會計電算化對會計工作的影響62176

1、摘要在信息技術日新月異的今天，企業(yè)內(nèi)外的信息使用者對會計信息的需求不僅在數(shù)量上有了大幅度的增加，而且在質(zhì)量上要求有更高的精確度，并對會計信息的正確性、相關性、適應性和及時性提出了更高的要求。為此，會計信息的處理也從手工發(fā)展到了電算化會計，這是會計操作和信息處理方式的重大變革，也是順應了經(jīng)濟發(fā)展的趨勢。越來越多的單位都用電算化來處理會計核算，使用會計電算化能提高會計的工作效率，減輕工作人員的繁重任務，但不可否認電算化工作也存在一些弊端。本文淺談了會計電算化對會計工作的影響。首先描述了一些會計電算化與手工會計的區(qū)別。其次，是對會計電算化的作用進行概括。然后，介紹了會計電算化對企業(yè)和會計工作人員的要

2、求。再來，列舉了一些會計電算化運行中的弊端。最后，是對存在的問題提出的一些建議。關鍵詞：會計電算化；手工會計；會計信息；數(shù)據(jù)處理；內(nèi)部控制；計算機舞弊 AbstractIn todays rapidly changing information technology, internal and external business information to the users demand for accounting information, not only in quantity has been a large increase in demands on the quality o

3、f higher precision, and accuracy of accounting information, relevant , Adaptability and timeliness of a higher demand. To this end, the handling of accounting information from the manual to the development of computerized accounting, which is the accounting operations and information handling of a m

4、ajor change, but also conform to the trend of economic development. More and more units have to deal with computerized accounting, accounting can be used to improve the efficiency of accounting and staff to reduce the heavy tasks, but can not be denied that the work of computerization, there are som

5、e drawbacks. This article on the accounting of accounting. First of all, to describe a number of accounting and accounting manual difference. Secondly, we have to carry out the role of accounting general. Then, introduced to the corporate accounting and accounting staff. Then listed a number of acco

6、unting in the operation of the drawbacks. Finally, the problem is some of the recommendations. Key words: Accounting; accounting manual; accounting information; data processing; internal controls; computer fraud.目 錄1電算化會計與手工會計的區(qū)別 11.1電算化會計與手工會計的區(qū)別 11.2數(shù)據(jù)處理程序具有新的特點 12會計電算化的作用 12.1提高會計核算的質(zhì)量和效率 22.2準確及

7、時地提供信息、提高經(jīng)濟效益 23會計電算化對企業(yè)和會計人員的要求 23.1電算化會計系統(tǒng)下的企業(yè)控制 23.1.1關于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制 33.1.2企業(yè)的內(nèi)部控制 33.2正確選擇會計電算化財務軟件 33.3培養(yǎng)會計電算化綜合型人才 44會計電算化在單位工作中的弊端及控制 44.1計算機舞弊的常見手段列舉 54.1.1篡改輸入、輸出數(shù)據(jù) 54.1.2數(shù)據(jù)泄露 54.1.3操作被人冒名頂替 64.2針對上述弊端提出的幾點控制意見 64.2.1一般控制 74.2.2應用控制 74.2.3其他控制 85結論 8參考文獻 9會計電算化對會計工作的影響1電算化會計與手工會計的區(qū)別1.1電算化會計檔

8、案就比傳統(tǒng)會計檔案多了以下幾個特點：（1）電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，主要是指電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件，會計軟件程序及其全套文檔資料。（2）電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，包括存貯在計算機硬盤上，系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存貯有效期等因素的影響很大，保存不當容易遭到破壞。（3）電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改，且

9、不留痕跡。（4）電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。（5）電算化會計檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前，且使用時方便、快捷、直觀。（6）電算化會計檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本企業(yè)、本部門進行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析，從而為企業(yè)或部門決策者提供可靠的決策依據(jù)。1.2數(shù)據(jù)處理程序具有新的特點電算化會計數(shù)據(jù)處理程序與傳統(tǒng)手工會計不同。在傳統(tǒng)的手工會計中，會計人員每天從事著記賬、算賬、對賬、出報表等簡單重復而繁雜的事務性工作，耗費了大量的時間與精力，這樣，使得本應在企業(yè)的經(jīng)營決策中發(fā)揮重要作用的財務信息因受人的精力與手工運

10、算速度的限制，許多財務數(shù)據(jù)不能及時處理和生成，造成了會計工作嚴重滯后的局面；并且針對企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營方式和管理方式形成的特征，必須采用與之適應的不同的帳簿組織形式、記帳程序和記帳方法。而在電算化會計中，輸入一張會計憑證，會計電算化系統(tǒng)可以自動進行記賬、匯總、轉(zhuǎn)賬、結賬、出報表等一系列工作，對于大量重復出現(xiàn)的業(yè)務，系統(tǒng)可以按模式憑證自動生成記賬憑證，對于編制會計報表、運用移動平均法進行成本計算等非常復雜和時間性要求很高的會計核算工作，會計電算化系統(tǒng)毫不畏懼，因而使復雜的會計核算工作變得簡單迅速；由于數(shù)據(jù)處理的精度高和速度快，企業(yè)可以采用一種統(tǒng)一的核算形式，而且由于計算機處理數(shù)據(jù)差錯的概率小，

11、沒必要象傳統(tǒng)會計那樣，在數(shù)據(jù)處理過程中，進行各種核對，如帳帳核對、帳證核對、帳表核對等，從而使會計核算工作做得更細、更深、更好地發(fā)揮其參與管理的職能。2會計電算化的作用從會計發(fā)展的歷史來說，會計電算化是會計學進入信息時代的發(fā)展，它是會計學、電腦與信息技術、企業(yè)管理及經(jīng)濟計量學等學科相互交叉結合后產(chǎn)生的綜合性學科。從某種意義上說，“電算化會計”是為了滿足現(xiàn)代企業(yè)制度的需要，應用現(xiàn)代科技與方法對傳統(tǒng)會計進行改造和整合后產(chǎn)生的能適應信息化要求的新型應用型學科。其實質(zhì)是將電子計算機為主的當代信息技術應用到會計工作中，即是用電子計算機代替人工記賬等，以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測和決策的過程

12、。會計電算化的普及和應用，不僅是會計核算工作的現(xiàn)代化，實現(xiàn)會計電算化的過程也是促進會計工作標準化、制度化、規(guī)?；倪^程，是促進會計、會計工作改革和發(fā)展的過程，同時也是一個觀念更新、推進企業(yè)管理現(xiàn)代化的過程。會計電算化的實施，大大提高了會計信息的速度和準確性，能為用戶提供及時、準確的會計信息，是會計事業(yè)發(fā)展史上一次重大的變革。在紛繁復雜的市場經(jīng)濟環(huán)境中，其意義不僅僅在于節(jié)省了人力和時間，而且在轉(zhuǎn)換企業(yè)經(jīng)營機制、增強企業(yè)競爭能力、提高企業(yè)經(jīng)營管理水平等方面都具有重要作用。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：2.1提高會計核算的質(zhì)量和效率這主要體現(xiàn)在：實現(xiàn)會計電算化，大量的會計核算工作由計算機自動完成，省時省力

13、，使廣大會計人員從繁重的會計核算和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)抄中解放出來，其勞動強度大大降低，提高了會計核算工作的效率；避免了重復的計算和轉(zhuǎn)抄使得會計數(shù)據(jù)處理的周期也得以縮短，提高了會計數(shù)據(jù)的時效性；同時可以避免很多由于人的處理能力而不可避免錯誤。因此，電算化會計以計算機為信息處理工具，提高了會計數(shù)據(jù)處理的速度和精度，數(shù)據(jù)處理的自動化、程序化和規(guī)范化，提高了會計信息的及時性、可靠性和相關性。2.2準確及時的提供會計信息，為加強管理、提高經(jīng)濟效益創(chuàng)造條件。這主要體現(xiàn)在：第一，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各種經(jīng)濟信息細化到每一工序甚至是每一個人，使企業(yè)的領導者可以隨時了解生產(chǎn)情況。由于計算機系統(tǒng)數(shù)據(jù)的采集和處理可以在極短的時

14、間內(nèi)完成，因而可以及時采取措施調(diào)整和控制生產(chǎn)進程。會計的事前、事中控制得到了保證。第二，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的信息全面、及時的反映，使企業(yè)可以利用各種經(jīng)濟活動分析方法對這些信息進行科學的分析、處理。為企業(yè)及時進行宏觀管理的預測、決策分析提供了現(xiàn)實可靠的基礎。3會計電算化對企業(yè)和會計工作人員的要求當前，隨著會計電算化的實行，其對企業(yè)及會計工作人員都有著新的要求。電算化給會計工作增添了新內(nèi)容，也從各方面要求企業(yè)能夠提供相應的設施及制度；以及會計人員自身素質(zhì)的提高，知識結構的更新，一方面為了參與企業(yè)管理，要更多地學習經(jīng)營管理知識，另一方面還必須掌握電子計算機的有關知識。好的會計基礎工作和規(guī)范的業(yè)務處理程

15、序，是實現(xiàn)會計電算化的前提條件, 所以會計電算化也要求促進會計工作的規(guī)范化。具體要求可從以下幾方面來看：3.1電算化會計系統(tǒng)下的企業(yè)控制3.1.1關于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制現(xiàn)代企業(yè)可以看作是各種職能、各種業(yè)務處理過程相互聯(lián)系、相互作用的集合體，是一個具有特定功能和目標的系統(tǒng)。為保證系統(tǒng)的配合和協(xié)調(diào)，保證企業(yè)經(jīng)營方針和系統(tǒng)最優(yōu)化目標的實現(xiàn)，需要采用一系列會計方法，通過計劃、預算、內(nèi)部控制、分析、稽核、報告等手段，利用會計信息對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程進行控制。會計電算化為企業(yè)利用會計信息進行管理創(chuàng)造了條件，這種會計控制通常有以下特征：充分利用電算化會計信息。借助計算機對會計數(shù)據(jù)進行重新分類和整理。通過系

16、統(tǒng)接口或集成方式做到數(shù)據(jù)共享，一次輸入，多次使用。需要進行電算化會計信息系統(tǒng)的再開發(fā)或二次開發(fā)。增加輔助核算，把以運籌為主的數(shù)學方法和數(shù)學模型開發(fā)成方法庫和模型庫，并同會計信息系統(tǒng)有機結合，利用計算機先進快速的處理和計算優(yōu)勢實施會計控制。會計人員可以專注地進行會計分析、制定控制標準和參與政策。計算機自動報警和實時控制。即將控制標準事先輸入會計系統(tǒng)作為“控制線”，執(zhí)行中一旦出現(xiàn)差異就激活計算機自動報警，以及時調(diào)節(jié)或改正作業(yè)。一般對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制，包括效益控制、資產(chǎn)控制和風險控制等。由于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程復雜，管理層次多樣，會計控制也無法絕對保證企業(yè)業(yè)務運行、管理及會計信息處理不出一點差錯。

17、會計控制系統(tǒng)存在著人為的、非價值的影響，無法實現(xiàn)全過程的“絕對自動化”。而且，由于計算機系統(tǒng)的采用增加了計算機舞弊這一不安全因素，大大增加了企業(yè)會計控制的成本。對于會計控制系統(tǒng)優(yōu)劣的判斷，不能認為其可靠性越高越好，而要遵循成本效益原則，使控制成本小于不采用控制手段造成的損失。這就給企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制增加了難度，從另一面來說也就是對企業(yè)提出了更高的要求。3.1.2企業(yè)的內(nèi)部控制內(nèi)部控制關系到企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整，關系到會計系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟活動反映的正確性和可靠性。企業(yè)為實現(xiàn)既定的管理目標，必需建立起一整套內(nèi)部控制制度，以保證企業(yè)有序、健康地發(fā)展。企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后，企業(yè)會計核算和

18、會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。由于使用了計算機，會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了，會計核算的準確性和可靠性得到了極大的提高，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯。但是，也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多前所未有的新問題，對企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊，使企業(yè)內(nèi)部控制制度在新環(huán)境下顯得落后于形勢了，由于電算化會計系統(tǒng)的特殊性，建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。3.2正確選擇會計電算化財務軟件電子計算機和會計軟件是實現(xiàn)會計電算化的重要物質(zhì)基礎，企業(yè)必須具備這些備件才能夠保證會計電算化工作的正常進行，并且選擇會計軟件的好壞對會計電算化的成敗起著關鍵性的作用，配備的會計軟件主要有選擇通

19、用會計軟件、定點開發(fā)、通用與定點開發(fā)會計軟件相結合三種方式。目前由于財務軟件的開發(fā)沒有實行統(tǒng)一的標準，企業(yè)使用的財務軟件是各自向軟件開發(fā)商購買的，再加上有的軟件開發(fā)商還別出心裁地提出自己的特急，結果使會計電算化所用財務軟件比較混亂，就是同一行業(yè)的不同企業(yè)使用的財務軟件也不盡相同，此外部分從事財務軟件銷售和代理的公司往往只重視自身的經(jīng)濟效益，追求量的突破，而沒有真正在服務和技術上狠下功夫，致使部分實行會計電算化的企業(yè)由于購買的財務軟件不合格，經(jīng)常出故障，出了問題又無處問，沒人管，嚴重地影響了會計電算化事業(yè)的發(fā)展，以及企業(yè)會計工作的開展。此外，不同的財務軟件在數(shù)據(jù)接口，使用方法上不一樣，也導致了報

20、表匯總，數(shù)據(jù)查詢，數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖?。因此，這就要求企業(yè)應根據(jù)自身的實際需要、技術力量和財力狀況，選擇與本企業(yè)會計電算化工作規(guī)劃相適應的計算機機種、機型和系統(tǒng)軟件及有關配套設備。3.3培養(yǎng)會計電算化綜合型人才現(xiàn)階段不少企業(yè)的電算化人員是由過去的會計、出納等經(jīng)過短期培訓而來，雖然他們有豐富的會計經(jīng)驗，但他們在使用計算機處理業(yè)務時，只是局限在財務軟件的使用上，一旦計算機出現(xiàn)故障或者與平常見到的界面不同時，就束手無策，即使廠家在安裝會計軟件時都作了系統(tǒng)的培訓，但對于那些從未接觸過計算機的會計人員而言，在上機時仍不能靈活地運用軟件滿足工作需要。對于遇到超出范圍的問題，也只能找軟件的維護人員，而維護人員又

21、基本上是計算機專業(yè)出身，對財務知識知之較少，雙方不能很好地配合，并且在上機時一旦出錯，可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴重的還會導致系統(tǒng)崩潰，此外即使有一部分會計人員通過了會計電算化的考試，也只是掌握一些基本應用，不能靈活運用軟件處理會計數(shù)據(jù)，進行財務信息的加工和分析，滿足各方對財務信息的需求。 因此會計電算化的應用，對會計人員提出了更高的要求。既要求會計人員要掌握一定會計專業(yè)知識，還要掌握相關的計算機知識，財務軟件的使用技術、保養(yǎng)和維護、管理等多方面的專業(yè)知識。所以要積極推進會計電算化進程，就必須大力加強人才培訓的力度，提高會計人員綜合業(yè)務素質(zhì)。在培訓的內(nèi)容上要切合

22、實際工作需要，及時更新培訓內(nèi)容，學了就能用得上，完善會計人員會計電算化知識結構體系。對會計人員、系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)管理人員應按不同內(nèi)容、不同要求進行培訓，培養(yǎng)會計電算化骨干力量，建立良好的培訓機制，落實培訓效果，造就一大批既能夠精通計算機信息技術，又專于財務管理知識，能夠熟練地進行財務信息的加工和分析，滿足各方對財務信息的需求的復合型人才，為促進會計電算化的順利發(fā)展打下良好的基礎。4. 會計電算化在單位工作中的弊端及控制。電算化會計信息系統(tǒng)的發(fā)展給會計工作帶來了全新的變革。從形式上看，它改變了數(shù)據(jù)的核算手段，引進了計算機進行數(shù)據(jù)處理；改變了數(shù)據(jù)的存儲方式，導致賬簿概念的重新定義和分類。從效益成

23、本來看，以更少的人員從事更多崗位的工作，節(jié)約了人力、物力，但同時也對管理部門的設置和會計人員及崗位組成提出了更高的要求，更為重要的是它改變了某些與審計線索有關的關鍵因素（如會計核算程序，數(shù)據(jù)存取方式、存儲介質(zhì)等），使得傳統(tǒng)審計線索變化了而且計算過程也不直觀了。因為電算化會計的手工明細賬、日記賬不存在了，記賬憑證數(shù)據(jù)存儲在磁性介質(zhì)上。財務處理過程在計算機內(nèi)自動完成，肉眼可見的審計線索大大減少，過去對證賬、賬賬核對的辦法現(xiàn)在不方便了。過去的內(nèi)部管理制度也不適用了?？咳藶榈姆止肀O(jiān)督很困難。因為電算化系統(tǒng)除憑證輸入目前需要由人工完成外，其余處理全由計算機完成，人工干預越來越少，而且數(shù)據(jù)的輸入、存儲和

24、修改都不留痕跡。所以，手工會計使用的內(nèi)部控制方法失去了作用。這無疑給審計工作者帶來了困難。因此，電算化在給會計工作帶來好的影響的同時也避免不了存在的一些缺陷和讓犯罪份子有機可乘，致使出現(xiàn)會計作假也就是計算機舞弊。4.1計算機舞弊的常見手段列舉4.1.1篡改輸入、輸出數(shù)據(jù) 這是計算機作假中最簡單、最安全、最常見的方法。數(shù)據(jù)一般要經(jīng)過采集、記錄、傳遞、編碼、檢查、轉(zhuǎn)換等環(huán)節(jié)進入計算機系統(tǒng)，任何與之有關的人員，或能夠接觸處理過程的人員都有可能篡改數(shù)據(jù)，篡改會計數(shù)據(jù)主要有下列幾種方式：（1）輸入虛假的會計數(shù)據(jù)。例如，某企業(yè)2000年底為了完成計劃利潤，遂在12月份的會計核算時，直接以虛假的數(shù)據(jù)輸入計算

25、機，以達到其虛增利潤的目的。（2）修改數(shù)據(jù)。這種方式往往是繞過計算機會計系統(tǒng)，直接對會計數(shù)據(jù)文件進行修改。例如，1986年我國首例計算機舞弊案，即大連市工商銀行某辦事處計算機會計系統(tǒng)管理員伙同他人利用計算機修改賬目文件，截留企事業(yè)單位的貸款利息，以達到貪污的目的。（3）刪除數(shù)據(jù)。有些單位的操作員串通庫管人員，從存貨系統(tǒng)中刪除某個存貨數(shù)據(jù)，然后再設法從倉庫取走其存貨。（4）修改輸出數(shù)據(jù)。有些企業(yè)直接在輸出結果上作文章。如某企業(yè)2000年度根據(jù)計算機會計系統(tǒng)生成的報表出現(xiàn)了虧損，該企業(yè)為了體現(xiàn)良好的公司業(yè)績，就直接對報表數(shù)據(jù)進行了修改，以此來達到目的。4.1.2數(shù)據(jù)泄露從計算機中泄露數(shù)據(jù)，是指從計

26、算機系統(tǒng)或計算機設施中取走數(shù)據(jù)。這種疏漏往往防不勝防，因為絕大多數(shù)都由內(nèi)部人員造成，且危害極大。這就需要嚴格的內(nèi)部控制和內(nèi)部管理，才能保障數(shù)據(jù)的完整性、可靠性。4.1.3操作被人冒名頂替這主要是指以別人的身份出現(xiàn)。通過非法手段獲取他人口令的做法實施舞弊活動。例如，某企業(yè)業(yè)務部（A部）的經(jīng)理是個電腦迷，喜歡在工作之余“玩”電腦。從2000年起該企業(yè)業(yè)務部實行承包責任制，企業(yè)規(guī)定部門經(jīng)理如能在年底完成承包任務，即可獲得獎勵。2001年底，A部經(jīng)理由于經(jīng)營失誤達不能承包任務額。于是，他找到財務科長要求在A部會計核算時予以“關照”，但財務科長拒絕了。A部經(jīng)理于是找到財務科的操作員小王，在暢懷酣飲之際，

27、A部經(jīng)理套取了進入計算機會計操作的口令。A部門經(jīng)理將該部門的一些會計數(shù)據(jù)進行篡改，一夜之間，A部就變成了超額完成任務。4.2針對上述的弊端提出的幾點控制意見。為了克服電算化會計存在的缺陷和對付日益猖狂的計算機舞弊，企業(yè)必須建立健全的控制制度。電算化會計的內(nèi)部控制可分為一般控制、應用控制和其他控制。4.2.1一般控制（1）組織與管理的控制。組織與管理控制是指通過部門的設置、人員的分工、崗位職責的指定、權限的劃分等形式進行控制，以建立恰當?shù)慕M織機構和職責分工制度，達到相互牽制、相互制約、防止或減少錯弊的發(fā)生。職責的劃分。職責劃分的關鍵點在于不相容的職務要分離，電算化會計與手工會計一樣，對每一項可能

28、引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務，都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔。在電算化會計系統(tǒng)中，不相容的職務有很多：比如系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展的職務與系統(tǒng)操作的職務，數(shù)據(jù)維護管理職務與電算審核職務，輸入數(shù)據(jù)和審核工作的職務，記錄人員和保管人員，審批和執(zhí)行人員等等。企業(yè)為防止舞弊或欺詐，應建立一整套符合職責劃分原則的控制制度，同時，還應建立起職務輪換制度。操作控制。操作權限的控制，單位需制定好操作人員的工作內(nèi)容和權限，即每一位參與電算化會計的人員都應實施授權控制，實行輪流值班制度，設置操作員口令和上機日志；對操作密碼要嚴格管理，指定專人定期更換密碼；完善操作手冊；還必須增設專人輸入檢查控

29、制環(huán)節(jié)，未經(jīng)檢查，應無法進行下一步會計處理；操作人員必須嚴格按照憑證輸入數(shù)據(jù)，不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)。（2）程序修改控制。企業(yè)經(jīng)營活動變化及經(jīng)營環(huán)境變化，可能導致使用中的軟件進行修改，計算機會計系統(tǒng)經(jīng)過一段時期的使用也會發(fā)現(xiàn)一些需要進行修改的地方，因此，軟件的修改是難以避免的。對會計軟件進行修改必須經(jīng)過周密計劃和嚴格記錄，修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設置必要的控制，修改的原因和性質(zhì)應有書面形式的報告，經(jīng)批準后才能實施修改，計算機會計系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關的記錄都應該打印后存檔。（3）檔案管理。計算機會計系統(tǒng)有關的資料應及時存檔，企業(yè)應建立起完善的檔案制度，加強檔案管理

30、。一個合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設備等。除此之外，還應及時對檔案進行備份，并保管好這些備份。為進一步防止檔案被破壞，企業(yè)還應制訂出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時的應急措施和恢復手段。企業(yè)使用的會計軟件也應具有強制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰及時恢復到最近狀態(tài)的功能。（4）設備管理。對于用于電算化會計系統(tǒng)的各種硬件設備，應當建立一套完備的管理制度以保證設備的完好，保證設備能夠正常運行。硬件設備的管理包括對設備所處的環(huán)境進行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制，也包括對人文環(huán)境的控制，如防止無關人員進入計算機工作

31、區(qū)域，防止設備被盜，防止設備用于其他方面等。（5）病毒防治。定期用殺毒軟件對計算機進行檢測，防止或發(fā)現(xiàn)并消滅病毒或是在系統(tǒng)中安裝一些檢測程序的技術手段。盡量不用或少用公用軟件、外來軟件和共享軟件，經(jīng)常性的對一些重要的文件進行備份，對軟盤加以寫保護。盡可能不要在網(wǎng)絡上瀏覽不熟習的網(wǎng)頁，以阻止病毒的入侵。4.2.2應用控制應用控制是對會計電算化系統(tǒng)中具體的數(shù)據(jù)處理活動所進行的控制。（1）輸入控制。由于計算機處理數(shù)據(jù)的能力很強，處理速度非?？?，如果輸入的數(shù)據(jù)不準確，處理結果就會出現(xiàn)差錯，在數(shù)據(jù)輸入時如果存在哪怕是很小的錯誤數(shù)據(jù)，一旦輸入計算機就可能導致錯誤的擴大化，影響整個計算機會計系統(tǒng)的正常運行。

32、因此，企業(yè)可以建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進行嚴格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準確性。數(shù)據(jù)輸入控制：首先，要求輸入的數(shù)據(jù)應經(jīng)過必要的授權，并經(jīng)有關的內(nèi)部控制部門檢查；其次，應采用各種技術手段對輸入數(shù)據(jù)的準確性進行校驗，如總數(shù)控制校驗、平衡校驗、數(shù)據(jù)類型校驗、重復輸入校驗等。（2）處理控制。數(shù)據(jù)處理控制是指對計算機會計系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進行的控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數(shù)字的核對、對字段、記錄的長度檢查、代碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等。文件檢查包括檢查文件長度、檢查文件的標識、檢查文件是否被感染病毒等。（3）輸出控制。輸出控制是為了保

33、證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施。輸出控制一般應檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致，輸出數(shù)據(jù)是否完整，輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要，數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)應有明確的規(guī)定，要建立標準化的報告編號、收發(fā)、保管工作；具體的控制措施還包括：控制只有相應權限的人才能執(zhí)行輸出操作，并要登記操作記錄，從而達到限制接觸輸出信息的目的，打印輸出的資料要進行登記，并按會計檔案要求保管等。4.2.3其他控制（1）程序控制。程序控制的主要目的是采用相應的控制程序，甄別、拒絕各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟業(yè)務。在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，通過計算機的控制程序，對業(yè)務發(fā)生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制，如表示

34、業(yè)務發(fā)生的有關字符、代碼等是否有效，操作口令是否準確，經(jīng)濟業(yè)務是否超出了合理的數(shù)量、價格等的變動范圍。企業(yè)還應建立有效的控制制度以保證計算機的控制程序能正常運行。（2）傳輸控制。傳輸控制是防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生而采取的內(nèi)部控制措施。企業(yè)應該采用各種技術手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準確、安全、可靠。如將大量的經(jīng)濟業(yè)務劃分成小批量傳輸，數(shù)據(jù)傳輸時應按順序編碼，傳輸時要有發(fā)送和接收標識，收到被傳輸?shù)臄?shù)據(jù)時要有肯定確認的信息反饋，每批數(shù)據(jù)傳輸時要有時間、日期記號等等。（3）存儲和檢索控制。為了確保計算機會計系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息被適當?shù)貎Υ?，便于調(diào)用，更新和檢索，企業(yè)應當對儲存數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤作好必要的標號，文件的修改、更新等操作都應附有修改通知書、更新通知書等書面授權證明，對整個