計劃員培訓講義

1、計劃員培訓講義一. 培訓目的計劃員通過對本資料的學習，掌握需求計劃編制、新增物資編碼 的申請、完整基礎資料的提供及采購計劃修改、取消流程，科學合理 地編制物資需求計劃，以提高計劃的準確性、科學性、合理性及預見 性。二. 適用范圍適用于龍鋼公司備件、輔材、耐材的計劃和編碼管理。三. 定義1物資計劃：為保證部門或單位使用需要而編制的物資采購申請計 劃。計劃分為常規(guī)物資計劃、急件計劃和外委維修計劃。 2急件計劃：指影響生產和檢修且無庫存的急需物資。3外委維修計劃：指公司委托外單位維修設備等申報的計劃。 4業(yè)務主管部門：指負責相關業(yè)務擴審的職能部門，包括設備管理 部、計控中心、總經辦、質量保證部、工程

2、項目部、物資總庫、總工 程師辦公室、安全環(huán)保部、公安處、龍鋼工業(yè)品超市等。四. 職責1物資總庫 負責ERP系統(tǒng)物資編碼、物資屬性及其安全存量的系統(tǒng)檔案維 護。 負責物資需求計劃的平衡、審定，參與采購計劃的評審。 負責組織物資入庫的驗收及供應問題的處理。 2設備管理部 負責業(yè)務范圍內備件、 材料需求計劃的審核， 技術協(xié)議的簽訂、 基礎資料的監(jiān)督管理及質量跟蹤。 負責固定資產需求計劃的審核。3工程項目部 負責對各項目施工單位設備、 材料等需求計劃的審批及相關技術 協(xié)議的簽訂。4. 安全環(huán)保部 負責新增勞動安全防護用品、放射源、危險化學品、安全環(huán)保標 志標識等物資編碼及計劃的審核和使用狀況的監(jiān)督跟蹤

3、。5質量保證部負責化驗藥品器具需求計劃的編制審核、技術協(xié) 議的簽訂、基礎資料的監(jiān)督管理及質量跟蹤。6計控中心負責自控、 測量設備及備件需求計劃的審核、 技術協(xié)議的簽訂、 基礎資料的監(jiān)督管理及質量跟蹤。7總工程師辦公室負責耐材需求計劃的審核、 技術協(xié)議的簽訂、 基礎資料的監(jiān)督管 理及質量跟蹤。8綜合管理部信息中心負責計算機、 網絡設備及其附件需求計劃的審核、 技術協(xié)議的簽 訂、基礎資料的監(jiān)督管理及質量跟蹤。9公安處負責消防器材需求計劃審核并監(jiān)督其配置。10物資需求單位 負責本單位部門需求計劃編制及新增物資編碼的申請。 參與回貨物資驗收并及時反饋質量信息。 五、計劃、編碼的申報、審批及變更。申報及

4、審批時間新增編碼申報時間為：各單位申報 1日-14 日，業(yè)務主管部門審 批 5 日-15 日，總庫編碼時間 5 日 -16 日。計劃申報時間調整為：使用單位每月 1日-14 日，業(yè)務主管部門 審批每月 14 日-20 日，總庫審批下達每月 21日-25 日。常規(guī)物資計劃 每月上報 1 次；工程物資計劃每月不能超過 3次 （逢 5 進行）；外委維修計劃每月 1日、 15日上報兩次；急件計劃隨 時上報。 由各需求單位或部門根據(jù)年度設備大修、 改造計劃進度、 項目 需求、月檢修計劃、庫存物資的儲備情況、在途量、消耗情況、日常 點檢等信息準確編制需求計劃。要求規(guī)格型號、業(yè)務類型、施工號要 完整準確，數(shù)

5、量科學合理。需要附圖紙電子版送設備部及物資供應部。 需求計劃、采購計劃、編碼有變更時，由申請單位填寫 計劃、 入庫修改申請單 ，經單位領導審批簽字并加蓋公章后，業(yè)務主管部 門審批確認， 總庫領導簽字同意后， 由總庫計劃員和物資供應部按審 批要求執(zhí)行。 采購計劃上報后，由于各種原因需在 ERP中退回采購計劃時，物資供應部應提前與總庫及使用單位做好溝通， 注明退回原因， 經雙 方同意后方可退回到總庫做相關處置。 急件計劃的管理需求單位申報急件計劃時，填寫 急件計劃申報表7單位主管領 導簽字T業(yè)務主管部門審核T公司主管領導批準T總庫相關人員簽 字確認7交物資供應部進行采購7 ERP系統(tǒng)補錄。若需把正

6、常計劃轉 為急件計劃，只需提報 急件計劃申報表 。六、流程1編碼申報程序 物料申請編號 【物料清單物資數(shù)據(jù)維護物料申請編號新】 ，進入如下界面雙擊進入該窗口后，點擊【插入】錄入材料編號申請信息，存盤 即可。需輸入需編碼物資的名稱、規(guī)格型號、需編碼人（材料選擇薛盈 麗、備件選擇曾照芳） ，選擇擴審人，職責中對應的業(yè)務主管部門。 （） 物料編號查詢物料清單物資數(shù)據(jù)維護物料編號查詢】 材料編號申請情況的查詢屏幕，可以查詢到申請人，申請時間，是否編碼，編碼人，編碼時間及所編的物料號等 刪除已編號的申請物料清單物資數(shù)據(jù)維護刪除己編號的申請】 ，申請過的編碼，編碼人也已經編過碼的物料， 申請人可以刪除掉自

7、己已申請過的編碼記錄。如果要刪除就使用這個屏幕。操作方法： 雙擊進入該窗口，點選需要刪除的物料編號后，點擊刪除】，存盤即可。重點提示2.計劃申報計劃申報流程業(yè)務編號業(yè)務名稱米購業(yè)務業(yè)務流程簡述普通采購業(yè)務處理流程適用范圍適用于輔材、設備備件、耐材的采購業(yè)務。相關崗位及權限(-JL4 亠 岡位系統(tǒng)操作權限部門/總庫計劃員計劃的生成與下達錄入計劃主管計劃的審核審核分管領導計劃的多級審批審核采購員采購訂單供應商、價格、預計交貨日期的維 護錄入采購經理、分管領 導采購訂單多級的審核審核庫管員到貨實物數(shù)量的登記，通檢數(shù)量的入庫錄入、審核質檢員采購材料的檢驗錄入采購成本核算員采購發(fā)票的錄入錄入相關部門或崗

8、位各部門業(yè)務主管部門物資供應部物資總庫檢驗財務1部門需求 計劃申請T2部門計劃 審批3計劃 擴展審 批具 體 工 作 流 程1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、10采購合同評 審9采購合同 維護*14發(fā)票錄入15財務審核12入庫檢驗6采購計劃 核對13入庫確認8供應商/價 格維護7采購計 劃下達_5部門審批*11到貨登記4計劃受理- 生成請購計劃 -請購單計劃 員確認部門計劃員在【生產控制-領料發(fā)料處理-部門需求計劃申請】模塊手工錄入材料需求申請, 進行業(yè)務類型、令號、物料號、申請數(shù)量、 計劃主管在【生產控制-領料發(fā)料處理 業(yè)務主管部門的分管領導 在【生產控制需求日期、計劃類

9、別的錄入；-部門計劃審批】窗口對材料需求申請進行審核； -領料發(fā)料處理-計劃擴展審批】窗口對材料需求申 請進行擴展審批，并在必要時減少審批數(shù)量，也可以填寫審核意見；總庫計劃員先在【生產控制-領料發(fā)料處理-計劃受理】窗口對材料需求申請進行審最終審 批，必要時可以減少審批數(shù)量或取消計劃；接著在【采購管理-請購管理-生成請購計劃】窗口按計劃員生成請購計劃；然后在【采購管理 -請購管理-請購單計劃員確認】里面進行確認 即可； 總庫領導在【采購管理一請購管理一部門審批】窗口對請購計劃進行審核： 總庫計劃員在【采購管理-采購訂單管理-采購計劃下達】窗口里面給采購員下達采購計劃； 采購員根據(jù)總庫下發(fā)的采購計

10、劃在 【采購管理-采購訂單管理-供應商/價格維護（采）】窗口, 對外詢價，訂貨，參照采購計劃生成采購訂單；采購員維護完采購訂單后，在【采購管理-采購訂單管理-采購合同維護（采購員）】窗口維護采購合同；采購部經理、相關部門業(yè)務人員及分管領導 在【采購管理-采購訂單管理-采購合同評審】 窗口對采購合同進行審核，并在必要時填寫審核意見；供應商材料送到后，由采購員在【采購管-接收管理-到貨登記】窗口中登記到貨數(shù)量； 各業(yè)務主管部門 質檢員依據(jù)到貨單進行入庫檢驗?？値煊媱潌T在【入庫（倉管員）】窗口中對經檢驗的材料進行入庫的確認。 部門需求計劃申請步驟(1) 【生產控制一領料發(fā)料處理一部門需求計劃申請】，

11、進入如下界面:點擊【插入】添加一條物料信息;(3) 各部門業(yè)務類型選擇:公司各科室選【消耗領用】，生產單位選【生產用料】，分子公司 及集團各科室選【材料出售】，屬于固定資產的物料業(yè)務類型選【設 備領用】。(4) 添加物料號，如果沒有物料號，點擊右邊的小三角，通過物料名稱查詢物料號，查詢到所要添加的物料后，雙擊物料則自動添 加物料號和名稱;(5) 填報申請數(shù)量，如果沒有單價要維護單價，單價要大于0即可;(6)確認信息正確之后，點擊【存盤】。說明：在計劃員做完計劃申請之后，先由部門領導審批，要擴展審批的由相關部門擴展審批，審批完之后由總庫計劃員【受理計劃。(如果想知道審批情況，可以在【領料發(fā)料查詢

12、一部門領料情況查詢(部)查看) 操作要點:(1) 為了規(guī)范系統(tǒng)中的物料編碼， 部門計劃員在做【部們需求計戈U申請時，如果所報物料的規(guī)格型號與系統(tǒng)中現(xiàn)有的不同 (特別是價格差異很大)，要另外申請新物料編號，減少報計劃時的備注信息;申請說明中注明計劃的詳細信息。(2) 各部門業(yè)務類型選擇：公司各科室選消耗領用，生產單位選生產用料或相關的業(yè)務類型及施工號，分子公司及集團各科室選，材料出售，屬于固定資產的物料業(yè)務類型選設備領用。注：新增項目時，施工號要咨詢財務部，業(yè)務類型與施工號都有一定的對應關系，具體由財務部設定。報計劃的時候先選擇業(yè)務類型,然后單擊令號列，可選的施工號就會出現(xiàn)，然后選擇相應的施工號

13、(3)在物資總庫沒有受理計劃之前，如果有必要修改，需按審批流步退審;總庫計劃員在受理各部門申請的計劃時，如果有可以替換的物料，與部門計劃員協(xié)商后，可以在【個人領料申請的物料修改窗口中替換;(5)在采購計劃沒下達到采購部時，總庫計劃員可通過【計劃受理窗口取消計劃。(6) 對于所有的輔材、設備備件、耐材采購業(yè)務必須要有采購訂單,對緊急采購可以先行入庫領用，再進行補入庫手續(xù)的處理。(7) 生成請購單后要取消需求計劃，首先相關審批退回，然后總庫計劃員在【計劃受理】窗口取消計劃，最后再重新生成請購計劃即可;(8)生成采購訂單后要取消計劃，物資供應部通知總庫計劃員后,首先在【采購訂單維護】里面取消訂單，然

14、后取消需求計劃; 重點提示:(1)部門需求計劃報完后，可以在窗口【生產控制-領料發(fā)料查詢-部門領料情況查詢(部)】查詢計劃的審批及領料情況，“審批標志”列的狀態(tài)顯示的是計劃員是否受理計劃，“部門審批”列顯示部門審批狀態(tài)，如果要查看擴審和領料情況，可以勾選“顯示擴批記錄”和“顯示領料情況”進行查看。(2) 【采購管理一接收管理一到貨信息查詢】 窗口可查看材料的狀態(tài):到貨,表示物資供應部已辦理了到貨登記；待入庫，表示正在辦理入庫檢驗；入庫表示庫管員已入庫確認。(3) 需求計劃窗口可看見此物資的本期己審、所有己審未領、平均月耗及庫存量等信息，可作為作計劃員作計劃數(shù)量的參考。(4) 輸入編碼，如出現(xiàn)此

15、編號不存在，請立即停止上報此項計劃。必須輸入正確的需求日期。3.材料領用業(yè)務:領料流程編號:業(yè)務編號業(yè)務名稱材料領用處理業(yè)務流程簡述1材料領用業(yè)務處理流程適用范圍適用于生產與非生產的材料領用相關崗位及權限崗位系統(tǒng)操作權限部門領料員填寫領料單、確認收料單；錄入部門主管料單的審批；審核庫管員按照領料單發(fā)料；發(fā)料確認財務會計審核出庫單據(jù)、生成出庫憑證；收料確認相關部門或崗位各部門物資總庫材料成本會計具 體 工 作 流 程申請人領料制填領料單部門審批收料確認出庫確認出庫單據(jù)財務審核生成出庫憑證1、部門領料員在【生產控制-領料發(fā)料處理-申請人領料制單】窗口制單，然后手工填寫領料單經部門主管審核后進行領料

16、:部門領料員到庫房進行領料，庫管員根據(jù)領料單發(fā)料，在領料單上進行簽字確認，將簽完字 的領料單交材料會計，分傳相關各部門（一式五聯(lián)，庫房、部門、記賬、財務、門衛(wèi)），然后在【生產控制-領料發(fā)料處理一出庫確認】窗口確認出庫；材料會計收到簽字后的領料單后，在【庫存管理-日常事務-出庫單據(jù)財務審核】窗口中對領料單進行審核處理；財務會計根據(jù)材料會計傳遞過來的領料單在【財務核算-存貨核算一生成出庫憑證】 窗口生 成相關的材料領用憑證，為成本核算提供準確的材料費用。 申請人領料步驟1）【生產控制領料發(fā)料處理申請人領料制單】 ，計劃受理之后進入此界面時會彈出如下界面：2）如果計劃審批受理完，則會出現(xiàn)如下界面（3

17、）填制開單數(shù)量，回車然后點擊【生成料單】 ，開單完成。在領 料單上注明計劃號及順序號。4）收料確認 生產控制領料發(fā)料處理收料確認】 ，庫管員做完【料單收料確認】后，物料到位后，就必須做【收料確認】 ，進入此界面后，填制收料數(shù)量，回車然后點擊【收料確認】 ，到此物料領用流程結束。5）料單修改如果料單開錯，進【生產控制領料發(fā)料處理料單修改】 ，將開錯的料單刪除，然后進【生產控制領料發(fā)料處理收料確認】重新開料單。6）退庫制單 如果做完【收料確認】后，發(fā)現(xiàn)多領或需要退庫的可以進【生產控制 領料發(fā)料處理領料單退料制單】 ，開一張負的料單做退庫 操作要點：1）在【部門領料制單 （ 部 ） 】窗口可以給所有

18、本部門的需求計劃制單，而【申請人領料制單】窗口只可以由申請人自己制單。如果計劃 員需要給本部門其他計劃員報的需求計劃制單就需要到 【部門領料制 單（部） 】窗口制單。2）制單后如果到月底沒有及時領料，需要刪除領料單，在【料單 修改（未確認的 ） 】窗口刪除料單。3）物料領用完成后需要退庫時， 先要在【申請人退料制單】 或【部 門退料制單 （部） 】窗口制退庫單，然后按出庫流程往下走。 （4）所有窗口只要后面帶 “（部門）”，操作的對象是部門所有的單據(jù)。 重點提示 制單先制計劃號日期早的單據(jù)七、查詢1條件查詢的步驟點擊“”按鈕，使界面中不顯示任何數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)欄中輸入已知 條件，再點擊“查詢” 。

19、在輸入條件時如果在條件后面輸入一個 %，表示該條件后面可 以有任意多個字或沒有字，如果在條件前面輸入一個 %，表示該條 件前面可以有任意多個字或沒有字。注意：1）在同一行中輸入的多個條件之間是與的關系，即每個條件 都要滿足；在不同行中輸入的多個條件之間是或的關系，即至少 滿足其中一個條件。2）條件和 %之間不能有空格。3）如果已知條件前面沒有任何字， 即要查詢以某條件打頭的數(shù)據(jù)， 那么條件后面的 %可以不寫。4）如果點擊某一欄，光標在欄內閃現(xiàn)，表示可以用本字段做查詢 條件，如果該欄整體變黑，表示不能用本字段做查詢條件。5）如果點擊“條件”不能清除界面中的數(shù)據(jù)，表示本界面不能使 用條件查詢，可以

20、考慮用設置過濾條件的辦法查詢數(shù)據(jù)。例一：要查詢物料代碼 R03或 R04打頭的物料。（1）在“物料號”的第一行輸入“ R03,在第二行輸入“ R0/,表 示要得到物料號以 R03 和 R04打頭的全部數(shù)據(jù);2）點擊“查詢”，顯示出了全部物料代碼 R03 或 R04 打頭的 物料。3）在“物料信息快速查詢”中，如果有數(shù)據(jù)顯示，點擊“條件” 如果有其他條件顯示，點擊“清除” ，使界面中沒有任何數(shù)據(jù)顯示;例二：要查詢 24#槽鋼。1）在“名稱”欄，輸入“槽鋼 %”，在同一行的“規(guī)格”欄，輸入%24%”，表示要得到名稱以槽鋼 打頭、規(guī)格含“ 24”的全部數(shù) 據(jù);2）點擊“查詢”，顯示出 24# 240

21、*78*7 槽鋼和 24 槽鋼用方斜墊 圈兩條記錄。注意， 240*6*2 槽鋼用方斜墊圈雖然不是我們想要的 數(shù)據(jù)，但同樣是名稱以槽 打頭、規(guī)格以 24 打頭，符合我們輸 入的條件。在“物料信息快速查詢”中，如果有數(shù)據(jù)顯示，點擊“條件” 如果有其他條件顯示，點擊“清除” ，使界面中沒有任何數(shù)據(jù)顯示。另外的一些查詢技巧（如何使用 CTRL鍵進行查詢）在ERP中我們還可以在物料號上按住 CTRL鍵不放然后單擊鼠標 右鍵進而查詢出該物料的詳細信息， 如該物料的基本信息、 庫存信息、 在制信息、父物料、資料工藝、子物料、明細表、代用物料、計劃未 領、入庫單據(jù)、出庫單據(jù)、物料在制工單信息、在制庫存分配情

22、況、 需求采購信息、采購計劃信息、出入動態(tài)信息。2查詢的幾個主要窗口庫存查詢：庫存清單查詢該窗口的主要功能是按【庫存管理庫存報表分析庫存清單】 庫房匯總物料的使用狀況和現(xiàn)有狀況， 庫存物料清單可提供的數(shù)據(jù)有 名稱、規(guī)格、庫存量、最后出、入庫日期、未領部門列表、庫存分類設備）等。各單位可根據(jù)上表計算出本單位的庫存量。窗口格式操作說明雙擊進入該窗口后，選擇錄入庫房號（系統(tǒng)默認為全部庫房） 點擊【查詢】即可查詢出目前的庫存數(shù)量。超儲物資查詢：庫存積壓分析該窗口的主要功能【庫存管理庫存報表分析庫存積壓分析】 是按庫房以物料的最高庫存量和合理儲備天數(shù)作為標準進行分析。 可 提供的數(shù)據(jù)有物資的名稱、規(guī)格、庫存量、最后出、入庫日期、未領 部門列表、超儲天數(shù)、未發(fā)生領用天數(shù)、庫存分類（設備）等各單位 可根據(jù)此表計算出本單位的超儲物資庫存量。窗口格式操作說明選擇庫房號（系統(tǒng)默認為全部庫房）點擊【查詢】即可查詢出庫房的積壓物料信息。采購計劃查詢：采購合同情況【采購管理一采購訂單管理一采購合同情況】查詢已簽合同的采購訂單?？上蛏陥髥挝惶峁┚唧w采購計劃的數(shù)量、合同編號、合同及 訂單狀態(tài)、采購員、供應商、計劃投放時間、交貨時間、到貨時間、 入庫