學(xué)校檔案管理要求

1、學(xué)校檔案管理要求一、學(xué)校檔案是在教育、教學(xué)、教研、管理以及其他各 項(xiàng)活動(dòng)中形成的、反映學(xué)校歷史面貌的、對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有 保存、利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式 和載體的歷史記錄。二、學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的基礎(chǔ)工作之一，是學(xué)校 管理工作的組成部分，也是衡量教育質(zhì)量和管理水平的重要 標(biāo)志。學(xué)校檔案工作實(shí)行 ”四同步”管理，即在布置、實(shí)施、 檢查、總結(jié)學(xué)校各項(xiàng)工作的同時(shí)，同時(shí)整理各項(xiàng)工作過(guò)程的 檔案資料。三、學(xué)校一把手要親自抓檔案建設(shè)工作，并定期研究和 及時(shí)解決檔案工作中存在的實(shí)際問(wèn)題。四、學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，由一名副校長(zhǎng)具體牽頭，設(shè) 置1-2名檔案管理員。學(xué)校各處室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本處室

2、的檔 案資料的整理，按打印要求和標(biāo)準(zhǔn)格式將整理好的檔案資料 隨時(shí)交檔案管理員入檔。五、檔案材料的收集、立卷和歸檔學(xué)校工作人員在其從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活 動(dòng)中形成的各種載體形式的檔案材料，必須按規(guī)定移交歸檔， 集中管理。檔案管理員按照檔案資料的分類目錄要求，把收 集到的各種檔案進(jìn)行整理、分類、歸檔工作。各種檔案材料（包含照片、音像制品和實(shí)物）隨時(shí)整理， 隨時(shí)或定期歸檔。儀器設(shè)備類文件材料在開(kāi)箱后及時(shí)整理歸 檔；歸檔的檔案材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，字跡清楚，符 合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求（詳見(jiàn)附件1）。六、學(xué)校綜合檔案室要對(duì)接收的各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、立卷和裝訂（裝訂標(biāo)準(zhǔn)詳見(jiàn)附件2）。七

3、、檔案工作人員要加強(qiáng)檔案管理，嚴(yán)格檔案借閱制度，做好保密工作，確保檔案安全。檔案室應(yīng)對(duì)檔案的借閱和移出有詳細(xì)的登記，借閱和移出人要簽字。八、學(xué)校檔案主要供本校利用，其他單位和個(gè)人查閱檔 案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。對(duì) 于重要的、珍貴的檔案資料，一般不提供檔案原件，如特殊 需要時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。九、學(xué)校綜合檔案室要定期對(duì)所存檔案進(jìn)行全面檢查， 對(duì)破損和字跡褪色的檔案，及時(shí)修復(fù)或復(fù)制；如遇有特殊情 況，應(yīng)立即向校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，及時(shí)處理。學(xué)校撤銷、合并或分 立時(shí)，學(xué)校檔案的歸屬：學(xué)校撤銷時(shí)，檔案移交當(dāng)?shù)貦n案館 保存；學(xué)校合并時(shí)，檔案隨之并入；學(xué)校分立時(shí)，檔案由原 校保存。附件:

4、1.文字檔案材料印制格式要求。2. 檔案材料立卷裝訂存放的要求。3. 學(xué)校檔案目錄索引（參考）。附件1文字檔案材料印制格式要求（參考）檔案用紙：采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅 面尺寸為：210 mm 297 mm。頁(yè)邊與版心尺寸：檔案用紙?zhí)祛^（上白邊）為 37 mn 1 mm公文用紙訂口 （左白邊）為28mn 1mm版心尺寸為156 mn 225 mm。字體字號(hào)：標(biāo)題一般用2號(hào)加粗宋體字，文中標(biāo)題層次 依次為“一、”“（一）”“ 1. ”“（ 1）”，一級(jí)標(biāo)題用黑體，二級(jí) 標(biāo)題用楷體，三、四級(jí)標(biāo)題用 3號(hào)仿宋體；每個(gè)自然段開(kāi)始 行左側(cè)空兩字符；如無(wú)特殊說(shuō)明，正文文字格式一般用3

5、號(hào)仿宋體字。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和數(shù)字：標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用全角，阿拉伯?dāng)?shù)字用半角。行數(shù)和字?jǐn)?shù)：一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐 滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整，如首頁(yè)和尾頁(yè)等。文字的顏色：如無(wú)特殊說(shuō)明，正文文字的顏色均為黑色。印制要求：雙面印刷，印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白，版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心 不斜。文字材料的日期：所有的檔案資料均應(yīng)標(biāo)明日期，沒(méi)有 日期的檔案是沒(méi)有意義的，沒(méi)有任何保存價(jià)值。用阿拉伯?dāng)?shù) 字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即 1不編為01）。附件2檔案資料立卷裝訂存放要求（參考）各類檔案盒里裝的是當(dāng)學(xué)年的檔案資料，也就是每年的 秋季開(kāi)學(xué)（一般是9

6、月1日）到下一年的暑假結(jié)束（一般是 8月31日）這個(gè)期間的檔案資料。 每年暑假期間開(kāi)始對(duì)即將 過(guò)去的學(xué)年度檔案資料進(jìn)行整理，該補(bǔ)充的補(bǔ)充，該打印的 打印，進(jìn)而分類、立卷、裝訂、存放。立卷要求一、各類文字檔案資料一般情況下按學(xué)年度立卷，每卷 大約100張紙左右（200頁(yè)左右）。若某類檔案多卷，末卷小 于100頁(yè)可并入上一卷，大于 100頁(yè)且不足200頁(yè)可裝訂成二、兩種小于100頁(yè)的檔案資料可合并立卷。1. 每卷裝訂前要編好頁(yè)碼，單數(shù)頁(yè)碼在右上角，雙數(shù)頁(yè) 碼在左上角，編好頁(yè)碼后編制本卷的目錄。按卷宗編號(hào)，把 每一卷的目錄合并在一起形成年度檔案總目錄。2. 立卷檔案統(tǒng)一封面，封面標(biāo)注編號(hào)和本卷的類別

7、。每學(xué)年把所有的立卷檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)采用“10位數(shù)兩杠一括號(hào)”的形式，如 2015-16-01（ 10），表示2015-2016學(xué)年度第一卷檔案，括號(hào)里數(shù)字表示這個(gè)年度檔案資料共有10卷3. 各種機(jī)構(gòu)設(shè)置、課程表等檔案資料，以及幾年不變的 如學(xué)校平面圖、建筑設(shè)計(jì)圖等，可長(zhǎng)期存放在檔案盒里，不 必裝訂。左側(cè)裝訂成卷的檔案采用棉線繩子裝訂：1. 每本100-200張紙，雙面打印 200-400頁(yè)。2. 用打孔機(jī)左側(cè)打孔，孔距均勻，孔與卷脊的距離不少于5mm,4孔5線縫法且每孔繚繞卷脊，繩結(jié)打在每卷的背面。3. 打孔時(shí)要注意和繩子相匹配，防止孔大繩細(xì)，裝訂不 牢固。存放1. 每年立卷裝訂好的檔案不

8、再放入原檔案盒內(nèi)，按照每 卷的編號(hào)順序，小號(hào)在上，大號(hào)在下疊放一起，最上面放 置年度總目錄，放在標(biāo)注年度明顯的檔案櫥或柜子里，以 便節(jié)省空間、易查找。2. 實(shí)物資料，如錦旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等要放到學(xué)校展室里 分別懸掛在墻上、放置在展臺(tái)上，并單個(gè)拍照建立電子 檔。3. 音像資料要存儲(chǔ)在專用設(shè)備上，按年度編號(hào)建立電子 檔案，并有復(fù)制另存。檔案編號(hào)：2018 19-01 （10）類別：1. xxxxxxxxxxxx（? ?頁(yè)）2. xxxxxxxxxxxx（? ?頁(yè)）3. xxxxxxxxxxxx（? ?頁(yè)）附件3深圳德邦高級(jí)中學(xué)檔案資料目錄索引（參考）一、辦公室、教導(dǎo)處檔案資料目錄（101 705）第

9、一類：文件資料（101 103）101. 學(xué)校簡(jiǎn)介、平面圖、全校教職工登記表。102. 上級(jí)文件（意見(jiàn)、通知、法規(guī)等）。103. 學(xué)校黨工團(tuán)部門（黨支部、工會(huì)、共青團(tuán)）組織 機(jī)構(gòu)、工作計(jì)劃、會(huì)議記錄及工作總結(jié)。第二類：常規(guī)管理（201 206）201. 校董會(huì)、校委會(huì)、教務(wù)處、政工處、后勤處、教 代會(huì)、團(tuán)支部、學(xué)生會(huì)等組織機(jī)構(gòu)及分工。202. 學(xué)校遠(yuǎn)、中、近期發(fā)展規(guī)劃（建設(shè)、管理、規(guī)模 等）及學(xué)年度、學(xué)期工作計(jì)劃和總結(jié)；班、級(jí)組、科組學(xué) 年度、學(xué)期工作計(jì)劃及總結(jié)。203. 學(xué)校規(guī)章制度（合訂本）（校歷表、作息時(shí)間 表、請(qǐng)銷假、考勤、考核、獎(jiǎng)懲、辦公、教學(xué)、教研、財(cái) 務(wù)、衛(wèi)生、安全、例會(huì)、教代會(huì)

10、與民主管理、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、 崗位職責(zé)等）。204. 各種會(huì)議記錄（校董會(huì)、校務(wù)會(huì)、教代會(huì)、學(xué)生 會(huì)等會(huì)議紀(jì)錄）。205. 校報(bào)、?？?、校務(wù)公開(kāi)資料。206. 教職工考勤記錄、班級(jí)紀(jì)律衛(wèi)生檢查評(píng)比情況記 錄。208.學(xué)校榮譽(yù)登記及圖片、證件復(fù)印件。第三類：教學(xué)工作（301 303）301. 教務(wù)處大事安排表、總課程表、任課表、學(xué)期 （學(xué)年度）總結(jié)。302. 教學(xué)常規(guī)檢查記錄（課堂教學(xué)、備課、作業(yè)批 改、輔導(dǎo)、課外活動(dòng)等檢查情況記錄）。303. 各班各科期中、期末考試成績(jī)統(tǒng)計(jì)表（升級(jí)、畢 業(yè)考試、學(xué)科競(jìng)賽等）。第四類：教研工作（401 405）401. 各學(xué)科教研活動(dòng)計(jì)劃、記錄與總結(jié)。402. 公開(kāi)課

11、、優(yōu)質(zhì)課、觀摩課活動(dòng)安排及總結(jié)，主講 人的課堂設(shè)計(jì)（教案）。403. 教育干部、教研組長(zhǎng)及教師聽(tīng)課、評(píng)課、說(shuō)課記 錄。404. 教研通訊、論文成果、獲獎(jiǎng)記錄。405. 科研課題申請(qǐng)報(bào)告、實(shí)施方案、階段性成果總結(jié) 及專項(xiàng)教改試驗(yàn)情況。第五類：教師管理（501 504）501. 專任教師基本情況、任課及工作量情況登記表。 教師獲學(xué)校及以上的獎(jiǎng)勵(lì)和處分統(tǒng)計(jì)表。502. 教師培訓(xùn)計(jì)劃、內(nèi)容、登記表等（含國(guó)培、市 培、校培等）。503. 語(yǔ)言文字工作領(lǐng)導(dǎo)小組、計(jì)劃、總結(jié)，教師普通 話等級(jí)證書復(fù)印件，師生口語(yǔ)實(shí)踐活動(dòng)記錄。504. 教師業(yè)務(wù)檔案（個(gè)人基本情況登記表，說(shuō)課、優(yōu) 質(zhì)課、公開(kāi)課教案，論文論著復(fù)印

12、件，專業(yè)技術(shù)考核、職 業(yè)道德考核及學(xué)歷和各種獎(jiǎng)勵(lì)證書復(fù)印件等）。第六類：學(xué)生管理（601 607）601. 學(xué)生入學(xué)情況登記表（以班級(jí)為單位）。602. 學(xué)籍檔案（或電子檔）。603. 畢業(yè)生花名冊(cè)（以班級(jí)為單位），學(xué)生各科成績(jī) 登記冊(cè)（入學(xué)、期中、期末、畢業(yè)等），學(xué)生德育考核及 操行評(píng)語(yǔ)等。604. 學(xué)生變動(dòng)情況登記表、統(tǒng)計(jì)表及學(xué)籍變更材料。605. 殘疾兒童隨班就讀情況表，后進(jìn)生轉(zhuǎn)化情況記 錄，學(xué)生獲學(xué)校及以上單位獎(jiǎng)勵(lì)和處分統(tǒng)計(jì)表。606. 安全教育方案、內(nèi)容及方法，安全演練方案，安 全管理責(zé)任書等。607. 安全檢查記錄及專項(xiàng)整治資料，安全工作計(jì)劃和 總結(jié)。第七類：體育衛(wèi)生、藝術(shù)、科學(xué)、

13、勞動(dòng)及第二課堂活 動(dòng)（701 705701. 體育衛(wèi)生、藝術(shù)、科學(xué)、勞動(dòng)及第二課堂活動(dòng)領(lǐng) 導(dǎo)小組及計(jì)劃、總結(jié)。702. 學(xué)生體質(zhì)健康檢測(cè)登記表、統(tǒng)計(jì)表。703. 疾病預(yù)防宣傳教育活動(dòng)記錄，患病學(xué)生追蹤記 錄。704. 各種課外活動(dòng)小組活動(dòng)計(jì)劃、記錄、總結(jié)。705. 特長(zhǎng)生參加各種比賽及獲獎(jiǎng)情況。二、政教處、德育處檔案資料目錄（801 809）801. 德育工作組織機(jī)構(gòu)、工作計(jì)劃、活動(dòng)記錄及總結(jié)。802. 班主任職責(zé)，班級(jí)主題班會(huì)計(jì)劃、內(nèi)容、方式和記 錄，班主任研討、培訓(xùn)活動(dòng)記錄。803. 團(tuán)（隊(duì)）計(jì)劃、總結(jié)及活動(dòng)記錄，國(guó)旗下講話稿 等。804. 班級(jí)量化管理統(tǒng)計(jì)表。805. 好人好事記錄，個(gè)別

14、教育記錄（個(gè)案教育），違紀(jì) 處理決定。806. 警校共建活動(dòng)記錄，法制教育活動(dòng)記錄。807. 家長(zhǎng)學(xué)校資料（組織、制度、計(jì)劃、教案、活動(dòng)記 錄、總結(jié)等）。808. 心理健康教育情況記錄（計(jì)劃、情況調(diào)查、分析、 團(tuán)體訓(xùn)練、個(gè)別咨詢）。809. 德育課題研究資料（課題、研究過(guò)程、成果）， 德育論文、獲獎(jiǎng)記錄（證書或復(fù)印件）。三、圖書室（館）檔案資料目錄（901 905）901. 圖書管理員：登記表、職責(zé)、培訓(xùn)情況，圖書室 （館）或個(gè)人獲獎(jiǎng)及論文發(fā)表情況記錄。902. 圖書賬冊(cè)（文字版和電子版）（購(gòu)入時(shí)間、價(jià)格、 注銷等情況）。903. 師生的辦證登記、閱讀記錄、班級(jí)借閱和師生個(gè)人 年度借閱明細(xì)表、

15、讀書活動(dòng)推薦圖書的統(tǒng)計(jì)表。904. 圖書目錄索引及其他為教育教學(xué)服務(wù)的報(bào)刊、雜 志、文獻(xiàn)等資料（圖片、影像等）。905. 年度圖書館經(jīng)費(fèi)使用情況的會(huì)計(jì)資料。四、 儀器設(shè)備檔案資料目錄（1001 1008）1001. 實(shí)驗(yàn)室管理制度，實(shí)驗(yàn)員職責(zé)，實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備登 記冊(cè)、目錄索引及說(shuō)明書等。1002. 實(shí)驗(yàn)教學(xué)進(jìn)度表，實(shí)驗(yàn)報(bào)告單。1003. 教學(xué)儀器、設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃申請(qǐng)表，教學(xué)儀器驗(yàn)收 單。1004. 教學(xué)儀器設(shè)備借用登記表，教學(xué)儀器設(shè)備報(bào)廢、 損失（調(diào)出）登記表。1005. 教學(xué)儀器設(shè)備維修保養(yǎng)記錄。1006. 易燃、易爆、有毒藥品使用登記表。1007. 自制教具及第二課堂活動(dòng)情況。1008. 學(xué)生實(shí)驗(yàn)操作考核記錄。五、 音體美和現(xiàn)代教育技術(shù)檔案資料目錄（1101 - 1106）1101. 音體美器材配備和現(xiàn)代教育技術(shù)裝備（含計(jì)算機(jī) 教室、多媒體室、錄播室、網(wǎng)管室、監(jiān)控室等）登記冊(cè)， 各室配套建設(shè)的申請(qǐng)報(bào)告、購(gòu)置合同、組織驗(yàn)收、維修、 保養(yǎng)、報(bào)廢等記錄。1102. 功能教室（音體美專業(yè)教室、計(jì)算機(jī)教室、多媒 體室、錄播室、網(wǎng)管室、監(jiān)控室等）使用情況記錄。1103. 音體美和現(xiàn)代教育技術(shù)師資登記表及參加培訓(xùn)情 況。1104. 音體美和現(xiàn)代教育技術(shù)軟件資料目錄（電教教 材收費(fèi)許可證、年檢），音體美和現(xiàn)代教育技術(shù)軟、硬件 借用登記。1105. 音體美和現(xiàn)代教育