淺談辦公自動化及其在煤礦中的推廣應(yīng)用

1、淺談辦公自動化及其在煤礦中的推廣應(yīng)用摘要：本文介紹了辦公自動化系統(tǒng)在知識經(jīng)濟管理時代的開發(fā)與應(yīng)用，辦公自動化對于煤炭企業(yè)信息化建設(shè)具有一定的引導(dǎo)和示范作用。關(guān)鍵詞：辦公自動化；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；開發(fā)應(yīng)用；煤礦前言 信息技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，正在改變著人們幾千年來形成的信息傳遞方式、人際間的溝通方式和社會管理的組織方式。辦公自動系統(tǒng)（OfficeAutomationSystem）是基于先進的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)基礎(chǔ)上的分布式軟件系統(tǒng)，通過有效的資源共享和信息交流，達(dá)到提高個人工作效率、降低勞動強度、減少重復(fù)勞動的目的【1】。 煤炭是我國的主要能源，煤炭工業(yè)的發(fā)展保證并促進了國民經(jīng)濟的發(fā)展，而安全則是煤炭

2、生產(chǎn)高速發(fā)展的基本保證，但是由于我國煤炭安全工作的基礎(chǔ)比較薄弱，安全監(jiān)測手段長期以來比較落后，缺乏足夠的監(jiān)督手段，安全生產(chǎn)形勢不容樂觀【2】。煤礦安全管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)早期由于各方面技術(shù)水平的限制，各環(huán)節(jié)相互獨立，利用效率低下，可靠性也低。隨著生產(chǎn)規(guī)模發(fā)展以及管理的需要，簡單的自動化系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足建設(shè)生產(chǎn)需求。隨著各項技術(shù)特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，煤礦企業(yè)對信息化建設(shè)提出了更高的要求。 1辦公自動化的層次及特點 OA（辦公自動化）技術(shù)分三個不同的層次：第一個層次只限于單機或簡單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)等輔助工具應(yīng)用，一般稱之為事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)。隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)

3、、計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點： （1）集成化。軟硬件網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。 （2）智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內(nèi)容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。 （3）多媒體化。包括對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。 （4）運用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）。通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計算機間進行交換和自動化處理。這個層次包括信息管理型OA系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。 辦公事務(wù)OA中，最為普遍的應(yīng)用有文字處理、電子排版、電子表格處理、

4、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程和管理、人事管理、財務(wù)統(tǒng)計、報表處理、個人數(shù)據(jù)庫等。這些常用的辦公事務(wù)處理的應(yīng)用可作成應(yīng)用軟件包，包內(nèi)的不同應(yīng)用程序之間可以互相調(diào)用或共享數(shù)據(jù)，以便提高辦公事務(wù)處理的效率。這種辦公事務(wù)處理軟件包應(yīng)具有通用性，以便擴大應(yīng)用范圍，提高其利用價值。 信息管型OA系統(tǒng)是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運營目標(biāo)關(guān)系密切的綜合信息的需要日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務(wù)型（或業(yè)務(wù)型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)存放有關(guān)單位的日常工作所必需的信息上。例如，在政府機關(guān)，這些綜合信息包括政

5、策、法令、法規(guī)，有關(guān)上級政府和下屬機構(gòu)公文、信函等政務(wù)信息； 一些公用服務(wù)事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括和服務(wù)項目有關(guān)的所有綜合信息； 公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括工商法規(guī)、經(jīng)營計劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務(wù)、庫存統(tǒng)計、用戶信息等。作為一個現(xiàn)代化的政府機關(guān)或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效益和質(zhì)量，必需具備本單位的各個部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)。這個數(shù)據(jù)庫建立在事務(wù)級OA系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，構(gòu)成信息管理型的OA系統(tǒng)。 決策支持型OA系統(tǒng)是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，綜合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計算機

6、執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。 事務(wù)級OA系統(tǒng)、信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)是廣義的或完整的OA系統(tǒng)構(gòu)成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調(diào)用和計算機數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信手段做出。一體化的OA系統(tǒng)的含義是利用現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)把三個層次的OA系統(tǒng)集成一個完整OA系統(tǒng)，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復(fù)輸入信息和環(huán)節(jié)，以期提高整個辦公系統(tǒng)的效率。一體化、網(wǎng)絡(luò)化的OA系統(tǒng)的優(yōu)點是，不僅在本單位內(nèi)可以使用辦公信息的運轉(zhuǎn)更為緊湊有效。而且也利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地立遠(yuǎn)距離的辦公機構(gòu)間的信息通信，并且胡可能融入世界范圍內(nèi)的

7、信息資源共享。 例如，市政府辦公機構(gòu)，實際上經(jīng)常定期或不定期的收集各區(qū)、縣政府和其它機構(gòu)報送的各種文件，然后分檔存放并分別報送給予有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領(lǐng)導(dǎo)者研究各種文件之后作出決定，一般采取文件的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個典型的辦公過程。但應(yīng)當(dāng)注意到，領(lǐng)導(dǎo)在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關(guān)的資料，參照研究，才能決策，所以相關(guān)的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過程。 這個例子中，信息以文件方式傳遞、處理； 領(lǐng)導(dǎo)查閱，參照有關(guān)法規(guī)也是信息，這是數(shù)據(jù)信息。研究決定過程，主要是領(lǐng)導(dǎo)者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可先擇的方

8、案。在這個全過程中，如果采用計算機處理來往的文件，可以說是初步程度的自動化。 如可以用計算機查詢各種資料數(shù)據(jù)，這是更進一步的自動化，如果由計算機自動分析有關(guān)本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的人工智能觀念的辦公自動化。 另外，如果辦公系統(tǒng)是一個集成的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可能通過網(wǎng)絡(luò)傳遞信息，可以遠(yuǎn)程處理業(yè)務(wù)，那這就是一個更進一步的網(wǎng)絡(luò)化的辦公室自動化系統(tǒng)。 所以，辦公自動化系統(tǒng)本身是一個多層次的系統(tǒng)，在各種層面上可以說實現(xiàn)了辦公化和一部分業(yè)務(wù)，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術(shù)不同而逐步構(gòu)成一個更高級的自動化系統(tǒng)。 2辦公自動化建設(shè)對煤礦發(fā)展的作用 辦公自動化是實

9、現(xiàn)煤礦安全生產(chǎn)、管理現(xiàn)代化的手段，是煤礦發(fā)展的必然趨勢。 （1）借助因特網(wǎng)為煤礦提供最新市場信息和技術(shù)動態(tài)，網(wǎng)上發(fā)布產(chǎn)品信息，塑造煤礦形象。 （2）信息技術(shù)應(yīng)用于煤礦管理，使職能部門有機的結(jié)合在一起，大大提高了管理效能。 （3）通過內(nèi)部信息網(wǎng)提高煤礦材料和設(shè)備的管理水平，減少物質(zhì)消耗。 （4）通過信息化建設(shè)使信息傳遞的速度明顯加快，信息的質(zhì)量大大提高，從而減少決策的失誤。 3煤礦辦公自動化建設(shè)實施的步驟 （1）根據(jù)本礦的技術(shù)力量和應(yīng)用要求，選擇主流技術(shù)和設(shè)備建立本礦的計算機網(wǎng)絡(luò)，同時選擇好的符合自身特點的系統(tǒng)軟件。 （2）在網(wǎng)絡(luò)上建立人事、財務(wù)、材料、設(shè)備等大型的數(shù)據(jù)庫，大力挖掘有用的信息資源，讓大量有價值的、有序的信息在網(wǎng)上流動。 （3）利用現(xiàn)有的軟件技術(shù)開發(fā)礦進安全監(jiān)察管理、物料流動管理等基于計算機網(wǎng)絡(luò)的輔助管理系統(tǒng)。 （4）基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)建立起來后，按信息流的要求對煤礦傳統(tǒng)的工作流程進行改造，建立高效的生產(chǎn)管理系統(tǒng)。 4 結(jié)束語 煤礦辦公自動化是利用信息化技術(shù)集成