集團OA系統(tǒng)的實施方案

1、another group集團oa系統(tǒng)的實施方案初稿隨著金融行業(yè)信息化程度的不斷加深，其對文檔管理自動化、 工作流程自動化，網(wǎng)絡(luò)化協(xié)作辦公、遠程辦公、移動辦公的需求越來越強烈。在這種現(xiàn)實情況下，實行辦公自動化辦 公方式顯得優(yōu)為突出。oa（office automation ,以下簡稱 oa）即是辦公自動化。所謂 oa系統(tǒng)就是用網(wǎng)絡(luò)和 oa 軟件構(gòu)建的一個單位內(nèi)部的辦公通信平臺，用于輔助辦公。oa系統(tǒng)完成單位內(nèi)部的郵件通信、信息發(fā)布、文檔管理、工作流程自動化等等工作。一、oa的功能oa是多層次的技術(shù)、設(shè)備和系統(tǒng)的綜合。一個完整的辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)包括：1、信息的生成與輸入2、信息的加工與處理3、信

2、息的存儲與檢索4、信息的復(fù)制、信息的傳輸5、交流以及信息安全管理等功能。同時，維護oa系統(tǒng)，除了基本的計算機和網(wǎng)絡(luò)知識外，還要對相應(yīng)的 oa軟件比較熟悉。目前使用的oa軟件有很多種，但無外乎兩大類，一類是使用舊m的lotus notes、微軟的exchange等專用軟件構(gòu)建的 oa系統(tǒng)，另一類是使用 web技術(shù)開發(fā)的基于 b/s方式的oa系 統(tǒng)。鑒于oa系統(tǒng)需要全體員工共同使用，而員工的電腦水平不一，所以oa系統(tǒng)要以使用簡易性為主，建議采用 we眼能技術(shù)開發(fā)的基本 b/s的oa系統(tǒng)二、oa系統(tǒng)定位完整的辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該將企業(yè)內(nèi)部與外部信息統(tǒng)一考慮，通過跨平臺的信息集成和發(fā)布技術(shù)，為企業(yè)構(gòu)造堅

3、固和寬廣的信息基石。是企業(yè)信息化的一個上層平臺，企業(yè)經(jīng)營決策的一個信息中心，企業(yè)對外聯(lián)系的一個窗口，對內(nèi)信息溝通的一個橋梁，是集多種業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、通用辦公系統(tǒng)、internet 應(yīng)用等多方面的合理整合。 三、系統(tǒng)設(shè)計理念oa系統(tǒng)在設(shè)計和開發(fā)中力求簡單實用。遵循模塊化、組織化、標準化、靈活部署等原 則進行系統(tǒng)開發(fā)，充分考慮了系統(tǒng)的實用、穩(wěn)定、速度、安全以及可擴展性，創(chuàng)造了完美的 個性化特征。操作簡便：友好的操作界面使用戶能根據(jù)操作界面的指示完成操作。同時系統(tǒng)還提供聯(lián)機幫助。性能穩(wěn)定：系統(tǒng)運行的底層軟硬件平臺穩(wěn)定可靠。能提供完整有效的系統(tǒng)備份方案，使系統(tǒng)在遇到故障災(zāi)害后能以最小的代價在最短的時間內(nèi)

4、得到恢復(fù)。保障安全：系統(tǒng)中具備完善的權(quán)限管理功能。對信息發(fā)送、接收和查詢能提供安全性控制。對特殊的批示等需要提供電子簽名以保證系統(tǒng)信息的完整性和一致性。擴充靈活：系統(tǒng)可以通過調(diào)整配置來適應(yīng)業(yè)務(wù)流程的變動并在當前模塊基礎(chǔ)上增加新的 功能。維護方便：系統(tǒng)提供管理工具使系統(tǒng)管理人員無需通過數(shù)據(jù)庫底層操作即能對各種影響 系統(tǒng)性能的情況或異常情況進行處理，保障系統(tǒng)的日常運行。性能優(yōu)良：系統(tǒng)具備良好的性能， 對普通處理的響應(yīng)時間小于5秒，對所有處理的響應(yīng)時間小于15秒。遠程訪問：系統(tǒng)提供完善的遠程用戶上網(wǎng)辦公方案。且使用方便，信息安全，通訊費用cinmther gouq經(jīng)濟。無縫連接：基于domino6支

5、持j2ee,辦公系統(tǒng)可以通過多種方式如java、jsp、servlet、jdbc odbc lei等在domino和其他應(yīng)用系統(tǒng)間相互調(diào)用數(shù)據(jù)、方法等。持續(xù)的系統(tǒng)擴展與集成：采用跨平臺、模塊化設(shè)計，方便系統(tǒng)的不斷升級，另外提供多種接口，方便oa系統(tǒng)與企業(yè)的其他系統(tǒng)集成。四、系統(tǒng)建設(shè)目標oa系統(tǒng)不僅能適應(yīng)企業(yè)的各類機構(gòu)調(diào)整，促進企業(yè)資源的合理配置，優(yōu)化企業(yè)機構(gòu)運 作流程，還應(yīng)具有可用性，可靠性和可維護性，成為一個真正有效的全面支持企業(yè)運作計算 機化的系統(tǒng)。通過此系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，應(yīng)達到以下的目標：1、減輕辦公人員的勞動強度，提高辦公效率。2、促進工作流程的規(guī)范化和制度化。3、管理并合理利用公司各類

6、信息資源，以促進企業(yè)業(yè)務(wù)的提升。4、實現(xiàn)全面的決策支持。5、面向未來的知識管理。6、與企業(yè)中其他應(yīng)用系統(tǒng)（例 erp系統(tǒng)）進行更好的集成。五、系統(tǒng)架構(gòu)用戶可以自由地以多種方式靈活地訪問系統(tǒng)，包括客戶端、瀏覽器、pda仿真終端，并可應(yīng)用sms it系統(tǒng)交互。辦公平臺作為所有用戶每天面對的一個辦公門戶，可以在此平臺上完成絕大多數(shù)的日常辦公事務(wù)，而辦公平臺所需要的一些數(shù)據(jù) ，則通過數(shù)據(jù)庫訪問技術(shù) odbc jdbc decs lei、 java、jsr servlet 等訪問后臺業(yè)務(wù)存儲系統(tǒng)。辦公平臺在公司整個it系統(tǒng)中的地位和作用。 在整個it系統(tǒng)中的地位，它是作為一個 與用戶交互協(xié)作的平臺，從用

7、戶的使用工作環(huán)境來看，它是用戶每天面對的一個辦公桌面。六、系統(tǒng)特點簡明易用的操作，功能齊全的金融業(yè)務(wù)設(shè)計，良好的可擴展性，強大的信息集成度，完善的安全機制，結(jié)構(gòu)化的組織管理。七、功能模塊oa系統(tǒng)必須包含的基本模塊：電子郵件、待辦事宜、公告、電子論壇、個人秘書、公 文流轉(zhuǎn)、本地郵箱、公司簡介、規(guī)章制度、外部來文、會議管理、通訊錄等。同時，還要包括以下的板塊：a、個人信息：人事檔案查詢、勞動合同、薪資福利查詢、社會保險查詢、意外保險查 詢、工會福利查詢、黨費繳費查詢、檔案費查詢、手機報銷查詢、員工宿舍查詢等各種信息 查詢。b、行政管理：酒店、機票預(yù)定信息、行政申請、行政費用統(tǒng)計等。c、財務(wù)管理：財

8、務(wù)申請、匯率查詢、資金調(diào)撥申請等。投行項目管理；將項目按照階段進行劃分，將每個階段需要填寫的文檔和報告進行 分類處理，并將其他相關(guān)功能如出差申請等都根據(jù)項目所處階段進行劃分。d、it項目管理：將it項目按照各自的方法進行不同的階段、分類劃分。對項目整 個過程進行管理。e、加盟商管理：一方面對每個市場部員工所管理的客戶進行管理，記錄每個客戶的姓名、性別、聯(lián)系方式、資金帳號等各種信息，另一方面對市場部員工進行管理，如員工的 費用記錄、工作記錄等。同時結(jié)合數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)，根據(jù)資金帳號查找到該客戶的 交易情況，由此計算出每個市場部員工的業(yè)績。統(tǒng)計分析出客戶的交易特性。對于不同類型的市場部員工、

9、不同類型的客戶，業(yè)績的計算方式也根據(jù)制度而不同。360考核、外事管理f、人事管理：包括人事檔案管理、勞動合同管理、人事申請、another groupg網(wǎng)上投票：利用每個人的id號，根據(jù)一定的規(guī)則，在一定時間內(nèi)進行網(wǎng)上投票。系統(tǒng)自動統(tǒng)計投票結(jié)果。例如員工升遷等h網(wǎng)上考試：利用每個人的id號，根據(jù)題庫信息，隨機抽取題目或者配置好題目，進 行網(wǎng)上答題，根據(jù)限定時間，自動統(tǒng)計得分。例如 erp系統(tǒng)培訓(xùn)，其它部門培訓(xùn)計劃等i、培訓(xùn)管理：培訓(xùn)申請、培訓(xùn)檔案、培訓(xùn)考試、網(wǎng)上調(diào)查、視頻會議等。j、客戶管理：記錄公司關(guān)注和交往的個人或機構(gòu)客戶信息。k、固定資產(chǎn)管理：包括宿舍管理記錄、司服制作記錄、手提電腦購買

10、記錄、購車記錄、 宿舍記錄等各種資產(chǎn)相關(guān)的信息管理。l、圖書資料管理：對各種圖書、資料等的管理、借閱、歸屬等信息進行管理的系統(tǒng)。八、系統(tǒng)運行環(huán)境服務(wù)器軟件： windows 2003 server、windows 2008 server 操作系統(tǒng)客戶端軟件： windows xp、windows 7 操作系統(tǒng)、internet explorer 6.0/8.0客戶端開發(fā)工具： lotus domino designer r6 ibm websphere advanced developer 5.0 （或其它j2ee開發(fā)工具）九、oa系統(tǒng)與erp軟件的關(guān)系（補充）oa和erp作為目前企業(yè)信息化管

11、理的兩大軟件系統(tǒng)，本應(yīng)是各負其責、各司其職，然 而在實際選型和應(yīng)用的過程中，卻往往會出現(xiàn)這樣、那樣的問題，使得二者在企業(yè)管理系統(tǒng)的市場中紛爭不斷。當前很多企業(yè)使用的 oa系統(tǒng)主要是公文管理、會議管理、檔案管理、人事管理、客戶 信息管理、電子郵件、電子公告以及論壇系統(tǒng)，這些應(yīng)用表面上都屬于傳統(tǒng)的辦公自動化范 疇，但實際上，在 oa系統(tǒng)中所運行的這些文檔、資料，也為erp系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，同時oa系統(tǒng)具有erp系統(tǒng)所不具備的行政審批流程功能。oa系統(tǒng)和erp之間彼此側(cè)重點不一樣，實際上 oa系統(tǒng)是工作流定制的強手，erp系統(tǒng) 是挖掘企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的工具，二者整合的必要性非常明顯：保護了現(xiàn)有的i

12、t基礎(chǔ)建設(shè)投資在企業(yè)軟件服務(wù)中的整合需求；實現(xiàn)了兩個系統(tǒng)的優(yōu)勢互補；有利于企業(yè)業(yè)務(wù)流程重構(gòu)。企業(yè)實施oa系統(tǒng)的最終目的應(yīng)該是建立協(xié)同工作平臺和信息集成平臺，基于平臺開發(fā)的oa產(chǎn)品在這方面的優(yōu)勢將尤為突出。協(xié)同工彳平臺將企業(yè)各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括erp集成到oa當中，制定標準，將企業(yè)的傳統(tǒng)“垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式”轉(zhuǎn)化為基于項目或任務(wù)的“扁平式 管理”模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時，心理距離也逐漸縮小，從而提高企業(yè)團隊化協(xié)作能力，最大限度地釋放人的創(chuàng)造力。信息集成平臺對于使用 erp系統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)已存在的生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，可將其集成到工作流系 統(tǒng)中，使企業(yè)員工能及時有

13、效的獲取處理信息，提高整體反應(yīng)速度。很多企業(yè)在實踐中發(fā)現(xiàn)，oa與erp之間各自有著不同的優(yōu)勢，他們之間應(yīng)該是一種相 輔相成的并存關(guān)系，如果兩者可以融合在一起，實現(xiàn)恰當整合，就可以互相彌補，實現(xiàn)整體效益的最佳。以下是oa系統(tǒng)與erp系統(tǒng)集成的要點，以供參考：1、通過oa系統(tǒng)實現(xiàn)有關(guān)支付流程的審批后，把審批的金額寫入erp的ap模塊，形成相關(guān)發(fā)票數(shù)據(jù)進行支付操作。2、通過oa系統(tǒng)實現(xiàn)借款和報銷的審批流程，審批完成后把借款和報銷的費用項信息以及總金額寫入iexpense中，財務(wù)部門進行預(yù)付款處理。3、通過oa實現(xiàn)員工請假申請審批流程，審批通過后直接把考勤信息寫入hr中進行考勤統(tǒng)計、薪酬計算。4、通過

14、oa系統(tǒng)進行員工考評文件的審批，審批后把結(jié)果寫入人力資源績效考核模塊個人信息中。another group十、總結(jié)整個oa系統(tǒng)具有嚴謹而簡單的系統(tǒng)概念。熟練掌握這些概念能使得整個系統(tǒng)的實施過 程事半功倍。oa系統(tǒng)的核心概念只有三個：信息目錄；文檔類型；和信息門戶。其中信息 目錄作為系統(tǒng)所有電子文檔類信息的存儲結(jié)構(gòu)，全部在四大信息中心根目錄下創(chuàng)建（知識、 論壇、業(yè)務(wù)和決策）。四大信息中心因此在 oa系統(tǒng)稱為資產(chǎn)化的概念信息（知識）的主要物 理存儲結(jié)構(gòu)。第二個重要的系統(tǒng)核心概念是電子文檔類型。oa系統(tǒng)通過電子文檔類型來組織相關(guān)的業(yè)務(wù)功能。比如，需要進行會議管理，實施人員可以通過類型為“會議（紀要）”的電子文檔類型定義相關(guān)的目錄，同時發(fā)布在相關(guān)的門戶上（比如：公共事務(wù)），這樣就可以完成會議的發(fā)布、到期提醒和會議紀要的整理與發(fā)布。最后，要把oa系統(tǒng)實施成為一個主要用于讓部門開展業(yè)務(wù)、進行知識共享，信息獲取的基本信息平臺，一定要進