加強(qiáng)辦公室自身建設(shè)的幾點(diǎn)思考

1、加強(qiáng)辦公室自身建設(shè)的幾點(diǎn)思考 作為決策服務(wù)的參謀助手，是承上啟下、平衡左右、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)各方的樞紐部門；是聯(lián)系基層、聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶。其工作效能和服務(wù)水平的高低直接影響上層的科學(xué)決策和決策的正確實(shí)施，影響到單位運(yùn)行狀態(tài)或發(fā)展的大局。加強(qiáng)辦公室自身建設(shè)，是辦公室工作適應(yīng)新形勢(shì)、開創(chuàng)新局面的迫切要求，也是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展大局的客觀需要。一、提高三種能力，更好地發(fā)揮辦公室職能作用。（一）提高參謀助手的能力。辦公室是可作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀部，為領(lǐng)導(dǎo)決策和決策實(shí)施發(fā)揮參謀助手的作用。參謀重在謀劃，助手側(cè)重幫助。工作要增強(qiáng)主動(dòng)性，善于站在全局高度去把握領(lǐng)導(dǎo)決策的需求，通過參謀，可以使整個(gè)決策更加完善、科學(xué)。一

2、是要強(qiáng)化調(diào)查研究。圍繞單位的重點(diǎn)工作和難點(diǎn)工作，廣泛聽取各部門意見、建議，綜合梳理出有價(jià)值的信息，形成工作實(shí)施方案或解決問題的辦法，及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，確保領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性和適用性。二是要發(fā)揮信息耳目作用。一方面，辦公室要迅速及時(shí)全面為領(lǐng)導(dǎo)提供信息服務(wù)，另一方面，要堅(jiān)持全員當(dāng)信息員制度，既搞好調(diào)查研究，又要注重宣傳自身。三是要注重總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，借鑒先進(jìn)做法。辦公室行政工作中要勤于積累，善于總結(jié)，對(duì)于相關(guān)單位、科室的先進(jìn)、創(chuàng)新做法要加以吸收，與自身工作相結(jié)合，創(chuàng)造性地運(yùn)用。（二）提高承辦事務(wù)的能力。 一是提高辦文能力。缺少領(lǐng)導(dǎo)崗位經(jīng)歷、信息來(lái)源單一、信息量相對(duì)匱乏、學(xué)識(shí)不如領(lǐng)導(dǎo)高等因素導(dǎo)致辦公室文秘人員在

3、撰寫相關(guān)材料時(shí)，常常感覺無(wú)從下筆，勉強(qiáng)寫出的文章也不盡如人意。如何把材料寫好，對(duì)文秘人員的個(gè)人素質(zhì)提出了較高的要求（包括知識(shí)積累、洞察力、創(chuàng)新能力等）。綜合起來(lái)，提高辦文能力要從以下四個(gè)方面入手：第一是要有針對(duì)性，首先要把握一點(diǎn)就是有的放矢，沒有針對(duì)性就沒有號(hào)召力、沒有感染力。第二是要有好的布局。文章的框架結(jié)構(gòu)要設(shè)計(jì)好，大小標(biāo)題要設(shè)計(jì)好，先有筋骨，后有血肉。第三是觀點(diǎn)、材料的統(tǒng)一。一篇文章里面，只有觀點(diǎn)，沒有材料來(lái)佐證那么是空對(duì)空，沒有說(shuō)服力；只有材料，一堆數(shù)字和事實(shí)，沒有觀點(diǎn)，那是流水賬。第四是語(yǔ)言要準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔。我們不能運(yùn)用一些生僻的詞，一些生澀難懂的語(yǔ)句來(lái)證明我們的水平，要用簡(jiǎn)明扼要的語(yǔ)言去

4、解釋理論、闡述觀點(diǎn)、說(shuō)明問題，這樣接受者容易理解，利于方針政策、領(lǐng)導(dǎo)意圖的順利執(zhí)行。二是提高辦會(huì)能力。會(huì)議是每個(gè)單位行政行為的重要載體，辦會(huì)能力的強(qiáng)弱直接關(guān)系到會(huì)議效果，進(jìn)而關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)意圖能否得到圓滿實(shí)現(xiàn)。第一是制定周密方案。制訂方案是辦會(huì)的一個(gè)前期的重要準(zhǔn)備工作，方案要全面，不要遺漏任何一個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都要考慮到，明確責(zé)任，每一項(xiàng)會(huì)務(wù)的工作，都要明確到人。會(huì)務(wù)方案要報(bào)批，上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)做主。第二是把握重點(diǎn)。一個(gè)是參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)以及參會(huì)人員的接待服務(wù)，另一個(gè)是會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備工作。第三是關(guān)注細(xì)節(jié)。管理學(xué)有一個(gè)原理或者叫一種觀點(diǎn)，細(xì)節(jié)決定成敗。在會(huì)議的籌備期、會(huì)議中、會(huì)議后等環(huán)節(jié)，都有很多細(xì)節(jié)需要我們?nèi)プ⒁?，?/p>

5、絕細(xì)微處出問題的一個(gè)好辦法是反復(fù)檢查，以查漏補(bǔ)缺。三是提高辦事能力。第一是按原則辦事，任何事情都要有一個(gè)原則立場(chǎng)，某種意義上說(shuō)是底線，原則確定了，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交代的工作才不會(huì)出現(xiàn)偏差，也避免因?yàn)樵瓌t不統(tǒng)一的問題而得罪人。第二是按程序辦事，辦公室作為行政單位或部門，注重講規(guī)矩，按程序辦事，具體到比如請(qǐng)示報(bào)告等，盡量避免越級(jí)上報(bào)。第三是按順序辦事，所謂順序即是辦事情的輕重緩急，急事要急辦，重點(diǎn)的事要重點(diǎn)辦，有些事情可以緩辦的緩辦，切忌眉毛胡子一把抓。（三）提高組織協(xié)調(diào)的能力。組織協(xié)調(diào)即采取一定的措施和方法，使多個(gè)部門協(xié)調(diào)一致，相互配合，高效率地實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)的行為。一是提高外部協(xié)調(diào)能力。妥善處理好與上級(jí)

6、部門之間、同級(jí)單位之間、下屬單位之間的溝通協(xié)作。二是提高內(nèi)部協(xié)調(diào)能力。內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)之間、科室之間、同志之間密切配合，通力協(xié)作，互相提供方便，樹立“出去一把抓，回來(lái)再分家”的工作思路，把分工和協(xié)作有機(jī)結(jié)合起來(lái)。三是提高跟蹤協(xié)調(diào)的能力。一項(xiàng)活動(dòng)、一件事情安排布置完畢，落實(shí)是關(guān)鍵，否則功虧一簣。及時(shí)制訂跟蹤督查計(jì)劃，分解下達(dá)跟蹤督查任務(wù)，明確落實(shí)責(zé)任單位，做到件件有著落，事事有反饋。大力推進(jìn)跟蹤協(xié)調(diào)督查工作方法創(chuàng)新，更好地掌握實(shí)情，找準(zhǔn)問題，研究對(duì)策，以實(shí)現(xiàn)工作的實(shí)效。二、完善三種機(jī)制，更好地促進(jìn)辦公室內(nèi)部建設(shè)。（一）完善組織架構(gòu)機(jī)制。當(dāng)今，包括行政單位在內(nèi)的機(jī)關(guān)團(tuán)體，更加鐘睞于反應(yīng)迅速、高效快捷的組織

7、架構(gòu)。扁平化組織結(jié)構(gòu)屬于行政組織結(jié)構(gòu)類型中縱向結(jié)構(gòu)的其中一種。其優(yōu)點(diǎn)很多，包括：信息交流及時(shí)迅速、降低弱化集權(quán)化程度、提高行政績(jī)效、減少高層決策工作量等。辦公室可借鑒組織結(jié)構(gòu)扁平化的相關(guān)理論和指導(dǎo)思想，適當(dāng)優(yōu)化內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制，以更靈活多變的態(tài)勢(shì)迎接復(fù)雜事務(wù)。值得注意的是，人的因素也是完善組織架構(gòu)的重要一環(huán)。應(yīng)充分考察個(gè)人能力、素質(zhì)、品德、特長(zhǎng)、愛好等方面，讓每個(gè)人去最適合自己的位置，物盡其用，人盡其才，以便集體和個(gè)人達(dá)到雙贏的結(jié)果。（二）完善素質(zhì)拔高機(jī)制。辦公室必須充分發(fā)揮參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)“三個(gè)作用”，認(rèn)真做好為領(lǐng)導(dǎo)、為機(jī)關(guān)、為基層服務(wù)工作，這就需要相關(guān)組成*人員具有較高的綜合素質(zhì)。

8、對(duì)此，建立成熟的機(jī)制來(lái)強(qiáng)化素質(zhì)，提高綜合能力，要貫穿日常各項(xiàng)工作的始終。第一是強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)。辦公室人員要適應(yīng)日新月異的發(fā)展形勢(shì)，必須強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，增強(qiáng)學(xué)習(xí)的自覺性。要通過學(xué)習(xí)，不斷拓寬知識(shí)領(lǐng)域，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高科學(xué)判斷形勢(shì)的能力、總攬全局的能力、應(yīng)對(duì)復(fù)雜局面的能力，努力成為辦公室的“通才”和“雜家”。第二是強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。辦公室人員要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，把服務(wù)放在首位，做到政務(wù)圍繞大局轉(zhuǎn)，事務(wù)圍繞政務(wù)轉(zhuǎn)，不斷提高服務(wù)水平，既要服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，又要服務(wù)好群眾，既要服務(wù)好機(jī)關(guān)，又要服務(wù)好基層。第三是強(qiáng)化大局意識(shí)。工作立足點(diǎn)要高，要超越“自我”，從輔佐性的地位中解脫出來(lái)，站在全局的高度想問題、當(dāng)參謀、提建議，

9、為全局工作獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，思想上要有大局意識(shí)，行動(dòng)上要有大局觀念。（三）完善激勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。辦公室工作具有從屬性，是助手和配角，無(wú)名無(wú)利，更多時(shí)候是在做一些“看不見”的工作。一方面，突發(fā)事件和急事難事多，領(lǐng)導(dǎo)要求高，辦公室工作經(jīng)常處于緊張忙碌狀態(tài)，作息無(wú)規(guī)律；另一方面，福利待遇相對(duì)較低，與辛勤勞動(dòng)不成正比，特別是付出了辛苦還不一定為人所理解，很大程度上說(shuō)不批評(píng)就是表?yè)P(yáng)。因此，從事辦公室工作，需要樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，正確對(duì)待權(quán)力、利益和名位。但是，只依賴個(gè)人道德修養(yǎng)和自我約束是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到要求的，這就要求適當(dāng)引入激勵(lì)和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。一方面，合理運(yùn)用激勵(lì)因素，維持工作人員的內(nèi)在動(dòng)力。赫茨伯格的雙

10、因素理論表明，只有激勵(lì)因素才能真正推動(dòng)組織內(nèi)成員對(duì)工作的熱情。在工作表現(xiàn)機(jī)會(huì)、工作本身的樂趣、工作的成就感、對(duì)未來(lái)的發(fā)展期望等方面，要給予辦公室相關(guān)人員以激勵(lì)，讓大家相信工作是實(shí)現(xiàn)人的自身價(jià)值的途徑而不是謀生的手段。適當(dāng)激勵(lì)因素是個(gè)人成長(zhǎng)所必須的，使個(gè)人確信工作是同個(gè)人成長(zhǎng)融為一體，從而從內(nèi)心喜歡工作，把工作看作是對(duì)自己能力的一種證明和發(fā)展途徑。形成一種內(nèi)在的動(dòng)力，并且比較持久。另一方面，適當(dāng)保持競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)，激發(fā)工作人員的工作熱情。這種競(jìng)爭(zhēng)不是簡(jiǎn)單意義上的比較，排名，而是對(duì)于個(gè)人爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)的精神態(tài)度的一種激發(fā)。保持競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)，首先要嚴(yán)格執(zhí)行制度。進(jìn)一步完善請(qǐng)銷假、財(cái)務(wù)管理、績(jī)效管理等各類制度，按程序

11、、按紀(jì)律辦事，靠制度管人，促進(jìn)辦公室工作的規(guī)范化、科學(xué)化，提高行政效能。其次是實(shí)行目標(biāo)管理。把目標(biāo)管理理論引入到辦公室日常工作中來(lái)，以目標(biāo)為導(dǎo)向，以人為中心，以實(shí)績(jī)?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)，從而調(diào)動(dòng)積極性和創(chuàng)造性，在明確責(zé)任，強(qiáng)化責(zé)任的同時(shí)，提高行政效率。再次是灌輸行政道德。社會(huì)主義行政道德要求行為處事中要光明磊落，忠誠(chéng)積極，鉆研業(yè)務(wù)，反對(duì)和抵制弄虛作假、欺上瞞下、官僚主義、玩忽職守、損人利己、金錢至上、以權(quán)謀私、以業(yè)謀私、欺詐勒索等思想和行為。三、找準(zhǔn)三個(gè)關(guān)鍵，更好地推動(dòng)辦公室工作開展。（一）和諧團(tuán)隊(duì)風(fēng)貌。辦公室在一定程度上代表著單位整體形象，這不僅要求辦公室組成*人員個(gè)人需要較高的綜合素養(yǎng)，也需要一個(gè)積極向上、整體和諧的團(tuán)隊(duì)精神風(fēng)貌。行為方法要與上層的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格相統(tǒng)一。領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格類型多樣，客觀地講，無(wú)論何種領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格都互有利弊，辦公室組成*人員應(yīng)盡量在行事作風(fēng)方法上向領(lǐng)導(dǎo)靠攏，這有利于溝通協(xié)作，營(yíng)造最好的氛圍取得最好的實(shí)效。（二）保持政令統(tǒng)一。政令、指令、相關(guān)事項(xiàng)的通知、實(shí)施，切忌前后