學(xué)校檔案管理要求

1、學(xué)校檔案管理要求一、學(xué)校檔案是在教育、教學(xué)、教研、管理以及其他各 項活動中形成的、反映學(xué)校歷史面貌的、對學(xué)校和社會具有 保存、利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式 和載體的歷史記錄。二、學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的基礎(chǔ)工作之一，是學(xué)校 管理工作的組成部分，也是衡量教育質(zhì)量和管理水平的重要 標志。學(xué)校檔案工作實行 ”四同步”管理，即在布置、實施、 檢查、總結(jié)學(xué)校各項工作的同時，同時整理各項工作過程的 檔案資料。三、學(xué)校一把手要親自抓檔案建設(shè)工作，并定期研究和 及時解決檔案工作中存在的實際問題。四、學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，由一名副校長具體牽頭，設(shè) 置1-2名檔案管理員。學(xué)校各處室負責人負責本處室

2、的檔 案資料的整理，按打印要求和標準格式將整理好的檔案資料 隨時交檔案管理員入檔。五、檔案材料的收集、立卷和歸檔學(xué)校工作人員在其從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活 動中形成的各種載體形式的檔案材料，必須按規(guī)定移交歸檔， 集中管理。檔案管理員按照檔案資料的分類目錄要求，把收 集到的各種檔案進行整理、分類、歸檔工作。各種檔案材料（包含照片、音像制品和實物）隨時整理， 隨時或定期歸檔。儀器設(shè)備類文件材料在開箱后及時整理歸 檔；歸檔的檔案材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，字跡清楚，符 合有關(guān)規(guī)范和標準要求（詳見附件1）。六、學(xué)校綜合檔案室要對接收的各類檔案進行科學(xué)分類、編號、立卷和裝訂（裝訂標準詳見附件2）。七

3、、檔案工作人員要加強檔案管理，嚴格檔案借閱制度，做好保密工作，確保檔案安全。檔案室應(yīng)對檔案的借閱和移出有詳細的登記，借閱和移出人要簽字。八、學(xué)校檔案主要供本校利用，其他單位和個人查閱檔 案時，應(yīng)持單位介紹信、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。對 于重要的、珍貴的檔案資料，一般不提供檔案原件，如特殊 需要時，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。九、學(xué)校綜合檔案室要定期對所存檔案進行全面檢查， 對破損和字跡褪色的檔案，及時修復(fù)或復(fù)制；如遇有特殊情 況，應(yīng)立即向校領(lǐng)導(dǎo)報告，及時處理。學(xué)校撤銷、合并或分 立時，學(xué)校檔案的歸屬：學(xué)校撤銷時，檔案移交當?shù)貦n案館 保存；學(xué)校合并時，檔案隨之并入；學(xué)校分立時，檔案由原 校保存。附件:

4、1.文字檔案材料印制格式要求。2. 檔案材料立卷裝訂存放的要求。3. 學(xué)校檔案目錄索引（參考）。附件1文字檔案材料印制格式要求（參考）檔案用紙：采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅 面尺寸為：210 mm 297 mm。頁邊與版心尺寸：檔案用紙?zhí)祛^（上白邊）為 37 mn 1 mm公文用紙訂口 （左白邊）為28mn 1mm版心尺寸為156 mn 225 mm。字體字號：標題一般用2號加粗宋體字，文中標題層次 依次為“一、”“（一）”“ 1. ”“（ 1）”，一級標題用黑體，二級 標題用楷體，三、四級標題用 3號仿宋體；每個自然段開始 行左側(cè)空兩字符；如無特殊說明，正文文字格式一般用3

5、號仿宋體字。標點符號和數(shù)字：標點符號用全角，阿拉伯數(shù)字用半角。行數(shù)和字數(shù)：一般每面排22行，每行排28個字，并撐 滿版心。特定情況可以作適當調(diào)整，如首頁和尾頁等。文字的顏色：如無特殊說明，正文文字的顏色均為黑色。印制要求：雙面印刷，印品著墨實、均勻；字面不花、不白，版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心 不斜。文字材料的日期：所有的檔案資料均應(yīng)標明日期，沒有 日期的檔案是沒有意義的，沒有任何保存價值。用阿拉伯數(shù) 字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即 1不編為01）。附件2檔案資料立卷裝訂存放要求（參考）各類檔案盒里裝的是當學(xué)年的檔案資料，也就是每年的 秋季開學(xué)（一般是9

6、月1日）到下一年的暑假結(jié)束（一般是 8月31日）這個期間的檔案資料。 每年暑假期間開始對即將 過去的學(xué)年度檔案資料進行整理，該補充的補充，該打印的 打印，進而分類、立卷、裝訂、存放。立卷要求一、各類文字檔案資料一般情況下按學(xué)年度立卷，每卷 大約100張紙左右（200頁左右）。若某類檔案多卷，末卷小 于100頁可并入上一卷，大于 100頁且不足200頁可裝訂成二、兩種小于100頁的檔案資料可合并立卷。1. 每卷裝訂前要編好頁碼，單數(shù)頁碼在右上角，雙數(shù)頁 碼在左上角，編好頁碼后編制本卷的目錄。按卷宗編號，把 每一卷的目錄合并在一起形成年度檔案總目錄。2. 立卷檔案統(tǒng)一封面，封面標注編號和本卷的類別

7、。每學(xué)年把所有的立卷檔案進行編號，編號采用“10位數(shù)兩杠一括號”的形式，如 2015-16-01（ 10），表示2015-2016學(xué)年度第一卷檔案，括號里數(shù)字表示這個年度檔案資料共有10卷3. 各種機構(gòu)設(shè)置、課程表等檔案資料，以及幾年不變的 如學(xué)校平面圖、建筑設(shè)計圖等，可長期存放在檔案盒里，不 必裝訂。左側(cè)裝訂成卷的檔案采用棉線繩子裝訂：1. 每本100-200張紙，雙面打印 200-400頁。2. 用打孔機左側(cè)打孔，孔距均勻，孔與卷脊的距離不少于5mm,4孔5線縫法且每孔繚繞卷脊，繩結(jié)打在每卷的背面。3. 打孔時要注意和繩子相匹配，防止孔大繩細，裝訂不 牢固。存放1. 每年立卷裝訂好的檔案不

8、再放入原檔案盒內(nèi)，按照每 卷的編號順序，小號在上，大號在下疊放一起，最上面放 置年度總目錄，放在標注年度明顯的檔案櫥或柜子里，以 便節(jié)省空間、易查找。2. 實物資料，如錦旗、獎狀、獎杯等要放到學(xué)校展室里 分別懸掛在墻上、放置在展臺上，并單個拍照建立電子 檔。3. 音像資料要存儲在專用設(shè)備上，按年度編號建立電子 檔案，并有復(fù)制另存。檔案編號：2018 19-01 （10）類別：1. xxxxxxxxxxxx（? ?頁）2. xxxxxxxxxxxx（? ?頁）3. xxxxxxxxxxxx（? ?頁）附件3深圳德邦高級中學(xué)檔案資料目錄索引（參考）一、辦公室、教導(dǎo)處檔案資料目錄（101 705）第

9、一類：文件資料（101 103）101. 學(xué)校簡介、平面圖、全校教職工登記表。102. 上級文件（意見、通知、法規(guī)等）。103. 學(xué)校黨工團部門（黨支部、工會、共青團）組織 機構(gòu)、工作計劃、會議記錄及工作總結(jié)。第二類：常規(guī)管理（201 206）201. 校董會、校委會、教務(wù)處、政工處、后勤處、教 代會、團支部、學(xué)生會等組織機構(gòu)及分工。202. 學(xué)校遠、中、近期發(fā)展規(guī)劃（建設(shè)、管理、規(guī)模 等）及學(xué)年度、學(xué)期工作計劃和總結(jié)；班、級組、科組學(xué) 年度、學(xué)期工作計劃及總結(jié)。203. 學(xué)校規(guī)章制度（合訂本）（校歷表、作息時間 表、請銷假、考勤、考核、獎懲、辦公、教學(xué)、教研、財 務(wù)、衛(wèi)生、安全、例會、教代會

10、與民主管理、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、 崗位職責等）。204. 各種會議記錄（校董會、校務(wù)會、教代會、學(xué)生 會等會議紀錄）。205. 校報、校刊、校務(wù)公開資料。206. 教職工考勤記錄、班級紀律衛(wèi)生檢查評比情況記 錄。208.學(xué)校榮譽登記及圖片、證件復(fù)印件。第三類：教學(xué)工作（301 303）301. 教務(wù)處大事安排表、總課程表、任課表、學(xué)期 （學(xué)年度）總結(jié)。302. 教學(xué)常規(guī)檢查記錄（課堂教學(xué)、備課、作業(yè)批 改、輔導(dǎo)、課外活動等檢查情況記錄）。303. 各班各科期中、期末考試成績統(tǒng)計表（升級、畢 業(yè)考試、學(xué)科競賽等）。第四類：教研工作（401 405）401. 各學(xué)科教研活動計劃、記錄與總結(jié)。402. 公開課

11、、優(yōu)質(zhì)課、觀摩課活動安排及總結(jié)，主講 人的課堂設(shè)計（教案）。403. 教育干部、教研組長及教師聽課、評課、說課記 錄。404. 教研通訊、論文成果、獲獎記錄。405. 科研課題申請報告、實施方案、階段性成果總結(jié) 及專項教改試驗情況。第五類：教師管理（501 504）501. 專任教師基本情況、任課及工作量情況登記表。 教師獲學(xué)校及以上的獎勵和處分統(tǒng)計表。502. 教師培訓(xùn)計劃、內(nèi)容、登記表等（含國培、市 培、校培等）。503. 語言文字工作領(lǐng)導(dǎo)小組、計劃、總結(jié)，教師普通 話等級證書復(fù)印件，師生口語實踐活動記錄。504. 教師業(yè)務(wù)檔案（個人基本情況登記表，說課、優(yōu) 質(zhì)課、公開課教案，論文論著復(fù)印

12、件，專業(yè)技術(shù)考核、職 業(yè)道德考核及學(xué)歷和各種獎勵證書復(fù)印件等）。第六類：學(xué)生管理（601 607）601. 學(xué)生入學(xué)情況登記表（以班級為單位）。602. 學(xué)籍檔案（或電子檔）。603. 畢業(yè)生花名冊（以班級為單位），學(xué)生各科成績 登記冊（入學(xué)、期中、期末、畢業(yè)等），學(xué)生德育考核及 操行評語等。604. 學(xué)生變動情況登記表、統(tǒng)計表及學(xué)籍變更材料。605. 殘疾兒童隨班就讀情況表，后進生轉(zhuǎn)化情況記 錄，學(xué)生獲學(xué)校及以上單位獎勵和處分統(tǒng)計表。606. 安全教育方案、內(nèi)容及方法，安全演練方案，安 全管理責任書等。607. 安全檢查記錄及專項整治資料，安全工作計劃和 總結(jié)。第七類：體育衛(wèi)生、藝術(shù)、科學(xué)、

13、勞動及第二課堂活 動（701 705701. 體育衛(wèi)生、藝術(shù)、科學(xué)、勞動及第二課堂活動領(lǐng) 導(dǎo)小組及計劃、總結(jié)。702. 學(xué)生體質(zhì)健康檢測登記表、統(tǒng)計表。703. 疾病預(yù)防宣傳教育活動記錄，患病學(xué)生追蹤記 錄。704. 各種課外活動小組活動計劃、記錄、總結(jié)。705. 特長生參加各種比賽及獲獎情況。二、政教處、德育處檔案資料目錄（801 809）801. 德育工作組織機構(gòu)、工作計劃、活動記錄及總結(jié)。802. 班主任職責，班級主題班會計劃、內(nèi)容、方式和記 錄，班主任研討、培訓(xùn)活動記錄。803. 團（隊）計劃、總結(jié)及活動記錄，國旗下講話稿 等。804. 班級量化管理統(tǒng)計表。805. 好人好事記錄，個別

14、教育記錄（個案教育），違紀 處理決定。806. 警校共建活動記錄，法制教育活動記錄。807. 家長學(xué)校資料（組織、制度、計劃、教案、活動記 錄、總結(jié)等）。808. 心理健康教育情況記錄（計劃、情況調(diào)查、分析、 團體訓(xùn)練、個別咨詢）。809. 德育課題研究資料（課題、研究過程、成果）， 德育論文、獲獎記錄（證書或復(fù)印件）。三、圖書室（館）檔案資料目錄（901 905）901. 圖書管理員：登記表、職責、培訓(xùn)情況，圖書室 （館）或個人獲獎及論文發(fā)表情況記錄。902. 圖書賬冊（文字版和電子版）（購入時間、價格、 注銷等情況）。903. 師生的辦證登記、閱讀記錄、班級借閱和師生個人 年度借閱明細表、

15、讀書活動推薦圖書的統(tǒng)計表。904. 圖書目錄索引及其他為教育教學(xué)服務(wù)的報刊、雜 志、文獻等資料（圖片、影像等）。905. 年度圖書館經(jīng)費使用情況的會計資料。四、 儀器設(shè)備檔案資料目錄（1001 1008）1001. 實驗室管理制度，實驗員職責，實驗儀器設(shè)備登 記冊、目錄索引及說明書等。1002. 實驗教學(xué)進度表，實驗報告單。1003. 教學(xué)儀器、設(shè)備購置計劃申請表，教學(xué)儀器驗收 單。1004. 教學(xué)儀器設(shè)備借用登記表，教學(xué)儀器設(shè)備報廢、 損失（調(diào)出）登記表。1005. 教學(xué)儀器設(shè)備維修保養(yǎng)記錄。1006. 易燃、易爆、有毒藥品使用登記表。1007. 自制教具及第二課堂活動情況。1008. 學(xué)生實驗操作考核記錄。五、 音體美和現(xiàn)代教育技術(shù)檔案資料目錄（1101 - 1106）1101. 音體美器材配備和現(xiàn)代教育技術(shù)裝備（含計算機 教室、多媒體室、錄播室、網(wǎng)管室、監(jiān)控室等）登記冊， 各室配套建設(shè)的申請報告、購置合同、組織驗收、維修、 保養(yǎng)、報廢等記錄。1102. 功能教室（音體美專業(yè)教室、計算機教室、多媒 體室、錄播室、網(wǎng)管室、監(jiān)控室等）使用情況記錄。1103. 音體美和現(xiàn)代教育技術(shù)師資登記表及參加培訓(xùn)情 況。1104. 音體美和現(xiàn)代教育技術(shù)軟件資料目錄（電教教 材收費許可證、年檢），音體美和現(xiàn)代教育技術(shù)軟、硬件 借用登記。1105. 音體美和現(xiàn)代教育