測(cè)繪成果資料檔案管理制度通用

1、測(cè)繪成果資料檔案管理制度*有限公司二0五年六月第一章 測(cè)繪成果資料歸檔制度 . 1第二章 測(cè)繪成果資料檔案借閱制度 . 2第三章 檔案室管理制度 . 4第四章檔案工作人員要求 . 6第五章 檔案鑒定銷毀工作規(guī)定 . 6第六章資料檔案復(fù)制制度 . 8第七章檔案統(tǒng)計(jì)工作規(guī)定 . 8第八章 檔案保密制度 . 9測(cè)繪成果資料檔案管理制度為規(guī)范測(cè)繪成果及資料檔案的管理， 確保測(cè)繪成果、 資料檔案的 安全，促進(jìn)測(cè)繪成果的廣泛應(yīng)用和檔案信息化建設(shè)，根據(jù)中華人民 共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)測(cè)繪成果管理?xiàng)l例 并結(jié)合本公司 有關(guān)規(guī)定制定本制度。第一章 測(cè)繪成果資料歸檔制度第一條 測(cè)繪成果及資料檔案根據(jù)國(guó)家要求，

2、 制定歸檔范圍及保 管限期表。第二條 測(cè)繪成果及資料檔案必須按要求及一定的編號(hào)原則進(jìn) 行編號(hào)歸檔；歸檔的資料應(yīng)當(dāng)齊全、完整，分類整理立卷，案卷首頁(yè) 為案卷文件目錄并編制檔案著錄卡， 案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切， 案卷質(zhì)量符 合國(guó)家有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。第三條 不得擅自改變檔案分類、組卷、編號(hào)方法。第四條 對(duì)歸檔的成果資料應(yīng)做好完整的登記表登記， 并錄入計(jì) 算機(jī)中以便查閱，同時(shí)將登記表進(jìn)行統(tǒng)一管理保存。第五條 長(zhǎng)期保存的資料檔案禁止使用紅墨水、 純蘭墨水、 圓珠 筆、復(fù)寫紙書寫，只能用蘭黑墨水、碳素墨水書寫，以利長(zhǎng)期保存。第六條 成果及資料檔案的接收、移交，必須附有清單，嚴(yán)格清 點(diǎn)和履行簽字手續(xù)并填寫移交（接收

3、）登記簿。第七條 數(shù)據(jù)載體每年輪流抽取不少于 5%讀取檢查，發(fā)現(xiàn)問題及 時(shí)更換載體或恢復(fù)搶救。第八條 接收的檔案必須及時(shí)整理、組卷、歸檔、入庫(kù)。當(dāng)年接 收的檔案必須當(dāng)年完成歸檔工作。第九條 所有檔案必須登記，詳細(xì)到文件級(jí)，盡量用數(shù)據(jù)庫(kù)或電 子表格進(jìn)行登記。第十條 保密、防蟲、防霉、防盜工作，定期檢查檔案保管狀況， 對(duì)破損、變質(zhì)檔案資料及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)并提出處理意見。第十一條 各部門必須設(shè)專職或兼職人員管理測(cè)繪資料， 做到職 責(zé)分明，并應(yīng)設(shè)置資料室和鐵柜，存放測(cè)繪資料。第十二條 將測(cè)繪成果資料檔案工作列入總工辦工作日程， 并由 總工辦或其指派人員對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期檢查， 及時(shí)發(fā) 現(xiàn)問題并

4、協(xié)調(diào)解決。第二章 測(cè)繪成果資料檔案借閱制度第一條為了開發(fā)檔案信息資源和企業(yè)的發(fā)展，更好地為社會(huì)主 義建設(shè)服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)檔案 法實(shí)施辦法，結(jié)合本公司有關(guān)規(guī)定，制定本制度。第二條 檔案室應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作的需要，編制必要的目錄、卡片、 索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編和各種檔案參考資料， 積極開發(fā) 檔案信息資源，為公司服務(wù)。第三條檔案室保管的檔案，主要供本單位利用，不屬于開放利用 范圍。對(duì)外提供利用須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第四條對(duì)各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用，查閱人員要如 實(shí)說明查檔的目的和內(nèi)容，符合查閱條件的辦理手續(xù)后，方可查閱， 且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出的閱

5、覽者，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)。第五條 本單位工作人員借閱本人職能范圍內(nèi)的檔案， 辦理借閱登 記手續(xù)后方可借閱；借閱本人職能范圍外的檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱第六條 利用者借閱檔案，須辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登 記表和檔案利用效果登記。借閱機(jī)密、絕密檔案材料，需經(jīng) 主管經(jīng)理及保密責(zé)任人簽署意見，報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后方可借閱。第七條 利用檔案一般在檔案室查閱，確需外借利用者，須經(jīng)檔 案公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。會(huì)計(jì)檔案借閱，不得拆散原卷冊(cè)，并按期歸還。第八條 利用者必須注意保護(hù)檔案，不得拆散案卷，不得折疊文 件，不得在文件上圈點(diǎn)、勾劃或作其它標(biāo)記，不得污染文件。未經(jīng)許 可，不得轉(zhuǎn)借他人和隨意復(fù)

6、制、摘抄檔案。第九條 科技檔案項(xiàng)目的臘底圖、計(jì)算單、概、預(yù)、決算檔案，概 不外借；確需復(fù)制件的，須經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并進(jìn)行登記，用畢后 需將復(fù)制件交回檔案室處理。第十條 未經(jīng)檔案管理人員同意，不得摘抄、拍照、復(fù)制所查檔 案內(nèi)容，其中涉密內(nèi)容需抄錄、復(fù)制，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且只能在 檔案閱覽室內(nèi)進(jìn)行，利用者對(duì)涉密內(nèi)容要負(fù)責(zé)保密。第十一條 測(cè)繪成果及資料檔案利用者，對(duì)所借檔案要妥善保管， 不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆散或損毀檔案，不準(zhǔn)拆卷、抽頁(yè)，不得在檔案原 件上劃線、加注、勾抹、涂改、圈劃、污損等，未經(jīng)許可，不得摘抄 或復(fù)制檔案，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容 。第十二條 借閱國(guó)家密級(jí)測(cè)繪成果，不得擅自復(fù)制。

7、確因工作需 要復(fù)制的，須經(jīng)國(guó)家密級(jí)測(cè)繪成果提供部門批準(zhǔn)， 并按原密級(jí)進(jìn)行管 理。第十三條 查閱者應(yīng)按規(guī)定及時(shí)清退檔案，清退檔案時(shí)，檔案人 員必須當(dāng)面嚴(yán)格檢查核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)與原卷冊(cè)不符，須酌情處理。第十四條 查閱者必須保守檔案機(jī)密，凡損壞檔案和私自泄露檔 案內(nèi)容，給國(guó)家、公司（集體）、個(gè)人造成損失和惡劣影響的，應(yīng)按 檔案法和檔案法實(shí)施辦法的有關(guān)規(guī)定辦理，情節(jié)嚴(yán)重的要追 究其法律責(zé)任。第十五條檔案室應(yīng)注意搜集檔案利用效果反饋信息，不斷總結(jié) 開發(fā)利用檔案的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步做好檔案開發(fā)利用工作。第三章檔案室管理制度第一條 為了確保檔案的安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案的使用壽 命，使檔案更好地為社會(huì)和公司服務(wù)，特制

8、定本制度。第二條保管檔案必須有專用庫(kù)房，并設(shè)專人負(fù)責(zé)管理。庫(kù)房?jī)?nèi) 應(yīng)采取有效的防護(hù)措施，保證檔案安全。第三條 檔案室是保管檔案專用區(qū)域，任何人不得在檔案室內(nèi)存 放與檔案管理無關(guān)的物品。第四條 檔案柜（架）排列應(yīng)與窗戶垂直，柜（架）與柜（架）、 柜（架）背與墻壁保持一定的距離。第五條檔案案卷按檔案門類和載體進(jìn)行各項(xiàng)目錄編制規(guī)定（總 目錄、分類目錄、卷內(nèi)目錄等）科學(xué)分類、排列、編號(hào)入柜（架），有序管理，不得任意挪動(dòng)案卷的位置。案卷調(diào)出利用或加工整理，返還時(shí)必須及時(shí)歸回原處。第六條 檔案進(jìn)出庫(kù)房，要建立嚴(yán)格的登記制度，包括檔案收進(jìn) 入庫(kù)，庫(kù)存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱、歸還。第七條 對(duì)新接收入庫(kù)檔案要

9、嚴(yán)格檢查，對(duì)有蟲蛀、發(fā)霉及其它 問題的檔案須經(jīng)科學(xué)處理后方可入庫(kù)。第八條 檔案室內(nèi)應(yīng)備有溫濕度計(jì)和記錄本 （簿），堅(jiān)持每日觀察 記錄，做好溫濕度調(diào)控工作，維持良好的保管環(huán)境并 不斷改善保管條件，檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)當(dāng)安置溫濕度計(jì)。環(huán)境的溫濕度應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14-24 C之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在 40-60 %之間。第九條 光盤或磁介質(zhì)檔案應(yīng)用防磁檔案柜存放。第十條 檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、 防高溫、防強(qiáng)光等“八防”的設(shè)備和措施，宣傳貫徹上級(jí)有關(guān)安全防 火的規(guī)章制度，樹立防火意識(shí)。第十一條 檔案室管理人員每年春末在檔案柜（架）內(nèi)置放防蟲 藥品，并定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)

10、 情況 及時(shí)處理。第十二條 檔案室 應(yīng)安裝防火防盜裝置，置放滅火器材，加強(qiáng)防 火、防盜工作。檔案室周圍要滅絕火源，下班時(shí)要關(guān)閉電閘。室內(nèi)嚴(yán) 禁吸煙，嚴(yán)禁將易燃易爆物品帶入檔案室。第十三條 要經(jīng)常檢查庫(kù)房有無火災(zāi)隱患，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo) 報(bào)告，以便采取有效措施，防患于未然。第十四條 定期檢查消防器材并定點(diǎn)放置，管理人員要了解其性 能并能熟練使用。第十五條 檔案室管理人員必須保持檔案室的安 保性能，不得損 壞任何安全設(shè)施。 檔案室內(nèi)的白熾燈不得任意更換成日光燈， 不得自 行任意變動(dòng)照明線路。第十六條 不準(zhǔn)擅自安裝電器開關(guān)和其他電器設(shè)備，嚴(yán)禁亂接、 亂搭臨時(shí)線。第十七條 檔案室 照明不采用自然光源，

11、防光窗簾（或遮陽板） 不得隨意拉開。第十八條 檔案入庫(kù)前必須消毒除塵。 要定期 做好室內(nèi)清潔衛(wèi)生 工作。第十九條 檔案的存放和提取利用均由檔案室管理人員進(jìn)行， 其他人未經(jīng)允許不得隨意進(jìn)出檔案室。第四章檔案工作人員要求第一條 認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹檔案法及保密制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔 案工作的規(guī)章制度，了解檔案工作方針，掌握檔案管理工作的基本技 能。第二條檔案管理人員簽署保密協(xié)議。第三條 忠于職守，負(fù)責(zé)完成測(cè)繪成果及資料檔案的收集、 整理、 保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)具體工作。第四條 積極開發(fā)檔案信息，編制各類檔案檢索工具及參考資料， 為生產(chǎn)、科研等各項(xiàng)工作服務(wù)。第五條 負(fù)責(zé)檔案借閱登記和利用效果收集工作。第六條

12、負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理，做好“八防”工作，確保檔案的 完整與安全。第七條 熟悉館藏，做好檔案利用工作，積極主動(dòng)熱情為用戶提 供服務(wù)。第八條 積極參加各種檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素 質(zhì)和崗位工作質(zhì)量。第九條 加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作，遵守工作紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)工作制度。第十條 嚴(yán)格遵守保密制度，做好公司秘保證公司的機(jī)密安全。第五章檔案鑒定銷毀工作規(guī)定第一條 為了優(yōu)化檔案室藏檔案，加強(qiáng)檔案的保管和有效利用， 按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)己超過保管期限的檔案， 應(yīng)本著“審查 從細(xì)、留存從寬”的原則，及時(shí)進(jìn)行鑒定銷毀工作。第二條檔案鑒定銷毀工作必須在本公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng) 導(dǎo)下進(jìn)行，小組成員由主管檔案工作

13、領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能負(fù)責(zé)人及檔案室 人員組成。具體工作由檔案部門和與形成檔案內(nèi)容有關(guān)的職能部門共 同進(jìn)行。第三條測(cè)繪工程鑒定檔案必須按照公司頒布的檔案保管期限 表進(jìn)行。第四條 鑒定檔案采用直接鑒定法，以案卷為單位，對(duì)檔案的內(nèi) 容、名稱、來源、完整準(zhǔn)確率程度等，逐卷、逐件、逐頁(yè)地進(jìn)行審查 鑒定。對(duì)重新考證、修訂的應(yīng)在案卷備考表中說明。對(duì)鑒定結(jié)果要寫 書面報(bào)告。需延長(zhǎng)保管期限的案卷，要在有關(guān)目錄及案卷備考表中注 明。第五條 銷毀檔案必須從嚴(yán)掌握。慎重從事。鑒定結(jié)束后，對(duì)確 無保存價(jià)值需要銷毀的檔案，應(yīng)登記造冊(cè)，編制銷毀清冊(cè)，提出銷毀 報(bào)告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案室審查后簽字蓋章，報(bào)公司審批或備案，再 銷毀。第

14、六條 銷毀檔案要派兩人以上監(jiān)銷，并在指定地點(diǎn)銷毀，防止 檔案遺失和泄密。銷毀人、監(jiān)銷人、批準(zhǔn)人、鑒定小組人員均應(yīng)在銷 毀清冊(cè)上簽字，以示負(fù)責(zé)。第七條 對(duì)保管期滿但屬國(guó)家重大工程項(xiàng)目的測(cè)繪檔案， 要根據(jù) 需要適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。第八條 應(yīng)銷毀的檔案不得改作它用或以廢紙出售。第九條 銷毀國(guó)家密級(jí)圖紙或測(cè)繪成果，必須經(jīng)省測(cè)繪行政管理 部門批準(zhǔn)。第十條被銷毀的檔案必須與銷毀清冊(cè)無誤，為防止遺失和泄 密，嚴(yán)禁將檔案賣給廢舊物資收購(gòu)部門或收購(gòu)人員。檔案被銷毀后, 監(jiān)銷人員須在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，以示負(fù)責(zé)。第十一條 鑒定報(bào)告、銷毀清冊(cè)及審批文件，應(yīng)存檔保存。第六章資料檔案復(fù)制制度第一條 為了保守資料檔案機(jī)密，

15、維護(hù)黨、國(guó)家和公司的利益， 做好檔案復(fù)制利用工作，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，特制定本 制度。第二條檔案復(fù)制由專人嚴(yán)格按照復(fù)制制度執(zhí)行。第三條檔案復(fù)制工作人員必須遵守檔案保密守則，維護(hù)檔案的 絕對(duì)安全。復(fù)制一般檔案，需經(jīng)檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，才能辦理復(fù)制登 記手續(xù)和復(fù)制。并確保復(fù)制質(zhì)量。非檔案工作人員謝絕參觀。第四條 檔案室一般不向借閱者提供機(jī)密和科技檔案的概、預(yù)、 決算檔案的復(fù)制件；確需要復(fù)制件的，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并進(jìn)行登記， 用畢后需將復(fù)制件交回檔案室處理。第五條 借閱者需要復(fù)制檔案時(shí)，必須說明利用的目的和范圍， 不得要求復(fù)制與利用目的、范圍無關(guān)的檔案，尤其是機(jī)密檔案。第六條檔案復(fù)制工作人員

16、必須遵守復(fù)制機(jī)械的操作、保養(yǎng)規(guī) 程，時(shí)刻關(guān)注復(fù)制機(jī)械運(yùn)作狀態(tài)，注意保養(yǎng)。第七章檔案統(tǒng)計(jì)工作規(guī)定第一條 檔案統(tǒng)計(jì)包括檔案數(shù)量、保管狀況、鑒定情況、利用情 況及檔案部門基本情況的統(tǒng)計(jì)，檔案部門要建立上述各種情況的登記 簿，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。第二條 各類檔案的統(tǒng)計(jì)由分管的檔案人員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)，檔案統(tǒng)計(jì) 工作的匯總表，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)填報(bào)第三條 要保證統(tǒng)計(jì)資料的準(zhǔn)確性，系統(tǒng)性和及時(shí)性，做到完整、 連續(xù)、報(bào)送及時(shí)。第四條 對(duì)于上報(bào)的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，由本單位主管負(fù)責(zé)人和統(tǒng)計(jì) 人員簽字并對(duì)統(tǒng)計(jì)資料、報(bào)表的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。第五條定期統(tǒng)計(jì)檔案利用情況，每年年末統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借閱人 次、卷數(shù)，總結(jié)檔案利用效果。第六

17、條各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表及綜合統(tǒng)計(jì)表，均要保留一份存檔備 查。第八章檔案保密制度第一條 為了保守檔案機(jī)密，維護(hù)黨、國(guó)家、人民和企業(yè)的利益， 嚴(yán)格執(zhí)行保密法、檔案法，確保檔案的完整與安全。第二條 檔案文件密級(jí)的界定、變更、解密，必須嚴(yán)格按照國(guó)家 規(guī)定執(zhí)行。第三條 檔案密保存的檔案不屬于開放利用的范圍， 只限于公司 職工利用，不對(duì)外提供利用。外單位需要查閱、利用者，須經(jīng)主管領(lǐng) 導(dǎo)批準(zhǔn)。第四條 查閱、利用檔案，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)。利用者須持 本公司介紹信（查閱科技檔案須經(jīng)本公司總工程師批準(zhǔn)），跨單位或 部門查閱檔案。須同時(shí)經(jīng)歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)的同意，借閱機(jī)密檔案，須經(jīng) 分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第五條 利用者借閱檔案必須說明利用的目的和范圍， 不得要求 查閱與利用目的、范圍無關(guān)的檔案，尤其是機(jī)密檔案。第六條 利用者必須維護(hù)檔案機(jī)密的安全，不得在個(gè)人存儲(chǔ)設(shè)備 或其他記錄工具等私人用品上記錄檔案機(jī)密。不得擴(kuò)散檔案機(jī)密。第七條 檔案案卷只限于在閱覽室閱讀， 未經(jīng)許可不得抄錄檔案 內(nèi)容。確需借出檔案，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借出檔案須按時(shí)歸還。第八條 非檔案工作人員，嚴(yán)禁進(jìn)入檔案庫(kù)房。第九條 非檔案人員必須注意檔案庫(kù)房門窗的關(guān)閉情況和防火 工作。尤其是在重大節(jié)假日，檔案人員更應(yīng)