文書(shū)立卷歸檔管理制度

1、文書(shū)立卷歸檔管理制度一、總則為規(guī)范本公司文書(shū)立卷工作，加強(qiáng)公司檔案管理，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)侑的 文字材料。三、管理部門1. 文書(shū)結(jié)案后，原稿由辦公室歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留 存影印本。2. 公司檔案分類目錄及編號(hào)原則，由公司辦公部門統(tǒng)一制定。四、文件點(diǎn)收文書(shū)結(jié)案后移送歸檔吋，應(yīng)根據(jù)如下原則進(jìn)行點(diǎn)收。1. 檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，立即追查歸檔。2. 如要抽查文件，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。3. 文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。4. 與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)退回經(jīng)辦部門。五、文件整理點(diǎn)

2、收文件后，應(yīng)對(duì)文件按照以下方式進(jìn)行整理。1. 中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以 左方裝訂為原則。2. 右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂文件則對(duì)準(zhǔn)左上角，理齊釘牢。3. 文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、 折疊，使其整齊劃一。六、檔案分類1. 檔案分類應(yīng)視其內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、 大類、小類三級(jí)分類。先按部門區(qū)分，然后依檔案性質(zhì)分為若干大類, 之后在同類中依序分為若干小類。2. 檔案分類應(yīng)力求實(shí)用。如果三級(jí)分類不夠用，須在第三級(jí)之 后增設(shè)第四級(jí)“細(xì)類”。3. 同一小類（或細(xì)類）的檔案以裝訂于一個(gè)檔夾為原則。如檔 案較多，一個(gè)檔夾

3、不夠用，可用兩個(gè)以上的檔類裝訂，并于小類（或 細(xì)類）之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便査找。4. 每一個(gè)檔夾的封面內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”，檔案歸檔時(shí)依序編 號(hào)、登錄，并以每案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。5. 檔號(hào)的表不方式為：AA2B1B2CQ2DE1E2；其中，AA2 為經(jīng)辦部門代號(hào)，B|B2為大類號(hào)，CC為小類號(hào)，D為檔案卷次， EE2為檔案目次。七、檔案名稱及編號(hào)1. 檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分 顯示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定的范疇，不能籠統(tǒng)含糊。2. 各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字表示, 其位數(shù)視檔案多少及增長(zhǎng)情形斟酌而定。3. 檔案分類的各級(jí)名稱確

4、定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”，將 所有分類的各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，依照一定順序依次排列，以 便査閱。4. 檔案分類的各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大 規(guī)?；驑I(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)。5. 檔案分類的各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改。 如確有修改必要，應(yīng)事先審査討論，并擬訂“新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照 表”，以免混淆。八、檔號(hào)編訂1. 對(duì)于新檔案，應(yīng)從“檔案分類編號(hào)表”中查明該檔案所屬類 別及其卷次、目次順序，以此編列檔案號(hào)。2. 檔案如需歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔案號(hào)并以同號(hào)編列。3. 檔案號(hào)以一案一號(hào)為原則，如有一檔案敘述數(shù)事或一案歸入 多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔案號(hào)

5、。4. 檔案號(hào)應(yīng)自左向右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔案號(hào)填于 檔案首頁(yè)的左上角，左方裝訂者則填于右上角。九、檔案整理1. 依照目次號(hào)順序以活頁(yè)方式將歸檔文件裝訂于相關(guān)類別的檔 夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見(jiàn)出紙”注明目次號(hào)碼，以便查閱。2. 檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含檔案的分類編號(hào)及名稱，以便 査閱。十、保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司特定規(guī)章外，依下列規(guī)定辦理。文件保存期限規(guī)定保存期限適用范圍保存期限適用范1刊永久保存1. 公司章程2. 股東名冊(cè)3. 組織規(guī)程及辦事細(xì)則4. 董爭(zhēng)會(huì)議及股東會(huì)議紀(jì)錄5. 財(cái)務(wù)報(bào)表6. 政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件7. 不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證8. 工程設(shè)計(jì)圖9. 其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)十年1. 預(yù)算、決算書(shū)類2. 會(huì)計(jì)憑證3. 事業(yè)計(jì)劃資料4. 其他經(jīng)核定須保存十年的文書(shū)五年1. 期滿或解除合約2. 其他經(jīng)核定須保存五年的文書(shū)_年結(jié)案