UFZSSUU采購管理用戶手冊

1、北京英斯泰克視頻技術有限公司 操作手冊 手冊名 稱： 采購業(yè)務應用操 作手冊 適用部 門： 采購部門、 多媒體部門 編寫人 員： 項目組 編寫日 期 2003年5月 16日 對 口 支 持 業(yè) 務 采購 部門 張 國 楨 業(yè)務問題、操作問題 多媒 體 董 欣 業(yè)務問題、操作問題 總 調 室 沈恒 業(yè)務問題、操作問題 技 術 財務 部 白 曉 宇 軟件問題、錯誤提示 計算 機 網絡、硬件、系統(tǒng)故障 目錄 一、部門職責： 采購部門的日常工作在ERP系統(tǒng)處理中主要工作 有： 1、維護供應商資料，進行供應商資料的維護和添加， 加強供應商資源管理。 2、及時錄入、審核米購訂單，為總調室安排生產提供 依據

2、。 3、及時取得客戶開出的采購發(fā)票，錄入系統(tǒng)，并及時 送交到財務。 4、準確掌握米購發(fā)票和米購入庫單之間的對應 關系， 做好米購結算，確定米購成本 5、及時、全面掌握供應商供貨質量、價格，優(yōu) 化供應 商結構 6、作好各種米購統(tǒng)計，需款分析，為決策層提 供分析 數據。 二、部門崗位劃分： 采購助理：采購管理模塊供應商分類、供應商檔案、采 購訂單/采購到貨單/采購發(fā)票的錄入、賬表查詢。 采購經理：對于采購訂單的最終審核、對于賬表查 詢、供應商分析 質檢員：檢驗所購的原材料質量，對不合格的通 知采 購人員作到貨退回，對合格品出據質檢 單；檢驗 公司產成品的質量情況，出據質檢 單方可以進行 入庫處理和

3、發(fā)貨處理。 總調室人員：內請購單錄入審核、部分采購訂單的錄 入 三、采購管理模塊的作用及與其他模塊的關系采購管 理模塊可以對采購業(yè)務的全部流程進行管 理，提供請 購、訂貨、到貨、入庫、開票、采購結算的完整采購 流程 四、英斯泰克采購管理系統(tǒng)業(yè)務處理流程 業(yè)號務|PU001 I業(yè)稱務I米購入庫 間述 1S4 入廣米購InK后W4入 一 訃入單購采 購部對 I 范圍 相關崗 請購員 計劃員 各購肩米 二產 錄入詹購 層質I岸一崇韶 票財笛 3罷騎或進爺昭 鬼鞠扌rf丫 購 普W隊拓奠和 診簞 申F zz- 一翟米一 采購助 理管員 申核請購單錄 入米購訂單 審 贅單到貨單/錄入 采購入庫單 錄入

4、錄購錄入庫 審核 購銷管理 系統(tǒng)列表系訂單列表表查詢采購到貨表列表、采購 采購入庫、列表、采購 7 7 、結4 分 -n 旦后 元 、眉的人 史系。 爸掘米處 爵MW帶機 薔入以初扇王1 、為位 -sf 購化規(guī)以為 -蠱商采簡、厲 站煲行2購段 采， 4 位If 為劉 內位購 (* Is 以單 系統(tǒng)流程： 1、總調部門根據生產任務考慮庫存量結存、安全庫存等 因素進行規(guī)劃運算，規(guī)劃生成采購計 戈V。由總調、財務、總工進彳丁確認，審核完畢后，最 終由總調在系統(tǒng)中進行審核，進行打印下發(fā)到 采購部 門。 2、采購部門根據總調室下發(fā)的采購計劃，進行對外的詢 價、訂貨處理，在系統(tǒng)內拷貝生成采購訂單。 3、

5、采購訂單由本部門經理、總調進行審核，手工審核完 畢后（具體手工審批流程參考公司相關 采購合同管理規(guī) 定），由總調在采購管理模塊內 對采購訂單進行審核。 4、供應商材料送到后，由采購人員在采購管理 模塊中添 置到貨單通知單，進行打印，庫房根據到貨通知單，通 知質量檢驗人員進彳丁材料入庫前 檢驗。 5、質量檢驗人員對入庫材料進行檢驗，檢驗合 格后填寫 質檢單；憑米購人員的到貨通知單和質檢單，庫房記賬 人員在庫存系統(tǒng)根據采購到貨單生成采購入庫單進行打 ?。ㄒ皇?聯(lián)？財務、庫房、總調、米購），庫房管 理人員點收實物后手工在采購入庫單上進行簽字，由倉 庫主管在系統(tǒng)內進行采購入庫單審核。 6、采購發(fā)票（增

6、值稅發(fā)票/零售發(fā)票、運費發(fā)票、港雜 費發(fā)票）到齊后，由財務往來會計進行采購 結算，同時 作付款或掛賬處理；如果月末未作采購結算處理，則系 統(tǒng)自動記錄為暫估結算。 五、部門日常業(yè)務系統(tǒng)處理： 5.1 日常業(yè)務類型的界定： 采購類型分類：分為材料采購、商品采購、國外采購， 根據采購統(tǒng)計和財務核算的需要，在采購訂單的表頭欄 目內必須選擇對應的采購類型，從 以上3種分類中進行選擇。 業(yè)務類型按照結算情況分為兩種進行界定:普通采購 業(yè)務：無論付款方式是賒購還是現 結，如果采購的貨 物要入倉庫，在增加銷售訂單時選擇業(yè)務類型為普通 采購業(yè)務。具體操作見普通采購業(yè)務處理流程直運 采購：采購的商品不經過公司庫房

7、，直接將商品從供 應商處發(fā)送到客戶方的采購業(yè)務，在增加采購訂單時 選擇業(yè)務類型為：直運采 購。具體操作見直運采購業(yè) 務處理流程。因為兩種處理方式的業(yè)務核算存在不 同，所以在增加采購訂單時一定要區(qū)分清楚。 5.2、應明確的問題： 1 各個存貨應盡量簡化該存貨所使用的計量單位個 數，以已有的存貨為例： 2. 鋼板和鋼管設定浮動換算率，鋼板只有張和公斤兩 個計量單位，其中張是主計量單位（各個系統(tǒng)都如 此）,采購時的包必須換算成張。鋼 管只有根和公 斤兩個計量單位，其中根是主計 量單位（各個系統(tǒng) 都如此），其他存貨都遵循這 個原則，能用單計量 單位的盡量用單計量單位，必須用多計量單位的存貨 要和其他系

8、統(tǒng)關鍵用 戶協(xié)商 3. 存 貨檔案維護和添加由總調度室完成，采購 部門如 果用到存貨檔案中沒有的存貨，要及時 通知總調度 室添加，并告知該存貨的相關信 息?？傉{度室添加檔 案時要遵循對換算率的要 求，另外要注意：一種存貨 只能有唯一的編碼, 唯一的名稱, 對于同種存貨但 不同規(guī)格型 號的存貨要給不同的編碼和名稱; 1!11 檔案中的存貨屬性和計量單位應錄入準確；存貨檔 案中的存貨參考成本應該盡量錄入，以方便規(guī) 劃資 金的使用；存貨檔案中的存貨提前期應該盡量準 確，以便總調度室合理規(guī)劃生產和采購 的日期；對 于比較重要的存貨要在存貨檔案中設立安全庫存、最 低庫存和最高庫存，從而為資源的合理配置提

9、供基 礎資料，才可以實現庫存預警 4. 供 應商檔案由采購經理維護，新增供應商時由采購 關鍵用戶錄入，要注意：供應商的檔案 應該盡可能 完整，以方便以后的使用；供應商的的編碼、名 稱、簡稱必須唯一，各部門要做 好溝通工作，杜絕 出現多種稱謂，供應商的全 稱必須準確；供應商檔 案的其他部分要盡量填寫清楚，為往來管理提供堅 實準確的平臺，達 到資源共享的目的；供應商的稅 號、開戶銀行盡量填入，為開出和收到增值稅票作 準備 5采購單據處理時應該首先明確該筆采購行為所采購 的貨物是否要入庫，如果要入庫則業(yè)務類型選擇普 通采購，如果不需要入本公司的倉庫，直接運到客 戶那里，則業(yè)務類型選擇直運 采購 6.

10、有 可能在企業(yè)的采購業(yè)務中，由于運輸、裝 卸等原 因采購的貨物會發(fā)生短缺毀損，應根據 不同情況， 作出相應的賬務處理。屬于定額內合理損耗的，應 視同提高入庫貨物的單位成本，不另作賬處理；運 輸部門或供貨單位造成的短缺毀損，屬于定額外非 合理損耗的，應根 據不同情況分別進行賬務處理。 因此企業(yè)應在此事先設置好本企業(yè)可能發(fā)生的非合理 損耗類型以及對應的入賬科目，以便采購結算時根 據具體的業(yè)務選擇相應的非合理損耗類型，并由存 貨核算系統(tǒng)根據結算時記錄的非合理損耗類型自動生 成憑證 5.3、基礎檔案：基礎檔案填加： 供應商分類增加：原則 供應商分類編碼：供應商分類編碼必須唯一。供應商分類 名稱：可以是

11、漢字或英文字母，不 能為空 修改分類：只能修改分類名稱。刪除分類：已經使用的 不能刪除、存在下級的分類不允許刪除。 操作路徑：【采購管理】一【設置】一【分類體 系】一 【供應商分類】供應商檔案填加：本功能完成對供應商 檔案的設置和管理。 供應商檔案：供應商編號原則供應商分類+順序號（三 位）供應商全稱、供應商簡稱、供應商所屬分類、所 屬地區(qū)分類、所屬行業(yè)、開戶銀行、賬號、聯(lián)系人、地 址等 供應商檔案修改：除供應商檔案編號外，其他信 息日常進行修改。 供應商方案刪除、停用：已經使用的檔案不能刪除，但 可以停用，在供應商檔案其他頁簽錄 入停用日期即可， 在新增單據中參照供應商檔 案不再出現。 5.

12、4、期初錄入 期初暫估入庫：沒有取得供貨單位的采購發(fā)票，而不 能進行采購結算的入庫單作為期初入庫單輸入系統(tǒng)， 以便取得發(fā)票后進行采購的結算；操作路徑：【采購管 理】一【業(yè)務】一【入庫】【入庫單】 操作說明一表頭項目： 入庫單號：錄入或自動生成，必填。用戶可以設定單 據生成規(guī)則，同一類型的單據號保證唯一性。 入庫日期：錄入或參照輸入貨物的入庫日期，必填。 默認值為進入系統(tǒng)時輸入的業(yè)務日期，即系統(tǒng)登陸日 期，可修改。參照日歷；錄入必 須符合日期格式，即 yyyy-mm-dd。期初單據日期必須小于系統(tǒng)啟用日 期。操作說明一表體項目： 存貨編號：錄入或參照，必填，參照的內容為存 貨檔案，根據存貨檔案進

13、行合法性校驗。參見參 照單據時，根據參照單據自動帶入。根據存貨編 號，系統(tǒng)帶入存貨名 稱、規(guī)格型號、主計量、單 位、換算率等 欄目。采購單據參照存貨時，只能參照存貨檔案 中具有外購”屬性的存貨。采購發(fā) 票可以參照 應稅勞務”的存貨，用于采購 發(fā)票上的運費費 用、包裝費等采購費用。采購發(fā)票可以參照設置 是否折扣”的存貨，在開票時可以沒有數量，只 有金額，或者在藍字發(fā)票中開成負數。同一張單 據 上可以有相同的存貨。停用日期不為空的存 貨為停用存貨：填制單據時不能再參 照。如果手 工錄入已停用的存貨，系統(tǒng)將 提示 此存貨已停 用，請選擇其他存貨。 期初在途存貨：已取得供貨單位的采購發(fā)票， 但系統(tǒng)上線

14、時貨物沒有入庫，而不能進行采購結 算的發(fā)票輸入系統(tǒng)，以便貨物入庫填制入庫單后 進行米購結算 操作路徑：【采購管理】一【業(yè)務】一【發(fā)票】- 【專用采購發(fā)票】 操作路徑：【采購管理】一【業(yè)務】一【發(fā)票】- 【普通采購發(fā)票】采購發(fā)票是供應商開出的銷售貨物的 憑證，系統(tǒng) 將根據采購發(fā)票確認采購成本，并據以登記應付 賬款。 采購發(fā)票按業(yè)務性質分為：藍字發(fā)票、紅字發(fā)票。采 購發(fā)票按發(fā)票類型分為： 增值稅專用發(fā)票，增值稅專用發(fā)票的單價為無稅 單 價。 普通發(fā)票：增值稅普通發(fā)票包括普通發(fā)票、廢舊物資 收購憑證、農副產品收購憑證、其他收據，這些發(fā)票的 單價、金額都是含稅的。普通發(fā)票的默認稅率為0, 可修改。運費

15、發(fā)票，運費主要是指向供貨單位或提供勞 務 單位支付的代墊款項、運輸裝卸費、手續(xù)費、違 約金 （延期付款利息）、包裝費、包裝物租金、儲備費、進 口關稅等。運費發(fā)票的單價、金額都是含稅的。運費發(fā) 票的默認稅率為7,可修改。在收到供貨單位的發(fā)票 后，如果沒有收到供貨單 位的貨物，可以對發(fā)票壓單處 理，待貨物到達后，再輸入系統(tǒng)做報賬結算處理；也 可以先將發(fā)票輸 入系統(tǒng)，以便實時統(tǒng)計在途貨物。 錄入完畢期初數據后采購期初記賬，進行本月的業(yè) 務。 相關概念：采購結算 自動結算自動結算功能中有三種結算模式：入庫單和發(fā) 票、 紅藍入庫單、紅藍發(fā)票。是由計算機系統(tǒng)自動將 相同供貨單位的，存貨相同且數量相等采購入

16、庫 單和采購 發(fā)票進行結算。注意：紅藍入庫單對結，入庫單上必須有金額，可以不等。 1. 用鼠標單擊【業(yè)務】下的【采購結算】，再選擇【自 動結算】，屏幕顯示自動結算畫面。 2. 可以根據需要輸入結算條件，系統(tǒng)將根據企業(yè) 輸入的條件范圍進行結算。例如，只要對某個供貨單位的 米購業(yè)務進行結算， 可以輸入該供貨單 位的名稱或編號。 I! 3. 用鼠標單擊工具欄的艮開始結算按鈕，計算 機自動 把采購入庫單和采購發(fā)票相同，供貨單位、存貨相同且數 量相等的單據進行結算，產生結算結果列表。 4. 用鼠標單擊工具欄的艮退出U按鈕或單擊窗體右上角 的退出按鈕，結束自動結算。 5. 進入【采購結算單列表】功能，查詢

17、、打印本 次自動 結算結果。 手動結算 使用“手工結算”功能可以進行正數入庫單與負數入庫單 結算，正數發(fā)票與負數發(fā)票結算，正數 入庫單與正數發(fā)票 結算，費用發(fā)票單獨結算。手工結算時可以結算入庫單中 部分貨物，未結算的貨物可以在今后取得發(fā)票后再結算。 可以同時 對多張入庫單和多張發(fā)票進行報賬結算。 1. 用鼠標單擊【業(yè)務】下的【采購結算】，選擇【手工 結算】，屏幕顯示手工結算畫面。 2. 按K過濾按鈕，顯示出結算條件輸入畫面，可以根 據需要輸入結算條件，系統(tǒng)將把滿足條件的入庫單和發(fā)票 過濾出來，在選擇入庫單和發(fā)票 時只能選擇過濾出來的入 庫單和發(fā)票。 3. 選擇要結算的入庫單：用鼠標單擊【入庫】

18、按 鈕，出 現入庫單選擇畫面，單擊想要結算的發(fā)票左側的選擇欄， 選擇欄打勾，表示該行數據選擇 上了，可以結算。用鼠標 單擊打勾標志的入庫單 數據左側的選擇欄，則會取消選 擇。注意：選擇入庫單時在工具欄按K設置按鈕，可 以由用戶自行設置入庫單顯示項目。 .選擇要結算的發(fā)票：用鼠標單擊【發(fā)票】按鈕，出現發(fā) 票選擇畫面，單擊想要結算的發(fā)票左側的選擇欄，如果最 左邊選擇欄打勾，表示該行數據 選擇上了，可以結算。用 鼠標單擊打勾標志的發(fā)票數據，則會取消選擇。 5產生結算匯總表：入庫單、發(fā)票選擇完畢后，用鼠標按 K確認按鈕，計算機自動將本次選擇 的數據匯總，以匯 總表顯示出來。用鼠標按1確 認為按鈕進行結

19、算，用鼠標 按K取消按鈕，取消本次結算，可以重新選擇單據進行 結算。 6. 結算完成后，計算機把已結算的單據數據從屏幕上清 除，您可以繼續(xù)按以上步驟進行其它采購結算。結算的結 果可以在【采購結算列表】功能中查看到。 注意: 入庫單的金額可以與發(fā)票金額不等，入庫單金 額可以為空，入庫成本以結算金額為準。 如果沒有期初記賬，則不能進行采購結算。 入庫單與采購發(fā)票可以分次結算，即入庫單的 一條記錄可與采購發(fā)票多次結算如果當前操作日期在已 月末結賬的日期范圍，則不能進行采購結算，必須注銷賬 套，重新注冊時調整操作日期。如果采購結算確實應核算 在當前操作日期所在會計月內，那么可以先取消該月的 月末結賬后

20、再做采購結算。 英斯泰克要求入庫單與采購發(fā)票是多對一的關系，另 外必須采購的所有貨票和運費發(fā)票到后再 一起結算 5.5普通采購流程 55. 1采購請購 米購請購是指企業(yè)內部向米購部門提出米購申請，米購系 統(tǒng)的請購單由轉播車、機加、系統(tǒng)集 成、結構設計等部門 提出，請購是米購業(yè)務處理的起點，在此描述和生成米貝勾 的需求，如采購什么貨物、采購多少、何時使用、誰用等 內容；同時，也可為采購訂單提供建議內容，如建議供應 商、建議訂貨日期等。由總調負責審核請購單，采購部門 根據審核后的請購單進行采購，已審核 或已執(zhí)行的單據可 以關閉操作路徑：【采購管理】一【業(yè)務】一【請購】一 【請購單】 【操作流程】

21、進入單據查詢界面。 1 點擊K增加，進入單據錄入狀態(tài)。 2.輸 入單據表頭的各項內容，輸入單據表體的各 項內 容。 3.填 寫完畢，發(fā)現單據有錯，可以直接將光標移至U 有關欄目進行修改。 4.在 單據保存前，可以放棄當前單據, 返回單據查 詢界面；未保存單據時，如退出當前界面，則系統(tǒng) 提示“此單據尚未保存，繼續(xù)退出 嗎？ ”，如選 擇是，則不做保存退出；如選擇 否，則返回錄入狀 o 5保 存單據，單據狀態(tài)為未審核。未審核的單據 可 以修改、刪除。 6審核單據：未審核的單據可以審核，單據狀態(tài) 為 已審核，不能修改、刪除。已審核的單據為有效單 據，可被其他單據、其他系統(tǒng)參照使用。 7棄審單據：已審

22、核的單據可以棄審，棄審后單據 狀態(tài)為未審核。有下游單據生成的，系統(tǒng)視為該 單據已執(zhí)行，不能棄審。 8執(zhí)行：已審核的單據為有效單據，可以執(zhí)行，可以 被其他單據、其他系統(tǒng)參照使用；已執(zhí)行的單據 不能棄審。 9關閉單據：已審核或已執(zhí)行的單據可以關閉。已關 閉的單據不能執(zhí)行、棄審，但不影響根據 該單據 生成的下游單據的正常操作。 10. 打開單據：已關閉的單據可以打開。打開后 的 單據狀態(tài)為關閉前的狀態(tài)，即已審核、已執(zhí)行。 采購請購單，從業(yè)務上可分為五種狀態(tài)：錄入、未審 核、已審核、已執(zhí)行、關閉。流程如下圖所示： 總調度室根據采購計劃和生產經營的需要，有權填制并 審核請購單，請購單列表將符合過濾條件的

23、請購單記錄 以列表的格式顯示，便于用戶快速查詢和操作單據 5. 5. 2采購訂單（合同）采購訂單是企業(yè)與供應商之 間簽訂的采購合同、購銷協(xié)議等，主要內容包括采購 什么貨物、采購多少、由誰供貨，什么時間到貨、到 貨地點、運 輸方式、價格、運費等。它可以是企業(yè)采 購合同中關于貨物的明細內容，也可以是一種訂貨的 口頭協(xié)。指企業(yè)根據采購需求，與供貨單位之間簽 訂采購合同、購銷協(xié)議，采購部門根據審核后的請 購單和供應商接洽成功后，在系統(tǒng)中填制米購訂單 （合同），如果有對應的請購單或采購計劃或銷售訂 單（直運業(yè)務）應該參照以上單據生成。 由采購主管負責審批 【操作流程】 1 采購訂單可以手工錄入，也可以參

24、照請購單、銷售訂 單、采購計劃、直運銷售訂單生成。 2. 采購訂單可以修改、刪除、審核、棄審、變更、關 閉、打開。 3已審核未關閉的采購訂單可以參照生成采購到貨單、 入庫單、采購發(fā)票 【操作流程】 1.進入單據查詢界面。 2點擊K增加，進入單據錄入狀態(tài)。 3輸 入單據表頭的各項內容，輸入單據表體的各 項內 容。 4填 寫完畢，發(fā)現單據有錯，可以直接將光標移 到有 關欄目進行修改。 5在 單據保存前，可以放棄當前單據，返回單據 查詢 界面；未保存單據時，如退出當前界面，則系統(tǒng)提示 “此單據尚未保存，繼續(xù)退出嗎？ ”，如選擇是，貝J 不做保存退出；如選擇 否，則返回錄入狀態(tài)。 6保 存單據，單據狀

25、態(tài)為未審核。未審核的單據 可 以修改、刪除。 7. 審核單據：未審核的單據可以審核，單據狀態(tài)為 已審核，不能修改、刪除。已審核的單據為有效單 據，可被其他單據、其他系統(tǒng)參照使用。 8. 棄審單據：已審核的單據可以棄審，棄審后單據 狀態(tài)為未審核。有下游單據生成的，系統(tǒng)視為該 單據已執(zhí)行，不能棄審。 9執(zhí) 行：已審核的單據為有效單據，可以執(zhí)行，可以 被其他單據、其他系統(tǒng)參照使用；已執(zhí)行的單據 不能棄審。 10. 關閉單據：已審核或已執(zhí)行的單據可以關 閉。已 關閉的單據不能執(zhí)行、棄審，但不影響 根據該單據 生成的下游單據的正常操作。 11. 打開單據：已關閉的單據可以打開。打開后 的 單據狀態(tài)為關閉

26、前的狀態(tài)，即已審核、已執(zhí) 行。 5. 5. 3采購請款（國內部分） 采購部門的部分采購要求需要預先付全部或部 分款 項，采購員拿審批后的采購訂單（尚沒有達 成采購 訂單的拿審批之后的請購單）找財務人員申請預付 款，財務主管同意后，應付會計做付款 單，款項類 型為預付，備注欄填寫該筆請購所對應的采購訂單 號，付款單打印出來后，要求領款 人員簽字確認領 到此筆預付款。應收應付會計審核預付款單，確認該 筆預付款 預付款單制單既可以審核時進行，也可以在 制單處理菜單中進行，做憑證時貨物收到并入庫 后，采購人員在采購系統(tǒng)錄入采 購發(fā)票，采購發(fā)票操 作步驟如下： 采購發(fā)票在采購管理不需審核，保存單據即為有

27、效 單據，可被其他單據、其他系統(tǒng)參照使用。有下游單據 生成的，系統(tǒng)視為該單據已執(zhí)行，不 可修改、刪除。？ 【操作流程】進入單據查詢界面。 1 點擊增加n,進入單據錄入狀態(tài)。參見 2輸 入單據表頭的各項內容，輸入單據表體的各項 內容。 3. 填 寫完畢，發(fā)現單據有錯，可以直接將光標移 到 有關欄目進行修改。 4在 單據保存前，可以放棄當前單據，返回單據 查 詢界面；如未保存退出，系統(tǒng)提示“此單據 尚未保 存，確定退出嗎？ ”如選擇是，則不保 存單據退 出；否則返回錄入界面。 5保存單據，單據可以修改、刪除。參見、 操作流程】 1 采購發(fā)票可以手工填制，也可以參照采購訂 單、入 庫單填制；直運業(yè)務

28、可以參照直運銷售 發(fā)票；采購 發(fā)票也可以拷貝其他采購發(fā)票填希嘰 2采購發(fā)票可以修改、刪除。 3采購發(fā)票可以現付、棄付。 4. 米購發(fā)票與米購入庫單可以進行米購結算。 5. 采購發(fā)票可以在應付款管理進行審核。注意事 項】 新增單據為“錄入”狀態(tài)，可以進行修改、刪除操 作。 在未保存前可以按K放棄，放棄當前填制的單 據。 在保存后可以按艮刪除，刪除當前未執(zhí)行的單 據。 同一張單據上可以有相同存貨、相同自由項 的記錄 存在。 用戶選擇或輸入存貨后，系統(tǒng)自動將該存貨的代 碼、名稱、規(guī)格型號、計量單位、自定義項、 單價等信息帶入單據。 采購人員應該持采購發(fā)票到財務消賬，應付款會 計在 應付系統(tǒng)中審核采購

29、發(fā)票，確認此筆應付 款。 應收應付會計對采購發(fā)票制單既可以審核時進 行，也 可以在制單處理菜單中進行，做憑證時 5. 5. 4普通采購到貨流程處理： 1 米購的貨物到貨，米購員有責任進行初檢，如果米購 員對所采購的貨物的質量有疑義，責令 供貨商退回， 在系統(tǒng)中不做處理，如果對數量和質量沒有疑義， 在采購人員在采購管理模塊參照采購訂單生成采購到 貨單。 采購到貨單（到貨退回單）不需審核，保存單據即 為有效單據，可被其他單據、其他系統(tǒng)參照 使用。有下 游單據生成的，系統(tǒng)視為該單據已執(zhí)行，不可修改、刪 除。 操作流程】進入單據查詢界面。 點擊K增加，進入單據錄入狀態(tài)。參見 輸入 單據表頭的各項內容，

30、輸入單據表體的各項內 容。 填寫完畢，發(fā)現單據有錯，可以直接將光標移 到有關欄目進行修改。 在單據保存前，可以放棄當前單據，返回單據 查詢界面；如未保存退出，系統(tǒng)提示“此單據 尚未保存，確定退出嗎？ ”如選擇 是，則不保 存單據退出；否則返回錄入界 面。 2質檢部接到采購到貨單，有責任對貨物進行復檢，發(fā) 現不合格的，在系統(tǒng)中作到貨單退回，采購人員將不 合格的退回，如果認為合格要在到貨單上簽字確認， 并出具質檢單。 【操作流程】 采購到貨退回單可以手工錄入，也可以參照采 購訂單、原采購到貨單生成。采購到貨退回單 可以修改、刪除。采購到貨退回單可以參照生 成紅字入庫單。 3倉庫如果對質檢部檢驗過的

31、存貨進行驗收入庫，根據 檢驗單參照采購到貨單在庫存管理模塊中生成采購入 庫單，目前管理要求采購發(fā)票和采購入庫單之間是一 對多的關系，即要求入庫單開發(fā)票時不能拆單，所 以采購人員有責任根據開票情況提示庫房人員是否將 本次入庫的貨物拆分 成幾張入庫單，采購人員拿到采 購入庫單中的一聯(lián)作回執(zhí)，庫房主管審核采購入庫單 采購入庫單參照訂單、到貨單（到貨退回單） 生成。 采購入庫單修改、刪除、審核、棄審。根據設 置，本系統(tǒng)采購入庫單保存后更新現存量。 采購入庫單操作步驟： 進入單據查詢界面。點擊K增加，進入單據 錄入狀態(tài)；可以生單的，按K生單進行參照 生單。輸入單據表頭的各項內容，輸入單據表 體的各項內容

32、。 填寫完畢，發(fā)現單據有錯，可以直接將光 標移 到有關欄目進行修改。 在單據保存前，可以放棄當前單據，返回單據查 詢界面；如未保存退出，系統(tǒng)提示 此單據尚未保存，確定退出嗎？ ”如選擇 是, 則不保存單據退出；否則返回錄入界 面。 保存單據，單據狀態(tài)為未審核。未審核的單據可 以修改、刪除。 審核單據：未審核的單據可以審核，單據 狀態(tài)為 已審核，不能修改、刪除。已審核的單據為有效 不能棄 單據，可被其他單據、其他系統(tǒng)參照使用。有下 游單據生成的，系統(tǒng) 視為該單據已執(zhí)行， 審。 棄審單據：已審核的單據可以棄審，棄審 后單據狀態(tài)為未審核。 檸藍芋 廣紅宇 4采購人員收到采購貨物的發(fā)票后，將發(fā)票錄 入

33、系統(tǒng) （專用票用采購專用發(fā)票，普通票用采購 普通發(fā)票， 稅率為0）,然后將發(fā)票實物交給財務的應收應付會 計，由應收應付會計審核確認該筆應付款，如果我 方要馬上付款，由應收應付會計對采購發(fā)票做現付處 理 訂單號 業(yè)務號 Aft 0A 2003-0八22 到貸單號 5.運費發(fā)票 是記錄在采購貨物過程中發(fā)生的運 雜費、裝 卸費、入庫整理費等費用的單據。運費發(fā)票記錄可 以在手工結算時進行費用分攤，也可以單獨進行費用 結算。本系統(tǒng)中采購中發(fā)生運費、港雜費、關稅等費 用應該分別在存貨檔案中設置應稅勞務屬性的存貨， 收到以上費用發(fā)票后，作采購運費發(fā)票，在摘要欄中 注明對應的采購入庫單號和采購貨物發(fā)票號 【業(yè)

34、務規(guī)則】運費發(fā)票的表體存貨只能是在存貨檔 案中設定屬性為“應稅勞務”的存貨。 運費發(fā)票如果與采購入庫單或直接與存貨進行結算, 會產生一張結算單。 縈類型運費發(fā)票一軸單 發(fā)票號 開粟日朋2003-03 序號 存貨編碼 1 J 存貨名稱 數量 原幣單價 原幣金額 原幣稅獺 稅率 yz 運利 0.00 0.00 100.00 7.00 7.00 2 3 OOQXKn 墓彳 才科庫 000L. DOtl.OD3D DO30.00D.DD 8暫估處理：單據中的單價填入后，可計入存 貨明細賬， 此操作可以每月多次進行，也可以月 末一次記賬。存 貨核算模塊記賬時，有單價的單 據都允許記賬，包括已暫估的采購入庫單，不允許記 賬的單據在系統(tǒng)中以藍色標出，需要手工填 7/1 2