會(huì)議管理101招

1、會(huì)議管理 101 招會(huì)議管理 101 招使會(huì)議開得卓有成效開會(huì)要花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢。故而會(huì)議要在有必要時(shí)才開,并且要開得簡(jiǎn)短有效。1. 每次一開始就讓大家都清楚會(huì)議目的。2. 如果某個(gè)問題不開會(huì)也能解決,就不要開會(huì)。3. 要認(rèn)真考慮,是甚么使會(huì)議成功,反之又是甚么使會(huì)議不成功。4. 要考慮：如果不開這個(gè)常規(guī)會(huì)議又會(huì)怎么樣。5. 請(qǐng)記住,上級(jí)主管參加會(huì)議會(huì)抑制討論。6. 在工作場(chǎng)所以外的地方舉行會(huì)議,大家都會(huì)覺得輕松。7. 要熟悉正式會(huì)議的各種程序規(guī)則。8. 要注意正式會(huì)議所具有的一切法律要求。9. 開會(huì)前先通知與會(huì)者,要他們注意會(huì)議討論的重點(diǎn)。10. 信息要加以選擇,避免過多。11. 組織視

2、像會(huì)議和打出會(huì)議電話時(shí)要考慮世界各地的時(shí)差。12. 通過限制網(wǎng)上會(huì)議時(shí)間使會(huì)議完善。13. 電話會(huì)議上發(fā)言時(shí)要重復(fù)你自己的姓名。14. 仔細(xì)考慮你要召開的會(huì)議的類型。15. 會(huì)議要盡可能小,以免分散注意力。16. 在容易看見的位置上放一個(gè)表或鐘,以便掌握時(shí)間。17. 凡輔助文件均應(yīng)與議程一并發(fā)出。18. 會(huì)前先拉幾個(gè)盟友。19. 開會(huì)前必須確信一定能達(dá)到會(huì)議目的。20. 只要有人偏離會(huì)議方向,立即提醒他們注意議程。 會(huì)議準(zhǔn)備為準(zhǔn)備會(huì)議花的時(shí)間是不會(huì)浪費(fèi)的。 確信正確的人于適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、 適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)前來參加會(huì)議并確認(rèn)他們能作出正確的決定。21. 要考慮與會(huì)者在群體合作狀況下的工作情況。22. 決定

3、開會(huì)時(shí)間前要先考慮交通時(shí)間。23. 如果人們不能出席則應(yīng)該重新安排會(huì)議。24. 在議程各個(gè)項(xiàng)目旁列出發(fā)言人姓名。25. 要避免在低效能時(shí)間開會(huì),如午餐剛結(jié)束后。26. 任何議程變動(dòng)都必須通知主持人。27. 議程要盡可能短小簡(jiǎn)單。28. 盡量將議程限制于一頁紙上。29. 最重要的事應(yīng)該安排在議程的前面,要趁與會(huì)者精神狀態(tài)最好時(shí)討論。30. 要考慮須長(zhǎng)途跋涉趕來開會(huì)的人所花的時(shí)間。31. 要確保有向殘疾與會(huì)者提供便利條件的設(shè)施。32. 必須將電話轉(zhuǎn)移出會(huì)場(chǎng)。33. 將有可能出問題的會(huì)議安排在中立地開。34. 要求你的后勤人員核實(shí)會(huì)場(chǎng)當(dāng)?shù)毓步煌ǖ木€路站點(diǎn)、運(yùn)行時(shí)刻表和季節(jié)變化。35. 要找個(gè)確保沒

4、有干擾的會(huì)場(chǎng)。36. 要考慮多種座位方案后再選擇最合適的一種。37. 使用圓桌可使會(huì)議定調(diào)為非正式。38. 務(wù)必使全體與會(huì)者既能看見又能被看見。39. 座位之間應(yīng)有一臂長(zhǎng)的間隔。40. 不能讓與會(huì)者受太陽直接曝曬。41. 要求與會(huì)者關(guān)閉移動(dòng)電話和傳呼機(jī)。42. 不要用很舒服的椅子,以防與會(huì)者打瞌睡。43. 開會(huì)前要檢查所有的視聽輔助是否完好。44. 要謹(jǐn)防會(huì)場(chǎng)過度提供酒菜牟取額外利潤(rùn)。45. 要確保特殊飲食在需要時(shí)能有供應(yīng)。46. 會(huì)前不要喝太多酒,酒很難提高工作效率。 出席會(huì)議一個(gè)會(huì)議的每個(gè)參加者都有責(zé)任確保會(huì)議達(dá)到目的。故而要預(yù)先準(zhǔn)備,積極發(fā)言 ,使每次會(huì)議都有成效。47. 會(huì)前擬出自己的

5、發(fā)言稿。48. 和其它參與者在會(huì)前詳細(xì)討論并解決有問題的議案。49. 要保持積極的臉部表情和音調(diào)。50. 為自己的排練錄像以檢查說話是否清楚。51. 開始發(fā)言前先作深呼吸。52. 既然一個(gè)意見是你自己的意見,你就應(yīng)該信心十足地講述。53. 不要打斷別人發(fā)言,而應(yīng)讓他們暢所欲言。54. 要用不同的詞匯講述相同的意思,使之更生動(dòng)有趣。55. 談判時(shí)要識(shí)別任何有一致性的地方。56. 為使每次會(huì)議成功,你要盡到個(gè)人責(zé)任。57. 鼓勵(lì)那些在常規(guī)會(huì)議上輪流當(dāng)主席的人。58. 即使你要否決某項(xiàng)動(dòng)議,也要盡量找出至少一處共同點(diǎn)。59. 作為一名主席,要確信你能聽得進(jìn)各種觀點(diǎn)。60. 必須按照議程順序作會(huì)議記錄

6、。61. 建議主席在新會(huì)議記錄定稿前先念一遍。62. 根據(jù)會(huì)上所做筆記,會(huì)后立即寫出會(huì)議記錄。63. 會(huì)議記錄寫完后,還要使句子簡(jiǎn)短中肯。 主持會(huì)議每個(gè)會(huì)議都需要主持人指導(dǎo)進(jìn)行。如果你主持會(huì)議,最重要的任務(wù)就是必須確休每次會(huì)議順利進(jìn)行,成功結(jié)束。64. 要公開提問,鼓勵(lì)每位與會(huì)者說出自己的觀點(diǎn)。65. 要求某些與會(huì)者就你主持會(huì)議的表現(xiàn)作出真實(shí)的反饋。66. 盡量于會(huì)前認(rèn)識(shí)新來者。67. 要于會(huì)前透徹研究主要觀點(diǎn)的領(lǐng)袖。68. 將會(huì)議安排在午餐之前,這樣就較容易按時(shí)結(jié)束。69. 會(huì)議一開始就告訴與會(huì)者會(huì)議計(jì)劃需進(jìn)行多長(zhǎng)時(shí)間。70. 讓遲到者知道他們的行為對(duì)會(huì)議不利。71. 要制止支流辯論和私下交

7、談。72. 請(qǐng)發(fā)怒的與會(huì)者談?wù)劙l(fā)怒的原因,以此消弭憤怒。73. 要用積極的響應(yīng)鼓勵(lì)遲疑的與會(huì)者。74. 在與會(huì)者中尋找感興趣的正面跡象。75. 如果有人必須在你之后發(fā)言,應(yīng)注意他們是否不耐煩。76. 可挑選出某些人,向他們提一些直接的問題,以引起辯論。77. 要掌握適用于會(huì)議的正式的紀(jì)律性程序規(guī)則。78. 用片刻沉默將會(huì)議從爭(zhēng)吵中帶回到正軌上來。79. 必須清楚每次會(huì)議的規(guī)則。80. 開會(huì)時(shí)要盡量使大多數(shù)與會(huì)者站在你這一方,從而孤立搗亂份子。81. 要改變會(huì)議氣氛,須先改變議題。82. 驅(qū)逐任何搗亂份子須在不得已時(shí)而為之。83. 要趁全體與會(huì)者在場(chǎng)時(shí)安排好下次會(huì)議。84. 確保各項(xiàng)決議記錄在案。85. 必須盡量以積極的調(diào)子結(jié)束會(huì)議。86. 向每位到會(huì)者、所有的發(fā)言人致謝。87. 要區(qū)別書面規(guī)則與非書面儀式。88. 可為正式會(huì)議錄音以確保會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性。89. 向與會(huì)者提供收發(fā)信件服務(wù)。90. 首先處理日常事務(wù)和管理事務(wù)。91. 應(yīng)在簽名報(bào)到臺(tái)旁設(shè)一信息臺(tái)。92. 會(huì)場(chǎng)吵鬧時(shí)要站起身顯示主席的權(quán)威。93. 要為小組委員會(huì)制定準(zhǔn)則。94. 不要過多使用程序,因?yàn)檫@樣有可能會(huì)抑制自由討論。95. 可將復(fù)雜問題委托給一個(gè)工作小組,由他們晚些時(shí)候匯報(bào)。96. 請(qǐng)記住,你有權(quán)決定