辦公室行政管理精細(xì)化方案

1、辦公室管理精細(xì)化方案辦公室精細(xì)化管理就是以科學(xué)管理為基礎(chǔ)，以精、準(zhǔn)、 細(xì)、嚴(yán)為特征，致力于提高管理水平、降低管理成本，提升 管理效率的一種管理方式。一、辦公室管理精細(xì)化的內(nèi)容與要求推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、 精細(xì)化的管理，需做好以下方 面的工作：1、定崗定責(zé)， 權(quán)責(zé)對(duì)等。 按照“定崗、 定責(zé)、 定標(biāo)準(zhǔn)” 的要求，健全辦公室工作的責(zé)任體系。根據(jù)辦公室工作職能 和流程，科學(xué)設(shè)置工作崗位。明確界定崗位職責(zé)，確定工作 銜接的節(jié)點(diǎn)和程序，做到分工明確、各司其職、協(xié)調(diào)配合。 按照局部功能最優(yōu)化、整體功能最大化的要求，將各項(xiàng)管理 標(biāo)準(zhǔn)具體分解到每一個(gè)工作崗位，形成崗位工作規(guī)范。2、優(yōu)化流程，保障有序運(yùn)作。建立科

2、學(xué)簡(jiǎn)約、清晰明 了的工作流程，是推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的前 提。要借鑒現(xiàn)代管理理論， 健全和優(yōu)化辦公室各項(xiàng)工作流程。 要根據(jù)辦公室職能，建立信息調(diào)研，使各項(xiàng)工作均依流程運(yùn) 行。在流程設(shè)計(jì)中要做到目標(biāo)明確，環(huán)節(jié)清晰，努力實(shí)現(xiàn)各 環(huán)節(jié)間的“無(wú)縫銜接”，有機(jī)配合，信息共享，既相互促進(jìn) 又相互制約，既提高效率又減少出錯(cuò)率。3、實(shí)行考核評(píng)議，提高績(jī)效。要合理確定考核標(biāo)準(zhǔn)。 對(duì)一些程序性、易于量化的工作，盡可能設(shè)計(jì)量化指標(biāo)；對(duì) 那些非程序性、主觀因素較強(qiáng)的工作，設(shè)計(jì)必要的定性評(píng)價(jià) 的指標(biāo)。要采取科學(xué)的考核方法。充分運(yùn)用信息系統(tǒng)，自動(dòng) 選取并生成相關(guān)工作指標(biāo)。對(duì)一些難以量化的指標(biāo)，輔之以 必要的人

3、工方式，人機(jī)結(jié)合，提高考核效率。通過(guò)考核對(duì)辦 公室整體職能發(fā)揮情況進(jìn)行全面評(píng)價(jià)。4 、完善制度，夯實(shí)基礎(chǔ)。要健全辦公室各個(gè)環(huán)節(jié)事務(wù) 管理的工作制度， 避免出現(xiàn)管理真空。 要完善督促檢查制度， 提高執(zhí)行力。要對(duì)現(xiàn)行制度進(jìn)行認(rèn)真清理，保留合理的，補(bǔ) 充必要的， 廢止過(guò)時(shí)的， 形成完善、 管用、有效的制度體系。5、強(qiáng)化保障，改進(jìn)手段。依托先進(jìn)的信息技術(shù)手段支 持，實(shí)現(xiàn)流程運(yùn)轉(zhuǎn)、工作評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、自動(dòng)化， 是推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的必由之路。三、做好辦公室管理精細(xì)化具體措施1、日常管理工作。管理目標(biāo)：使管理工作規(guī)范化、程 序化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，切實(shí)加強(qiáng)精細(xì)化管理。根據(jù)單位實(shí)際情況，梳

4、理，整合、修訂、補(bǔ)充各項(xiàng)規(guī)章 制度，審核、編制單位對(duì)內(nèi)、 對(duì)外的公文。 負(fù)責(zé)公文的承收、 登記、傳辦、存檔等。保證公文的時(shí)效性和處理的規(guī)范性， 為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作的開展提供保證。（1）文件的制發(fā)。包括打印、審核、校對(duì)、分發(fā)單位 下發(fā)的各類文件、通知、紀(jì)要、通告等。一般文稿由相關(guān)處 室的擬定清樣，向辦公室申請(qǐng)登記，填寫發(fā)文登記表。（ 2 ）公文處理。負(fù)責(zé)上級(jí)來(lái)文，登記、送閱、審簽后 分類存檔。省市其它部門及下屬單位來(lái)文，登記、簽批后送 主管領(lǐng)導(dǎo)閱示。2、檔案管理。管理目標(biāo)：檔案管理流程清晰、規(guī)范， 提高辦公效率，確保檔案的安全性及延續(xù)性。（1）對(duì)收發(fā)文進(jìn)行分級(jí)、分類、編號(hào)登記管理。（2）對(duì)檔案的調(diào)

5、閱、借用要按照文件密級(jí)規(guī)定，實(shí)行 嚴(yán)格的審批、登記、回收管理。（ 3 ）電子文檔和紙質(zhì)文檔同時(shí)保存，其它影音資料重 點(diǎn)保管， 做好安全保護(hù)工作。 改善檔案室管理?xiàng)l件， 引進(jìn)“檔 案電子管理信息化”管理軟件，提高科學(xué)化、精細(xì)化、信息 化管理的能力。3、會(huì)議通知及業(yè)務(wù)接待。管理目標(biāo)：及時(shí)、準(zhǔn)確、高 效。認(rèn)真做好各類會(huì)議的通知、會(huì)場(chǎng)安排、會(huì)議文件印發(fā)、會(huì)議記錄等。保證及時(shí)、準(zhǔn)確，不出差錯(cuò)。做好業(yè)務(wù)接待工 作。負(fù)責(zé)聯(lián)系各類參觀、學(xué)習(xí)、考察事宜。及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)督 辦事項(xiàng)，以及督辦完成情況的反饋。4、辦公耗材管理。管理目標(biāo)：降低辦公成本，杜絕浪 費(fèi)現(xiàn)象。 對(duì)于紙張的使用進(jìn)行嚴(yán)格控制， 領(lǐng)用時(shí)要造冊(cè)登記， 在

6、不影響工作要求的前提下可將紙張二次使用。對(duì)其他單位 部門借用打印、復(fù)印的情況，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可登 記使用。5、加強(qiáng)信息管理。 目標(biāo)：上傳下達(dá)， 重質(zhì)量， 講時(shí)效， 為發(fā)展決策，提供良好企業(yè)窗口，樹立企業(yè)形象。完善單位 網(wǎng)站管理。在現(xiàn)有網(wǎng)站基礎(chǔ)上改進(jìn)版面，增加欄目?jī)?nèi)容?；?復(fù)單位原有 OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。運(yùn)用收發(fā)文信息管理系統(tǒng) 管理辦公室收發(fā)文件。6、車輛調(diào)度管理。目標(biāo)：有效使用車輛，合理控制費(fèi) 用。運(yùn)用“三秦通”等交費(fèi)系統(tǒng)有針對(duì)性地采取交費(fèi)的措施， 達(dá)到不斷優(yōu)化的效果，降低車輛費(fèi)用。（1）集中管理，合理調(diào)配。嚴(yán)格按派車單安排車輛， 并記錄備案。 派車單先由用車處室填寫清楚用車時(shí)間、 地點(diǎn)、 事由、預(yù)計(jì)用車時(shí)間等，由