WPS—Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)

1、1 培訓(xùn)內(nèi)容 一培訓(xùn)目標(biāo) 二WPS OfficeWPS Office簡介 1.1.與MS OfficeMS Office的版本對比 2.2.文件的格式及建立方式 三WPSWPS實用功能與技巧 1.1.WPSWPS文字、表格、演示插入圖片的方式對比 2.2.WPSWPS表格生成圖表功能 3.3.WPSWPS表格函數(shù)（統(tǒng)計及數(shù)據(jù)對比） 4.4.WPSWPS文字“郵件合并工具”功能 5.5.WPSWPS演示模板套用 6.6.WPSWPS應(yīng)用小技巧 四問題& &討論 2 一、培訓(xùn)目標(biāo) l 熟悉WPS OfficeWPS Office的高級功能 l 提高日常辦公效率 l 解決日常工作中的WPSWPS應(yīng)用

2、問題 3 二、WPS OfficeWPS Office簡介 1.1.與MS OfficeMS Office的版本對比 軟軟 件件 功能功能 WPS Office 2010MS Office 2003 表格WPS 表格Excel 公文WPS文字Word 幻燈片WPS演示PowerPoint 4 2.2.文件的格式及建立方式 軟件格式軟件格式 功能功能 WPS Office文件格式文件格式MS Office文件格式文件格式 表格 WPS表格文件*.et WPS表格模板文件*.ett Excel表格文件*.xls Excel表格模板文件*.xlt 文字 WPS文字文件*.wps WPS文字模板文件*

3、.wpt Word文字文件*.doc Word文字模板文件*.dot 演示 WPS演示文件*.dps WPS演示模板文件*.dpt PowerPoint演示文件*.ppt PowerPoint演示模板文件*.pot 5 三種建立方式： 1.模板建立 2.建立空白 3.右鍵菜單建立 建立方式一： 點(diǎn)選“開始”菜單“WPS Office個人版”中相應(yīng) WPS軟件，開啟軟件 6 如圖，可選擇 在線模板或本 地模板 建立方式二： 同上，也可以 選擇新建空白 文件 7 建立方式三：不推薦建立方式三：不推薦 點(diǎn)擊右鍵 彈出右鍵菜單 中”“新建”菜單 中選中需要新建 WPS文件類型，如 “WPS表格 工作簿

4、” 8 修改文件名稱 雙擊文件即可進(jìn)入編 輯 注意：方法三生成的檔 案是WPSWPS專用格式，會 造成其他公司電腦無 法打開 9 三、WPSWPS實用功能與技巧 1. 1. WPSWPS文字、表格、演示插入圖片的方式對比 標(biāo)準(zhǔn)正確操方式 打開表格文件 點(diǎn)擊“插入”菜 單下“圖片”子 菜單中的“來自 文件” 10 彈出“插入圖片”對 話框 選擇需要插入的圖片 點(diǎn)擊“打開”，完成 插入圖片 11 非標(biāo)準(zhǔn)操作方式非標(biāo)準(zhǔn)操作方式 敲擊鍵盤PrScrn建 或使用截圖軟件 Ctrl+Alt+A進(jìn)行獲取 圖片 打開演示文件 按Ctrl+C粘貼圖片， 完成圖片插入 12 標(biāo)準(zhǔn)操作與非標(biāo)準(zhǔn)操作的顯示效果完全一致

5、 13 非標(biāo)準(zhǔn)操作非標(biāo)準(zhǔn)操作標(biāo)準(zhǔn)操作標(biāo)準(zhǔn)操作 開啟速度慢快 占用空間、電腦資源大少 14 2.WPS2.WPS表格生成圖表功能 開啟表格文件 選中需要制表的 內(nèi)容 15 點(diǎn)擊“插入” 菜單下“圖標(biāo)” 16 彈出“圖表類型” 向?qū)υ捒?選擇你所需要圖 表類型，能看到 簡單的圖表預(yù)覽 預(yù)覽 雙擊其圖標(biāo) 17 將出現(xiàn)“配色 方案”，可根 據(jù)需要選擇方 案，達(dá)到美化 圖表的作用 選完圖表類型 點(diǎn)擊“下一步” 18 出現(xiàn)“數(shù)據(jù)源”對話框 “數(shù)據(jù)區(qū)域”選項卡中選定 表中數(shù)據(jù)的來源 指定數(shù)據(jù)源的行列格式（系 統(tǒng)會自動判斷，也可手動指 定） 點(diǎn)擊“系列”選項卡 19 添加或刪除“系列” 選擇“分類(X)軸標(biāo)

6、志” 點(diǎn)擊“下一步” 20 出現(xiàn)的“圖表選項” 對話框 可以在“標(biāo)題”選 項卡中輸入 “圖表標(biāo)題” “分類軸” “數(shù)值軸” 可以馬上看到預(yù)覽 效果如圖 21 點(diǎn)選“坐標(biāo)軸”選項 卡 對“主坐標(biāo)軸”進(jìn)行 調(diào)整 22 點(diǎn)選“網(wǎng)格線”選項 卡 對“分類(X)軸”、 “數(shù)值(Y)軸”選擇是 否增加主、次要網(wǎng)格 線 23 點(diǎn)選“圖表”選項卡 設(shè)定是否“顯示圖例” 設(shè)定圖例在圖表中的 “位置” 24 點(diǎn)選“數(shù)據(jù)標(biāo)志”選 項卡 設(shè)定“數(shù)據(jù)標(biāo)簽包括” 的內(nèi)容 25 點(diǎn)選“數(shù)據(jù)表”選項 卡 勾選“顯示數(shù)據(jù)表” 點(diǎn)擊“完成”按鈕 26 生成圖表如圖 所示 出現(xiàn)“圖表” 工具條 選中圖表調(diào)整 其到合適大小 27 在

7、“圖表”工 具條中選擇 “系列 完成 率” 28 再選擇圖表類 型為“折線圖” 這樣在同一圖 表中便可包含 兩種不同的圖 表類型 29 選擇“完成率” 的折線單擊鼠 標(biāo)右鍵 右鍵菜單中選 擇“數(shù)據(jù)系列 格式” 30 彈出“系列 完 成率 格式”對 話框 31 選擇“坐標(biāo)軸”選項 卡 在“系列繪制在”中 選“次坐標(biāo)軸” 點(diǎn)選“確定”按鈕 32 如圖產(chǎn)生一條次 坐標(biāo)軸 在次坐標(biāo)軸上點(diǎn) 右鍵 選擇“坐標(biāo)軸格 式” 33 彈出“次數(shù)值軸 格式”對話框 34 選中“數(shù)字”選項卡 選擇“分類”中的 “百分比”格式 (因為“完成率”是 以百分比來顯示的， 所以要選擇百分比格 式） 35 完成圖表結(jié) 果如圖所

8、示 36 3.3.WPSWPS表格函數(shù)（統(tǒng)計及數(shù)據(jù)對比） 統(tǒng)計函數(shù)：COUNTIF(COUNTIF(區(qū)域，條件) ) 作用：用于統(tǒng)計區(qū)域內(nèi)滿足條件的記錄個數(shù) 如圖所示 37 先點(diǎn)選單元格 再點(diǎn)擊“插入” 菜單中“函數(shù)” 功能 38 彈出“插入函數(shù)”對 話框 39 選中“全部函數(shù)”選 項卡 點(diǎn)選“或選擇類別” 中得“統(tǒng)計”，將所 有統(tǒng)計函數(shù)列出來 40 選擇“COUNTIF”函 數(shù) 點(diǎn)“確定”按鈕 41 彈出“函數(shù)參 數(shù)”對話框 點(diǎn)選“區(qū)域選 擇按鈕” 42 鼠標(biāo)框選非空 數(shù)據(jù)區(qū)域 再點(diǎn)“區(qū)域選 擇按鈕”返回 函數(shù)參數(shù)設(shè)定 畫面 43 輸入“條件” 點(diǎn)擊“確定”按 鈕完成函數(shù)參數(shù) 設(shè)定 44 結(jié)

9、果如圖 45 數(shù)據(jù)對比函數(shù)：VLOOKUP(VLOOKUP(查找值，數(shù)據(jù)表，列序數(shù)，匹配條 件) ) 作用：在匹配條件為假時，返回查找值在數(shù)據(jù)表中對應(yīng)的列序 數(shù)中的數(shù)據(jù) 實例為，表2中人員工 資數(shù)據(jù)取來自表1中的 對應(yīng)數(shù)據(jù) 46 點(diǎn)擊“插入函數(shù)” 按鈕 彈出“插入函數(shù)” 對話框 選擇“查找與引 用”類別 47 選擇VLOOKUP 函數(shù) 點(diǎn)擊“確定” 48 輸入 查找值 數(shù)據(jù)表 序列數(shù) 匹配條件 按“確定”按 鈕完成 49 將表格G19一 拖拽，公式便 應(yīng)用到下面的 表格中 50 結(jié)果如圖 51 “郵件合并工具”功能應(yīng)用： 批量打?。捍蛴⊙埡?、打印工資條 批量生成文件：制作人事文檔 批量發(fā)郵件

10、：發(fā)邀請郵件 “郵件合并工具”功能應(yīng)用條件： WPSWPS文字文件（相當(dāng)是模板文件） 數(shù)據(jù)文件（數(shù)據(jù)源） 4.WPS4.WPS文字文字“郵件合并工具郵件合并工具”功能功能 52 開啟WPS文字文 件 點(diǎn)選“工具”菜 單下“郵件合并 工具欄” 53 出現(xiàn)“郵件合并 工具欄” 點(diǎn)選“打開數(shù)據(jù) 源” 54 彈出“選取數(shù)據(jù) 源”對話框 選擇數(shù)據(jù)文件， 點(diǎn)“打開” 55 彈出“選擇表格” 選擇相應(yīng)數(shù)據(jù)表 單如：Sheet1$ 點(diǎn)“確定” 56 點(diǎn)“收件人”按 鈕 57 在彈出“郵 件合并收件 人”中選擇 相應(yīng)數(shù)據(jù)記 錄 點(diǎn)“確定” 58 將光標(biāo)設(shè)定到 需要插入數(shù)據(jù) 的位置 點(diǎn)選“插入合 并域”按鈕 59

11、 彈出“插入域” 對話框 選擇“域”中 “姓名” 點(diǎn)擊“插入” 插入完成后， 點(diǎn)選“取消” 60 插入數(shù)據(jù)后如 圖 61 合并到新文檔 將數(shù)據(jù)與文件合并 后生成一個文件， 適合打印工資條 等應(yīng)用 62 合并到不同新 文檔 將數(shù)據(jù)按記錄條 數(shù)合成成記錄 數(shù)個文件，適 合應(yīng)用生成人 事資料等 63 合并到打印機(jī) 將合并后的數(shù)據(jù) 進(jìn)行輸出作業(yè)， 適合打印工資 條等應(yīng)用 64 合并到電子郵 件 合并后作為電子 郵件按指定郵 件地址進(jìn)行發(fā) 送，適合發(fā)送 邀請函應(yīng)用 65 點(diǎn)擊“合并到電 子郵件” 彈出“合并到 電子郵件”對話 框 在“郵件選 項”“收件人” 中選數(shù)據(jù)的郵件 （地址）項 輸入“主題行” 點(diǎn)

12、“確定” 66 出現(xiàn)“文件轉(zhuǎn)換” 對話框 能看到“預(yù)覽” 信件內(nèi)容 確認(rèn)無誤后點(diǎn)擊 “確定” 67 彈出 “Outlook Express”發(fā)送 確定框 點(diǎn)“發(fā)送”就 將合并好的郵 件發(fā)送出去 68 如圖，完 成批量發(fā) 送郵件 69 5. 5. WPSWPS演示模板套用 開啟“WPS演 示” 可以選擇“在 線模板” 可以選擇“我 的模板” 也可以“切換 到本地模板資 源” 選擇模板類型 如：選擇“報 告總結(jié)” 再雙擊“年終 總結(jié)” 70 經(jīng)過短時間 Download, “年終總結(jié)” 模板被開啟 71 點(diǎn)擊各頁面 進(jìn)行相應(yīng)修 改、輸入數(shù) 據(jù)便可完成 一個漂亮的 年終總結(jié)報 告 模板就是要 簡化我

13、們制 作演示文檔 的繁瑣 72 6.WPS6.WPS應(yīng)用小技巧 WPS設(shè)定用戶信息 修改文件編輯者信息 WPS方便的人民幣格式 表格文件中得數(shù)字格式能快速轉(zhuǎn)換成人民幣格式 WPS文件轉(zhuǎn)PDF檔案 如果有需要，文件檔案能通過WPS直接轉(zhuǎn)成PDF檔案 73 開啟WPS軟件 點(diǎn)選“工具” 菜單中的“選 項”功能 WPS表格、 文件、演示的 “選項”都在 “工具”菜單 下 WPS設(shè)定用戶信息 74 選擇WPS表格 “選項”的 “常規(guī)與保存” 選項卡 輸入“用戶名” 點(diǎn)擊“確定” 完成 75 選擇WPS文字 “選項”的 “用戶信息” 選項卡 輸入“用戶信 息” 點(diǎn)擊“確定” 完成 76 選擇WPS演示

14、“選項”的 “常規(guī)與保存” 選項卡 輸入“用戶信 息” 點(diǎn)擊“確定” 完成 77 WPSWPS方便的人民幣格式 開啟表格文件 框選要轉(zhuǎn)換格式 的數(shù)字區(qū)域 78 框選區(qū)域上點(diǎn) 鼠標(biāo)右鍵 彈出右鍵菜單 中選擇“設(shè)置 單元格格式” 79 在“數(shù)字”選項卡中， 選中“特殊”分類 再選中“人民幣大寫” 點(diǎn)“確定”完成 80 轉(zhuǎn)換出結(jié)果如 圖所示 81 WPSWPS文件轉(zhuǎn)PDFPDF檔案 用WPS開啟要 轉(zhuǎn)換文件 點(diǎn)選“文件”菜 單中得“輸出為 PDF格式” 82 彈出“輸出 Adobe PDF 文件”對話框 選擇“保存到” 路徑 選擇“輸出范 圍” 點(diǎn)選“確定” 83 點(diǎn)擊“關(guān)閉”完 成輸出 84 轉(zhuǎn)換完成的 PDF檔案打開 如圖效果 85 ITIT小教室與您分享! ! ITIT小教室鼓勵大家互相交流學(xué)習(xí)! ! 歡迎各位同事提供日常業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件的小技巧! ! 請將問題及小技巧emailemail給,謝 謝! ! 問題&討論 86 87 三、WPSWPS實用功能與技巧 1. 1. WPSWPS文字、表格、演示插入圖片的方式對比 標(biāo)準(zhǔn)正確操方式 打開表格文件