢條件的下 拉式選單，按 新增鈕， 可