WORD文檔編輯、排版的方法與技巧

1、WORD文檔編輯、排版的方法與技巧第一節(jié) WORD 第二節(jié) 菜單、工具欄設(shè)置WORD具有多種功能，能夠編輯各種各樣的文檔，為了方便操作，提供了多種命令和工具欄，但是，我們平時(shí)很少使用的工具欄或按鈕擺放在屏幕上，占用了十分珍貴的屏幕空間。為了隨時(shí)調(diào)用或關(guān)閉不用的工具欄，就要對(duì)工具欄實(shí)行配置或定制，以適合自己的編輯習(xí)慣。（一）工具欄的三種狀態(tài)1、展開(kāi)2、折疊（會(huì)識(shí)別分開(kāi)標(biāo)志）3、懸?。ǘ╆P(guān)閉或打開(kāi)工具欄【視圖】【工具欄】如果在彈出菜單中的工具欄前面有“對(duì)勾”，表示該工具欄已經(jīng)打開(kāi)，如果要關(guān)閉工具欄，把其前面的“對(duì)勾”去掉，如果要打開(kāi)，則單擊相對(duì)應(yīng)的工具欄。或者，把鼠標(biāo)移動(dòng)到工具欄的左上角，變成“

2、十字”光標(biāo)后，拖動(dòng)鼠標(biāo)到編輯區(qū)，單擊關(guān)閉按鈕。（三）定制自己的菜單和工具欄【工具】【自定義】【命令】在對(duì)話框中右列表框中選擇要加入的命令按鈕，按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)到相對(duì)應(yīng)的工具欄上即可。若要?jiǎng)h除添加的命令按鈕，執(zhí)行上述操作，然后在工具欄上選中要取消的命令按鈕和菜單項(xiàng)，拖動(dòng)到編輯區(qū)的任意位置，松開(kāi)鼠標(biāo)即可。點(diǎn)擊工具上的下拉箭頭二、新建、打開(kāi)文檔（一）新建普通文檔1、開(kāi)始程序office-word2、【文件】【新建】3、單擊工具欄上的【新建】按鈕（二）利用模板創(chuàng)建文檔【文件】【新建】【選擇模板】（三）打開(kāi)文檔1、在windows環(huán)境下，雙擊要打開(kāi)的word文檔。2、進(jìn)入word,選擇【文件】選擇近期編

3、輯過(guò)的文檔。3、進(jìn)入word，選擇【文件】【打開(kāi)】或單擊工具欄上的【打開(kāi)】按鈕，彈出打開(kāi)文檔對(duì)話框，選擇要打開(kāi)的文檔，單擊確定或雙擊文檔。三、保存設(shè)置（一）保存的格式WORD 保存文檔的格式有：DOC 、TXT、 RTF、 HTML、 DOT等格式。（二）保存?zhèn)浞荨竟ぞ摺俊具x項(xiàng)】【保存】選中“保存?zhèn)浞荨?。（三）自?dòng)保存【工具】【選項(xiàng)】【保存】選中“自動(dòng)保存時(shí)間間隔“調(diào)整保存的時(shí)間間隔，系統(tǒng)默認(rèn)“10分鐘”。（四）文檔保護(hù)【工具】【選項(xiàng)】【安全性】在打開(kāi)文檔權(quán)限密碼文本框中輸入密碼。以后如果要打開(kāi)這個(gè)文檔，系統(tǒng)提示請(qǐng)輸入密碼，如果密碼錯(cuò)誤將無(wú)法打開(kāi)文檔。（五）保存版本保存版本就是對(duì)文檔的每一次修

4、改都保存為一個(gè)副本。如果覺(jué)得改動(dòng)后的文檔還不如原來(lái)的文檔，那么能夠通過(guò)版本功能自動(dòng)恢復(fù)到原來(lái)的版本。保存版本：【文件】【版本】選中“關(guān)閉時(shí)自動(dòng)保存版本“選項(xiàng)。恢復(fù)版本：【文件】【版本】選擇列表框中列出的版本。撤消版本功能：把“關(guān)閉時(shí)自動(dòng)保存版本“選項(xiàng)中的（V對(duì)勾）去掉注意：?jiǎn)?dòng)版本功能后，文檔的尺寸將要變大。（六）保存字體如果您在文檔中使用了特殊的字體或符號(hào)，那么到其他計(jì)算機(jī)上實(shí)行編輯，將不能準(zhǔn)確顯示文字或符號(hào)，要把特殊的字體或符號(hào)保存到文檔中，操作如下：【工具】【選項(xiàng)】【保存】選中“嵌入Ture Type字體“選中下面的”只嵌入所用字符“選項(xiàng)。1、辦公自動(dòng)化（華文中宋）2、辦公自動(dòng)化（華文琥

5、珀）3、辦公自動(dòng)化（微軟雅黑）（七）保存位置的更改WORD文檔保存的默認(rèn)位置是“我的文檔”（my documents），若改變文檔的保存位置，【工具】【選項(xiàng)】【文件位置】選擇“文檔”【修改】在對(duì)話框中選擇文件夾。應(yīng)用常識(shí)：一、輸入法的切換：1、ctrl+space中英文切換2、ctrl+shift不同輸入法的切換二、軟鍵盤（小鍵盤）的使用1、左鍵單擊顯示/隱藏2、右鍵單擊多個(gè)鍵盤選擇三、保存與另存為的區(qū)別?1、新建文檔中，二者作用相同2、將已經(jīng)存過(guò)的文檔修改，“保存”是將更改的結(jié)果保存有文檔中；另存為是保一個(gè)新文檔第二節(jié)文檔編輯、排版基本知識(shí)及應(yīng)用技巧一、文檔的編輯（一）文檔視圖。WORD提供

6、了多種顯示文件的方式，稱為視圖。包括普通視圖、頁(yè)面視圖、大綱視圖、WEB版式和閱讀版式視圖。另外還能夠根據(jù)需要任意調(diào)整顯示比例，使用戶能夠更方便地瀏覽文檔的某些部分，更好地完成需要的操作。1、普通視圖普通視圖方式是最好的文本錄入和圖片插入的編輯環(huán)境。在這種方式下，幾乎所有的排版信息都會(huì)顯示出來(lái)。頁(yè)與頁(yè)之間用單虛線（分頁(yè)符）表示分頁(yè)，節(jié)與節(jié)之間用雙虛線（分節(jié)符）表示分節(jié)。這能夠縮短顯示和查找的時(shí)間，在屏幕上文章也比較連貫易讀。當(dāng)需要從別的視圖模式轉(zhuǎn)換到普通視圖模式時(shí)，可從以下3種操作中選擇一種：選擇【視圖】 / 【普通】命令。單擊屏幕左下角水平滾動(dòng)條左邊的【普通視圖】按鈕。按Alt+Ctrl+N

7、組合鍵。注意：在這種顯示方式下，不能顯示頁(yè)眉和頁(yè)腳；多欄排版時(shí)，也不能顯示多欄，只能在一個(gè)欄中輸入和顯示；此外，在這種方式下也不能繪圖。2、頁(yè)面視圖頁(yè)面視圖是使文檔在屏幕上看去就像在紙上一樣。在普通視圖下見(jiàn)到的分頁(yè)符，在頁(yè)面視圖下就成了兩張不同的紙了。頁(yè)面視圖除了能夠顯示普通視圖方式所能顯示的所有內(nèi)容之外，還能顯示頁(yè)眉、頁(yè)腳、腳注及批注等，適于進(jìn)行繪圖、插入圖表操作和一些排版操作。轉(zhuǎn)換到頁(yè)面視圖有3種操作方法：選擇【視圖】 / 【頁(yè)面】命令。單擊屏幕左下角水平滾動(dòng)條左邊的【頁(yè)面視圖】按鈕。按Alt+Ctrl+P組合鍵。注：在Word 2003的頁(yè)面視圖中，單擊上下頁(yè)面之間的空白處，可以將該部分

8、隱藏。3、大綱視圖大綱視圖方式特別適合于較多層次的文檔。大綱視圖將所有的標(biāo)題分級(jí)顯示出來(lái)，層次分明。在大綱視圖模式下，可以通過(guò)標(biāo)題的操作，改變文檔的層次結(jié)構(gòu)。大綱視圖由于其特殊的屬性，可以方便地移動(dòng)、重組長(zhǎng)文檔。它不僅僅是一個(gè)視圖，更是一個(gè)工具，可以幫助用戶創(chuàng)建和重組復(fù)雜文檔。切換到【大綱視圖】模式有3種操作方法：。選擇【視圖】【大綱】命令。單擊屏幕左下角水平滾動(dòng)條左邊的【大綱視圖】按鈕。按Alt+Ctrl+O組合鍵。屏幕轉(zhuǎn)換到大綱視圖模式后，可以看到在【大綱視圖】模式下，屏幕上新增了一個(gè)【大綱】工具欄。該工具欄就是大綱文檔具有特殊功能的秘密所在。4、Web版式視圖Web版式視圖是一種“所見(jiàn)即

9、所得”的視圖形式。在Web版式視圖中編輯的網(wǎng)頁(yè)將會(huì)象在瀏覽器中所顯示的一樣。例如，文檔將顯示為一個(gè)不帶分頁(yè)符的長(zhǎng)頁(yè)，并且文本和表格將自動(dòng)換行以適應(yīng)窗口的大小。5、閱讀版式視圖在Word 2003中增加了獨(dú)特的“閱讀版式”，該視圖方式下最適合閱讀長(zhǎng)篇文章。閱讀版式將原來(lái)的文章編輯區(qū)縮小，而文字大小保持不變。如果字?jǐn)?shù)多，它會(huì)自動(dòng)分成多屏。在該視圖下同樣可以進(jìn)行文字的編輯工作，但視覺(jué)效果好，眼睛不會(huì)感到疲勞。閱讀版式視圖會(huì)隱藏除“閱讀版式”和“審閱”工具欄以外的所有工具欄，這樣的好處是擴(kuò)大顯示區(qū)且方便用戶進(jìn)行審閱編輯。切換到【閱讀版式視圖】模式有3種操作方法：。選擇【視圖】【閱讀版式】命令。單擊屏幕

10、左下角水平滾動(dòng)條左邊的【閱讀版式視圖】按鈕。按 Alt+R想要停止閱讀文檔時(shí)，請(qǐng)單擊“閱讀版式”工具欄上的“關(guān)閉”按鈕或按 Esc 或 Alt+C，可以從閱讀版式視圖切換回來(lái)。文檔結(jié)構(gòu)圖文檔結(jié)構(gòu)圖是由聯(lián)機(jī)版式視圖發(fā)展而來(lái)的。它在一個(gè)單獨(dú)的窗格中顯示文檔標(biāo)題，使文檔結(jié)構(gòu)一目了然。可以通過(guò)文檔結(jié)構(gòu)圖在整個(gè)文檔中快速瀏覽并追蹤特定位置。選擇【視圖】 / 【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令，即可顯示文檔結(jié)構(gòu)圖。這時(shí)窗口被分為兩部分，文檔結(jié)構(gòu)圖位于左邊，文檔內(nèi)容位于右邊，當(dāng)前的標(biāo)題高亮顯示。文檔結(jié)構(gòu)圖是可以折疊的。單擊文檔結(jié)構(gòu)圖中標(biāo)題前的減號(hào)，此標(biāo)題的子標(biāo)題就會(huì)被折疊起來(lái)，同時(shí)標(biāo)題前面的符號(hào)變?yōu)榧犹?hào)。（二）文本的選取1

11、、用鼠標(biāo)快速選取將鼠標(biāo)放在文字中間時(shí)：按鼠標(biāo)次數(shù)選定內(nèi)容2次單詞3次段落將鼠標(biāo)放在頁(yè)面左側(cè)，箭頭向右傾時(shí)：按鼠標(biāo)次數(shù)選定內(nèi)容1次整行2次段落3次整個(gè)文檔拖動(dòng)部分文檔按鍵（F8）次數(shù)選定內(nèi)容2次單字3次句子4次段落5次整個(gè)節(jié)6次整個(gè)文檔2、利用F8鍵進(jìn)行快速定位按Shift+F8組合鍵可減小選定范圍；按Ctrl+Shift+F8組合鍵，然后拖動(dòng)鼠標(biāo)，可選定縱向文本塊；按Esc鍵可退出擴(kuò)展選定方式。3、使用Shift 鍵快速選取在需要選取的文字開(kāi)頭處點(diǎn)一下鼠標(biāo)左鍵，然后移動(dòng)鼠標(biāo)到需要選取的文字末尾處，按住Shift鍵不放，同時(shí)點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，這其中的文字將被選中。為了準(zhǔn)確選定文本塊，可以將光標(biāo)定位在

12、要選定的文本的開(kāi)始處，按住Shift鍵不放，然后用上、下、左、右四個(gè)箭頭鍵進(jìn)行選擇。（三）文本的插入、改寫。文本插入是指在一行的中間插入文字。改寫是指用輸入的文字覆蓋插入點(diǎn)之后的文字。插入狀態(tài)和改寫狀態(tài)的切換方式是用鍵盤上的INSERT鍵，在狀態(tài)欄中顯示提示，如果處于改寫狀態(tài)，狀態(tài)欄中的“改寫”為黑色顯示，插入狀態(tài)為灰色顯示。（四）文本的復(fù)制、移動(dòng)和刪除。1、用鼠標(biāo)右鍵復(fù)制文件在用Word編輯文章時(shí)，通過(guò)鼠標(biāo)左鍵可將選定的文字進(jìn)行任意移動(dòng)；用鼠標(biāo)右鍵可以復(fù)制選中的文字：首先選定要復(fù)制的文字，然后用鼠標(biāo)右鍵將選定的文字拖拽到指定的位置，松開(kāi)鼠標(biāo)右鍵，此時(shí)，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“復(fù)制到此位置”即

13、可。2、文本的快速?gòu)?fù)制和移動(dòng)除了使用快捷鍵進(jìn)行復(fù)制外，還可以使用鍵盤加鼠標(biāo)的方法來(lái)快速?gòu)?fù)制文字或圖像。選擇要復(fù)制的文字或圖像，按下Ctrl鍵的同時(shí)用鼠標(biāo)將選中的內(nèi)容拖動(dòng)到合適的位置即可。選擇要復(fù)制的文本，按下Shift+F2鍵后，把插入點(diǎn)定位在需要插入的位置，按回車即可。如果要移動(dòng)選定的文本，按F2鍵，然后定位插入點(diǎn)，按回車。如果要重新組織一個(gè)段落中的文本，（調(diào)整文本中文本的順序）可以利用“圖文場(chǎng)”功能進(jìn)行快速組織。選定所要調(diào)整的文本，按Ctrl+F3鍵，將文本送入圖文場(chǎng)，再選擇要調(diào)整的第二個(gè)文本再按Ctrl+F3鍵，選擇要插入的位置，按Ctrl+Shift+F3鍵，即可。用“選擇性粘貼”中的

14、“無(wú)格式文本”用戶在制作文檔時(shí)經(jīng)常會(huì)用到復(fù)制和粘貼的方法，但是直接粘貼的文本有時(shí)會(huì)出現(xiàn)不希望的格式，如從復(fù)制的網(wǎng)頁(yè)文字粘貼到文檔后，四周留下了表格邊框；從其它文檔粘貼過(guò)來(lái)的文字延續(xù)了源文件中的格式。通過(guò)“選擇性粘貼”我們可以讓這些文字按照設(shè)置好的格式出現(xiàn)。將需要的文字復(fù)制到剪貼板后，執(zhí)行“編輯”菜單上的【選擇性粘貼】命令，在彈出的對(duì)話框中選擇“無(wú)格式文本”。單擊“確定”按鈕后，粘貼的文字就是無(wú)格式的，也就是說(shuō)它會(huì)按照粘貼光標(biāo)位置的格式出現(xiàn)。（五）撤消和恢復(fù)1、撤消如果你后悔了剛才的操作，可使用以下幾種方法之一來(lái)撤消剛才的操作：(1)單擊“編輯”菜單中的“撤消鍵入”命令。(2)單擊“常用”工具欄

15、上的“撤消”按鈕。(3) 使用Ctrl+Z快捷鍵。（六）編輯技巧1、給漢字加拼音（Word 2003）要給漢字加上拼音，用Word中的“拼音指南”，選擇要注音的漢字，單擊“格式/中文版式/拼音指南”命令(Mingling)。2、刪除WEB文章中的空行有的時(shí)候從Web上復(fù)制文章內(nèi)容，在Word窗口中粘貼后，文檔中會(huì)出現(xiàn)很多空行，即不方便閱讀，也不便于排版，打印。如果用刪除鍵一行一行地刪除，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。我們可以使用Word【編輯】菜單中的【替換】命令來(lái)完成這一操作。單擊“編輯/替換/查找和替換/高級(jí)”，在“查找內(nèi)容”框中輸入2個(gè)“特殊符號(hào)”中的“段落標(biāo)記”（pp），在“替換為”輸入框中，輸入1個(gè)

16、“特殊字符(p)”中的“段落標(biāo)記”，在“搜索范圍”列表框中選擇“全部”，最后單擊“全部替換”按鈕，空行便被全部刪除了。3 “比較文檔”的應(yīng)用假設(shè)你是一位秘書，起草了一份文件，送給領(lǐng)導(dǎo)審閱，如果想知道領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這份文件的修改情況，使用WORD中的比較文檔功能就一目了然了。你只要先用Word打開(kāi)你起草的文件，然后單擊【工具】【比較與合并文檔】按鈕，這時(shí)就會(huì)彈出一個(gè)“選擇與當(dāng)前文檔比較的文件”對(duì)話框，選擇領(lǐng)導(dǎo)修改的文檔，就可以很方便的比較了，Word會(huì)把領(lǐng)導(dǎo)的文件中所有修改之處都用紅色的刪除線（刪除的部分）和下劃線（增加的部分）給標(biāo)出來(lái)。4、文檔的快速查找在文檔中，當(dāng)需要查找文檔內(nèi)容時(shí)，常常使用編輯菜單

17、中的查找命令，其實(shí)可以用另外一種更簡(jiǎn)便的方法：在垂直滾動(dòng)條的下方，有一小圓點(diǎn)按鈕（選擇瀏覽對(duì)象），單擊則可以選擇按對(duì)象進(jìn)行瀏覽。5、插入通欄線的快速方法有時(shí)，我們習(xí)慣于把從網(wǎng)頁(yè)中下載的文字復(fù)制到Word文檔中，并在每個(gè)段落之間加一些分隔線以示區(qū)別，這些分隔線用一些字符畫起來(lái)很費(fèi)事，而用畫圖工具切換排版都很不方便。連續(xù)輸入三個(gè)“”再按回車，可以得到一條波浪線。連續(xù)輸入三個(gè)“=”，在按回車，得到雙直線。連續(xù)輸入三個(gè)“*”，在按回車，得到一條虛線。連續(xù)輸入三個(gè)“-”號(hào)，得到一條較細(xì)的直線。連續(xù)輸入三個(gè)“#”，可以得到中線粗，上下線細(xì)的直線。其實(shí)，這是一種鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式的功能。選擇“工具”菜單的“

18、自動(dòng)套用格式”命令，在對(duì)話框中選擇“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)卡，在“鍵入時(shí)自動(dòng)應(yīng)用”類別中會(huì)發(fā)現(xiàn)“框線”，就是它控制了這個(gè)功能。6、將姓名按姓氏筆劃排序在舉辦會(huì)議或者進(jìn)行評(píng)比時(shí)，需要對(duì)相關(guān)的人員姓名按照姓氏筆劃進(jìn)行排序。首先，將需要排序的姓名寫出來(lái)，每個(gè)姓名要占一行，即輸入結(jié)束后需按“回車”換行，選中所有需要排序的姓名，執(zhí)行“表格”菜單上的“排序”命令。在“排序文字”對(duì)話框里，“排序依據(jù)”項(xiàng)選擇“段落數(shù)”，“類型”項(xiàng)里根據(jù)各自的要求，可以選擇“筆劃”、“數(shù)字”、“日期”、“拼音”四種排序方式，在其后的二選一框里選擇“遞增”或者“遞減”方式，單擊“確定”，雜亂無(wú)章的姓氏就被Word排列的井井有條

19、了。7、利用合并字符功能設(shè)置上下標(biāo)用戶在編輯文檔的時(shí)候，有時(shí)會(huì)遇到某個(gè)字符同時(shí)具有上下標(biāo)，例如X10 、10+2-1，公式編輯器可以輕松的完成任務(wù)，但是如果在安裝Office時(shí)沒(méi)有安裝公式編輯器該怎么辦呢？在工具欄里添加“合并字符”按鈕，鍵入有上下標(biāo)的字母，依次鍵入上標(biāo)、下標(biāo)，然后同時(shí)選中上下標(biāo)，最后按下合并字符按鈕，接著會(huì)彈出對(duì)話框，進(jìn)行了相應(yīng)的設(shè)置后，就完成了上下標(biāo)的輸入。需要提醒用戶注意的是，如果上下標(biāo)對(duì)不齊的話可以嘗試加空格，另外此方法只適用上下標(biāo)不超過(guò)6個(gè)字符的情況。Log10 2、 x3、M2、M28、利用拖放的方式復(fù)制網(wǎng)頁(yè)在復(fù)制網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容時(shí)，通常用戶都是在IE窗口用鼠標(biāo)選中需要復(fù)制

20、的部分，然后執(zhí)行“復(fù)制”命令，接下來(lái)打開(kāi)Word程序，進(jìn)行“粘貼”。其實(shí)還有更加簡(jiǎn)便的方法，就是使用Windows最常見(jiàn)的拖放功能，選中網(wǎng)頁(yè)上的內(nèi)容，按住鼠標(biāo)左鍵不放，拖到Word窗口，然后釋放鼠標(biāo)左鍵，網(wǎng)頁(yè)的內(nèi)容就被完整復(fù)制了。9、在文檔中輸入數(shù)學(xué)公式【插入】【對(duì)象】【公式3.0】如果在列表中沒(méi)有該選項(xiàng)，需要OFFICE 2003安裝盤，增加新功能。10、取消自動(dòng)編號(hào)在Word中有一個(gè)自動(dòng)編號(hào)的功能，即輸入“1.快速顯示文字格式”后按下回車鍵會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)“2”這給用戶帶來(lái)了很大的方便,但是有時(shí)候，并不需要該項(xiàng)功能出現(xiàn)，如何取消呢？方法是：?jiǎn)螕簟肮ぞ?自動(dòng)更正選項(xiàng)”，在對(duì)話框中選擇“鍵入時(shí)自動(dòng)套

21、用格式”選項(xiàng)卡，將“自動(dòng)編號(hào)列表”選項(xiàng)前的對(duì)鉤去掉即可。二、文檔的排版（一）頁(yè)面設(shè)置【文件】【頁(yè)面設(shè)置】（二）字體設(shè)置1、調(diào)整字體的大小在WORD中有幾種方法可以任意改變文字的大小。逐漸縮放：選中要調(diào)整的文字后，按下CTRL+可逐漸放大文字，按下CTRL+可逐漸縮小文字。快速縮放：在選中要調(diào)整的文字后，按下Ctrl+Shift+可快速放大文字，按下CTRL+SHIFT+可快速縮小文字。任意縮放：選中要調(diào)整后，在字號(hào)欄內(nèi)直接輸入文字大小即可。2、快速分別設(shè)置中英文字體有沒(méi)有遇到這樣的情況，你輸入了這樣一段話：一a二b三c四d五e(cuò)六f七g八h九i十j廿k卅l百m千n萬(wàn)o億p兆q，就是許多英文夾在漢

22、字中間，你想把漢字設(shè)為隸書，又想把英文或數(shù)字設(shè)為Counier New或是其它字體，怎么辦呢？方法是：點(diǎn)擊“格式/字體”命令，在對(duì)話框中分別選擇中文和英文字體（和順序無(wú)關(guān)）。把這一段文字全部選中，先給漢字設(shè)為“隸書”，然后再點(diǎn)一次字體中的Counier New（此時(shí)仍然選中）就可以了。注意：順序千萬(wàn)不能錯(cuò)。（三）格式設(shè)置1、【格式】【段落】2、快速改變文檔的行距選中需要設(shè)置行距的文本段落，按Ctrl+1,即可將段落設(shè)置成單倍行距，Ctrl+2雙倍行距，Ctrl+5為1.5倍行距。3、格式刷的使用4、滑標(biāo)的使用在水平標(biāo)尺行上有四個(gè)縮進(jìn)滑標(biāo)，通過(guò)移動(dòng)這些縮進(jìn)滑標(biāo)也可以達(dá)到改變段落縮進(jìn)的效果。如果水

23、平標(biāo)尺沒(méi)有顯示在當(dāng)前窗口內(nèi)，可選擇“視圖”菜單中的“標(biāo)尺”命令將其顯示。四個(gè)縮進(jìn)滑標(biāo)為：首行縮進(jìn)、懸掛縮進(jìn)、左縮進(jìn)和右縮進(jìn)。各滑標(biāo)的含義如下： 首行縮進(jìn)滑標(biāo)控制段落中第一行第一個(gè)字符的起始位置。 懸掛縮進(jìn)滑標(biāo)控制段落中除第一行之外的其它行的起始位置。 左縮進(jìn)滑標(biāo)控制段落左邊界的位置。 右縮進(jìn)滑標(biāo)控制段落右邊界的位置。（四）排版技巧1、附加段落格式的去除若想去除附加的段落格式，我們可以使用一組快捷鍵CtrlQ。此時(shí)，如果對(duì)某個(gè)使用了正文樣式的段落進(jìn)行了手動(dòng)調(diào)節(jié)，增加了左右的縮進(jìn)，那么增加的縮進(jìn)值就屬于附件的樣式信息。若想去除這類信息，可以將光標(biāo)置于該段落中，并按CtrlQ快捷鍵即可。如有多個(gè)段落

24、需做類似調(diào)整，可以首先選定這多個(gè)段落然后再使用上述的快捷鍵。2、附加字符格式的去除有的人喜歡在自己編輯的文檔中試驗(yàn)各種字符外觀，比如加粗、斜體、下劃線，甚至空心、陰文、陽(yáng)文等等。這是與專業(yè)的字符排版原則相違背的。專業(yè)的字符排版原則中，正文的字體及樣式都會(huì)被限制在很有限的種類之內(nèi)。如果你想去除這些附加字符格式，不必一個(gè)一個(gè)的查找與更正，Word為此提供了快捷鍵。不過(guò)要注意的是，這里有兩組功能相同的快捷鍵。一個(gè)是CtrlSpace；另一個(gè)是CtrlShiftZ。前一組對(duì)于中文Windows的用戶是無(wú)效的。CtrlSpace，是中文Windows中用于切換中英文輸入法的快捷鍵。所以，我們可以選擇使用

25、CtrlShiftZ來(lái)完成這一工作。3、快速?gòu)?fù)制WORD格式復(fù)制文字和段落的格式都可以使用格式刷，但當(dāng)段落較大時(shí)，這種方法就不太方便，下面的方法也許更加簡(jiǎn)便易行。（1）選擇源格式段落（2）按組合鍵Ctrl+Shift+C復(fù)制格式（3）選擇目標(biāo)段落（4）按組合鍵Ctrl+Shift+V粘貼格式。完成上述操作后，目標(biāo)段落的所有格式與源段落格式相同。提示：如果僅僅單擊目標(biāo)段落使光標(biāo)處于目標(biāo)段落則只能復(fù)制段落格式；要同時(shí)復(fù)制字體格式，需要選中目標(biāo)段落。4、人工分頁(yè)在Word中，有時(shí)需要將某些內(nèi)容放在單獨(dú)的一頁(yè)，常用的方法是在這些內(nèi)容的結(jié)尾處敲上許多回車，直到該頁(yè)的結(jié)尾為止。此方法雖然可行，但若減少行，

26、下頁(yè)內(nèi)容將上移。最簡(jiǎn)單的方法是：在需要放在特殊頁(yè)內(nèi)容的結(jié)尾處，按住Ctrl鍵再敲回車（加入分頁(yè)符），這樣只用一次回車就達(dá)到目的。SHIFT鍵再敲回車強(qiáng)行換行電子賀卡的編輯與排版一、圖片編輯1、插入圖片【插入】【圖片】【來(lái)自文件】或【剪貼畫】2、設(shè)置圖片格式右鍵單擊圖片，選擇【設(shè)置圖片格式】或左鍵雙擊。3、編輯圖片【視圖】【工具欄】【圖片】打開(kāi)圖片工具欄，可以對(duì)圖片的亮度、對(duì)比度、透明度等進(jìn)行編輯。二、藝術(shù)字編輯1、插入藝術(shù)字【插入】【藝術(shù)字】，打開(kāi)“藝術(shù)字”庫(kù)，選擇式樣，輸入文字，選擇字體、字號(hào)。2、編輯藝術(shù)字右鍵單擊藝術(shù)字，選擇【設(shè)置藝術(shù)字格式】三、文字效果選取文字【格式】【字體】【文字效果

27、】四、繪圖繪制折線、作垂線折線：畫一條直線，然后在直線上點(diǎn)右鍵選擇“編輯頂點(diǎn)”，拖動(dòng)直線中的任意位置即可。垂線：先任畫一直線a，將其復(fù)制為直線b，點(diǎn)擊繪圖工具的“繪圖”/“旋轉(zhuǎn)或翻轉(zhuǎn)”/左（右）轉(zhuǎn)“，將直線b旋轉(zhuǎn)90度，再將它和直線a組合，直線a、b即成互相垂直的關(guān)系。五、調(diào)整文字方向【格式】【文字方向】六、郵件合并【工具】【郵件合并】 郵件合并的三個(gè)基本過(guò)程（一）建立主文檔“主文檔”就是前面提到的固定不變的主體內(nèi)容，比如信封中的落款、信函中的對(duì)每個(gè)收信人都不變的內(nèi)容等。使用郵件合并之前先建立主文檔，是一個(gè)很好的習(xí)慣。一方面可以考查預(yù)計(jì)中的工作是否適合使用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數(shù)

28、據(jù)源的建立或選擇提供了標(biāo)準(zhǔn)和思路。（二）準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)源就是前面提到的含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的聯(lián)系人記錄表。在實(shí)際工作中，數(shù)據(jù)源通常是現(xiàn)成存在的，比如你要制作大量客戶信封，多數(shù)情況下，客戶信息可能早已被客戶經(jīng)理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“郵編”等字段。在這種情況下，你直接拿過(guò)來(lái)使用就可以了，而不必重新制作。也就是說(shuō)，在準(zhǔn)備自己建立之前要先考查一下，是否有現(xiàn)成的可用。如果沒(méi)有現(xiàn)成的則要根據(jù)主文檔對(duì)數(shù)據(jù)源的要求建立，根據(jù)你的習(xí)慣使用Word、Excel、Ac

29、cess都可以，實(shí)際工作時(shí)，常常使用Excel制作。（三）把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中前面兩件事情都做好之后，就可以將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)字段合并到主文檔的固定內(nèi)容之中了，表格中的記錄行數(shù)，決定著主文件生成的份數(shù)。整個(gè)合并操作過(guò)程將利用“郵件合并向?qū)А边M(jìn)行，使用非常輕松容易。第五節(jié)報(bào)紙、出版物的編輯與排版一、表格的編輯1、繪制表格（1）插入表格（2）繪制表格2、合并、拆分單元格（1）合并單元格選中要合并的兩個(gè)或兩個(gè)以上的單元格，【表格】【合并單元格】。（2）拆分單元格選中合并后的單元格，【表格】【拆分單元格】。3、WORD表格中的公式單元格的表示方法：如第1、2、3分別用A、B、C、表示；第1、2、3、行

30、分別用1、2、3、表示。第四列的第三行表示為D3。如下表的計(jì)算（表格/公式或使用快捷鍵CTRL+SHIFT+F9,輸入完成后，單擊右鍵選擇“更新域”）姓名基本工資補(bǔ)貼應(yīng)發(fā)交保險(xiǎn)實(shí)發(fā)工資張三10001001100501050李斯2000200=sum(b3:c3)100=d3-e31000100020004、插入WORD表頭斜線當(dāng)繪制表格時(shí)，可用“表格/繪制斜線表頭”命令，WORD中的斜線表頭功能是由繪制的直線和文本框組合而成的。首先選中所插入的表頭，執(zhí)行“繪圖/取消組合”命令，或者單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“組合”，單擊“取消組合”命令，再單擊表格的其他處，就可以調(diào)整表頭中的各個(gè)對(duì)象了。5、調(diào)整列寬但

31、不影響相鄰列的寬度在調(diào)整表格某列寬度的時(shí)候，經(jīng)常遇到影響相鄰列寬的情況，其實(shí)只要在調(diào)整寬度的時(shí)候按住SHIFT鍵就可直接拖動(dòng)相鄰的列而不對(duì)其他列調(diào)整。6、刪除整個(gè)或部分表格我們經(jīng)常會(huì)遇到整個(gè)或部分表格選中，按下“Delete”，刪除的只是表格的內(nèi)容，可表格怎么也無(wú)法刪除的情況。當(dāng)需要?jiǎng)h除整個(gè)或部分表格時(shí)，刪除方法是：選中整個(gè)或部分表格，按下Backspace或shift+Delete鍵即可。7、快速將表格一分為二方法是：將光標(biāo)定位于分開(kāi)后為第二個(gè)表格的首行上，然后按下Ctrl+Shift+Enter組合鍵，Word會(huì)在表格的中間自動(dòng)插入一個(gè)空行，從而將表格一分為二。8、Word表格行列互換在W

32、ord中進(jìn)行表格的行列互換，可以求助于Excel。方法是：將表格復(fù)制粘貼到Excel后，選定Excel中的表格，執(zhí)行“編輯/復(fù)制”命令，再單擊Excel中的空白區(qū)域的單元格，執(zhí)行“編輯/選擇性粘貼”，在對(duì)話框中選中“轉(zhuǎn)置”確定。最后再把表格復(fù)制回Word即可。一季度二季度三季度產(chǎn)值121152173利潤(rùn)503045稅收211419產(chǎn)值利潤(rùn)稅收一季度1215021二季度1523014三季度17345199、刪除表格后的空白頁(yè)繪制完一整頁(yè)表格后，就會(huì)在表格的后面出現(xiàn)一空白頁(yè)，如何刪除空白頁(yè)呢？方法是：將光標(biāo)放在空白頁(yè)上，選擇“格式/段落”命令，把行距設(shè)置為固定值，數(shù)值調(diào)為1即可。10、“工具計(jì)算”

33、按鈕的妙用單擊“工具/自定義/命令”選項(xiàng)，在類別下拉框中選擇“工具”，在命令下拉框中找到“工具計(jì)算”，將它拖到工具欄的任意位置，單擊“關(guān)閉”。使用“工具計(jì)算”的方法很簡(jiǎn)單，只要選定要計(jì)算的內(nèi)容，再單擊“工具計(jì)算” 命令，計(jì)算結(jié)果便顯示在狀態(tài)欄中，同時(shí)該結(jié)果被放在剪貼板中，通過(guò)粘貼操作可以獲得該結(jié)果。11、文字與表格的轉(zhuǎn)換【表格】【轉(zhuǎn)換】【文本轉(zhuǎn)換為表格】或【表格轉(zhuǎn)換為文本】12、表格的對(duì)齊方式選中表格，右鍵單擊，選擇表格屬性，設(shè)置表格在文檔的位置。13、插入圖表【插入】【對(duì)象】【microsoftgraph圖表】二、文本框的使用改變文本框的形狀選擇“自選圖形”，右鍵單擊，選擇“添加文字”這時(shí)的

34、自選圖形就變成了一個(gè)文本框，不僅可以輸入文字，還可以和其他文本框進(jìn)行鏈接?；蛘哌x擇繪圖工具欄上的自選圖形中的基本形狀，單擊右鍵選擇添加文字創(chuàng)建文本框的連接文本框的編輯1、插入圖片、藝術(shù)字、表格2、去掉邊框三、分欄的使用1.【格式】【分欄】2、在彈出的“分欄”對(duì)話框中，設(shè)置文檔的分欄效果。（1）分欄的種類：有二分欄、三分欄、偏左二分欄、偏右二分欄等。（2）對(duì)選中的部分文字進(jìn)行分欄排版。3、分欄后的效果，選擇合適的顯示比例進(jìn)行查看。單擊“常用”工具欄中的“顯示比例”旁的小箭頭，在出現(xiàn)的列表中根據(jù)需要選擇顯示比例，而不會(huì)改變文字的打印輸出效果。第六節(jié)長(zhǎng)篇文檔的編輯與排版一、樣式和格式的設(shè)置樣式實(shí)際上

35、是各種格式的集合。樣式分為段落樣式和字符樣式兩種。應(yīng)用段落樣式時(shí)，必須把插入點(diǎn)放在段落中或者選定一組段落；應(yīng)用字符樣式時(shí)，必須選定文本。Word自帶一些默認(rèn)樣式，可以選擇所需樣式應(yīng)用與文檔中。1.樣式的應(yīng)用：（1）選定應(yīng)用樣式的文本，【格式】工具欄【樣式】列表框，單擊右側(cè)下拉箭頭，選中所需樣式單擊即可。（2）將插入點(diǎn)置于要應(yīng)用樣式段落中，【格式】菜單-【樣式和格式】命令，屏幕右側(cè)出現(xiàn)任務(wù)窗格。選擇應(yīng)用的樣式。2.創(chuàng)建和修改樣式創(chuàng)建樣式：格式樣式和格式在右邊的格式窗格中單擊“新樣式”出現(xiàn)對(duì)話框單擊“格式”選擇“字體”進(jìn)行設(shè)置。可以將新樣式添加到模板，選中”添加到模板“復(fù)選框，在”名稱“中輸入剛才

36、設(shè)置的名稱、（段落、制表位、邊框、語(yǔ)言、圖文框、編號(hào)、快捷鍵等選項(xiàng)創(chuàng)建同上）復(fù)制、刪除和更名樣式：1)格式樣式和格式或；2）顯示自定義格式設(shè)置樣式對(duì)話框管理器對(duì)話框關(guān)閉文件打開(kāi)文件（打開(kāi)含有所需樣式的文檔或模板）-在左邊列表框選擇所需樣式復(fù)制、刪除、更名。注意：word不允許刪除它內(nèi)建的樣式，只可以刪除其他人創(chuàng)建的自定義樣式。二、Word節(jié)的使用在Word中，“節(jié)”是文檔的一部分，可以在其中單獨(dú)設(shè)置某些頁(yè)面格式設(shè)置選項(xiàng)。如果需要修改屬性，例如行編號(hào)、列數(shù)、頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí)，可創(chuàng)建一個(gè)新的節(jié)，并對(duì)這個(gè)新的節(jié)應(yīng)用新的頁(yè)面設(shè)置選項(xiàng)。除非插入分節(jié)符，否則Microsoft Word會(huì)將整個(gè)文檔視為一個(gè)節(jié)。

37、分節(jié)符是為表示節(jié)結(jié)束而插入的標(biāo)記。分節(jié)符中保存有節(jié)的格式設(shè)置元素，如頁(yè)邊距、頁(yè)面的方向、頁(yè)眉和頁(yè)腳以及頁(yè)碼的順序。分節(jié)符在文檔中顯示為包含有“分節(jié)符”字樣的雙虛線。插入分節(jié)符的方法如下：1.單擊文檔中需要插入分節(jié)符的位置，單擊“插入”菜單欄中的“分隔符”命令，出現(xiàn)一個(gè)名為“分隔符”的對(duì)話框。分隔符類型：（分隔符并不屬于分節(jié)符的類型。但它與分節(jié)符同在于一個(gè)對(duì)話框中出現(xiàn)。）分頁(yè)符：插入分頁(yè)符后，光標(biāo)移到下一頁(yè)。分欄符：將文檔從插入分欄符的位置另起一欄，主要用在分欄排版中。換行符：插入換行符后，光標(biāo)移到下一行。2.在“分節(jié)符類型”下，單擊描述所需新分節(jié)符開(kāi)始位置的選項(xiàng)。分節(jié)符類型有4種：下一頁(yè)：插入

38、一個(gè)“下一頁(yè)”分節(jié)符后，光標(biāo)移到下一行。連續(xù)：插入一個(gè)“連續(xù)” 分節(jié)符后，新節(jié)與前面一節(jié)同處于當(dāng)前頁(yè)中。偶數(shù)頁(yè)：插入一個(gè)“偶數(shù)頁(yè)” 分節(jié)符后，光標(biāo)移到最近的偶數(shù)頁(yè)。如果當(dāng)前是偶數(shù)頁(yè)，就會(huì)跳過(guò)一個(gè)奇數(shù)頁(yè)，移到最近的下一個(gè)偶數(shù)頁(yè)。奇數(shù)頁(yè)：插入一個(gè)“奇數(shù)頁(yè)” 分節(jié)符后，光標(biāo)移到最近的奇數(shù)頁(yè)。（一）把文檔頁(yè)橫豎分開(kāi)許多人對(duì)Word文檔的頁(yè)面設(shè)置總是應(yīng)用于整個(gè)文檔，卻不知道將它應(yīng)用于插入點(diǎn)之后，更不知道將它應(yīng)用于某一節(jié)。孰不知這樣自己給自己制造了諸多麻煩，明明在一篇文檔之中就可以使某些頁(yè)的紙張方向?yàn)樨Q向，另外一些頁(yè)的紙張方向?yàn)闄M向，只是因?yàn)椴恢婪止?jié)的方法，卻在實(shí)現(xiàn)豎向紙與橫向紙并存的文檔時(shí)使用了兩個(gè)文

39、檔。其實(shí)在Word中的頁(yè)面設(shè)置選項(xiàng)，包括頁(yè)邊距、紙張類型、紙張方向、版式、文檔網(wǎng)格設(shè)置等都可以有3種應(yīng)用范圍：本節(jié)、插入點(diǎn)之后、整篇文檔。1、設(shè)置節(jié)。插入分隔符確定2、文件頁(yè)面設(shè)置橫向應(yīng)用于“本節(jié)”確定（二）設(shè)置獨(dú)立節(jié)、獨(dú)立頁(yè)通過(guò)對(duì)文檔分節(jié)，還可以實(shí)現(xiàn)文檔中節(jié)內(nèi)單獨(dú)編頁(yè)碼。方法是：先將文檔分節(jié)，將光標(biāo)移到單獨(dú)編頁(yè)碼的節(jié)內(nèi)，單擊“插入”菜單下的“頁(yè)碼”對(duì)話框中的“格式” 按鈕，在“頁(yè)碼格式”對(duì)話框中的“頁(yè)碼編排”選項(xiàng)中選擇“起始頁(yè)碼”單選鈕，而不選擇“續(xù)前頁(yè)”。三、頁(yè)眉和頁(yè)腳1、【視圖】【頁(yè)眉和頁(yè)腳】2、為部分文檔創(chuàng)建不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳創(chuàng)建頁(yè)眉或頁(yè)腳時(shí)，Word自動(dòng)在整篇文檔中使用同樣的頁(yè)眉或頁(yè)腳

40、。要為部分文檔創(chuàng)建不同于其他部分的頁(yè)眉或頁(yè)腳，需要對(duì)文檔進(jìn)行分節(jié)，然后斷開(kāi)當(dāng)前節(jié)和前一節(jié)中頁(yè)眉或頁(yè)腳間的連接。 如果尚未對(duì)文檔進(jìn)行分節(jié)，需要在要使用不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳的新節(jié)起始處插入一個(gè)分節(jié)符； 單擊要為其創(chuàng)建不同頁(yè)眉或頁(yè)腳的節(jié)； 單擊“視圖”菜單中的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令。出現(xiàn)“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具窗口； 單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上的“同前”按鈕。 修改已有的頁(yè)眉或頁(yè)腳，或?yàn)樵摴?jié)創(chuàng)建新的頁(yè)眉或頁(yè)腳。Word會(huì)自動(dòng)對(duì)后續(xù)各節(jié)中的頁(yè)眉或頁(yè)腳進(jìn)行同樣的修改。 要為下一節(jié)創(chuàng)建不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳，重復(fù)步驟1到步驟5。3、“域”的使用很多用戶在編輯文檔時(shí)，需要在文檔末尾加入落款，如姓名、通訊地址等資料，我們可以使用

41、Word提供的域功能來(lái)完成這一自動(dòng)化操作。方法是：?jiǎn)螕簟肮ぞ?選項(xiàng)”，在對(duì)話框中選擇“用戶信息”選項(xiàng)卡，輸入相應(yīng)的個(gè)人信息后，按下“確定”按鈕保存輸入結(jié)果。這樣，在需要插入落款時(shí)，可以執(zhí)行“插入”菜單上的“域”命令，然后在彈出的對(duì)話框中的“類別”選項(xiàng)中選擇“用戶信息”以及相應(yīng)的選項(xiàng)User Address(用戶地址)、Userlnitials（用戶姓名縮寫）以及User Name(用戶姓名),并點(diǎn)擊“確定”按鈕即可完成自動(dòng)加入落款。4、添加/去除頁(yè)眉中的橫線在頁(yè)眉插入信息的時(shí)候經(jīng)常會(huì)在下面出現(xiàn)一條橫線，如果不想在頁(yè)眉留下任何信息也無(wú)法自動(dòng)去除此橫線。這時(shí)可以采用下面的方法去掉：1.確認(rèn)插入點(diǎn)位

42、于頁(yè)眉；2.選取“格式”選項(xiàng)，選取“邊框和底紋”，邊框設(shè)置選擇“無(wú)”，“應(yīng)用于”選擇“段落”，確定即可。第二種方法：在頁(yè)眉狀態(tài)下，在【樣式】欄里【頁(yè)眉】換成【正文】選項(xiàng)。5.在WORD中實(shí)現(xiàn)字典式頁(yè)眉字典每一頁(yè)的頁(yè)眉上除了注明頁(yè)碼外，還注明了該頁(yè)的第一項(xiàng)和最后一項(xiàng)，在Word中使用域可以實(shí)現(xiàn)上述效果。要將Word中的引用項(xiàng)目都設(shè)置成相同樣式。在文檔的頁(yè)眉處的適當(dāng)位置，分別插入兩個(gè)“Styleref”域，每個(gè)域都要指定所設(shè)置項(xiàng)目的樣式，并且第二個(gè)域要帶”1”開(kāi)關(guān)。當(dāng)打印文檔時(shí)，就會(huì)顯示該頁(yè)的第一項(xiàng)和最后一項(xiàng)。思考：1.如何為首頁(yè)設(shè)置不同的頁(yè)眉頁(yè)腳？2.如何為奇數(shù)頁(yè)和偶數(shù)頁(yè)設(shè)置不同的頁(yè)眉頁(yè)腳？（視

43、圖頁(yè)眉頁(yè)腳-頁(yè)眉頁(yè)腳工具欄上的頁(yè)面設(shè)置版式）3.怎樣在word文檔中從第3頁(yè)開(kāi)始編頁(yè)碼，而原來(lái)的第1、2頁(yè)沒(méi)有頁(yè)碼？(光標(biāo)放在第2頁(yè)最后-插入-分隔符-下一頁(yè)-確定-光標(biāo)移至第3頁(yè)-插入-頁(yè)碼-格式-頁(yè)碼格式-起始頁(yè)碼設(shè)為1-確定-雙擊第3頁(yè)頁(yè)碼-選中鏈接至前一個(gè)-將1、2頁(yè)頁(yè)碼刪除。)4.如何快速插入當(dāng)前日期？【alt+shift+D】 【alt+shift+T】5.如何快速改變文本字號(hào)？word的【字號(hào)】下拉列表中，中文字號(hào)為八號(hào)到初號(hào)，英文字號(hào)為5磅到72磅，當(dāng)打印海報(bào)或宣傳墻報(bào)常用到更大字體。方法：選中要放大的漢字單擊【字號(hào)】-在選框中直接輸入數(shù)值-回車四、腳注和尾注（一）腳注和尾注1

44、.插入腳注和尾注【插入】【引用】-【腳注和尾注】隨時(shí)看到腳注或尾注的內(nèi)容方法：工具選項(xiàng)視圖屏幕提示2.刪除腳注和尾注1）選中刪除對(duì)象delete2)刪除所有的腳注和尾注：編輯替換查找和替換對(duì)話框高級(jí)特殊字符腳注標(biāo)記或尾注標(biāo)記-確定【替換為】框是空白的-全部替換。（這種方法不能刪除自定義的腳注引用標(biāo)記）（二）交叉引用交叉引用是對(duì)文檔中其他位置的內(nèi)容的引用?！静迦搿俊窘徊嬉谩咳纾阂私狻绊?yè)眉和頁(yè)腳”的使用方法，請(qǐng)參閱【二、Word節(jié)的使用在Word中，“節(jié)”是文檔的一部分，可以在其中單獨(dú)設(shè)置某些頁(yè)面格式設(shè)置選項(xiàng)。如果需要修改屬性，例如行編號(hào)、列數(shù)、頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí)，可創(chuàng)建一個(gè)新的節(jié)，并對(duì)這個(gè)新的節(jié)應(yīng)

45、用新的頁(yè)面設(shè)置選項(xiàng)。除非插入分節(jié)符，否則Microsoft Word會(huì)將整個(gè)文檔視為一個(gè)節(jié)。分節(jié)符是為表示節(jié)結(jié)束而插入的標(biāo)記。分節(jié)符中保存有節(jié)的格式設(shè)置元素，如頁(yè)邊距、頁(yè)面的方向、頁(yè)眉和頁(yè)腳以及頁(yè)碼的順序。分節(jié)符在文檔中顯示為包含有“分節(jié)符”字樣的雙虛線。插入分節(jié)符的方法如下：1.單擊文檔中需要插入分節(jié)符的位置，單擊“插入”菜單欄中的“分隔符”命令，出現(xiàn)一個(gè)名為“分隔符”的對(duì)話框。分隔符類型：（分隔符并不屬于分節(jié)符的類型。但它與分節(jié)符同在于一個(gè)對(duì)話框中出現(xiàn)。）分頁(yè)符：插入分頁(yè)符后，光標(biāo)移到下一頁(yè)。分欄符：將文檔從插入分欄符的位置另起一欄，主要用在分欄排版中。換行符：插入換行符后，光標(biāo)移到下一行

46、。2.在“分節(jié)符類型”下，單擊描述所需新分節(jié)符開(kāi)始位置的選項(xiàng)。分節(jié)符類型有4種：下一頁(yè)：插入一個(gè)“下一頁(yè)”分節(jié)符后，光標(biāo)移到下一行。連續(xù)：插入一個(gè)“連續(xù)” 分節(jié)符后，新節(jié)與前面一節(jié)同處于當(dāng)前頁(yè)中。偶數(shù)頁(yè)：插入一個(gè)“偶數(shù)頁(yè)” 分節(jié)符后，光標(biāo)移到最近的偶數(shù)頁(yè)。如果當(dāng)前是偶數(shù)頁(yè)，就會(huì)跳過(guò)一個(gè)奇數(shù)頁(yè)，移到最近的下一個(gè)偶數(shù)頁(yè)。奇數(shù)頁(yè)：插入一個(gè)“奇數(shù)頁(yè)” 分節(jié)符后，光標(biāo)移到最近的奇數(shù)頁(yè)。（一）把文檔頁(yè)橫豎分開(kāi)許多人對(duì)Word文檔的頁(yè)面設(shè)置總是應(yīng)用于整個(gè)文檔，卻不知道將它應(yīng)用于插入點(diǎn)之后，更不知道將它應(yīng)用于某一節(jié)。孰不知這樣自己給自己制造了諸多麻煩，明明在一篇文檔之中就可以使某些頁(yè)的紙張方向?yàn)樨Q向，另外一些

47、頁(yè)的紙張方向?yàn)闄M向，只是因?yàn)椴恢婪止?jié)的方法，卻在實(shí)現(xiàn)豎向紙與橫向紙并存的文檔時(shí)使用了兩個(gè)文檔。其實(shí)在Word中的頁(yè)面設(shè)置選項(xiàng)，包括頁(yè)邊距、紙張類型、紙張方向、版式、文檔網(wǎng)格設(shè)置等都可以有3種應(yīng)用范圍：本節(jié)、插入點(diǎn)之后、整篇文檔。1、設(shè)置節(jié)。插入分隔符確定2、文件頁(yè)面設(shè)置橫向應(yīng)用于“本節(jié)”確定（二）設(shè)置獨(dú)立節(jié)、獨(dú)立頁(yè)通過(guò)對(duì)文檔分節(jié)，還可以實(shí)現(xiàn)文檔中節(jié)內(nèi)單獨(dú)編頁(yè)碼。方法是：先將文檔分節(jié)，將光標(biāo)移到單獨(dú)編頁(yè)碼的節(jié)內(nèi)，單擊“插入”菜單下的“頁(yè)碼”對(duì)話框中的“格式” 按鈕，在“頁(yè)碼格式”對(duì)話框中的“頁(yè)碼編排”選項(xiàng)中選擇“起始頁(yè)碼”單選鈕，而不選擇“續(xù)前頁(yè)”。三、頁(yè)眉和頁(yè)腳】（三）插入批注1.插入批注：

48、插入批注2.刪除批注：鼠標(biāo)指向批注單擊右鍵刪除批注五、自動(dòng)生成目錄（一）自動(dòng)生成目錄目錄是文檔中標(biāo)題的列表。用戶可以通過(guò)目錄來(lái)瀏覽文檔中討論了哪些主題。如果為Web創(chuàng)建了一篇文檔，也可將目錄置于Web框架中，這樣就可以方便的瀏覽全文了。如果為文檔建立目錄，前提條件是必須事先對(duì)文檔使用word內(nèi)置的標(biāo)題樣式或使用大綱級(jí)別來(lái)格式化標(biāo)題，另外還必須為文檔添加頁(yè)碼。（如果想使用自己的標(biāo)題格式，則可以應(yīng)用自定義標(biāo)題樣式。若要用其他的選項(xiàng)來(lái)自定義目錄，可使用域。例如，可以使用域來(lái)省略一部分目錄的頁(yè)碼。）在指定了要包含的標(biāo)題之后，可以選擇一種設(shè)計(jì)好的目錄格式并生成最終的目錄。方法是：1單擊要建立目錄的地方，

49、通常是文檔的最前面；2選擇“插入”菜單引用-“索引和目錄”命令打開(kāi)“索引和目錄”對(duì)話框；3在對(duì)話框中選擇“目錄”選項(xiàng)卡；4選中“顯示頁(yè)碼”和“頁(yè)碼右對(duì)齊”復(fù)選框；5在“格式”框中選擇一種目錄格式，在“顯示級(jí)別”框中鍵入或者選擇一種顯示級(jí)別。顯示級(jí)別是指在目錄中從最高級(jí)開(kāi)始顯示的級(jí)別數(shù)；6若要對(duì)其它選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，單擊“選項(xiàng)”按鈕進(jìn)行。在選定了各選項(xiàng)后，單擊“確定”按鈕。這樣，Word就會(huì)在指定的地方建立目錄，目錄中的頁(yè)碼是由word自動(dòng)確定的。編制好目錄后，Word將搜索帶有指定樣式的標(biāo)題，按照標(biāo)題級(jí)別排序，引用頁(yè)碼，并且在文檔中顯示目錄，還可以利用它在聯(lián)機(jī)文檔中快速漫游。將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到目錄的

50、頁(yè)碼上，你會(huì)看到鼠標(biāo)指針變成了手形，單擊左鍵即可跳轉(zhuǎn)到文檔中相應(yīng)的標(biāo)題下。（二）把目錄變成普通文字用戶在插入目錄后，如果想做具體的修改是很困難的，因?yàn)檎麄€(gè)目錄是一個(gè)域，無(wú)法像修改普通文字那樣進(jìn)行編輯，解決的方法是：選中整個(gè)目錄，按下Ctrl+Shift+F9組合鍵，即可使整個(gè)目錄變成普通文本，然后就可以盡情修改了。（三）更新目錄Word所創(chuàng)建的目錄是以文檔的內(nèi)容為依據(jù)，如果文檔的內(nèi)容發(fā)生了變化，如頁(yè)碼或者標(biāo)題發(fā)生了變化，就要更新目錄，使它與文檔的內(nèi)容保持一致。最好不要直接修改目錄，因?yàn)檫@樣容易引起目錄與文檔的內(nèi)容不一致。創(chuàng)建了目錄后，如果想改變目錄的格式或者顯示的標(biāo)題等，可以再執(zhí)行一次創(chuàng)建目錄

51、的操作，重新選擇格式和顯示級(jí)別等選項(xiàng)。執(zhí)行完操作后，會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框，詢問(wèn)是否要替換原來(lái)的目錄，選擇【是】替換原來(lái)的目錄即可。如果只是想更新目錄中的數(shù)據(jù)，以適應(yīng)文檔的變化，而不是要更改目錄的格式等項(xiàng)目，可以對(duì)著目錄單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊【更新域】菜單項(xiàng)即可。用戶也可以選擇目錄后，按下F9鍵更新域。第七節(jié)文檔的打印選擇【文件】【打印】或單擊工具欄上的“打印機(jī)”按鈕。開(kāi)始-設(shè)置-打印機(jī)或控制面板-打印機(jī)一、分節(jié)文件打印的技巧Word文檔經(jīng)過(guò)分節(jié)后，如果編制了重復(fù)頁(yè)碼，打印時(shí)問(wèn)題就出現(xiàn)了。例如，前兩節(jié)均有編號(hào)為“3”-“10”的頁(yè)碼，當(dāng)需要僅僅打印第二節(jié)的3-10頁(yè)時(shí)就會(huì)遇到難題，因?yàn)?/p>

52、在“打印”對(duì)話框中的“頁(yè)碼范圍”框中輸入“3-10”，打印的只會(huì)是第一節(jié)的內(nèi)容。對(duì)一個(gè)已經(jīng)分節(jié)的Word文件，如果只需打印某節(jié)或其中幾節(jié)的某些頁(yè)面，應(yīng)采用“P頁(yè)碼S節(jié)號(hào)”的格式填入“頁(yè)碼范圍”內(nèi)。例如：S2-表示打印第二節(jié)的所有頁(yè)面。【字母P、S大小通用，分別是Page和Section的第一個(gè)字母】P2S2，P5S2-表示打印第二節(jié)的第二頁(yè)和第五頁(yè)。S2，S4-打印第二節(jié)和第四節(jié)的所有頁(yè)面。P4S2-P5S3-從第二節(jié)的第四頁(yè)打印到第三節(jié)的第五頁(yè)。打印同一節(jié)內(nèi)的某幾頁(yè)，代碼可以簡(jiǎn)化，如打印第3節(jié)的2-4頁(yè)，可以鍵入“P2S3-P4S3”，也可以簡(jiǎn)化為“P2S3-P4”。二、使用Word字體隱藏

53、功能制作模板在Word的使用中，有時(shí)候我們需要制作打印用的專用模板，比如在下面的表格中我們可以看到粗體的部分是不需要打印的，只要打印那些正常文字到已經(jīng)為它們準(zhǔn)備好的“聯(lián)系表”空白樣表內(nèi)，因?yàn)檫@些黑色文字是要經(jīng)常變化的，所以不能把它們都作為模板內(nèi)容，只能空下來(lái)不填，但是每次輸入要打印內(nèi)容的時(shí)候，會(huì)因?yàn)椴恢滥膫€(gè)空白單元格，應(yīng)該填寫哪個(gè)相應(yīng)內(nèi)容，這樣我們會(huì)覺(jué)得無(wú)所侍從，經(jīng)常要拿來(lái)樣稿再一個(gè)一個(gè)的按照要求填寫十分麻煩，如何使這些文字只顯示，而不讓它們打印出來(lái)呢？為了制作這個(gè)模板我們可以使用隱藏文字的方法隱藏文字的方法：選中要隱藏的文字，如“高級(jí)管理人員聯(lián)絡(luò)表”，然后，單擊“格式字體”，將隱藏”復(fù)選框

54、打上鉤，然后單擊“確定”按鈕。其它的粗體文字只要選中后按照上述方法執(zhí)行即可，或者使用格式刷來(lái)刷一下就可以了！隱藏文字后，怎樣設(shè)置能看得見(jiàn)它們呢？方法如下：?jiǎn)螕簟肮ぞ哌x項(xiàng)視圖非打印字符”，選中“隱藏文字”復(fù)選框，這樣我們就可以看到哪些被隱藏的字符了！三、節(jié)約紙張雙面打印在使用Word編輯打印文字資料時(shí)，常常需要將編輯出的文字資料打印在紙張的正反面上，其中還要留下裝訂線的位置。使用針式打印機(jī)可以通過(guò)移動(dòng)紙張的位置來(lái)實(shí)現(xiàn)上面打印的效果，但在使用噴墨打印機(jī)時(shí)，由于紙張放置的位置時(shí)固定的，人工操作不容易使兩邊對(duì)齊，打印出的效果就不好。只要合理的利用Word的排版設(shè)置，使用噴墨或激光打印機(jī)實(shí)現(xiàn)紙張的雙面打

55、印也是非常容易的，下面以使用激光打印機(jī)實(shí)現(xiàn)文字資料的雙面打印的具體設(shè)置過(guò)程。頁(yè)面設(shè)置一篇文檔排版完畢后，單擊“文件”菜單欄，選擇“頁(yè)面設(shè)置”命令，進(jìn)入頁(yè)面設(shè)置窗口。首先設(shè)定紙張大小，如這里選擇A4紙。在“文檔網(wǎng)絡(luò)”設(shè)置頁(yè)面中，選擇每一頁(yè)打印的行數(shù)和每行要打印的字?jǐn)?shù)。在“頁(yè)邊距”設(shè)置頁(yè)面中決定能否進(jìn)行雙面打印，在這里主要對(duì)頁(yè)邊距的上、下、內(nèi)側(cè)、外側(cè)、裝訂線等值進(jìn)行設(shè)置，在這里我們?cè)O(shè)置該頁(yè)面的內(nèi)側(cè)、外側(cè)值都為20毫米，同時(shí)設(shè)置裝訂線的值為10毫米，選擇對(duì)稱頁(yè)邊距，單擊“確定”后雙面打印的頁(yè)面設(shè)置就完畢了。1. 一般常用的操作方法是：打開(kāi)一個(gè)文件后，選擇“打印”對(duì)話框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇數(shù)頁(yè)”或“打印偶數(shù)頁(yè)”，來(lái)實(shí)現(xiàn)雙面打印。2.另一種更靈活的雙面打印方法是：打開(kāi)“打印”對(duì)話框，選中“人工雙面打印”，確定后就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“請(qǐng)將出紙器中已打印好的一面的紙取出并將其放回到送紙器中，然后確定按鍵，繼續(xù)打印”的對(duì)話框并開(kāi)始打印奇數(shù)頁(yè)，打完后將原先已打印好的紙反過(guò)來(lái)重新放到打印機(jī)上，然后按下該對(duì)話框的“確定”按鍵，Word就會(huì)自動(dòng)再打印偶數(shù)頁(yè)，這樣只用一次打印命令就可以了。四、怎樣在一張紙上打印兩個(gè)頁(yè)碼我們打印公文、試卷資料時(shí)常常希望做成對(duì)折的兩個(gè)頁(yè)面，最后把它們裝訂起來(lái)，可采用下列方法來(lái)解決：文字內(nèi)容錄入完畢后，單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置