會議管理101招

1、會議管理 101 招會議管理 101 招使會議開得卓有成效開會要花費寶貴的時間和金錢。故而會議要在有必要時才開,并且要開得簡短有效。1. 每次一開始就讓大家都清楚會議目的。2. 如果某個問題不開會也能解決,就不要開會。3. 要認(rèn)真考慮,是甚么使會議成功,反之又是甚么使會議不成功。4. 要考慮：如果不開這個常規(guī)會議又會怎么樣。5. 請記住,上級主管參加會議會抑制討論。6. 在工作場所以外的地方舉行會議,大家都會覺得輕松。7. 要熟悉正式會議的各種程序規(guī)則。8. 要注意正式會議所具有的一切法律要求。9. 開會前先通知與會者,要他們注意會議討論的重點。10. 信息要加以選擇,避免過多。11. 組織視

2、像會議和打出會議電話時要考慮世界各地的時差。12. 通過限制網(wǎng)上會議時間使會議完善。13. 電話會議上發(fā)言時要重復(fù)你自己的姓名。14. 仔細(xì)考慮你要召開的會議的類型。15. 會議要盡可能小,以免分散注意力。16. 在容易看見的位置上放一個表或鐘,以便掌握時間。17. 凡輔助文件均應(yīng)與議程一并發(fā)出。18. 會前先拉幾個盟友。19. 開會前必須確信一定能達(dá)到會議目的。20. 只要有人偏離會議方向,立即提醒他們注意議程。 會議準(zhǔn)備為準(zhǔn)備會議花的時間是不會浪費的。 確信正確的人于適當(dāng)?shù)臅r間、 適當(dāng)?shù)牡攸c前來參加會議并確認(rèn)他們能作出正確的決定。21. 要考慮與會者在群體合作狀況下的工作情況。22. 決定

3、開會時間前要先考慮交通時間。23. 如果人們不能出席則應(yīng)該重新安排會議。24. 在議程各個項目旁列出發(fā)言人姓名。25. 要避免在低效能時間開會,如午餐剛結(jié)束后。26. 任何議程變動都必須通知主持人。27. 議程要盡可能短小簡單。28. 盡量將議程限制于一頁紙上。29. 最重要的事應(yīng)該安排在議程的前面,要趁與會者精神狀態(tài)最好時討論。30. 要考慮須長途跋涉趕來開會的人所花的時間。31. 要確保有向殘疾與會者提供便利條件的設(shè)施。32. 必須將電話轉(zhuǎn)移出會場。33. 將有可能出問題的會議安排在中立地開。34. 要求你的后勤人員核實會場當(dāng)?shù)毓步煌ǖ木€路站點、運行時刻表和季節(jié)變化。35. 要找個確保沒

4、有干擾的會場。36. 要考慮多種座位方案后再選擇最合適的一種。37. 使用圓桌可使會議定調(diào)為非正式。38. 務(wù)必使全體與會者既能看見又能被看見。39. 座位之間應(yīng)有一臂長的間隔。40. 不能讓與會者受太陽直接曝曬。41. 要求與會者關(guān)閉移動電話和傳呼機(jī)。42. 不要用很舒服的椅子,以防與會者打瞌睡。43. 開會前要檢查所有的視聽輔助是否完好。44. 要謹(jǐn)防會場過度提供酒菜牟取額外利潤。45. 要確保特殊飲食在需要時能有供應(yīng)。46. 會前不要喝太多酒,酒很難提高工作效率。 出席會議一個會議的每個參加者都有責(zé)任確保會議達(dá)到目的。故而要預(yù)先準(zhǔn)備,積極發(fā)言 ,使每次會議都有成效。47. 會前擬出自己的

5、發(fā)言稿。48. 和其它參與者在會前詳細(xì)討論并解決有問題的議案。49. 要保持積極的臉部表情和音調(diào)。50. 為自己的排練錄像以檢查說話是否清楚。51. 開始發(fā)言前先作深呼吸。52. 既然一個意見是你自己的意見,你就應(yīng)該信心十足地講述。53. 不要打斷別人發(fā)言,而應(yīng)讓他們暢所欲言。54. 要用不同的詞匯講述相同的意思,使之更生動有趣。55. 談判時要識別任何有一致性的地方。56. 為使每次會議成功,你要盡到個人責(zé)任。57. 鼓勵那些在常規(guī)會議上輪流當(dāng)主席的人。58. 即使你要否決某項動議,也要盡量找出至少一處共同點。59. 作為一名主席,要確信你能聽得進(jìn)各種觀點。60. 必須按照議程順序作會議記錄

6、。61. 建議主席在新會議記錄定稿前先念一遍。62. 根據(jù)會上所做筆記,會后立即寫出會議記錄。63. 會議記錄寫完后,還要使句子簡短中肯。 主持會議每個會議都需要主持人指導(dǎo)進(jìn)行。如果你主持會議,最重要的任務(wù)就是必須確休每次會議順利進(jìn)行,成功結(jié)束。64. 要公開提問,鼓勵每位與會者說出自己的觀點。65. 要求某些與會者就你主持會議的表現(xiàn)作出真實的反饋。66. 盡量于會前認(rèn)識新來者。67. 要于會前透徹研究主要觀點的領(lǐng)袖。68. 將會議安排在午餐之前,這樣就較容易按時結(jié)束。69. 會議一開始就告訴與會者會議計劃需進(jìn)行多長時間。70. 讓遲到者知道他們的行為對會議不利。71. 要制止支流辯論和私下交

7、談。72. 請發(fā)怒的與會者談?wù)劙l(fā)怒的原因,以此消弭憤怒。73. 要用積極的響應(yīng)鼓勵遲疑的與會者。74. 在與會者中尋找感興趣的正面跡象。75. 如果有人必須在你之后發(fā)言,應(yīng)注意他們是否不耐煩。76. 可挑選出某些人,向他們提一些直接的問題,以引起辯論。77. 要掌握適用于會議的正式的紀(jì)律性程序規(guī)則。78. 用片刻沉默將會議從爭吵中帶回到正軌上來。79. 必須清楚每次會議的規(guī)則。80. 開會時要盡量使大多數(shù)與會者站在你這一方,從而孤立搗亂份子。81. 要改變會議氣氛,須先改變議題。82. 驅(qū)逐任何搗亂份子須在不得已時而為之。83. 要趁全體與會者在場時安排好下次會議。84. 確保各項決議記錄在案。85. 必須盡量以積極的調(diào)子結(jié)束會議。86. 向每位到會者、所有的發(fā)言人致謝。87. 要區(qū)別書面規(guī)則與非書面儀式。88. 可為正式會議錄音以確保會議記錄的準(zhǔn)確性。89. 向與會者提供收發(fā)信件服務(wù)。90. 首先處理日常事務(wù)和管理事務(wù)。91. 應(yīng)在簽名報到臺旁設(shè)一信息臺。92. 會場吵鬧時要站起身顯示主席的權(quán)威。93. 要為小組委員會制定準(zhǔn)則。94. 不要過多使用程序,因為這樣有可能會抑制自由討論。95. 可將復(fù)雜問題委托給一個工作小組,由他們晚些時候匯報。96. 請記住,你有權(quán)決定