縱橫交際協(xié)會(huì)交誼舞晚會(huì)外聯(lián)策劃書年中南林業(yè)科技大學(xué)外聯(lián)策劃

1、2012 年中南林業(yè)科技大學(xué) 第一屆縱橫交際協(xié)會(huì)交誼舞晚會(huì)外聯(lián)策劃書主辦方:中南林業(yè)科技大學(xué)縱橫交際協(xié)會(huì)時(shí)間:2012 年 12 月 22 日目錄一、活動(dòng)背景二、活動(dòng)目的三、具體內(nèi)容四、晚會(huì)流程及工作分配五、宣傳方案六、資金預(yù)算七、應(yīng)急預(yù)案一 活動(dòng)背景 當(dāng)今的社會(huì)是充滿競爭的社會(huì),也是充滿危機(jī)的社會(huì)。社會(huì)中的人們更學(xué)會(huì)頑強(qiáng)拼搏,尋找突破,尋找屬于自己發(fā)展的一片天地。作為大學(xué)生的我們,也應(yīng)該在踏入社會(huì)之前儲(chǔ)備能量,自我鍛煉,自我增值,擴(kuò)大視野,提高大學(xué)生的綜合素質(zhì)。社團(tuán)是大學(xué)生活不可或缺的一部分，是迎合同學(xué)們興趣，豐富課余生活，展示自我才華，結(jié)交良師益友的重要平臺。一個(gè)良好的社團(tuán)是有氣息，有朝氣

2、的集體。沉悶，自我封閉的社團(tuán)氛圍只會(huì)讓社團(tuán)發(fā)展步履維艱，停滯不前。因此我們需要在與外界的交流中，不斷自我改進(jìn)，吸收其他社團(tuán)的優(yōu)秀成果與經(jīng)驗(yàn)以發(fā)展自己，從中壯大社團(tuán)的整體實(shí)力。 為了豐富社團(tuán)文化生活，充分展示我校大學(xué)生豐富多彩的校園文化生活和蓬勃向上的精神風(fēng)貌，總結(jié)推廣優(yōu)秀學(xué)生社團(tuán)實(shí)踐探索的有益經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)我校學(xué)生社團(tuán)的健康快速發(fā)展，為我校的和諧蓬勃發(fā)展做出貢獻(xiàn)，我們將舉辦中南林業(yè)科技大學(xué)縱橫交際協(xié)會(huì)第一屆交誼舞晚會(huì)。第一屆交誼舞晚會(huì)將為全校同學(xué)打造一個(gè)展現(xiàn)自我,鍛煉自我和充實(shí)自我的平臺。二 活動(dòng)目的 為了進(jìn)一步提高學(xué)生文化素質(zhì)，豐富校園社團(tuán)文化生活，弘揚(yáng)傳統(tǒng)文化，營造中南林業(yè)科技大學(xué)良好的文化藝

3、術(shù)氛圍,從而開展2012年第一屆交誼舞晚會(huì).本次活動(dòng)展現(xiàn)同學(xué)的魅力與風(fēng)采,提升同學(xué)的綜合素質(zhì),展現(xiàn)林科大人的特有風(fēng)采。同時(shí)，本次活動(dòng)也將采用眾多宣傳方法和組織形式的創(chuàng)新，力求進(jìn)一步提高活動(dòng)知名度，充分發(fā)揮交誼舞晚會(huì)的品牌效應(yīng)。三 具體內(nèi)容1.活動(dòng)宗旨：為了豐富校園生活，展現(xiàn)當(dāng)代大學(xué)生的青春風(fēng)采增進(jìn)同學(xué)及協(xié)會(huì)間的交流。2.主辦單位中南林業(yè)科技大學(xué)縱橫交際協(xié)會(huì)3.參與對象中南林業(yè)科技大學(xué)全體在校學(xué)生4.活動(dòng)地點(diǎn)中南林業(yè)科技大學(xué)武食堂三樓的舞蹈教室5.活動(dòng)時(shí)間2012年12月22日晚上7:009:00四 晚會(huì)流程及工作分配一、前期準(zhǔn)備二、活動(dòng)流程三、后期處理四、注意事項(xiàng)五、突發(fā)事件與應(yīng)急方案(附)六

4、、附錄附錄1、前期宣傳附錄 附錄2、人員安排表附錄3、物資清算表 一、前期準(zhǔn)備1、經(jīng)費(fèi)與物資申請（11月15日-12月20日）由縱橫交際協(xié)會(huì)確定贊助商，請公關(guān)部拉取贊助，取得贊助經(jīng)費(fèi)和物資確定活動(dòng)所需物資，再由辦公室向上級申請2、前期宣傳（12月01日-12月22日） 見附錄3、人員邀請專業(yè)老師、各協(xié)會(huì)會(huì)長、贊助商家代表4、人員安排表 見附錄二、活動(dòng)流程 活動(dòng)準(zhǔn)備期 12月01日 進(jìn)行交誼舞活動(dòng)日籌備大會(huì)，向縱橫交際協(xié)會(huì)各部門介紹活動(dòng)策劃及安排，強(qiáng)調(diào)注意事項(xiàng)；分配各部門任務(wù)；通知各協(xié)會(huì)準(zhǔn)備活動(dòng)并讓各部門做好策劃；12月15日12月22日 進(jìn)行活動(dòng)的前期宣傳；下午：2：00各部門以及各協(xié)會(huì)負(fù)責(zé)人

5、到場，由當(dāng)日活動(dòng)總指揮主持簡短工作會(huì)議2：002：20工作人員到場簽到，并到各崗位就位，并布置現(xiàn)場，檢查設(shè)備。各協(xié)會(huì)人員到場，進(jìn)行活動(dòng)準(zhǔn)備。12月22日 晚上搬運(yùn)所需物資以及舞臺的搭建（這里要安排機(jī)動(dòng)組）；策劃部和各協(xié)會(huì)派人去巡視現(xiàn)場，整改不適當(dāng)處（如文字所說）18：30 邀請嘉賓入場 19：00 由交誼舞團(tuán)人員進(jìn)行最具旋律的舞作為開場舞。19：15 主持人上臺致活動(dòng)歡迎辭，介紹到場嘉賓。19：2519：55有專業(yè)人士進(jìn)行交誼舞掃盲。20：00：21：00 開始交誼舞表演 。（中間穿插游戲環(huán)節(jié)） 三、后期處理1. 清場：請協(xié)會(huì)男生收拾帳篷、桌子、椅子和舞臺等設(shè)備；女生負(fù)責(zé)打掃。2. 調(diào)查校內(nèi)師

6、生對本次活動(dòng)的滿意度，并請他們指出不當(dāng)之處 (在人流多的地方以隨機(jī)抽樣的問卷調(diào)查形式進(jìn)行)。3. 后續(xù)工作：各個(gè)部門相互總結(jié)報(bào)告和借用物資的歸還問題。4. 總結(jié)：以開會(huì)形式總結(jié)本次活動(dòng)舉的舉辦情況。四、注意事項(xiàng)1. 聯(lián)系校領(lǐng)導(dǎo)以及各個(gè)團(tuán)隊(duì)準(zhǔn)時(shí)到場，并核實(shí)情況。2. 及時(shí)通知相關(guān)人員準(zhǔn)備所需用品。攝影員的選定。3. 保證流程完美銜接，確保開幕式正常進(jìn)行。4. 電腦、音響等設(shè)備應(yīng)預(yù)先設(shè)置和進(jìn)行彩排，保證開幕式時(shí)不出錯(cuò)。5. 安排人員對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)（隨時(shí)進(jìn)行）。6. 通知各位工作人員必須保持通訊。五、突發(fā)事件與應(yīng)急方案（附）附錄：前期安排時(shí)間地點(diǎn)人員安排內(nèi)容&具體方法海報(bào)12/151/22一三四五食

7、堂旁、各教學(xué)樓樓梯口、各個(gè)宿舍區(qū)的公告欄由宣傳部全權(quán)負(fù)責(zé)，2人一組。每組負(fù)責(zé)兩個(gè)宿（或者飯?zhí)煤徒虒W(xué)樓）海報(bào)內(nèi)容應(yīng)貼近主題和口號并且標(biāo)明時(shí)間、地點(diǎn)。橫幅12/1512/22一三四五食堂旁、各教學(xué)樓樓梯口、外語樓前由公關(guān)部安排人手懸掛橫幅內(nèi)容應(yīng)貼近主題和口號并且標(biāo)明時(shí)間、地點(diǎn)宣傳單12/1512/22各有宣傳欄的寢室樓下每組2人，6組共12個(gè)人，由各個(gè)部門抽調(diào)。由所安排人員向過往人群派發(fā)或者交由掃樓人員派發(fā)或置于咨詢點(diǎn)內(nèi)供有意者索取12/1512/22各食堂前微博、人人等網(wǎng)絡(luò)宣傳12/1512/22由宣傳部負(fù)責(zé)利用網(wǎng)絡(luò)資源宣傳交誼舞晚會(huì)飛信12/1512/22由宣傳部發(fā)出,人員4個(gè).附錄：活動(dòng)當(dāng)天

8、人員安排表 時(shí)間項(xiàng)目部門人員內(nèi)容與備注活動(dòng)總指揮部長、副部長3名負(fù)責(zé)當(dāng)天活動(dòng)流程總指揮，保證活動(dòng)順利進(jìn)行機(jī)動(dòng)組各部門每部門每班次派出23名男生場地布置，設(shè)備檢查，道具搬運(yùn)，清理現(xiàn)場等。班次：1：304：004：006：30人員簽到關(guān)懷部4名負(fù)責(zé)到場工作人員簽到登記公關(guān)禮儀公關(guān)部6名負(fù)責(zé)接待出席的嘉賓，并于出席商家接洽當(dāng)天宣傳后勤部每班次5名活動(dòng)前負(fù)責(zé)宣傳布置；各入口處分配1名人員負(fù)責(zé)宣傳介紹；另外2名進(jìn)行流動(dòng)宣傳班次：1：303：303：305：00新聞撰稿學(xué)習(xí)部8名負(fù)責(zé)當(dāng)日新聞寫稿，攝影。舞臺導(dǎo)演舞團(tuán)部負(fù)責(zé)舞臺節(jié)目指揮與監(jiān)制音響控制關(guān)懷部2名負(fù)責(zé)音響調(diào)控，現(xiàn)場音效安排等。司儀學(xué)習(xí)部一男一女主

9、持，串詞應(yīng)急小組各部門每部門提供1名負(fù)責(zé)通知，馬上做第二手準(zhǔn)備附錄：前期準(zhǔn)人員安排時(shí)間項(xiàng)目部門人員內(nèi)容公關(guān)部部 人完成對物資的清算并聯(lián)系辦公室進(jìn)行申請舞團(tuán)部部 人圍繞交誼舞的主題完成對邀請函的設(shè)計(jì)和制作關(guān)懷部 人發(fā)送邀請函至各嘉賓及領(lǐng)導(dǎo)后勤部 人準(zhǔn)備好攝影器材學(xué)習(xí)部部 人收集各個(gè)嘉賓領(lǐng)導(dǎo)及各工作崗位負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式（包括手機(jī)、qq、宿舍號等）公關(guān)部 人拉贊助-包括小獎(jiǎng)品，橫幅，礦泉水，升空氣球關(guān)懷部 人提前聯(lián)系醫(yī)療小組并準(zhǔn)備好藥箱（包括止血貼，繃帶，藥酒等）協(xié)會(huì)各負(fù)責(zé)人待定去活動(dòng)現(xiàn)場整改不適當(dāng)處五 宣傳方案一、宣傳手段本次宣傳活動(dòng)以建立宣傳點(diǎn)、傳單、海報(bào)、網(wǎng)絡(luò)(包括新浪微博、人人網(wǎng)、騰訊微博)

10、、展板、噴繪、橫幅、學(xué)院宣傳、廣播、請柬等方式。ps（各個(gè)部分詳細(xì)說明）傳單：印制各期宣傳單共500份，用于宣傳點(diǎn)以及各協(xié)會(huì)會(huì)發(fā)放海報(bào)：印制各期海報(bào)共30張（每期10張），用于一食堂、三食堂、外語樓、國際樓前坪張貼 人人主頁：建立人人主頁，用于更新交誼舞晚會(huì)信息 網(wǎng)絡(luò) 新浪微博：建立官方微博，用于更新交誼舞晚會(huì)信息 騰訊微博：建立官方微博，用于更新交誼舞晚會(huì)信息展板：制作各期展板共4張（每期1張），用于食堂門口擺放大型噴漆：噴繪交誼舞晚會(huì)標(biāo)志橫幅：制作橫幅共6條，懸掛于一食堂、三食堂門口、外語樓學(xué)院宣傳：將傳單發(fā)放至分團(tuán)委學(xué)生會(huì)文藝部部長及協(xié)會(huì)會(huì)長手中，用于加大宣傳覆蓋面廣播：撰寫廣播稿兩期，

11、用于宣傳時(shí)期廣播宣傳，地標(biāo)：在重點(diǎn)交通位置貼放地標(biāo)用于宣傳請柬：制作請柬，用于邀請本校各級領(lǐng)導(dǎo)各協(xié)會(huì)會(huì)長以及長沙各高校社聯(lián)主要負(fù)責(zé)人前來觀看附件二：大賽贊助商的權(quán)力和義務(wù)贊助方式1、全程贊助贊助商贊助我方本次交誼舞晚會(huì)的全過程，包括交誼舞晚會(huì)前期宣傳、后期巡展的全部基本設(shè)備組織費(fèi)用。贊助商可以獨(dú)家贊助、冠名贊助、合作贊助等形式贊助，（另外可以雙方具體商議。）2、協(xié)助贊助贊助商贊助我方本次交誼舞晚會(huì)的分期階段，根據(jù)贊助商愿意出的一部分錢協(xié)助贊助本次即誼舞晚會(huì)的某些項(xiàng)目。(另外可以雙方具體商議。)贊助商的權(quán)利： 1、按協(xié)議商定作為獨(dú)家冠名贊助的公司將獲得中南林業(yè)科技大學(xué)縱橫交際協(xié)會(huì)“第一屆交誼舞晚

12、會(huì)”所有相關(guān)冠名權(quán)。2、活動(dòng)過程中我們將在各種宣傳品，包括海報(bào)宣傳、紙質(zhì)宣傳單、節(jié)目單、橫幅宣傳等在允許范圍內(nèi)在宣傳品顯著位置注明公司名稱、標(biāo)志廣告語?；蛘邊f(xié)商后的產(chǎn)品體驗(yàn)區(qū)。（具體可雙方商定）4、贊助方可提供一名代表作為晚會(huì)當(dāng)晚的評委嘉賓、頒獎(jiǎng)嘉賓，還可增設(shè)嘉賓抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)。6、在我們使用的相關(guān)道具上粘貼贊助方商標(biāo)，以及相關(guān)背景與標(biāo)語注上商家名稱或商標(biāo)。（具體制作可與商家協(xié)商）7、根據(jù)贊助商意愿制定相關(guān)宣傳及合作方案。贊助商享有在規(guī)定范圍內(nèi)被宣傳的權(quán)利。（宣傳方式和內(nèi)容由雙方商洽后決定）8、贊助商享有對本次活動(dòng)提出建議和意見的權(quán)利。贊助商的義務(wù)：1、贊助商在活動(dòng)期間有維護(hù)中南林業(yè)科技大學(xué)名譽(yù)的義

13、務(wù)。2、贊助商有提出寶貴意見的義務(wù)。3、贊助商有尊重和服從中南林業(yè)科技大學(xué)社團(tuán)文化節(jié)活動(dòng)統(tǒng)一安排的義務(wù)此活動(dòng)優(yōu)勢：1、贊助商能夠通過整個(gè)中南林業(yè)科技大學(xué)最大的活動(dòng)平臺做出最有效、最廣泛、最深入的宣傳2、針對性強(qiáng)，宣傳范圍廣，針對的學(xué)生群體集中3、有足夠的人力資源調(diào)配，滿足一切可行性要求4、此次活動(dòng)持續(xù)時(shí)間長，能夠讓贊助商在學(xué)生群體中的印象更為深刻5、投資見效快6、通過最合理最正規(guī)的渠道方便基本宣傳事務(wù)7、大型活動(dòng)歷史淵源，中南林業(yè)科技大學(xué)人才輩出，晚會(huì)質(zhì)量保障六 資金預(yù)算(附)項(xiàng)目規(guī)格數(shù)量單價(jià)總價(jià)宣傳費(fèi)用橫幅 （可選） 普通橫幅，10米一條5條6元/米300元海報(bào)a3彩印10張5元/張50元傳

14、單a4500張0.1元/張50元節(jié)目單a450張0.1元/張50元舞臺布置場地申請300元舞臺背景彩噴 5*4m120元400元節(jié)目出場費(fèi)（包括服裝租借及道具）500元裝飾物如氣球，螢光棒，彩帶，哨子充氣棒等100元物資費(fèi)用音響及燈光500元總計(jì)選用普通橫幅2250元七.應(yīng)急預(yù)案為強(qiáng)化對學(xué)生大型活動(dòng)及集會(huì)的管理，確保校園安全穩(wěn)定和師生員工人身、財(cái)產(chǎn)安全，提高對大型活動(dòng)突發(fā)事件的處置和協(xié)調(diào)能力，特制定本預(yù)案。一、制定預(yù)案目的（一）、確保本次活動(dòng)期間校園內(nèi)不發(fā)生影響活動(dòng)有序進(jìn)行的事端。（二）、確保本次活動(dòng)期間現(xiàn)場不發(fā)生意外的事故。（三）、確保本次活動(dòng)期間校園內(nèi)不發(fā)生重大火災(zāi)、交通事故及其他影響穩(wěn)定

15、的重大安全事故。（四）、確保參加本次活動(dòng)人員的安全。2、 指導(dǎo)思想 在校團(tuán)委的指導(dǎo)下，動(dòng)員和組織全院各系學(xué)生社團(tuán)隊(duì)伍及社團(tuán)部工作人員，堅(jiān)持以“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，精心組織，嚴(yán)密部署，并全面開展安全檢查和安全防范工作，有效控制和及時(shí)處置現(xiàn)場的突發(fā)事件，確保本次活動(dòng)萬無一失。3、 組織體系及職責(zé) （一）、活動(dòng)期間，成立文化節(jié)活動(dòng)突發(fā)事件應(yīng)急指揮部，由裴光斌任總指揮、金磊、李海波任副指揮，負(fù)責(zé)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、指揮和協(xié)調(diào)學(xué)生本型活動(dòng)突發(fā)事件的應(yīng)急處理工作。 （二）、應(yīng)急部下設(shè)若干保障工作組，具體負(fù)責(zé)現(xiàn)場突發(fā)群眾性事件應(yīng)急處理工作：1、 現(xiàn)場處理組 由-部及四名委員組成。負(fù)責(zé)整體活動(dòng)的應(yīng)急及相關(guān)協(xié)調(diào)，減

16、緩或化解集中問題和拱門倒塌等突發(fā)情況；穩(wěn)定現(xiàn)場人員情緒；盡快疏散聚集人群；調(diào)查事發(fā)原因。2、后勤組 由-部三名委員組成，-負(fù)責(zé)指揮，負(fù)責(zé)聚集現(xiàn)場的水、電供應(yīng)以及環(huán)境衛(wèi)生等后勤保障工作。l 治安組 由關(guān)懷部組成，-負(fù)責(zé)指揮，負(fù)責(zé)維護(hù)聚集現(xiàn)場及周邊的秩序，積極配合其他部門開展工作，做好交通疏導(dǎo)，預(yù)防和制止現(xiàn)場沖突和混亂。l 信息組 由學(xué)習(xí)部四名委員組成，-負(fù)責(zé)指揮，負(fù)責(zé)活動(dòng)中各部門的信息溝通及傳達(dá)，負(fù)責(zé)及時(shí)將有關(guān)信息向裴光斌、金磊、李海波匯報(bào)，確保聯(lián)絡(luò)渠道的快捷暢通，以獲得相應(yīng)支持。l 醫(yī)療組 由-部兩名委員組成，-負(fù)責(zé)指揮，協(xié)同相關(guān)部門和單位，負(fù)責(zé)及時(shí)救護(hù)現(xiàn)場受傷人員，對傷情嚴(yán)重者及時(shí)送往校醫(yī)院

17、救治。l 商家組 由-部組成，-負(fù)責(zé)指揮。負(fù)責(zé)掌握會(huì)場商家的有關(guān)動(dòng)態(tài)，接待商家，積極做好鞏固工作，保障活動(dòng)的有序進(jìn)行。四、突發(fā)情況（部分列舉）1. 拱門倒塌，舞臺下陷 2. 音響的不到位，話筒不夠或者丟失 3. 視頻、音樂等的不到位，禮儀的不到位 4. 其他影響節(jié)目的有序進(jìn)行的突發(fā)情況，如演員的遲到，道具、服裝的不到位，主持人的大型口誤，節(jié)目間的銜接過長等等 5. 人員出現(xiàn)不滿情緒 6. 領(lǐng)導(dǎo)未能按時(shí)出席或者出席時(shí)間不是所預(yù)料的情況 7. 現(xiàn)場秩序的混亂，觀眾未就座，多數(shù)觀眾站著 8. 現(xiàn)場氛圍的冷場 9. 互動(dòng)環(huán)節(jié)的冷場 10. 禮品發(fā)放的不及時(shí)，或者發(fā)放錯(cuò)誤 11. 商家的現(xiàn)場刁難及鬧事

18、12. 舞臺上頒獎(jiǎng)的混亂 13. 有些照片現(xiàn)場忘了采集，采集的照片的質(zhì)量不高 14. 圖片、文字等一些資料整理不夠15. 場地劃分不合理，宣傳效果不佳 16. 部門負(fù)責(zé)人出現(xiàn)離席，委員找不到 17. 工作人員態(tài)度不友好，技術(shù)不熟練 18. 活動(dòng)中，各部門之間信息不暢通 19. 活動(dòng)宣傳力度不夠 20. 晚會(huì)的延遲，推遲30分鐘的情況 21. 活動(dòng)場地申請的延遲或者未能申請到 22. 彩旗等相關(guān)物品的丟失 23. 天氣狀況的惡化五、事故處置程序：7. 、現(xiàn)場處理組指揮有關(guān)人員立即到達(dá)規(guī)定崗位，采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。 8. 、參與活動(dòng)的各部門和個(gè)人都應(yīng)當(dāng)服從現(xiàn)場處理組所作出的決定和命令?；顒?dòng)安全事件涉及的有關(guān)人員要積極做好對學(xué)生的安撫工作，涉及的其他部門人員也應(yīng)當(dāng)配合應(yīng)急工作保障組做好學(xué)生的疏導(dǎo)工作。 9. 、活動(dòng)事故發(fā)生后，在進(jìn)行事件調(diào)查和現(xiàn)場處理的同時(shí)，如出現(xiàn)受傷人員，及時(shí)送醫(yī)院。 10. 、保安組應(yīng)組織人員立即維持現(xiàn)場秩序、采取疏散、隔離等措施，