IT項(xiàng)目成本管理(修訂版)-精心整理

1、IT項(xiàng)目成本管理尹雨娟 計(jì)信142 3214240中文摘要：現(xiàn)在越來(lái)越多的部門認(rèn)為信息化對(duì)一個(gè)組織或一個(gè)企業(yè)支持是不可缺少的，但隨著IT項(xiàng)目服務(wù)范圍、用戶數(shù)的增加，導(dǎo)致企業(yè)IT項(xiàng)目成本快速增長(zhǎng)，企業(yè)信息化成本居高不下，項(xiàng)目超出預(yù)算的情況也經(jīng)常發(fā)生，因而對(duì)IT項(xiàng)目的成本管理也顯得異常重要。本文闡述了 IT項(xiàng)目成本管理的主要過程，成本控制辦法以及在此基礎(chǔ)上指出信息部項(xiàng) 目成本管理存在的問題及建議。關(guān)鍵字：IT項(xiàng)目成本管理；資源計(jì)劃；成本估算；成本預(yù)算；成本控制一什么是IT項(xiàng)目成本管理IT項(xiàng)目成本管理包括確保在批準(zhǔn)的預(yù)算范圍內(nèi)完成項(xiàng)目所需的各個(gè)過程?！芭鷾?zhǔn)的預(yù)算”和“項(xiàng)目”是項(xiàng)目成本管理的兩個(gè)關(guān)鍵詞

2、語(yǔ)。項(xiàng)目經(jīng)理必須明確項(xiàng)目范圍、交付時(shí)間和 成本估算，努力減少和控制成本滿足項(xiàng)目需求。項(xiàng)目的成本管理主要過程如下圖所示：項(xiàng)日成本管埋的土雯過程f資糠戕 1財(cái)磧g廠r成本預(yù)茸LJ成本控制00決定實(shí)誕項(xiàng)弓活劫 需聚使用什么資呈及變?cè)聲r(shí)何牛 過程的軸出是一牛估計(jì)完戎項(xiàng)目所匡 資撫或豐的近似 道，本二程罐岀是 或本估算輔助細(xì) 帀和或豐養(yǎng)埋行垮整第或豐咯亙分 配蘭項(xiàng)二I乍.述立一個(gè)舅量績(jī)敷 時(shí)基;套汁劃.錨出 是筋本荃進(jìn)計(jì)劃=拽制吒目預(yù)蘆的交 化.輸出是，椽正 的庶乖估異.臭手元工信覚”總潔經(jīng)圖匚項(xiàng)弓科本首塵上要過程圖二資源計(jì)劃資源計(jì)劃是要確定完成項(xiàng)目需要什么資源、資源的數(shù)量以及什么時(shí)候使用這些資源。資

3、源計(jì)劃是成本估計(jì)、成本預(yù)算和成本控制的前提，組織和項(xiàng)目的特征將影響資源計(jì)劃； 制定資源計(jì)劃真正實(shí)用的工具是專家判斷和替代方案。1. 專家判斷擁有類似項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和專長(zhǎng)的人員在完成項(xiàng)目資源計(jì)劃時(shí)是非常重要的，他們和項(xiàng)目的執(zhí)行組織一起有助于決定什么資源是必須的。2. 可替代方案詳細(xì)的集體討論和評(píng)估與資源有關(guān)的替代方案是非常重要的，不同的替代方案可做出 不同的成本估算（由于多數(shù)項(xiàng)目都涉及到很多人力資源，不同公司的人力成本差別很 大）。3. 資源計(jì)劃輸入輸出資源計(jì)劃輸入：WBS，范圍說(shuō)明書，歷史信息，資源信息等。資源計(jì)劃輸出：資源計(jì)劃清單（它為人力資源管理和項(xiàng)目采購(gòu)管理提供了重要信息。三成本估算成本估算是

4、一個(gè)為完成項(xiàng)目各項(xiàng)活動(dòng)所需要的資源的成本的近似估算，主要是針對(duì)資源需求進(jìn)行的。佶功工期怙卄 會(huì)計(jì)抖目 -展別的鳳檢盍特緬節(jié) 成卡百理il劃V項(xiàng)目經(jīng)理如果想在預(yù)算限制內(nèi)完成項(xiàng)目，就必須進(jìn)行嚴(yán)格的成本估算。成本估算是 一個(gè)近似估算。估算主要是針對(duì)資源需求進(jìn)行的，成本估算因項(xiàng)目性質(zhì)的不同可進(jìn)行多 次。對(duì)于獨(dú)特的項(xiàng)目產(chǎn)品所進(jìn)行的逐步細(xì)化，需要多次進(jìn)行成本估算。1. 成本估算的類型成本估算按不同的階段可分為量級(jí)估算、預(yù)算估算和最終估算三種類型，不同的估算 類型精確度也不一樣，從低 25雅V高出75流異很大，項(xiàng)目經(jīng)理可按項(xiàng)目所處階段不同 需求，選擇不同的估算類型，進(jìn)行成本估算。下表是成本估算類型表：帖算類

5、型何時(shí)做為什么做精確度量旣怙薛（可行性佰其在項(xiàng)目生瑋周期中非常早，逋常 是在項(xiàng)目的槪念或啟幼階段璉舒先歐日朮抻挾超供成本（預(yù)算為軻階罠）一2貢+牯幻預(yù)埠詁茸類比（自上而下怙算；早，項(xiàng)目if劃階段OlBSlJt前 進(jìn)疔烏資侖捜入樂帆的理其（年度預(yù)算下達(dá)全處-i*+as%最決咕算 詳細(xì)怙其）1乍下而上潔詳頂目計(jì)劃階旣卯陽(yáng)剌定舌）送 行先塊啦理吳詳骨-佶羅實(shí)（發(fā)采晦計(jì)劃單kW-510*:1.1. 量級(jí)估算 量級(jí)估算提供了項(xiàng)目成本的一個(gè)粗略概念，是在沒有詳細(xì)數(shù)據(jù)的情況下進(jìn)行的一種大概估算。它在項(xiàng)目早期，甚至在項(xiàng)目開始之前應(yīng)用。項(xiàng)目經(jīng)理和高層管理 人員使用量級(jí)估算幫助項(xiàng)目選擇決策。 進(jìn)行這種類型的估算通

6、常是在項(xiàng)目概念或啟動(dòng)階 段進(jìn)行。精確度一般從-25%到75%意思是項(xiàng)目的實(shí)際成本可能低于量級(jí)估算25%或高于量級(jí)估算75%對(duì)IT項(xiàng)目估算而言，該精確范圍經(jīng)常更廣。1.2. 預(yù)算估算 預(yù)算估算是在項(xiàng)目計(jì)劃階段進(jìn)行的估算，此時(shí)你已經(jīng)獲得了更多的項(xiàng)目信息，但還未能將項(xiàng)目的工作分解的很詳細(xì)，因此要在確定項(xiàng)目需要做的主要工作的前 提下，通過預(yù)算估算來(lái)確定要?jiǎng)澣朐擁?xiàng)目的預(yù)算，也就是說(shuō)，被用來(lái)將資金劃入一個(gè)組織的預(yù)算。是一種自上而下的估算方法。其精度一般在-10%到25%意思是實(shí)際成本可以比預(yù)算成本低10%或高25%1.3 .最終估算 最終估算提供了一個(gè)精確的項(xiàng)目成本估算，通常用于采購(gòu)決策的制定。因?yàn)檫@些決

7、策需要精確的預(yù)算，也常用在估計(jì)項(xiàng)目最終的成本。成本估算過程的輸出包含成本估算、支持細(xì)節(jié)資料，成本管理計(jì)劃等。 2、成本估算工具和技術(shù) 在做成本 估算時(shí)我們要使用一些工具和技術(shù)。下表是估算工具和技術(shù)與其相應(yīng)的特點(diǎn)。努力怙算丄冥制掘術(shù)類比潔寡法便弔以乳餉狷衆(zhòng)項(xiàng)目的實(shí)奇寂乃 作為色前頂目或玉詁去左寶較其它方法更節(jié)眷但不足觀常確.自下而上怙舜法估當(dāng)單牛工作項(xiàng)*然后匯總咸整T賽記豆竹早內(nèi)桔弱童亙芥商E冋參垃嘆巴性其法產(chǎn)款字棋里壬二項(xiàng)君待止:挙 r ； = 1 r售數(shù)易于定量時(shí).參數(shù)模型是最可 慕的：廠皐軌址的工具2于數(shù)搖袁斛項(xiàng)目管理軟件辱計(jì) 臭機(jī)比工具便冃恰蘭対話4豁改些怙具封曲 性.2.1. 類比估算

8、法 類比估算法：通常是與原有的類似已執(zhí)行項(xiàng)目進(jìn)行類比以估算當(dāng)期項(xiàng) 目的費(fèi)用。類比估算采用以前相似項(xiàng)目的實(shí)際成本作為當(dāng)前項(xiàng)目成本估算的依據(jù)來(lái)對(duì)當(dāng) 前項(xiàng)目進(jìn)行估算。這是一種專家判斷法。當(dāng)以前的項(xiàng)目跟現(xiàn)在的項(xiàng)目在本質(zhì)上很相似， 而不僅是外表上相似時(shí)，類比估算法是最可靠的方法。另外，進(jìn)行估算的項(xiàng)目組必須擁 有所需要的專門技術(shù)，以決定項(xiàng)目的某一部分比類比項(xiàng)目便宜還是貴。但是，如果被估 計(jì)的項(xiàng)目包括一種新的程序語(yǔ)言、新技術(shù)或使用新型硬件或網(wǎng)絡(luò)，類比法容易導(dǎo)致很低 的估算，準(zhǔn)確性比較差。22自上而下估算法 自下而上估算法：這種技術(shù)通常首先估計(jì)各個(gè)獨(dú)立工作的費(fèi)用， 然后再匯總從下往上估計(jì)出整個(gè)項(xiàng)目的總費(fèi)用（單

9、獨(dú)估算項(xiàng)目中的每項(xiàng)活動(dòng)或工作，然 后把他們加起來(lái)算出總體項(xiàng)目成本）。這是一種非常準(zhǔn)確的估算方法，前提是每項(xiàng)工作 的估算要準(zhǔn)確，但是進(jìn)行這種自下而上的估算需要相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間，因?yàn)楸仨殞?duì)每個(gè)工作 包進(jìn)行估算并且準(zhǔn)確地包含在自下而上的計(jì)算過程中。如果一個(gè)項(xiàng)目有詳細(xì)的工作分解結(jié)構(gòu)，可以讓底層的任務(wù)負(fù)責(zé)人建立自己的成本估算，然后將所有的估算加起來(lái)，產(chǎn)生 更高一級(jí)的WBSK的估算，最終完成整個(gè)項(xiàng)目的估算，因?yàn)橛删唧w負(fù)責(zé)人的估算任務(wù)的 精度比較高。如果對(duì)項(xiàng)目的活動(dòng)沒有準(zhǔn)確的信息，應(yīng)該使用自上而下的技術(shù)。2.3. 參數(shù)模型估計(jì)法 參數(shù)模型估計(jì)法：將項(xiàng)目的特征參數(shù)作為預(yù)測(cè)項(xiàng)目費(fèi)用數(shù)學(xué)模型 的基本參數(shù)。如果模型是依

10、賴于歷史信息、模型參數(shù)容易數(shù)量化，且模型運(yùn)用僅是估算 項(xiàng)目范圍的大小，則它通常是可靠的。這里的思想是找到一個(gè)參數(shù)或多個(gè)參數(shù)，這些參 數(shù)與項(xiàng)目成本保持成比例的變化關(guān)系， 然后把這些參數(shù)插入一個(gè)模型來(lái)計(jì)算出總體的項(xiàng) 目成本。如果建立模型所用的歷史信息是精確的、項(xiàng)目參數(shù)容易定量化，并且模型就項(xiàng)目大小而言是靈活的，那么這種情況下參數(shù)模型是最可靠的。如果參數(shù)不合適差距就會(huì) 很大。24計(jì)算機(jī)化的工具 計(jì)算機(jī)化的工具：項(xiàng)目管理軟件及電子表格軟件輔助項(xiàng)目費(fèi)用 的估計(jì)。項(xiàng)目管理軟件對(duì)于成本估算而言是一種有用的工具，就像人們使用電子表格的 程序一樣。借助相關(guān)的軟件我們可以更容易更快速地完成成本估算任務(wù)。恰當(dāng)應(yīng)用計(jì)

11、算 機(jī)化工具，有助于改善估算的準(zhǔn)確性。IT項(xiàng)目成本估算的典型問題 盡管有很多項(xiàng)目成本估算的工具和技術(shù)，IT項(xiàng)目成本估 算仍然非常不精確。其原因有以下四點(diǎn)：一是為大型軟件項(xiàng)目做一個(gè)估算是一項(xiàng)復(fù)雜的 任務(wù)，需要巨大的努力。很多估算必須迅速進(jìn)行，并且在明確系統(tǒng)要求之前做出。二是進(jìn)行軟件成本估算的人經(jīng)常沒有太多的成本估算經(jīng)驗(yàn)，特別是對(duì)大型項(xiàng)目而言。也沒 有足夠多的精確、可靠的數(shù)據(jù)作為項(xiàng)目估算的依據(jù)。三是人們有低估的傾向。項(xiàng)目經(jīng)理或高級(jí)管理者很可能以自身的能力為基礎(chǔ)做估計(jì)，而忘記真正工作的是他的下級(jí)。另 外，經(jīng)常忘記大型IT項(xiàng)目的綜合和測(cè)試所需要的額外成本。四是管理者可能要求做估 計(jì)，但是其真正需要的只

12、是一個(gè)能幫助他們贏得項(xiàng)目立項(xiàng)和獲得內(nèi)部資金的一個(gè)數(shù)字。四成本預(yù)算成本預(yù)算定義：成本預(yù)算是將項(xiàng)目成本估算分配給單個(gè)工作任務(wù)，制定一個(gè)成本基準(zhǔn)計(jì) 劃以衡量項(xiàng)目績(jī)效。珈冃書豐誦茸成本基推計(jì)劃成本預(yù)算中應(yīng)該包括項(xiàng)目中所有期望完成的工作的成本。還會(huì)有一些未被識(shí)別的其他活動(dòng)也需要加入到這個(gè)預(yù)算中。預(yù)算中還應(yīng)該包括一部分儲(chǔ)備金，以應(yīng)對(duì)計(jì)劃外的、不可 預(yù)見的、可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)楸M管我們畫了很大的力氣制定計(jì)劃，但仍有意外發(fā)生， 最好保留一部分機(jī)動(dòng)資金，寧可不用也不要在需要的時(shí)候沒有。成本預(yù)算是將成本估算分配給單項(xiàng)工作任務(wù)，因此，制定項(xiàng)目進(jìn)度和成本估算過程必須在成本預(yù)算過程之前完成。成本預(yù)算過程向各個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)分

13、配成本估算，用來(lái)在以后的過程中衡量項(xiàng)目的變 更情況，因此成本預(yù)算是衡量成本的基線。很多組織在準(zhǔn)備預(yù)算方面已經(jīng)建立了完善的程序。成本預(yù)算還提供一個(gè)成本基準(zhǔn)計(jì)劃。成本基準(zhǔn)計(jì)劃是一個(gè)按時(shí)間分布的、項(xiàng)目 經(jīng)理用于測(cè)量和監(jiān)控成本實(shí)施情況的預(yù)算。 對(duì)于每個(gè)主要項(xiàng)目活動(dòng)按時(shí)間的成本進(jìn)行估 算，為項(xiàng)目經(jīng)理和高級(jí)管理層進(jìn)行項(xiàng)目成本控制提供基礎(chǔ)。一般情況下，成本預(yù)算完成之后項(xiàng)目的執(zhí)行就正式開始了，在項(xiàng)目的執(zhí)行中我們也不能忘記要對(duì)成本變更進(jìn)行有 效的控制。五成本控制項(xiàng)目成本控制包括監(jiān)控成本執(zhí)行績(jī)效， 確保一個(gè)修改的成本基準(zhǔn)計(jì)劃中僅包括適當(dāng)?shù)捻?xiàng) 目變更，以及通知項(xiàng)目干系人那些經(jīng)核準(zhǔn)的，影響成本的項(xiàng)目變更。下圖是成本控

14、制過程：ri uA糾正抱施V經(jīng)驗(yàn)斂訓(xùn)計(jì)和山目完成固牡頂目氏本擰制過稈咸本管理計(jì)劃建立成本棊準(zhǔn)計(jì)劃Ki執(zhí)行垛效報(bào)告V更臾請(qǐng)求詢定支審朗龍牛和k轉(zhuǎn)鑒岌M的變更1.成本控制的內(nèi)容成本控制的內(nèi)容包含根據(jù)成本計(jì)劃監(jiān)督成本的運(yùn)行情況及成本偏差，記錄成本基線發(fā)生的所有變更，防止不正確的、不合適的、未批準(zhǔn)的成本變更，成本變更時(shí)通知相關(guān)的項(xiàng) 目干系人，最終將成本偏差控制在可接受的范圍內(nèi)。2. 績(jī)效測(cè)量成本控制的一個(gè)非常重要的工具是績(jī)效測(cè)量。 績(jī)效測(cè)量通過將實(shí)際的項(xiàng)目結(jié)果與期望的 項(xiàng)目計(jì)劃結(jié)果相比較，對(duì)相關(guān)的偏差情況作評(píng)估分析，來(lái)確定偏差是如何引起的，是否 需要采取糾正措施。績(jī)效測(cè)量的表現(xiàn)形式就是成本執(zhí)行績(jī)效報(bào)告

15、，項(xiàng)目組成員應(yīng)該在項(xiàng) 目的各個(gè)里程碑發(fā)布項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告，通過定期發(fā)布項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告確定是否需要調(diào)整成本 預(yù)算。3. 掙值分析盡管有很多普通會(huì)計(jì)方法可以衡量成本執(zhí)行情況， 然而，項(xiàng)目管理領(lǐng)域中有一個(gè)特有的, 非常有效的成本控制工具，就是掙值分析。掙值分析是一種項(xiàng)目績(jī)效衡量技術(shù)，它綜合 了范圍，時(shí)間和成本數(shù)據(jù)。它對(duì)計(jì)劃完成的工作，實(shí)際掙得的收益，實(shí)際花費(fèi)的成本進(jìn) 行比較，以確定成本與進(jìn)度是否按計(jì)劃進(jìn)行。廬1 l | hk 4 V、團(tuán)久頊巨掙值分祈圈3.1. 掙值分析的三個(gè)基本參數(shù)包括：計(jì)劃值（PV、實(shí)際成本（AC和掙值（EV：（1）計(jì)劃值（PV, Plan Value ）:計(jì)劃在一定時(shí)期內(nèi)用于某項(xiàng)活動(dòng)

16、的已經(jīng)批準(zhǔn)的整個(gè)成本估算的一部分。也稱“計(jì)劃工作預(yù)算成本”（Budgeted Cost of Work Scheduled ，BCWS，或叫“預(yù)算”。（2）實(shí)際成本（AC Actual Cost）:在給定時(shí)間內(nèi)完成一項(xiàng)活動(dòng)所發(fā)生的直接成本和間接成本的總和。也稱“已完成工作實(shí)際成本” （ Actual Cost of Work Performed ， ACWP（3） 掙值（EV Earned Value）:又叫已完成工作量的預(yù)算成本（BCWJPBudgeted Cost for Work Performed ）。指項(xiàng)目實(shí)施過程中某階段實(shí)際完成工作量及按預(yù)算定額計(jì)算出來(lái)的工時(shí)（或費(fèi)用）。計(jì)算公式是

17、：EV=BCWP已完成工作量*預(yù)算定額3.2. 掙值分析法的四個(gè)評(píng)價(jià)指標(biāo)：進(jìn)度偏差（SV、成本偏差（CV、成本執(zhí)行指數(shù)（CPI）和進(jìn)度執(zhí)行指標(biāo)（SPI）：（1）進(jìn)度偏差（SV Schedule Varianee ）SV是指檢查日期EV和PV之間的差異： SV= EV-PV=BCWP-BCWS當(dāng)SV為正值時(shí)，表示進(jìn)度提前；當(dāng) SV等于零時(shí)，表示實(shí)際與計(jì) 劃相符；當(dāng)SV為負(fù)值時(shí)，表示進(jìn)度延誤。（2）成本偏差（CV Cost Varianee ）。CV是指檢查期間 EV和 AC之間的差異：CV=EV-AC=BCWP-ACWP當(dāng)CV為正值時(shí)，表示實(shí)際消耗的人工（或費(fèi)用）低于預(yù)算值， 即有結(jié)余或效率高；

18、當(dāng)CV等于零時(shí)，表示實(shí)際消耗的人工（或費(fèi)用）等預(yù)算值；當(dāng)CV為負(fù)值時(shí)，表示實(shí)際消耗的人工（或費(fèi)用）超出預(yù)算值或超支。（3）費(fèi)用執(zhí)行指標(biāo)（ CPI， Cost Performed Index ）。指預(yù)算費(fèi)用與實(shí)際費(fèi)用之比（或 工時(shí)值之比）： CPI=EV/AC=BCWP/ACWP 當(dāng)CPI1時(shí)，表示低于預(yù)算，即實(shí)際費(fèi) 用低于預(yù)算費(fèi)用；當(dāng) CPI=1 時(shí)，表示實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算費(fèi)用吻合；當(dāng) CPI1 時(shí)，表示進(jìn)度超前；當(dāng) SPI=1 時(shí)，表示實(shí)際進(jìn)度與 計(jì)劃進(jìn)度相同 ；當(dāng) SPI1 時(shí)，表示進(jìn)度延誤 ；掙值管理是項(xiàng)目管理的一種方法，主要 用于項(xiàng)目成本和進(jìn)度的監(jiān)控 。掙值分析通過項(xiàng)目開始時(shí)的計(jì)劃與所完成

19、的工作進(jìn)行比較， 給出了一個(gè)項(xiàng)目何時(shí)完工的 估算，通過從項(xiàng)目已經(jīng)完工的部分進(jìn)行推算，項(xiàng)目經(jīng)理可以估計(jì)出項(xiàng)目完工的時(shí)候，將 會(huì)花費(fèi)多少資源。六 信息部項(xiàng)目成本管理存在問題和建議1. 信息部項(xiàng)目成本管理存在問題（ 1 ）成本觀念淡薄 為了提高產(chǎn)品可靠性，我們?cè)诋a(chǎn)品選擇時(shí)總愿意選擇知名度、銷 量、品質(zhì)最好的產(chǎn)品，因?yàn)楫a(chǎn)品已選定導(dǎo)致成本無(wú)法再降；有的認(rèn)為成本管理是項(xiàng)目領(lǐng) 導(dǎo)和計(jì)劃財(cái)務(wù)的事； 在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人實(shí)施項(xiàng)目時(shí)只要不超年度預(yù)算、 完成技術(shù)將成本即可， 對(duì)成本管理口頭講的多，實(shí)際落實(shí)少，節(jié)約意識(shí)不夠強(qiáng)。（2）成本控制考核和個(gè)人考核聯(lián)系不夠緊密目前單位還沒有建立一套科學(xué)的定量成本控制考核體系，只做了簡(jiǎn)單的技術(shù)降成本考核，對(duì)個(gè)人 KPI 考核也沒有真正和成本 控制考核結(jié)合來(lái)，考核兌現(xiàn)還考慮了其它很多因素。（ 3）成本估算和成本控制由不同人完成 在信息系統(tǒng)總部，成本估算一般都有各個(gè)領(lǐng) 域科科長(zhǎng)依照歷史經(jīng)驗(yàn)用類比估算法對(duì)項(xiàng)目做成本估算， 在項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行時(shí)由項(xiàng)目負(fù)責(zé) 人按實(shí)際情況做成本預(yù)算和成本控制，信息來(lái)源不同，加上個(gè)人理解不一樣，導(dǎo)致每年 項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行情況和預(yù)算相比差異很大。（ 4）成本控制流程不夠靈活