辦公室日常事務(wù)管理辦法

1、文件編號(hào)：-綜-2 / 7機(jī)密等級(jí)B編制審核批準(zhǔn)總經(jīng)理辦公室日常事務(wù)管理辦法、總則：為加強(qiáng)公司行政事務(wù)的管理，使辦公室管理系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化，保證各 項(xiàng)日常工作有序開(kāi)展，特制定本辦法。二、適用對(duì)象：公司所有辦公室工作人員（含各制造車(chē)間及各駐外辦公室）。三、細(xì)則：（一）辦公環(huán)境管理：1、辦公室環(huán)境衛(wèi)生由所在辦公室工作人員共同整理和維護(hù)。各辦公室 應(yīng)組織人力定期（以工作日為單位）打掃，保持清潔的辦公條件。2、辦公室工作人員應(yīng)保持辦公區(qū)域的整潔。辦公用品擺放有序，不得 在辦公桌上放置與工作無(wú)關(guān)的物品；窗臺(tái)、文件柜頂不得堆放雜物；墻壁 上不得張貼、懸掛有礙觀瞻的物品；定期（以工作日為單位）清理垃圾。3、辦

2、公室內(nèi)禁止吸煙。4、在辦公室應(yīng)避免化妝、進(jìn)食等不雅行為。5、進(jìn)出辦公室時(shí)應(yīng)輕聲關(guān)門(mén)；不得在辦公區(qū)域內(nèi)大聲喧嘩，在走廊、 樓梯上行走時(shí)應(yīng)放輕腳步。6、本著節(jié)能減耗的原則，空調(diào)開(kāi)放期間，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉門(mén)窗，休息時(shí)間（含午休）或長(zhǎng)時(shí)間離開(kāi)辦公室時(shí)，應(yīng)關(guān)閉空調(diào)、電燈和電腦顯示器等;機(jī)密等級(jí)B晚上加班期間（17: 00以后），只保留工作區(qū)域的照明；下班后應(yīng)及時(shí)關(guān)閉 空調(diào)、電燈和電腦顯示器，關(guān)好門(mén)窗。本款所涉事務(wù)如遇特殊情況且經(jīng)辦 人理由充足的，可作例外處理。（二）辦公室著裝管理：參照公司工服管理辦法（三）辦公用品管理：1、公司辦公用品由行政部統(tǒng)一采購(gòu)、管理。2、辦公用品分類(lèi)：、耐用品：參照辦公類(lèi)資產(chǎn)管理辦法

3、相關(guān)分類(lèi)、易耗品：第一類(lèi)：辦公文具類(lèi)，如鉛筆、圓珠筆（芯）、簽字筆（芯）、白板筆、 螢光筆、膠水、單（雙）面膠、大頭針、回形針、燕尾夾、文件夾、文件 袋、筆記本、信封、便箋、涂改液、剪刀、釘書(shū)釘、紙類(lèi)印刷品等。第二類(lèi)：辦公耗材類(lèi)，如：墨盒、碳粉、復(fù)印紙、打印紙等。第三類(lèi)：生活用品，如面巾紙、毛巾、紙杯等。3、各部門(mén)需要申請(qǐng)辦公用品的，應(yīng)提報(bào)行政部（屬耐用品，參照辦公類(lèi)資產(chǎn)管理辦法相關(guān)規(guī)定辦理；屬易耗品，填寫(xiě)辦公用品申購(gòu)單，見(jiàn)附件1）匯總采購(gòu)。4、行政部根據(jù)各部門(mén)辦公用品申購(gòu)單發(fā)放辦公用品（領(lǐng)用人須簽字確認(rèn)），并于每月中旬統(tǒng)計(jì)上月各部門(mén)辦公用品費(fèi)用。5、申請(qǐng)和使用各類(lèi)辦公用品應(yīng)遵循適用、節(jié)約的原

4、則。筆類(lèi)盡量更換文件編號(hào)：-綜-3/7機(jī)密等級(jí)B筆芯；雙面使用紙張，不宜雙面使用的，盡量用作草稿紙等；紙水杯一般 只提供給來(lái)訪(fǎng)客人使用。（四）電話(huà)管理：1、公司電話(huà)應(yīng)使用于必要的公務(wù)用途；上班時(shí)間內(nèi)，應(yīng)盡量減少私人 電話(huà)，若確有需要的，須在短時(shí)間內(nèi)結(jié)束通話(huà)。2、 員工需開(kāi)通辦公電話(huà)的，應(yīng)填寫(xiě)辦公電話(huà)申請(qǐng)單 （附件2）交行 政部報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。為節(jié)省開(kāi)支，辦公電話(huà)原則上安排 2人或多人并機(jī) 使用。需要單機(jī)、開(kāi)通國(guó)內(nèi)外長(zhǎng)途的，應(yīng)在“申請(qǐng)理由”欄特別注明理由。3、公司根據(jù)崗位需要為員工報(bào)銷(xiāo)手機(jī)話(huà)費(fèi)。申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)額度填寫(xiě)手機(jī) 話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)審批單，申請(qǐng)步驟為：?jiǎn)T工提出手機(jī)話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)t部門(mén)主 管確定員工手機(jī)

5、話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)額度t行政部審核t申請(qǐng)部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。報(bào) 銷(xiāo)手機(jī)話(huà)費(fèi)時(shí)，需先將報(bào)銷(xiāo)單交所在部門(mén)手機(jī)話(huà)費(fèi)審核人員審核，超額部 分不予報(bào)銷(xiāo)。（五）保密管理：1、員工負(fù)有保守公司秘密的義務(wù)。2、工作時(shí)間內(nèi)，應(yīng)及時(shí)整理文件資料；暫時(shí)離開(kāi)座位的，應(yīng)將正在操 作的電腦頁(yè)面最小化，將正在處理的文件資料翻蓋。3、工作暫告一段落時(shí)，應(yīng)及時(shí)將文本資料裝入文件夾中。草稿等無(wú)保 存價(jià)值但又涉及保密內(nèi)容的資料，應(yīng)用碎紙機(jī)處理。4、有密級(jí)的文件，按公司檔案管理相關(guān)規(guī)定集中保管。四、罰則（一）辦公環(huán)境雜亂，未按規(guī)定保持辦公場(chǎng)所整潔，開(kāi)啟空調(diào)時(shí)未及文件編號(hào)：-綜-4/7機(jī)密等級(jí)B時(shí)關(guān)閉門(mén)窗等違規(guī)行為，公司將在不定期的行政稽核時(shí)予以

6、拍照曝光。（二）下班后未及時(shí)關(guān)閉門(mén)窗和電燈、電腦、電風(fēng)扇、空調(diào)等電器，造成資源浪費(fèi)的，處以50元/次罰款。公司保安每天夜間巡邏應(yīng)登記上述違規(guī)行為，于第2天與違規(guī)部門(mén)主管確認(rèn)并落實(shí)責(zé)任人，以月為單位進(jìn)行 處罰。無(wú)責(zé)任人的，處罰由部門(mén)主管承擔(dān)。如同一部門(mén)有較多人員同時(shí)加 班，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)門(mén)窗和電器的關(guān)閉。（三）其他有違反本辦法之情形的，按公司相關(guān)規(guī)定處理。五、附則（一）各部門(mén)主管對(duì)本辦法所涉事務(wù)負(fù)有督辦責(zé)任。（二）本辦法自公布之日生效。附件：1.辦公用品申購(gòu)單2辦公電話(huà)申請(qǐng)單3手機(jī)話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)審批單二O七年一月十二日第一版發(fā)布文件編號(hào)：-綜-5 / 7機(jī)密等級(jí)B附件1:辦公用品申購(gòu)單部門(mén)：申購(gòu)時(shí)間:序號(hào)品名數(shù)量單位備注經(jīng)辦人：部門(mén)主管:行政部確認(rèn):附件2:文件編號(hào)：-綜-6/7機(jī)密等級(jí)B辦公電話(huà)申請(qǐng)單弋、通話(huà)類(lèi)別數(shù)量 電話(huà) 類(lèi)型本市通話(huà)國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途國(guó)際長(zhǎng)途單機(jī)并機(jī)申請(qǐng)理由:申請(qǐng)部門(mén)：申請(qǐng)時(shí)間:申請(qǐng)人：部門(mén)經(jīng)理審核：行