《備用金管理辦法》(20210102204425)

1、備用金管理暫行規(guī)定 第一章 總則 第一條 為規(guī)范公司備用金管理，防止資金流失，減少資金占用，依據(jù) 國(guó)家財(cái)經(jīng)法規(guī) ,結(jié)合公司財(cái)務(wù)管理制度，制訂本規(guī)定。 第二條 備用金分為定額備用金和臨時(shí)備用金；定額備用金，指因支出 頻繁等原因借支的、固定在一定時(shí)期內(nèi)周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金；臨時(shí)備用金，指因臨時(shí) 性需要而一次性借支的、周轉(zhuǎn)時(shí)間較短的現(xiàn)金。 第三條 本規(guī)定適用于 xx 公司及所屬全資、 控股子公司，以及其他子公 司。 第二章 備用金使用范圍和額度 第四條 定額備用金使用范圍和額度 1、銷售駐外人員的日常周轉(zhuǎn)借款； xx 銷售駐外人員日常周轉(zhuǎn)額度 根據(jù)年度銷售費(fèi)用管理規(guī)定以及市場(chǎng)部銷售費(fèi)用特批報(bào)告等核定；其他 公

2、司自行核定，原則上不得超過 3000 元/人。 2、供應(yīng)、設(shè)備監(jiān)造、 工程管理等長(zhǎng)期駐外人員的日常差旅費(fèi)借款額 度不得超過 3000 元 /人。 3、小車駕駛員用于零星購油費(fèi)、過路過橋費(fèi)等借款額度不得超過 3000 元 /人，其中集團(tuán)公司、水泥股份部室可以根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整，原則上 不得超過 5000 元/人。 4、辦理采購零星材料、 備件、辦公用品等頻繁業(yè)務(wù)所需借款額度不 得超過 2000 元/人。 第五條 臨時(shí)備用金使用范圍和額度 1、國(guó)內(nèi)差旅費(fèi)借款額度原則上按200元/人天控制，出國(guó)差旅費(fèi)借 款額度根據(jù)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的報(bào)告或文件控制。 2、臨時(shí)采購借款根據(jù)使用部門申報(bào)的臨時(shí)采購計(jì)劃控制。

3、 3、外出參加培訓(xùn)或會(huì)議借款根據(jù)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批的培訓(xùn)或會(huì)議 通知控制。 4、處理突發(fā)性事件（如緊急維修、安全事故等）借款根據(jù)經(jīng)公司負(fù) 責(zé)人審批后的報(bào)告控制 5、用于投資項(xiàng)目選址考察、參加招投標(biāo)、大型物資訂貨會(huì)活動(dòng)、走 訪客戶、市場(chǎng)調(diào)研、舉辦展會(huì)、專項(xiàng)協(xié)調(diào)等業(yè)務(wù)借款根據(jù)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批 的報(bào)告金額控制。 第六條 備用金借款不得任意擴(kuò)大使用范圍，不得用于私人事務(wù)，原則 上不得用于支付定點(diǎn)的維修、加油等費(fèi)用。 第三章 備用金支取、歸還流程 第七條 備用金支取流程 借款人申請(qǐng) 部門負(fù)責(zé)人審核 財(cái)務(wù)經(jīng)辦會(huì)計(jì)審核 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù) 核 單位負(fù)責(zé)人審批 出納審核付款 1、個(gè)人填寫借款申請(qǐng)單（格式見附件 1），

4、真實(shí)詳細(xì)的注明借款事由、 金額，出差借款必須注明出差事由、地點(diǎn)、人數(shù)和預(yù)計(jì)天數(shù)；定額備用金借 款可由部門提交匯總申請(qǐng)報(bào)告（詳細(xì)列示借款人、用途、金額等） 。 2、部門負(fù)責(zé)人對(duì)借款事由和金額的真實(shí)性、必要性進(jìn)行審核； 3、財(cái)務(wù)經(jīng)辦會(huì)計(jì)根據(jù)借款人信用和借款的事由進(jìn)行審核， 并在借款 申請(qǐng)單上注明審核意見，審核不符合規(guī)定的，將借款單退還申請(qǐng)借款人。存 在逾期欠款的從本次借款中扣減，未轉(zhuǎn)正員工應(yīng)控制借支。 4、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù)核。 5、公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)分管范圍在額度內(nèi)審批， 定額備用金必須報(bào)公司總 經(jīng)理（或主持工作的副總）審批。 6、出納復(fù)核審批手續(xù)的完整有效性后辦理付款， 若由部門統(tǒng)一辦理 定額備用金借款的

5、需反饋借款人簽收的清單。 7、各公司部門負(fù)責(zé)人支取臨時(shí)備用金需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批； 公司領(lǐng)導(dǎo) 支取臨時(shí)備用金需經(jīng)其他公司領(lǐng)導(dǎo)簽字方可辦理；部室職員支取臨時(shí)備用 金，可直接由部室負(fù)責(zé)人在額度范圍內(nèi)審批。 8、異地出差人員原則上不得在其他公司支取備用金， 特殊情況須經(jīng) 其所屬公司和出差所在公司的負(fù)責(zé)人雙簽后方可辦理借款， 所屬公司負(fù)責(zé)清 收此筆借款。 9、工傷借款需提供經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批的專題報(bào)告及其他書面 證明資料，專題報(bào)告中需列明借款用途、金額，指定還款責(zé)任人和預(yù)計(jì)還款 期限等，對(duì)無法確定還款期限的，由還款責(zé)任人負(fù)責(zé)跟蹤清理。 第八條 臨時(shí)備用金期限為 30 天，借款人須于借款后 30 天內(nèi)（出

6、差人 員于出差返回后 10 天之內(nèi)），報(bào)銷有關(guān)費(fèi)用并繳清余款沖減備用金。逾期 由財(cái)務(wù)部門發(fā)送催款通知書給所在部門，逾期滿 30 天未報(bào)銷或未繳清余款 的，由財(cái)務(wù)部門通知其本人和人事部門從工資中扣回，并按同期貸款利率計(jì) 收利息（利息計(jì)算公式=同期貸款利率X備用金余額X逾期天數(shù)，其中逾期天 數(shù)按逾期滿 30 天起開始計(jì)算）。 因長(zhǎng)期出差在外無法按時(shí)歸還或其他特殊原因需要續(xù)借的， 必須提出書 面報(bào)告，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，公司總經(jīng)理（或主持工作的副總）批準(zhǔn)后免于 罰息。 第九條 定額備用金每半年清理一次， 借款人于每年 6月25日和 12月 25 日前清賬，并重新辦理借款手續(xù)，由所在部門和財(cái)務(wù)部門根據(jù)實(shí)

7、際情況， 對(duì)使用對(duì)象和用途范圍重新審定； 逾期不清帳，按同期貸款利率計(jì)收利息 （利 息計(jì)算公式=同期貸款利率X備用金余額X逾期天數(shù)，其中逾期天數(shù)從規(guī)定清 帳截止日算起）。 第十條 財(cái)務(wù)部門核銷備用金，必須填制一式二聯(lián)的“報(bào)賬（結(jié)算）證明 單”（格式見附件2），加蓋財(cái)務(wù)專用章后，反饋一聯(lián)給借款人；現(xiàn)金還款必 須由出納簽字，并在證明單上加蓋現(xiàn)金收訖章。 第十一條 因人事調(diào)動(dòng)或離職等原因造成備用金借款人變更的， 原借款 人必須辦理清賬手續(xù)后方可辦理交接。 第四章 管理與監(jiān)督 第十二條 備用金實(shí)行專人借款專人負(fù)責(zé)，不得全部或部分轉(zhuǎn)借他人； 私自轉(zhuǎn)借而未辦理相關(guān)財(cái)務(wù)手續(xù)的，財(cái)務(wù)一律不予認(rèn)可。 第十三條

8、各公司部門審批領(lǐng)導(dǎo)為備用金第一管理人， 負(fù)責(zé)監(jiān)督借款人 及時(shí)辦理報(bào)賬核銷和歸還手續(xù) 第十四條 各公司財(cái)務(wù)部門為備用金監(jiān)管部門， 應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)備用金 管理。各公司財(cái)務(wù)部門每月 5 日編制備用金賬齡分析表（格式見附表 3）， 報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、人事部門和上級(jí)財(cái)務(wù)主管部門。 財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立備用金借款信用評(píng)價(jià)體系，定期評(píng)價(jià)借款人信用，對(duì)于 經(jīng)常性違反結(jié)算紀(jì)律、 信用度較低的員工嚴(yán)格控制借款， 直至取消借款資格。 第十五條 各公司應(yīng)嚴(yán)格備用金管理，控制總額，嚴(yán)禁將特定用途的備 用金挪作他用或公款私存，一經(jīng)查實(shí)，從嚴(yán)處理。其中，未經(jīng)批準(zhǔn)私自擴(kuò)大 備用金使用范圍或限額的， 視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦會(huì)

9、計(jì)分別處 以 100 元以上的考核。 出納在審批手續(xù)不全情況下支取備用金的， 按支取金 額 10%予以考核；出納無任何手續(xù)私自借款的， 視情節(jié)嚴(yán)重， 給予下崗或除 名處理。 第五章 附 則 第十六條 本規(guī)定由 xx 有限公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。 第十七條 本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。 xx 有限責(zé)任公司 二OO五年十月三十一日 附件1: 申 請(qǐng) 借款 單 部門 借款類型 口定額備用金 取款方式 臨時(shí)備用金 借款事由 出差地點(diǎn) 出差 天數(shù) 自月日至月日 預(yù)計(jì)天 借款金額 （大寫） 人民幣 財(cái)務(wù)核定 （實(shí)借數(shù)） 審核 意見 注 意 事 項(xiàng) 1、備用金借款須按規(guī)定程序辦理，并按節(jié)約原則借支； 2、備用金借款

10、專人借支專人負(fù)責(zé)，不得部分或全部轉(zhuǎn)借； 3、差旅費(fèi)借款需詳細(xì)列明岀差事由、人數(shù)及天數(shù)等要素； 4、定額備用金于每年 6月25日和12月25日前還款清賬； 5、臨時(shí)備用金應(yīng)于借支后一個(gè)月內(nèi)報(bào)賬并結(jié)清款項(xiàng)。 公司領(lǐng)導(dǎo) 核批 部門 負(fù)責(zé) 人審 批 借款人簽字 年月日 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人: 審核: 出納: 領(lǐng)款人: 備注：本借款單應(yīng)印刷為長(zhǎng)，寬統(tǒng)一格式 附件2: 報(bào)賬（結(jié)算）證明 沖賬科目 姓名部門 附 報(bào) 銷 單 據(jù) 張 摘要 報(bào)賬（結(jié)算）金額（大寫）元 原借款金額Y元：退回現(xiàn)金元：補(bǔ)付尾款元 報(bào)銷日期年 月 第 聯(lián) 報(bào) 銷 人 收 存 注意：如有現(xiàn)金收、付必須有岀 納員簽章方為有效。 出納: 制單: 備注：1、本證明單為一式兩聯(lián)，第一聯(lián)交報(bào)銷人收存，第二聯(lián)財(cái)務(wù)存查 2 、本證明單應(yīng)印刷為長(zhǎng)19cm寬9cm的統(tǒng)一格式。 附件3: 備用金帳齡分析表 部門