提高高校行政管理人員工作效能的建議

1、提高高校行政管理人員工作效能的建議1 高校行政管理人員工作現(xiàn)狀1.1 高校行政管理人員的主要工作內(nèi)容 本文所說的高校行政管理人員， 是按照高校發(fā)展的結(jié)構(gòu)需求 組織起來的、致力于高校公共事務(wù)的人。相對于從事教學、科研 的教師和研究人員來說， 行政管理成員是各級各類的管理者和基 層行政管理人員 1 。行政管理工作具有一定的規(guī)劃性和目的性， 同時可能會遇到各種各樣的情況， 需要有針對性地開展行政管理 的各項工作。1.2 高校行政管理工作效能中存在的主要問題1.2.1 道德意識與責任心的缺失 孔子說：“其身正，不令而行；其身不正，雖令不從”。意 思是自我品行端正了，即使不發(fā)布命令，老百姓也會去實行，若

2、 自身不端正，即使發(fā)布命令，老百姓也不會服從。這表明在行政 管理人員的所有行為中，道德意識是優(yōu)先于所有其他行為建設(shè) 的。19 世紀末，西方政治學家伊頓指出：“文官制度是一種對國家政治的公平合乎道德的驗證及表達方式”。20世紀70 90年代，英美等國陸續(xù)出臺與行政倫理相對應(yīng)的法律， 我國與行政 人員的道德管理相關(guān)的法 ?國家公務(wù)員暫行條例在 1993年 8 月 14 日才正式出臺。遵紀守法、依法行政，要求行政管理人員 在法律規(guī)定的范圍嚴于律己、為人表率，所作所為應(yīng)實事求是， 這是行政人員在履行公務(wù)時應(yīng)該遵循的一項基本道德規(guī)范。在高校行政管理組織架構(gòu)里， 每一名行政管理人員對應(yīng)一個 崗位，實行一崗

3、一責， 一名合格的行政管理人員應(yīng)具有獨立完成 崗位工作的能力， 具備強烈的責任心。 行政管理人員應(yīng)該是為在 校師生服務(wù)的， 大多數(shù)的行政管理人員具有較強的責任意識， 能 夠獨立完成各自的崗位工作， 但也有少部分行政管理人員責任意 識不強， 不能完成自己的崗位職責， 各個高校都存在教師和學生 辦理行政業(yè)務(wù)時遇冷臉，一個材料跑幾趟的尷尬情況。1.2.2 管理制度欠缺對比教學、 科研等工作而言， 在高校的組織架構(gòu)與運行機制 里，行政管理工作在普通教師的認知中沒有相應(yīng)的高度， 尤其是 基層行政管理人員地位得不到尊重和肯定。 以至有人認為“專職 從事管理工作的同志就是在其他專業(yè)方向無發(fā)展可能和進取潛 力

4、，走投無路才委身于此的碌碌之輩” 2 。從高校對行政管理 人員的管理機制不難看出：第一，定位不完整。高校行政管理容 易忽略“組織”“保障”等功能， 表現(xiàn)在認為行政管理工作做好 了是應(yīng)該的， 一旦出現(xiàn)紕漏立即引來批評， 在如今互聯(lián)網(wǎng)發(fā)達的 時代，甚至有人利用網(wǎng)絡(luò)對一些事情做出有失偏頗的描述， 加劇 雙方矛盾。 為了避免不必要的麻煩， 行政管理人員很有可能會采 取規(guī)避矛盾的作法。 如果沒有制訂明確的針對行政管理人員的機 制，很容易影響行政管理人員的工作積極性。第二，基層行政管 理人員工作量大、培養(yǎng)機會少、晉升難。自高等教育法頒布 以來，行政管理人員和教師分成兩個系列， 同時也引發(fā)了一系列 的后續(xù)問

5、題。 高校的行政管理人員實行坐班制度， 從工作時間的 硬性要求上看是難以外出進修的， 因此接受系統(tǒng)的專業(yè)性教育的 機會相對教師而言少了很多； 在職業(yè)發(fā)展空間上， 因為工作形式 所限， 行政管理機構(gòu)中的職務(wù)個數(shù)相對穩(wěn)定， 老的高校存在普通 科員超過十年沒有晉升機會的情況； 職稱評聘機制中， 部分高校 列出的高級職稱條件較教師系列更為苛刻， 難度遠大于同級別其 他系列條件。第三，考核體系不健全。對行政管理人員的年度考 核不像針對教師所制訂的考核體系那樣具體， 因為工作內(nèi)容主要 以文字性作為描述， 考核一般也只是形式上的考核， 特別是基層 行政管理人員的考核大多以部門領(lǐng)導的意見為準。1.2.3 專業(yè)

6、能力不足塞克斯（Sykes）指出：“專業(yè)標準有兩個方面的重要性： 一是指出了從事某種專業(yè)應(yīng)具備的知識和技能， 二是可以用來剔 除不合格者?！?3 國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（ 2010-2020 年）強調(diào)：“把提高質(zhì)量作為教育改革發(fā)展的核 心任務(wù)。樹立科學的質(zhì)量觀，把促進人的全面發(fā)展、適應(yīng)社會需 要作為衡量教育質(zhì)量的根本標準。 樹立以提高質(zhì)量為核心的教育 發(fā)展觀，注重教育內(nèi)涵發(fā)展把教育資源配置和學校工作重點集中 到強化教學環(huán)節(jié)、提高教育質(zhì)量上來。”可以看出，高校行政管 理人員專業(yè)化的根本目標是為了高校的教學、 科研、 社會服務(wù)等多個方面的全面發(fā)展。高校行政管理人員在專業(yè)能力上不足體現(xiàn)：

7、第一， 高校行政 管理部門存在人員在人事的配備不足的情況， 即使是按高校本科 教學評估給出的比例， 基本是無法達到的， 因人員不足導致部分 工作中出現(xiàn)的問題沒有及時處理，產(chǎn)生不良影響。第二，對行政 管理工作如何為師生們服務(wù)到位認識不深刻，因為工作性質(zhì)原 因，他們的上班時間局限在辦公室電腦前， 沒有過多的機會接觸 課堂教學現(xiàn)場。 部分行政管理部門的工作內(nèi)容瑣碎繁雜， 部分行 政管理人員工作長期面對同樣問題的重復回答， 以上情況易造成 厭煩情緒，回答問題時能簡則簡，語調(diào)平平。第三、高校行政管 理人員大部分需要處理文件，但事實上他們的行文能力參差不 齊。2 提高工作效能的建議與方法2.1 規(guī)范道德建

8、設(shè) 行政管理人員應(yīng)對其職業(yè)道德規(guī)范以及約定俗成的準則發(fā) 自內(nèi)心的認可、 贊同并愿意遵循。 高校應(yīng)當注意培養(yǎng)行政管理人 員的道德意識，在培養(yǎng)過程中，制訂出明確的要求，進行有針對 性的學習和培訓， 如開展道德宣傳講座、 組織學習口碑最好的行 政部門等。 提高其自身修養(yǎng)， 逐漸形成行政管理人員對道德的認 同感，自愿遵守道德規(guī)范。 2.2 完善制度建設(shè)2.2.1 激勵機制永不過時赫茲伯格的雙因素理論認為， 影響人的積極性的因素有兩大類： 保健因素和激勵因素。對行政管理人員而言，激勵因素包 括薪酬回報、職業(yè)生涯的晉升機會、成就感等等。在我國現(xiàn)今的發(fā)展階段， 高校行政管理人員的薪酬待遇從某 種程度上來說不

9、再只是養(yǎng)家糊口的要求， 還代表了個人在高校內(nèi) 的位置。薪酬的發(fā)放標準可以通過嚴格的績效考核制度來實行， 打破高校現(xiàn)有的行政人員以“排資論輩”為主的考核方式， 達到 獎懲有序的管理， 特別對于那些表現(xiàn)較為突出的行政管理人員應(yīng) 該予以充分的肯定， 通過績效獎勵予以表彰， 提高行政管理人員 工作的積極性和行動力，推動高職院校的行政工作的順利開展。相對教師的職稱晉升渠道， 行政管理人員的晉升為主的發(fā)展 渠道更為狹窄。 高校要為行政管理人員考慮他們的切身需求， 為 他們創(chuàng)造發(fā)展晉升空間， 努力形成良性循環(huán)。 為行政管理人員的 職稱晉升渠道制訂合理的評聘方案， 讓他們對于自己的職稱晉升 看得到希望。在高校

10、的部門、科室管理人員聘任的流程中，允許 符合條件的人參與競爭，應(yīng)當做到能上能下。2.2.2 強化高校行政管理人員資格制度 高校行政管理人員資格制度的基本要求， 必須明確他們需要 獲得的學位、學歷、專業(yè)等硬指標的最低要求?；鶎有姓芾砣?員應(yīng)具備本科或以上學歷， 目前高校招聘應(yīng)屆畢業(yè)生從事行政管 理的多以碩士生和博士生為主， 而有一定高校行政管理經(jīng)驗的人 員則有適度的放寬。2.3 提高專業(yè)化能力2.3.1 重視入職前培訓 專業(yè)化培訓是提高行政管理人員工作能力的有效途徑。 高校 針對行政管理人員提供專門的入職前行政培訓， 可以參加高校認 定的統(tǒng)一培訓機構(gòu)的課程， 聽取一定課時的教程， 并通過考試或

11、 考核后獲得教育證書，達到高校要求的分數(shù)方可上崗。2.3.2 加強入職后繼續(xù)教育行政管理人員入職后， 高校定期組織培訓， 可由各職能處室 的優(yōu)秀人員傳授經(jīng)驗， 讓行政管理人員更好地完成工作。 在實踐 的過程中， 行政管理人員應(yīng)該勤于總結(jié)工作中出現(xiàn)的問題， 通過 部門內(nèi)交流提出解決辦法，也有利于行政管理工作效率的提升。在現(xiàn)今計算機輔助工具占重要地位的時代， 行政管理人員的 工作效率的提升要以熟練地掌握計算機的操作為基本前提， 要求 每個崗位的行政管理人員務(wù)必對自己負責的部分能快速處理， 為 學校各部門、師生們提供最快最好的服務(wù)。2.3.3 專業(yè)化培訓與晉升的銜接 行政管理人員的專業(yè)化培訓可以與其晉升作有效銜接。 如要 求行政管理人員上足一定課時的培訓或繼續(xù)教育， 將額定課題作 為申請晉升職稱條件之一。將專業(yè)化培訓與其晉升渠道相結(jié)合， 直接把專業(yè)化培訓融入人事管理制度內(nèi)。2.4 多加入人文關(guān)懷“無論多么完善的制度管理， 若失去了人文關(guān)懷， 則猶如一 道沒有任何佐料的菜，令人乏味” 4 。高校應(yīng)營造舒適的工作 氛圍，通過工會、人事部門等多關(guān)注行政管理人員在工作、生活 中的需要， 增強歸屬感