管理體系文件管理程序

1、Q/2AGX01-2012 1 范圍本程序適用于哈飛汽車工業(yè)集團(tuán)有限公司（以下簡稱公司管理體系文件的編 寫、發(fā)布、修訂、維護(hù)與評價。本程序適用于公司本部,以及各分廠、分子公司。2目的旨在保證公司管理體系文件的統(tǒng)一性、完整性、一致性和協(xié)同性。3術(shù)語和定義3.1管理體系（HF-MS,Hafei-Management System文件，包括制度規(guī)范、管控（評估 標(biāo)準(zhǔn)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、管理授權(quán)表和管理手冊等。3.1.1制度規(guī)范:由公司各職能部門及各二級單位制定的以書面形式表達(dá),并以一 定方式發(fā)布的、非針對個別事務(wù)處理的規(guī)范總稱。包括章程、原則、規(guī)定、實(shí)施細(xì) 則和決定等非流程性文件。3.1.2業(yè)務(wù)

2、管控（評估標(biāo)準(zhǔn):哈飛汽車實(shí)施業(yè)務(wù)管控的綱領(lǐng)性、政策性文件，主要 闡述長安汽車各業(yè)務(wù)管理和控制評價的基本原則和關(guān)鍵條款。3.1.3管理地圖:展現(xiàn)本單位業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系,使業(yè)務(wù)架構(gòu)顯性化的業(yè)務(wù)框架圖。3.1.4程序文件描述橫向跨部門、縱向跨層級協(xié)作性工作的文件。通常是由一 系列流程組成，輔之以職能職責(zé)、業(yè)務(wù)規(guī)則、記錄表單等一系列標(biāo)準(zhǔn),從而實(shí)現(xiàn)對業(yè) 務(wù)流轉(zhuǎn)關(guān)系的全面描述。部門內(nèi)部跨業(yè)務(wù)處的協(xié)作性文件也屬于程序文件范疇。3.1.5作業(yè)指導(dǎo)書:描述封閉在處室內(nèi)部完成的管理工作，涉及工作步驟、操作規(guī) 程、經(jīng)驗(yàn)技巧、動作要領(lǐng)等各種指導(dǎo)性內(nèi)容。3.1.6管理授權(quán)表管理授權(quán)是指將業(yè)務(wù)中的決策責(zé)任和資源控制權(quán)賦予下屬

3、，使 下屬獲得決策權(quán)和行動權(quán)。管理授權(quán)表描述管理體系文件中業(yè)務(wù)審批的授權(quán)情況。3.1.7管理手冊是某一范圍數(shù)據(jù)、資料或文件的匯編，內(nèi)容通常是某一專業(yè)或某 方面程序、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)等文件的集合。4職責(zé)Q/2AGX01-2012 4.1 管理信息部4.1.1負(fù)責(zé)哈飛汽車管理體系的建立、體系文件的格式審核、體系文件的維護(hù) 與評價;4.1.2負(fù)責(zé)管理體系文件的編號管理；4.1.3負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、考核各單位管理體系文件的執(zhí)行情況。4.2各單位：負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)領(lǐng)域管理體系文件的編寫、修訂和完善;負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查、考核本 單位編寫發(fā)布的管理制度和流程文件的執(zhí)行情況。4.2.1各單位管理提升推進(jìn)員：(1負(fù)責(zé)本單位

4、管理體系文件的審核、維護(hù)；(2負(fù)責(zé)組織本單位體系文件的培訓(xùn)工作。422各單位一把手負(fù)責(zé)審核本單位管理體系文件、會簽相關(guān)業(yè)務(wù)文件,簽發(fā)本 單位作業(yè)指導(dǎo)書。4.3質(zhì)量部、制造物流部等專業(yè)部門負(fù)責(zé)分管專業(yè)文件的會簽。4.4公司分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審核、簽發(fā)主管業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理體系文件。4.5公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)簽發(fā)涉及資金方面的管理體系文件。5工作要求及程序5.1工作要求5.1.1管理體系文件的編寫各單位根據(jù)業(yè)務(wù)需要，編寫管理體系文件，程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、管理授權(quán)表 格式見附錄B.1、附錄B.2、附錄B.3。5.1.2管理體系文件的發(fā)布(1公司業(yè)務(wù)管控(評價標(biāo)準(zhǔn)、管理地圖、管理授權(quán)表，由管理信息部統(tǒng)一組織各 單位

5、進(jìn)行編寫，集中組織評審后、報公司總經(jīng)理簽發(fā)后發(fā)布。(2針對新業(yè)務(wù)或未制定規(guī)范的已有業(yè)務(wù),需要新增制度規(guī)范、程序文件或管理 手冊:發(fā)布單位發(fā)起協(xié)同平臺“管理體系文件發(fā)文流程，(發(fā)文表單見附錄B.4,提出 文件的發(fā)布申請。寫明新增文件的目的、業(yè)務(wù)范圍和主要內(nèi)容。若在業(yè)務(wù)管理地圖 上沒有該文件，需要修訂管理地圖。Q/2A GX01-2012發(fā)布單位管理提升推進(jìn)員審核后，單位一把手審核，若涉及其 它部門職責(zé)和工作，送相關(guān)部門會簽;如不涉及其他部門職責(zé)和工作，直接送管理信息 部審核。 會簽單位完成會簽后，會簽通過的送管理信息部審核;如會簽未通過，則退回發(fā) 文單位一把手。 管理信息部首先對文件的規(guī)范性進(jìn)行

6、審核，審核通過后進(jìn)行體系文件編號，并 根據(jù)文件是否跨領(lǐng)域、是否是關(guān)注重點(diǎn)，及時送專業(yè)部門會簽或公司辦公室。 公司辦公室復(fù)核后，送業(yè)務(wù)主管副總經(jīng)理審核、簽發(fā)。 公司主管業(yè)務(wù)副總經(jīng)理審核簽發(fā)主管業(yè)務(wù)領(lǐng)域的體系文件;如需公司其他領(lǐng) 導(dǎo)會簽或涉及資金等重要事項需總經(jīng)理簽發(fā)的文件，主管副總經(jīng)理需批示明確意見, 公司辦公室根據(jù)主管副總經(jīng)理批示意見送文。 公司總經(jīng)理簽發(fā)涉及資金等重要事項的文件，以及公司主管業(yè)務(wù)副總經(jīng)理批 示需公司總經(jīng)理簽發(fā)的文件。(3新增作業(yè)指導(dǎo)書由發(fā)布單位編寫完成后交本單位管理提升推進(jìn)員審核，再由 本單位一把手審批、報管理信息部備案后自行發(fā)布。5.1.3管理體系文件變更的發(fā)布根據(jù)公司業(yè)務(wù)

7、發(fā)展需要等原因，須新增或修訂管理體系文件時，發(fā)布單位發(fā)起協(xié) 同平臺“管理體系文件發(fā)文流程，寫明變更原因。(1涉及文件名稱及術(shù)語變化的公司級管理體系文件的變更，經(jīng)本單位管理提升 推進(jìn)員、一把手審核后發(fā)給管理信息部備案，管理信息部更新協(xié)同平臺上的管理體 系文件。(2涉及業(yè)務(wù)規(guī)則、流程運(yùn)行、組織機(jī)構(gòu)變化的公司級管理體系文件變更，經(jīng)本 單位管理提升推進(jìn)員、一把手、管理信息部審核后，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。(3涉及資金等重要事項變化的管理體系文件的變更，經(jīng)本單位管理提升推進(jìn) 員、一把手、管理信息部審核，專業(yè)部門會簽、公司分管領(lǐng)導(dǎo)會簽、總經(jīng)理簽發(fā)后 發(fā)布。(4作業(yè)指導(dǎo)書發(fā)生變更、經(jīng)本單位管理提升推進(jìn)員審核、一

8、把手審批后報管 理信息部備案后自行發(fā)布。5.1.4管理體系文件的修訂(1制度規(guī)范的修訂各單位根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要及時修訂制度規(guī)范。(2業(yè)務(wù)管控(評價標(biāo)準(zhǔn)的修訂Q/2AGX01-2012在戰(zhàn)略制定年、業(yè)務(wù)模式發(fā)生變化等環(huán)境下，各單位組織修訂 管控(評價標(biāo)準(zhǔn)。(3管理地圖、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書的修訂各單位根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要及時修訂管理地圖、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書,對程序 文件、作業(yè)指導(dǎo)書的修訂記錄應(yīng)填寫完整。(4業(yè)務(wù)授權(quán)表的修訂在政策環(huán)境、公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)模式發(fā)生變化時，各單位及時修訂業(yè)務(wù)授權(quán)表。(5管理手冊的修訂各單位根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要及時修訂管理手冊。5.1.5管理體系文件的維護(hù)(1各單位管理提升推進(jìn)員每

9、年11月30日前對管理體系文件的完整性進(jìn)行回顧 與維護(hù)，并填寫管理體系文件維護(hù)表(見附錄B.5發(fā)送給管理信息部。(2管理信息部在審核、發(fā)布后及時進(jìn)行管理體系文件的維護(hù)，并更新協(xié)同平臺 管理體系模塊，同時做好記錄(見附錄B.6、B.7。5.1.6管理體系文件的評價管理信息部每年根據(jù)管理診斷計劃對各單位管理體系文件的完整性、一致性和 協(xié)同性進(jìn)行評價,并視情節(jié)輕重進(jìn)行通報或提出考核意見。5.2工作流程521管理體系文件發(fā)布流程(1管理體系文件發(fā)布流程圖管理體系文件發(fā)布流程圖見圖loQ/2AGX01-2012NNNNNYN時間流程名稱|管理體系文件的發(fā)布流程流程擁有者:管理信息部各單位開始1發(fā)起協(xié)同平

10、臺管理體系文件發(fā)布流程2. 管理推進(jìn)員審核3. 把手審核3個工作日4會簽N1個工作日1個工作日2個工作日會簽部門管理信息部結(jié)束11備案5審核與質(zhì)量、制造相關(guān)的文件送質(zhì)量部、制造部會簽N&審核/簽發(fā)6. 會簽公司分管領(lǐng)導(dǎo)專業(yè)部門公司總經(jīng)理9. 簽發(fā)Y2個工作日1個工作日1個工作日Y10. 封發(fā)12.下發(fā)/培訓(xùn)作業(yè)指導(dǎo)書、涉及文件名稱及術(shù)語變化文件涉及資金等重要事項的文件簽發(fā)主管業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件Y7. 復(fù)核公司辦公室圖1管理體系文件發(fā)布流程圖(2管理體系文件發(fā)布流程說明管理體系文件發(fā)布流程說明見表lo表1管理體系文件發(fā)布流程序號活動名稱執(zhí)行者執(zhí)行時間輸入物參考文件交付品1發(fā)起協(xié)同平臺管理體系文件發(fā)布

11、流程發(fā)文單位1個工作日擬發(fā)文體系文件2發(fā)文單位管理推進(jìn)員審核發(fā)文單位1個工作日擬發(fā)文體系文件審核意見、審核后的體系文件3審核單位一把手審核意見、審核后的體系文件審核意見、審核后的體系文件4相關(guān)部門會簽會簽單位審核意見、審核后的 體系文件會簽意見、會簽后的體系文件Q/2AGX01-20125審核、編號。作業(yè)指導(dǎo)書、涉及文件名稱/術(shù)語變化的進(jìn)入第11步管理信息部1個工作日審核意見、體系文件審核、編號后的體系文件6會簽。與質(zhì)量體系、制造體 系相關(guān)的文件 送相關(guān)專業(yè)管 理部門會簽 質(zhì)量部、制 造工程部1個工作日審核、編號后的體系文件會簽意見、會簽后的體系文件7復(fù)核公司辦公室復(fù)核意見、復(fù)核后的體系文件復(fù)

12、核意見、復(fù)核后的體系文件&1審批主管領(lǐng) 域、會簽相關(guān) 領(lǐng)域文件，進(jìn) 入第9步;簽 發(fā)主管領(lǐng)域其 他文件，進(jìn)入 第10步公司分管 領(lǐng)導(dǎo)/其他 與業(yè)務(wù)相 關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 復(fù)核意見、 復(fù)核后的 體系文件 審核/會簽 /簽發(fā)后的體系文件9總經(jīng)理簽發(fā)公司總經(jīng)理審核/會簽后的文件簽發(fā)意見、簽發(fā)后的文件10封發(fā)管理信息部簽發(fā)后的文件封發(fā)后的文件11備案管理信息部1個工作日封發(fā)后的文件12下發(fā)并組織培訓(xùn)發(fā)文單位封發(fā)后的文件6記錄序號記錄名稱格式記錄編號管理部門保存期限1程序文件模板附錄B.l HF-GX01-R01-01管理信息部2作業(yè)指導(dǎo)書模板附錄B.2 HF-GX01-R02-01管理信息部3管理授權(quán)表模板附錄B

13、.3 HF-GX01-R03-01管理信息部4管理體系文件發(fā)文表單附錄B.4 HF-GX01-R04-01管理信息部Q/2AGX01-20125管理體系文件維護(hù)表附錄B.5 HF-GX01-R05-01管理信息部6體系文件清單附錄B.6 HF-GX01-R06-01管理信息部7體系文件更新記錄表附錄B.7 HF-GX01-R07-01管理信息部7附錄附錄A參考標(biāo)準(zhǔn)附錄A.1管理體系文件編碼規(guī)則1管理地圖編碼規(guī)則1.1管理地圖編碼的結(jié)構(gòu)式：M - HF -xxxxxx第四層（年代碼長分隔符第三層（業(yè)務(wù)代碼短分隔符第二層（公司識別碼短分隔符第一層（管理地圖代碼圖11.1.1第一層為管理地圖代碼用一

14、位英文字母表示“M”。1.1.2第二層為管理地圖公司識別碼。1.1.3第三層為業(yè)務(wù)代碼見表1。表1業(yè)務(wù)代碼表序號業(yè)務(wù)分類代碼序號業(yè)務(wù)分類代碼Q/2AGX01-20121戰(zhàn)略及資源管理ZG2市場管理SC3財務(wù)管理CW4審計管理SJ5法律事務(wù)FL6人力資源管理RL7行政管理XZ 8采購管理CG9工藝技術(shù)管理GY 10質(zhì)量管理ZL11生產(chǎn)制造SZ 12設(shè)備能源管理SN13物流管理WL 14工程管理GC15汽車銷售管理XS 16國際貿(mào)易GM17管理信息GX 18環(huán)境、職業(yè)健康安全管理HS19項目管理XM 20售后備件管理BJ21企業(yè)文化管理WH 22紀(jì)檢監(jiān)察管理JJ23科技管理KJ 241.1.4第四

15、層為年份碼用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如2011年表示為2011。1.2示例2012年哈飛汽車批準(zhǔn)發(fā)布的管理信息領(lǐng)域管理地圖的編碼為:M-HF-GX2012。2程序文件編碼規(guī)則2.1程序文件編碼結(jié)構(gòu)式Q/2A - xxxxxxxx第四層（年份碼第三層（順序碼第二層（業(yè)務(wù)分類碼第三層（業(yè)務(wù)代碼短分隔符第二層（公司識別碼空一個字符段第一層（作業(yè)指導(dǎo)書代碼圖33.1.1第一層為作業(yè)指導(dǎo)書英文代碼“WI”。3.1.2第二層為公司識別碼。3.1.3第三層為業(yè)務(wù)代碼見表2。3.1.4第四層為程序文件順序碼,用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字從0199表示,若當(dāng)作業(yè)指導(dǎo) 書不隸屬于某個程序文件時，其程序文件順序碼為00。3.1.5

16、第五層為作業(yè)指導(dǎo)書順序碼，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字從0199表示。3.1.6第六層為年份碼，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如2011年表示為2011。3.2示例Q/2A GX01-2012 3.2.1 2012年哈飛汽車批準(zhǔn)發(fā)布的物流管理領(lǐng)域第1個管理標(biāo) 準(zhǔn)物流目標(biāo)和方案管理程序中的第一個作業(yè)指導(dǎo)書方案制定及實(shí)施作業(yè)指導(dǎo) 書，其編碼為：WIHF-WL01-012012。322 2012年哈飛汽車批準(zhǔn)發(fā)布的物流管理領(lǐng)域，并不隸屬于程序文件的第一個作業(yè)指導(dǎo)書淇編碼為:WIHF-WL00-0120124表單編碼規(guī)則4.1表單編碼結(jié)構(gòu)式：HF-xxxx - Rxx - xx第三層（版本碼短分隔符第二層（表單識別碼及順

17、序碼短分隔符第一層（文件編碼圖44.1.1第一層為表單所屬文件編號：1當(dāng)表單隸屬于程序文件時，其編碼為HF-文件編碼-表單識別碼及順序碼。2當(dāng)表單隸屬于作業(yè)指導(dǎo)書時，其編碼為HF-業(yè)務(wù)分類碼一順序碼一作業(yè)指導(dǎo)書順 序碼。4.1.2第二層為表單識別碼及順序碼用“R01-R99”表示。4.1.3第三層為表單版本號，用“0199”表示。4.1.4若程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書中含有同一表單，該表單的編碼以程序文件編碼 規(guī)則優(yōu)先。4.1.5多個程序文件含有同一表單，該表單優(yōu)先按照程序文件編碼靠前編碼。4.1.6既不屬于程序文件也不屬于作業(yè)指導(dǎo)書的獨(dú)立表單、其編碼中程序文件的 順序碼為00 o4.2示例421哈

18、飛汽車批準(zhǔn)發(fā)布的財務(wù)戰(zhàn)略預(yù)算管理程序（HF-CW01-2012的第一 張表單是“產(chǎn)品銷售預(yù)算表”,其表單（第一版編號:HF-CW01-R01-01。Q/2A GX01-2012 4.2.2 2012年哈飛汽車批準(zhǔn)發(fā)布的物流目標(biāo)和方案管理程 序中的第一個作業(yè)指導(dǎo)書方案制定及實(shí)施作業(yè)指導(dǎo)書，其第一個表單的第一 個版本的編碼為：HF-WL01-01-R01-01o4.3.3 2011年哈飛汽車物流與計劃領(lǐng)域有一個表單，它是物流與計劃領(lǐng)域的第一 個既不屬于程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書的表單，它的第一版本編碼為:HF-WL00-R01-Olo4.3.4 2011年哈飛汽車物流與計劃領(lǐng)域有第二個表單，它是物流與計

19、劃領(lǐng)域的第 二個既不屬于程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書的表單,它的第一版本編碼為:HF-WL00-R02- 01,以此類推。4.4臨時性表單編碼對于各單位使用的臨時性表單（有效期應(yīng)該在一個月內(nèi)，建議由本部門統(tǒng)一規(guī)范 后，由管理信息部備案并給定一個編號再行使用。附錄A.2管理信息部審核標(biāo)準(zhǔn)1文件格式是否符合體系文件格式要求；2新增的程序文件,所在領(lǐng)域管理地圖是否及時修訂；3若為質(zhì)量部、制造工程部關(guān)注的重點(diǎn)領(lǐng)域，需要送質(zhì)量部、制造物流部會簽；4以前是否發(fā)過類似的程序文件、表單、管理辦法、規(guī)定和細(xì)則等，若發(fā)過，需要注明原文件廢止;5有沒有對同一業(yè)務(wù)相似的程序文件、表單、管理辦法，是否有不一致的地方;6修訂的程

20、序文件、表單、作業(yè)指導(dǎo)書，修訂記錄是否填寫完整。附錄B記錄模板附錄B.1程序文件模板見表B.lo表B.11范圍本程序適用于XXXX。本程序適用于哈飛汽車工業(yè)集團(tuán)有限公司（以下簡稱哈飛汽車本部。Q/2AGX01-20122目的3術(shù)語和定義3.1XXXX3.2XXXX4職責(zé)4.1 XX 部門XXXX。4.2 XX部門：5工作要求及程序5.1工作程序5.1.1 XXXX(1XXXX1XXXX5.2流程圖5.2.1 XXX流程圖見圖loQ/2AGX01-2012流程名稱:初流程流程擁有者:桿部時間處一處二處三1.步驟一2. 步驟二3. 步驟三4. 步驟四Y*個工作日開始結(jié)束處四*個工作日*個工作日*個

21、工作日N圖1 XXX流程圖5.3流程說明5.3.1 XXX流程說明見表1。表1 XXX流程說明序號活動名稱執(zhí)行者執(zhí)行時間輸入物參考文件交付品1236記錄序號記錄名稱格式記錄編號管理部門保存期限1附錄B.1 2附錄B.2Q/2AGX01-20123附錄B.37附錄附錄A參考標(biāo)準(zhǔn)附錄 A.1XXXX附錄B記錄模板附錄 B.1XXXX見表B.lo表B.1標(biāo)準(zhǔn)范本見附件B.1。附錄C引用文件列表見表C.lo表C.1序號參考文件文件編號管理部門附則本程序起草單位：本程序起草人本程序?qū)徍巳吮境绦蚺鷾?zhǔn)人發(fā)布/修訂記錄Q/2AGX01-2012發(fā)布/修改日期實(shí)施日期變更理由修訂內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)范本見附件B.1。程序文

22、件模板.doc附錄B.2作業(yè)指導(dǎo)書模板見表B.2。表B.21工作流程作業(yè)指導(dǎo)書XXX輸入XXXXXXXX作業(yè)指導(dǎo)書擁有者XXXX 處頻次XX次/年觸發(fā)條件XXXX流程輸出責(zé)任單位1. XXXX3. XXXXDD處XX室2.1.XXXX2.2.XXXX1. XXXX2. XXXX5. XXXX4. XXYN6. XXXX DD 處 XX 室DD處XX室DD處XX室DD處XX室DD處XX室Q/2AGX01-2012 2 記錄序號記錄名稱格式記錄編號管理部門保存期限3附錄附錄A參考標(biāo)準(zhǔn)附錄 A.1XXXX附錄B記錄模板附錄 B.1XXXX見表B.lo表B.1標(biāo)準(zhǔn)范本見附件B.1。Q/2AGX01-2012 附則本作業(yè)指導(dǎo)書起草單位：本作業(yè)指導(dǎo)書起草人：本作業(yè)指導(dǎo)書審核人：本作業(yè)指導(dǎo)書批準(zhǔn)人：發(fā)布/修訂記錄發(fā)布/修改日期實(shí)施