“三級管理”提升合同管理精益化水平

1、 “三級管理”提升合同管理精益化水平合同管理作為經(jīng)法工作中的一項重要內(nèi)容，在防范和降低企業(yè)法律風(fēng)險、減少經(jīng)濟糾紛、維護企業(yè)合法權(quán)益、保障生產(chǎn)經(jīng)營活動正常開展方面具有重要作用。通過加強機制建設(shè)，完善管理流程，建立了“三級管理”模式，消除了合同管理過程中的斷點和盲點，有效解決了管理界面不夠清晰、合同審批效率偏低、縱向?qū)I(yè)化和橫向協(xié)同能力不強等實際問題，提升了合同管理精益化水平。 一、主要做法 以“三級管理”模式優(yōu)化合同管理體系。合同全過程管理是防范合同法律風(fēng)險的核心。在合同發(fā)起部門設(shè)立合同聯(lián)絡(luò)員，對本部門內(nèi)所有合同文本起草的準(zhǔn)確性、簽訂時間的及時性、履行合同的全面性等內(nèi)容進行把關(guān)；設(shè)立管理、培訓(xùn)、

2、服務(wù)三個合同承辦部門，內(nèi)設(shè)合同承辦人，細(xì)化合同審核與簽署流程節(jié)點管控，在合同文本起草、簽訂、審批、履行、變更、終止的一系列程序中進行復(fù)查、管控與監(jiān)督；經(jīng)法部門充分發(fā)揮協(xié)調(diào)會商、指導(dǎo)完善、及時反饋、實時糾偏及全程監(jiān)督的職能，對合同對方資信、合同與招投標(biāo)文件內(nèi)容對應(yīng)、合同文本的起草及選擇使用、驗收結(jié)算、合同糾紛、歸檔等工作進行全面管理，嚴(yán)格規(guī)范合同聯(lián)絡(luò)員、合同承辦人業(yè)務(wù)行為。 嚴(yán)格通用制度落實。在合同的起草、簽訂、審批、履行、變更、終止、違約處理的全過程，嚴(yán)格落實國家電網(wǎng)公司合同管理辦法等通用制度的各項工作要求，遵循“統(tǒng)一歸口、統(tǒng)一職責(zé)、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一分類、統(tǒng)一文本、統(tǒng)一平臺”的原則，切實提高合同

3、管理的規(guī)范性，做到合同范本使用率100%、合同上傳經(jīng)法系統(tǒng)率100%、合同律師審核率100%。同時，嚴(yán)格合同審核，加強對合同管理每個階段及具體節(jié)點的風(fēng)險點識別，加大對重點合同風(fēng)險隱患的監(jiān)控，有效防范法律風(fēng)險。加強專業(yè)化合同管理人員隊伍建設(shè)。各級合同管理工作人員是開展好合同管理工作的關(guān)鍵因素，他們的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)也直接影響著合同管理工作的專業(yè)化水平。不斷加強合同管理人員隊伍素質(zhì)建設(shè)，組織參加合同承辦人資格考試，合同歸口管理人員、合同承辦人全部取得相應(yīng)資質(zhì)；常態(tài)化開展規(guī)章制度、法律法規(guī)、專業(yè)知識及綜合管理等業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促進合同管理人員隊伍專業(yè)化水平不斷提升。 建立健全臺賬資料管理。加強合同簽訂后

4、的管理，重視合同信息整理歸檔，不斷完善合同臺賬管理。對于合同信息、如合同編號、合同名稱、相對方、合同金額、合同承辦部門、承辦人等各項信息由合同承辦人按照統(tǒng)一的格式進行記錄，臺賬資料記錄完整、無缺漏。對于合同審核會簽單、合同正本及附件、相關(guān)的資質(zhì)證明等資料每年均由合同承辦部門進行整理、交檔案管理部門留存，以便日后查閱使用。強化合同管理檢查與考核。將“是否有效落實合同管理通用制度”納入部門績效考核指標(biāo)，考核評估依據(jù)來源于合同檢查結(jié)果。每季度開展合同管理專項檢查，在合同承辦風(fēng)險方面重點檢查國家電網(wǎng)公司統(tǒng)一合同文本使用、合同承辦質(zhì)量等情況；在合同審查風(fēng)險方面重點檢查合同審查意見的出具和落實情況；在合同

5、項目違規(guī)風(fēng)險方面重點檢查補簽合同、招投標(biāo)管理制度落實等情況。依據(jù)合同專項檢查結(jié)果開展績效考核評估，使得合同管理工作在發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、預(yù)防問題中不斷得到提升。 二、特色亮點 經(jīng)法部門歸口管理作用突出?！叭壒芾怼蹦Ｊ礁油怀鼋?jīng)法部門的歸口管理作用，所有合同均由經(jīng)法部門做最后審核并統(tǒng)一上傳至經(jīng)濟法律管理業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)。相較于由合同承辦人上傳合同、經(jīng)法部門在系統(tǒng)中審核的模式，經(jīng)法部門集中審核上傳的做法能夠在發(fā)現(xiàn)問題時及時回退合同承辦人修改，降低了合同上傳系統(tǒng)前出錯概率，避免了因合同反復(fù)修改上傳造成系統(tǒng)流傳時間過長的問題，提高了合同審批效率。合同承辦人專業(yè)內(nèi)容審核效用明顯。簽訂合同內(nèi)容涉及不同專業(yè)，

6、為加強對合同中專業(yè)性條款及內(nèi)容的審核，有針對性地設(shè)置合同承辦部門，并指定合同承辦人，由合同承辦人負(fù)責(zé)審核對應(yīng)專業(yè)的合同。除審核合同的合規(guī)性、規(guī)范性之外，合同承辦人還對合同中涉及專業(yè)性工作內(nèi)容進行審核。合同承辦人均具備相關(guān)專業(yè)管理工作經(jīng)驗，可以進一步提高合同審核質(zhì)量，并作為經(jīng)法部門審核的有效補充，在避免合同糾紛，保護管培中心合法權(quán)益方面作用明顯。建立供應(yīng)商動態(tài)管理機制。加強合同簽訂前的供應(yīng)商資信狀況的審查和管理，建立供應(yīng)商資信庫，所有在庫及新入庫的供應(yīng)商，均需以年度為周期，提供資質(zhì)證明材料以更新資信庫信息。所有證明材料必須為原件，確保資信庫內(nèi)容真實可靠，避免供應(yīng)商的虛假欺騙行為。同時跟蹤監(jiān)督供應(yīng)

7、商履約狀況，并將其作為評價供應(yīng)商的一項重要指標(biāo)納入資信庫動態(tài)更新，有效防范供應(yīng)商不能履約情況的發(fā)生。經(jīng)法、財務(wù)、審計協(xié)同發(fā)力。精益化合同管理需要部門間高效協(xié)同，共同發(fā)力。為在合同管理中將制度法規(guī)、政策要求落實到位，經(jīng)法部門與財務(wù)部門、審計部門協(xié)調(diào)聯(lián)動，對相關(guān)政策或上級要求變化情況做到及時掌握、迅速響應(yīng)，明確合同審核過程中的最新要求和注意事項。通過層層傳導(dǎo)、精準(zhǔn)執(zhí)行，對因財務(wù)、審計政策要求變化帶來的合同問題做到心中有數(shù)、防患未然，防范合同支付結(jié)算和審計環(huán)節(jié)風(fēng)險。 三、工作成效 合同管理質(zhì)量和效率明顯提高。以“三級管理”模式為核心，以加強合同承辦部門內(nèi)部管理為重點，使合同管理工作在專業(yè)分工、橫向協(xié)

8、同、流轉(zhuǎn)銜接、閉環(huán)管理等方面得到了有效整合。合同審核更加嚴(yán)格，通過嚴(yán)格合同承辦部門內(nèi)部審核，著力發(fā)現(xiàn)合同中存在的風(fēng)險，減少和避免了違規(guī)現(xiàn)象的發(fā)生；合同履約更加精細(xì)，合同聯(lián)絡(luò)員通過對合同執(zhí)行情況進行實時監(jiān)督，建立合同履行臺賬等措施，提高了合同履約及時率；合同基礎(chǔ)工作夯實，在合同承辦部門內(nèi)部有效落實、分解了合同管理通用制度各項要求，使合同起草、歸檔等基礎(chǔ)工作更加扎實。 合同全過程管控能力顯著增強。從合同的起草、審核、訂立、履行、變更到解除等全過程進行嚴(yán)格的管控，不僅重視簽訂前的合同管理，且重視簽訂后履行中的管控。通過嚴(yán)格審查資質(zhì)、資信、合同會簽審核等強化簽訂前的過程管控；通過完善履約情況記錄、建立健全臺賬資料管理強化簽訂后的管理，使合同管理全過程都處于有效管控的狀態(tài)，減少因合同導(dǎo)致的法律風(fēng)險。合同風(fēng)險防范水平不斷提升。各部門嚴(yán)格執(zhí)