常用會計記賬憑證摘要編寫方法

1、財務與資產管理部記賬憑證摘要編寫規(guī)定總則記賬憑證摘要的編寫應該做到簡明扼要、 抓住重點，即用簡練的 文字把經濟業(yè)務內容表達清楚。一、日常收支業(yè)務摘要的編寫要規(guī)范統一我部根據業(yè)務量的大小，分別設置2人以上編制、復核記賬憑證， 所有人員力求使用統一格式、統一措辭。這樣使得會計賬簿的摘要體 現整體一致性，更重要的是能夠充分發(fā)揮計算機查詢系統中“模糊查 詢”板塊的功能。所以，對日常收支業(yè)務采用“主語+謂語+賓語” 的句式。即具備經濟行為的主體、對象和內容三個最基本的要素。統 一措辭雖然在執(zhí)行初期比較困難，只要大家在工作中注意交流、相互 溝通、認真總結，相信很快就能做到統一協調。例如：XX用現金購買辦公

2、用品150元。摘要為XX報購辦公用 品。采用這種句式，在賬務“模糊”查詢時，只要輸入“ XX ”，當年 及往年所有XX經手的業(yè)務，所需數據一目了然。充分體現會計電算 化方便、高效、快捷的優(yōu)越性。二、摘要的編寫要“簡”而“明”所謂簡明，即簡單明了。太過于簡的摘要，不能把經濟內容表達 清楚。因此要在計算機設定的摘要字數內，抓住重點，將經濟內容盡 可能全面地表述出來。例如：某系XX借去北京購資料款5000元。摘要為XX借款用 于購資料，而不能為XX借款，更不能為借款。三、摘要的編寫要準確對反映不同經濟內容的同一張記賬憑證， 每項經濟內容準確對應 一個摘要，不能籠統使用同一個摘要。現行的借貸記賬法和會

3、計基礎 工作規(guī)范允許編制一借多貸、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的 記賬憑證。例如：物理系張三借4000元去上海開會，回來報賬時，差旅費 開支1500元；會務費開支500元；為系里資料室購圖書用去1500元; 退回余款500元。其摘要應按每項經濟業(yè)務對應的會計分錄分別編寫 為：張三報北京開會差旅費；張三報會務費；張三報資料費；張三還 借差旅款。如果此筆憑證用籠統的一個摘要，反映在會計賬簿中的“會 務費”科目、“資料費”、應收及暫付中“教工借款”科目都對應著差 旅費的摘要，查賬起來令人匪夷所思。四、更正錯賬摘要規(guī)范根據江蘇省行政事業(yè)單位會計基礎工作規(guī)范的要求，對記賬后的記賬憑證，發(fā)現錯誤，用紅

4、字沖銷原錯誤憑證時的摘要為“注銷 某月某日某號憑證”，同時，用藍字編寫正確的記賬憑證時摘要為 “訂 正某月某日某號憑證”。對只有金額錯誤的會計分錄，在編制調整數 字差額憑證時摘要為“調整某月某日某號憑證”。如果所修改的是往 年的錯誤憑證，那么，在“某月某日”前務必加上“某年”字樣。在 此說明一點，在注銷、訂正或調整某張錯誤憑證的同時，應在被修改 的記賬憑證摘要的下面手工注明“該憑證在某月某日某號憑證已更 正”的標記，表示該憑證已被修改完畢。五、摘要中需要反映必要的數字電話費、各項 發(fā)放教職工工 不僅有效防止1需要注明時間的摘要。 交納某月水費、電費 保險金、個人所得稅等；發(fā)放學生困難補助、獎學

5、金； 資、補貼等。在摘要中務必注明經濟業(yè)務所屬的時間。 發(fā)生漏記、重記的可能，而且便于單位間的賬務查詢。例如：我部發(fā)放我院管理人員 2011年6月份基本工資2000000 元。摘要為：發(fā)放管理人員6月份基本工資。2. 需要注明人數的摘要。對發(fā)放學生生活補貼、學生困難補助、 勤工助學金、獎學金；發(fā)放臨時工工資等，在摘要中要注明人次。以 便為學生管理部門、人事部門統計相關數據，編制報表所用。無須去檢查每張記賬憑證后所附原始憑證，費時費力，只要使用查詢系統“科 目查詢”板塊，所需數據躍然屏幕，起到事半功倍的效果。例如：發(fā)學生12人共計1500元的困難補助。摘要為發(fā)學生 12 人困難補助?！皠?. 需

6、要注明數量的摘要。 隨著各高校招生規(guī)模的迅速擴大，現 有的辦學設備遠遠不能滿足目前教學規(guī)模。 需要購置的辦公設備、教 學實驗設備數量很大，需要報廢的陳舊固定資產也很多。 雖然固定資 產賬中反映資產的數量，但為了便于同固定資產管理部門隨時的 態(tài)”對賬，在摘要中要注明資產的數量。9800XX例如：某系李四從XX公司購買XX設備兩臺，通過銀行匯款 元。摘要為李四報購XX設備，同時入固定資產，摘要為李四購 設備兩臺（資產編號：XXXXXX ）總之，會計工作在講究宏觀控制的同時，也要重視微觀管理，會 計摘要的編寫雖然只是整個會計工作中的一個小小環(huán)節(jié)，但是它卻在會計工作向著更加科學化、規(guī)范化管理的進程中發(fā)

7、揮著極其重要的作 用。1. 差旅費核算。差旅費，是指出差期間因辦理公務而產生的交通費、住宿費和公雜費等各項費用。差旅費的摘要至少應注明出差人、出差的地點及出差事由。 因此，“某人報銷某地某事差旅費”就可以作為差旅費憑證摘要信息格式， 如“張 某報北京某會議差旅費”。 如果差旅費中含會務費，必須摘要信息格式為“張某報北京某會議會務費”2. 購置物品。包括購置一些辦公用品、固定資產、實驗材料等。對于這類業(yè) 務，需要寫明經辦單位（或人員）名稱和主要品種、數量，即“某部門或某人為某 事購某物”，如“王某購辦公室用桌椅3套”。如果經辦人將多次、多種用途 的交易一并報銷，則應該按用途進行歸類，摘要就更要精

8、練，只需注明金額較大 的物品，金額較小的物品則用“等”表示。對于購置的固定資產報銷，還要注明 資產編號。3. 工資發(fā)放。工資中核算的明細項目比較多，一張憑證涉及的內容也很多。 為使工資發(fā)放的信息明了，最好按照工資核算的明細項目填制摘要，如“發(fā)放某 月份某類人員基本工資”，“發(fā)放某月份某類人員崗位工資” 等。當然，工資的 發(fā)放項目內容基本固定，為提高效率，可以通過使用“常用摘要”或是“常用憑證”功能來簡化操作。10人因何事的4. 發(fā)放各種補助。我院常會發(fā)生諸如加班補助費、學生獎學金、助學金獎勵 費等補助性質的支出。對這樣的補助發(fā)放，記賬憑證摘要最好注明發(fā)放性質、 發(fā) 放對象，以方便以后的賬務核對

9、與查詢。如“發(fā)放生產部王某等 加班補助”、“發(fā)放銷售部每人二百元獎勵”等。5. 招生費核算?！笆眨ǜ叮┠硢挝?如對于收入6對于收付款業(yè)務要寫明收付款對象的名稱、 款項內容，如 某款項”。如有必要，還可注明銀行支票號、內部往來劃賬單號等。 核算，在財務管理過程中需要不斷核對、查詢、分析，對于這類憑證的摘要一般 必須注明收入的來源、性質，摘要應盡量完整詳盡。集團單位內常常有一些內部 劃轉經費的發(fā)生，對于集團單位內部結算也要寫清具體業(yè)務信息，對于這類記賬憑證的摘要，要按照發(fā)生費用的性質分析填制， 并寫明“某部門轉付某部門某費 用”，如“某下屬企業(yè)轉后勤部某事招待費”。不僅領導看了一目了然，對于單 位

10、進行內部審計意義也很大。另外，對預收（付）款、應收（付）款以及分期發(fā)出商 品等債權債務業(yè)務，應盡量寫明對方單位、業(yè)務經手人、發(fā)生時間等內容。7.對于沖銷和補充業(yè)務，摘要中應寫明被沖銷或補充的記賬憑證的日期及 編號。如“紅字沖銷某年某月第幾號憑證”、“訂正某年某月第幾號憑證”等。（三）充分利用軟件特殊功能完善摘要欄填制，并提高效率財務軟件一般設有“常用摘要”和“常用憑證”的功能，利用這些功能可以 將企業(yè)經常要做的業(yè)務憑證摘要或是憑證存儲在軟件中，只要第一次認真設置憑 證的摘要，需要用時，便可在填制記賬憑證時調出。這樣簡單、方便，還能減少 錯誤并提高效率。另外，筆者在實際工作中還發(fā)現，當摘要欄不夠

11、用時，還可利 用憑證右上角的“兩小行”進行文字說明，以補充摘要反映的信息。（四）財務人員要不斷提高自身素質，對財務人員的教育、培訓應得到足夠重 視作為財務人員，應努力提高自己對會計業(yè)務事項的表達和概括能力，力求使摘要的書寫準確化、系統信息化。這就要求財會人員必須有很強的工作責任心， 愛崗敬業(yè)，樹立嚴謹的工作作風，努力提高自身的綜合素質。另外，各級財政、 財務管理部門應加大培訓力度，組織多種形式的業(yè)務學習,尤其是開展實務學習， 并把書寫記賬憑證摘要等實務內容作為重要內容， 甚至可以將記賬憑證摘要內容 的書寫作為會計工作考核達標的一個檢查項目。 讓財務人員從最基本的業(yè)務開始 重視，真正提高財務人員

12、的綜合業(yè)務素質。總之，記賬憑證摘要的填寫，一定要與單位的經營管理工作緊密結合起來， 便于查詢、統計、匯總、分析，同時摘要應語義通順、簡明扼要。值得注意的是， 作為財務人員，很多時候必須從管理的角度去分析業(yè)務， 使憑證摘要欄的內容能 發(fā)揮最大的作用。另外，財會教科書中可考慮在相關章節(jié)強調此項實務內容，以強化各項基礎工作的重要性。七夕，只因有你,總有一些人牽腸掛肚難以忘記,總有一些日子溫暖甜蜜最為珍惜從春夏到秋冬，從陌生到熟悉,雖不能時時聯系，卻總在特別的日子想起你,七夕快樂，我的朋友。七夕，只因有你,因為有你，再苦生活也不覺得累,再大的險阻也無所畏,再大的波折也不擔憂,再痛的經歷也會忘記,因為有

13、你，我就擁有了整個世界,謝謝你出現在我的生命里。七夕快樂，我的朋友。七夕，只因有你相識,是最珍貴的緣分,牽掛,是最真摯的心動,思念,是最美麗的心情,問候,是最動聽的語言,在這七夕到來之際，最美的祝福送給你,七夕快樂，我的朋友。七夕，只因有你雨點輕敲窗，風吹散了夢想,唯有你的模樣依舊在腦海里徜徉,夜深人靜時，你占滿了心房,舍半生輕狂，半世時光,只為擁有一段和你相處的珍貴情緣,七夕快樂，我的朋友。七夕，只因有你,雖然相距很遠，但兩顆心卻緊緊相連雖然不常見面，音容笑貌猶如眼前,悄悄的挾一縷情絲，放飛在炎炎夏日默默的拽一絲牽掛，懸掛在無垠宇宙靜靜的捎一聲問候，盛開在七夕佳節(jié)七夕快樂，我的朋友。七夕，只因有你,祝福，是一種真實