各種行文書寫格式

1、語言文字中的各類行文書寫格式學習時間：2012年學習地點：會議室主講人：彭慧艷近年來，我區(qū)學校語言文字規(guī)范化工作有了進一步的發(fā)展，師生語言文字規(guī)范化意識和水平不斷提高，師生普通話和校園用字更加規(guī)范。但是，目前 我區(qū)不少學校、幼兒園上交的工作計劃、工作總結、報告存在著很多不規(guī)范的 現象。為了進一步提高各學校語言文字規(guī)范化水平，根據鄂爾多斯市漢語言文 字工作委員辦公室要求，現對學校公文類行文主要格式及要求給予原則上的規(guī) 定并通知如下：一、公文文號的正確使用印發(fā)公文時，年份外的符號應該用六角形符號“”（一般在電腦“插入”欄里“特殊符號”中選擇），而不應該用小 括號“（）”或中括號“”。副科級以上單位

2、有資格發(fā)公文。如：東漢語委發(fā)（2009） 5號（不規(guī)范）東漢語委發(fā)20095號（不規(guī) 范）東漢語委發(fā)20095號（規(guī)范）二、標題的要求（一）正文必須要有標題（封面除外）。標題使用二號小標宋體字。不 得將標題字打印大小不一或中間加入其他藝術體。（二）標題字數較多時，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完 整，排列對稱，間距恰當，不能把詞、詞組和專用術語分開。多行標題的排列方式一般是正寶塔、倒寶塔或棱形，避免出現上下長度一樣的 方形或上下長、中間短的沙漏形。（三）標題應當準確簡要地概括正文的主要內容并標明正文種類。標題中除規(guī) 范性文件名稱加書名號外，一般不用標點符號。如有副標題則回行居中，字

3、體使用四號楷體。如標題下附屬單位名稱和時間則用（）括住，字體使用四號楷 體，單位名稱與時間間隔兩個空格，時間使用數字形式，如：（洪Lh區(qū)教育局 2012年9月11日）三、正文的要求（一）正文要與標題隔一行。（二）正文使用三號仿宋體字。每自然段左空2字，回行頂格數字、年份 不能回行。文中一級標題使用三號黑體，二級標題使用三號楷體，三級標題 使用三號仿宋體加粗，四級以下級標題與正文字體相同。一級標題后若回行不 使用標點。（三）全文層次序號的使用1 第一層為“一、” 5以下可排二、三、四、五、六、七、八、九、 十等。2. 第二層為“（一）”，以下可排（二）（三）（四），此序 號 是從插入中的特殊符號

4、里選擇，不采用輸入法輸入，括號后面不得添加任何標 占。八、3. 第三層為“1 ”1后面添加的是圓點，而不是頓號或句號。以下可排 2. 3. 4. 5. 6. 7.。4. 第四層為“（1）”，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，不采用輸 入法輸入，括號后面不得添加任何標點。以后可排。5. 第五層為“”，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，圓圈后面不得添加 任何標點，以后可排。此序號還可以不單獨作為標題序 號在句子里使用。（四）行文格式的要求1 每個自然段的首行必須左空兩格（包括序號）。一級標題前面不空格。2. 請示、報告、通知等有稱謂的，文章的第一行稱謂須頂格。（五）正文中如有引用的內容則必須準確無

5、誤，必要時用括號加以標注。引用 公文應先引標題，后引發(fā)文字號。引用公文標題使用簡稱時，先用全稱，并注 明簡稱。（六）正文如有附件，應當注明附件順序和名稱。先在正文下一行左空兩格用 三號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉 伯數碼（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文 正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格 標識“附件”，有序號時標識序 號；附件的序號和名稱前后標識應一致。四、正文中一些主要標點符號的使用（一）破折號，行文中作為說明解釋的語句用破折號標明?？偨Y、計劃標題中 如果使用副標題或文章中使用破折號，破折號的長度為兩個 漢字的長度，例

6、“_” ，而不是數個短橫，例“_” 。（二）連接號，相尖的時間、地點或數目之間用連接號，表示起止。學校計劃、總結中使用到的主要有以下情況：1. 表示時間起止的，學期工作計劃、總結中學年度中的連接號“一”是兩個字 符的長度，也就是一個漢字的長度，不是兩個短橫或其它。2. 表示數目的，用阿拉伯數字表示數值的范圍，例如：總結、計劃中出現的“ 03歲嬰幼兒”，0和3之間應用浪紋線。3. 表示地點的，例如：東勝一一康巴什，是兩個漢字的長度。（三）省略號，省略號的形式為“”，六個小圓點占兩個字的位置，不是 六個小短橫。（四）標點符號的位置。1 句號、問號、嘆號、頓號、分號和冒號一般占一個字的位置，居右偏下

7、，不 出現在一行之首。2.引號、括號、書名號的前一半不出現一行之末，后一半不出現在一行之首。3破折號和省略號各占兩個字的位置，中間不能斷開。連接號、間隔號一般占 一個字的位置，這四種符號上下居中。（五）頁碼用四號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼 左右各放一條四號一字線。單頁碼居右，雙頁碼居左。空白頁和空白頁以后的 頁不標識頁碼。五、文章中數字的使用（一）使用阿拉伯數字。凡是可以使用阿拉伯數字而且有很得體的地方，所表 示的數目又比較精確時，均應使用阿拉伯數字。如年月日、物理量、非物理 量、代碼、代號中的數字。如：2009年2月12日500克20支等。（二）使用漢字。根據國家有

8、尖標準，凡是定型的詞、詞組、成語、慣用語或 具有修辭色彩的詞語中作為語素的數字，必須使用漢字。如：星期六二萬 五千里長征第四方面軍一二O師“十一五”計劃零歲教育等（三）應當使用國家法定計量單位。六、漢語拼音注音字母的正確使用（一）大小寫：句子的首字母大寫；詩行的首字母大寫；專有名詞每個詞首字 母大寫；標題、標語可以全部大寫。（二）分連寫：詞內連寫，詞間分寫。以標語為例：“公共場 所請勿 吸煙”GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN以上未按漢語拼音正詞法基本規(guī)則標注 不規(guī)范。以下標注規(guī)范：“公共場所請勿吸煙”GONGGONG CHANGSUO QING WU XIY

9、AN七、矢于時間的寫法（一）要求使用漢字的。1 中國干支紀年和夏歷月日使用漢字。如：正月初五八月十五中秋節(jié)2清代 和清代以前的歷史紀年使用漢字（采用阿拉伯數字用括號括注 公歷）。二）要求使用阿拉伯數字的。公歷世紀、年代、年、月、日的規(guī)范寫法。1 公元前8世紀20世紀90年代2009年 門月14 S2.2008年、2009年不能簡寫成“ 08年”、“09年”，必須寫完整的2008年、2009年。3.2008年9月或2009年1月不能寫成“ 2008、9”或“ 2009.9”。4. 年、月、日擴展格式的寫法，月、日是個位單數時，須在個位前加0，年、月、日之間用半字線隔開，寫成2008-09-01。

10、此擴展格式一般在引 文著錄、行文注釋、表格、索引、年表等中使用。（三）封面和成文結尾時間的漢字寫法。1 正式的計劃、總結、報告、通知、請示等類的公文結尾的成文時間政府 系統(tǒng)一般使用漢字，黨群系統(tǒng)使用阿拉伯數字。2時間使用漢字的規(guī)范寫法，如：二OO九年九月十二日。二O O九年中 的“O”是漢字，可從插入中的特殊符合里選擇，是正圓，不是橢圓，不是阿 拉伯數字0，必須拼寫漢字O。不能漢字與阿拉伯數字混用，不能寫成二00 九年。3其他不規(guī)范形式，如：二OO九年6月或2009年六月。4.成文時間及文中不能拼寫成大寫的漢字，如：貳零零玖年玖月玖 日。八、落款及時間（一）正文結尾要有單位名稱（全稱或規(guī)范簡稱）。單位名稱一般在正 文的右下方適當的位置，右空兩格。如全稱：東勝區(qū)塔拉壕小學，簡稱：東勝塔小。（二）時間在單位名稱的下一行，右頂格。（三）落款多個單位時，應該每個單位占一行，兩端對齊。（四）正文標題下已經書寫單位名稱和時間的，結尾不再使用落款和時間。九、公文中紙張及印章的正確使用公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm*97mm），左側裝訂。版式通用word，頁邊距上下25厘米，左