機(jī)械配件企業(yè)ISO9001文件控制程序

1、機(jī)械配件企業(yè)IS09001文件控制程序 1目的 對(duì)與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本。 2范圍 適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。 3職責(zé) 3.1辦公室是質(zhì)量管理體系文件、外來文件的歸口管理部門，并定期評(píng)審現(xiàn)有質(zhì)量管理體 系文件。 3.2 技質(zhì)部是技術(shù)文件的歸口管理部門。 3.3 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。 3.4 管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。 3.5 各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管。 3.6各部門負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。 4程序 4.1 文件分類及保管 4.1.1 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件，由辦公室備

2、案保存。 4.1.2 本公司第三級(jí)質(zhì)量管理體系文件分為兩類： a ）部門工作手冊(cè)，作為各部門運(yùn)行質(zhì)量管理體系的常用實(shí)施細(xì)則，包括：部門管理制 度、質(zhì)量職責(zé)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范等） 部門質(zhì)量記錄文件等。由各相關(guān)部門自行保存并報(bào)辦公室備案存檔； b ）其他質(zhì)量文件：可以是針對(duì)特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制的質(zhì)量計(jì)劃、其他標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范 等，文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動(dòng)方式。由各相應(yīng)的供銷部門保存、使用。 4.1.3 本公司管理性文件，如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件，包括與質(zhì)量管 理體系有關(guān)的政策、法規(guī)文件等，由辦公室保存。 4.2 文件的編號(hào) 4.2.1

3、質(zhì)量管理體系文件的編號(hào) a ）質(zhì)量手冊(cè)： 質(zhì)量手冊(cè)代號(hào)/企業(yè)代號(hào)-版次-年代號(hào)。手冊(cè)中各章以章節(jié)號(hào)區(qū)分。 例如：QM/DXC-B-2013表示本公司質(zhì)量手冊(cè)為2013年發(fā)布的B版。 b ）程序文件： 程序文件代號(hào)/企業(yè)代號(hào)-版次-年代號(hào)。 例如：QP/DXC-B-2013表示本公司程序文件為2013年發(fā)布的B版。 程序文件中各章節(jié)以章節(jié)號(hào)區(qū)分： 程序文件代號(hào)/企業(yè)代號(hào)-標(biāo)準(zhǔn)要求章節(jié)號(hào)-版次-年代號(hào) 例如：QP/DXC-4.2.3B-2013，表示標(biāo)準(zhǔn)要求第423章節(jié)程序文件為2013年發(fā)布的B 版。 c ）質(zhì)量記錄： 質(zhì)量記錄的編號(hào)按質(zhì)量記錄控制程序執(zhí)行。 d ）各部門其他文件編號(hào)：部門代號(hào)-

4、文件順序號(hào)-年代號(hào) 例如：GX-05A-2013,表示供銷部于2013年發(fā)放的第5號(hào)文件A版。 e ）圖樣及技術(shù)文件的編號(hào)按有關(guān)的技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)要求執(zhí)行。 4.2.2 各部門代號(hào)規(guī)定如下： 供銷部：GX 技質(zhì)部：JZ生產(chǎn)部：SC辦公室：BG 4.3 文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放 文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的： a ）質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由辦公室負(fù)責(zé)組織編寫，由管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn) 發(fā)布，由辦公室負(fù)責(zé)登記、發(fā)放； b ）各部門工作手冊(cè)由各部門負(fù)責(zé)組織編寫、匯總，由管理者代表審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)， 辦公室負(fù)責(zé)登記、發(fā)放； c ）應(yīng)確保文件使用的各場所都應(yīng)得到相關(guān)文件的適用版本

5、。文件的發(fā)放、回收要填寫文 件發(fā)放、回收記錄，領(lǐng)用部門辦理簽收手續(xù)。 d ）文件的發(fā)放范圍：辦公室負(fù)責(zé)編制文件發(fā)放一覽表，經(jīng)管理者代表審批后，按表 中要求發(fā)放，有特殊需要發(fā)放時(shí)，上報(bào)管理者代表批準(zhǔn)。 4.4 文件的受控狀態(tài) 文件分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與質(zhì)量體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控， 由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件封面上加蓋表明其受控狀態(tài)的印章， 并注明分發(fā)號(hào)。 4.5文件的更改 a ）質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由辦公室組織更改，填寫更改通知單，經(jīng)管理者代表審核， 上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改，由辦公室發(fā)放。辦公室應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄； b ）其他文件的更改由各相應(yīng)主管部

6、門填寫 更改通知單，經(jīng)原審批部門審批，再由各 相應(yīng)部門指定人員進(jìn)行更改、發(fā)放、 處理。如果指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所 需依據(jù)的有關(guān)背景資料； c ）所有被更改的原文件必須由相應(yīng)主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。 4.6 文件的領(lǐng)用 a ）文件使用者應(yīng)填寫文件發(fā)放、回收記錄； b ）因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號(hào)不變，并收回相應(yīng)舊文件；因丟失而被補(bǔ)發(fā)的 文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并注明已丟失的文件的分發(fā)號(hào)失效；發(fā)放部門作好相應(yīng)的發(fā)放簽 收記錄。 4.7文件的保存、作廢與銷毀 4.7.1 文件的保存 a）與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放在干燥通風(fēng)，安全的地方； b ）各部門文

7、件由本部門指派專人保管。 辦公室每半年對(duì)各部門文件保管情況進(jìn)行檢查； c）對(duì)受控文件，辦公室應(yīng)及時(shí)填寫所使用文件的文件清單。 d ）任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識(shí)別和 檢索。 4.7.2 文件的作廢與銷毀 a ）所有失效或作廢文件由相關(guān)部門資料員及時(shí)從所有發(fā)放或使用場所撤出，加蓋“作 廢”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用； b ）為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)加蓋“保留”標(biāo)識(shí)； c ）對(duì)要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫文件銷毀申請(qǐng)單，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后， 由相關(guān)授權(quán)人員銷毀。 4.7.3 文件的歸檔和借閱 4.731 文件經(jīng)編制、審核、批準(zhǔn)后，

8、原稿由辦公室負(fù)責(zé)歸檔登記，建立文件清單 。 4.732 借閱質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫文件借閱單，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定 權(quán)限審批后向資料管理人借閱，資料管理人應(yīng)填寫好文件借閱記錄。 4.8 外來文件的控制 4.8.1 收到外來文件的部門，需識(shí)別其適用性，明確發(fā)放范圍，并由辦公室控制分發(fā)以確 保其有效。 4.8.2 技質(zhì)部負(fù)責(zé)收集相關(guān)國家、行業(yè)、國際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本。 4.8.3 各部門要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件填入文件清單，并報(bào) 辦公室備案。 4.9每年三月由辦公室組織對(duì)現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行定期評(píng)審，各部門結(jié)合平時(shí)使用 情況進(jìn)行適時(shí)評(píng)審，必要時(shí)予以修改，執(zhí)行4.5條

9、款規(guī)定。 4.10 作為質(zhì)量記錄的文件應(yīng)執(zhí)行質(zhì)量記錄控制程序。 5相關(guān)文件 5.1 QP/DXC-4.2.4B-2013 6質(zhì)量記錄 質(zhì)量記錄控制程序 6.1 QR/DXC-4.2.3B-01 文件發(fā)放、回收記錄 6.2 QR/DXC-4.2.3B-02 文件借閱記錄 6.3 QR/DXC-4.2.3B-03 文件清單 6.4 QR/DXC-4.2.3B-04 更改通知單 6.5 QR/DXC-4.2.3B-05 文件銷毀申請(qǐng) 6.6 QR/DXC-4.2.3B-06 文件借閱單 6.7 QR/DXC-4.2.3B-07 文件發(fā)放一覽表 受控文件清單 序號(hào) 文件名稱 文件編號(hào) 版本 備注 文件更改/作廢處理申請(qǐng)單 文件名稱 編號(hào) 版本 更改位置/作廢原因: 更改后內(nèi)容: 受更改影響的其它文件名稱: 更改申請(qǐng)人：年月日 所在部門意見： 簽名：日期： 審批部門意見： 管理者代表：總經(jīng)理：日期: 文件發(fā)放/回收臺(tái)帳 文件名稱： 發(fā)放范圍（共