收發(fā)文管理規(guī)定

1、收發(fā)文管理規(guī)定（試行）1 總則 為加強(qiáng)公司的收發(fā)文管理工作，提高收文處理的速度和確保收發(fā)文處理的規(guī)范性，特 制定本管理規(guī)定。本規(guī)定適用于公司及各直屬部門。2 定義 本規(guī)定中的收文管理是指對收到的公文進(jìn)行處理，包括簽收、登記、審核、擬辦、批 辦、承辦、催辦及反饋等程序。本規(guī)定中的內(nèi)部來文是指收到公司范圍內(nèi)的文件。內(nèi)部收文內(nèi)容包括：內(nèi)部文件、 各類報(bào)表、計(jì)劃總結(jié)、專項(xiàng)業(yè)務(wù)審核單等。本規(guī)定中的外部來文是指收到公司范圍外部的文件。外部收文內(nèi)容包括：外部文件、 函件等。本規(guī)定中的發(fā)文管理是指包括文件的草擬、審核、簽發(fā) （會(huì)簽）、復(fù)核、用印、分發(fā)、 文件整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。文件是指

2、公司在經(jīng)營管理 過程中形成的具有管理效力和規(guī)范體式的文件等3 職責(zé) 行政部為收發(fā)文管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)收發(fā)文管理工作。 行政部對各部門收發(fā)文管理的規(guī)范性予以監(jiān)督檢查。 各部門在收到交辦的來文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤，推諉，原則在 2 個(gè)工作日內(nèi)完 成對來文的處理。各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)文件的起草，應(yīng)堅(jiān)持“實(shí)事求是，精簡高效”的原則，確保文件的格 式規(guī)范、用詞準(zhǔn)確。4 收文管理文件的擬辦和批辦簽收登記4.1.1.1 內(nèi)、外來文均由行政部負(fù)責(zé)簽收登記；并由行政部填制信息批閱單，注明收 文日期、收文編號、發(fā)文單位、公文名稱等。收文編號4.1.2.1 其他來源的收文按 外【收文年份】流水號 編號。4.1.

3、2.2 內(nèi)部文件按 文件來源部門簡稱【收文年份】流水號 編號。擬辦和批辦4.1.3.1 文件由行政部按規(guī)定擬定信息說明及處理建議，按先部門后領(lǐng)導(dǎo)的順序進(jìn)行 公文處理。文件的承辦4.2.1 凡需要承辦的來文，行政部須在當(dāng)天將文件流轉(zhuǎn)給承辦部門或分管領(lǐng)導(dǎo)。4.2.2 承辦部門相關(guān)人員和分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對來文認(rèn)真審閱，并須簽署明確意見、建議 及姓名和日期；行政部應(yīng)該將這些意見或建議及時(shí)呈送對該來文所涉事項(xiàng)有決定 權(quán)的公司領(lǐng)導(dǎo)，并由該領(lǐng)導(dǎo)簽署具體意見、建議或決定。4.2.3 承辦部門一般要在二個(gè)工作日內(nèi)完成來文處理；特殊情況確有困難的，承辦部 門應(yīng)及時(shí)與行政部及信息報(bào)送部門進(jìn)行溝通說明。4.2.4 對不需

4、要承辦、也不需要傳閱的公文由行政部作存查處理。文件的催辦4.2.6.1 送領(lǐng)導(dǎo)或者交承辦部門處理的來文， 行政部要負(fù)責(zé)催辦， 做到緊急來文跟蹤催 辦，重要來文重點(diǎn)催辦，一般來文定期催辦。4.2.6.2 對在規(guī)定時(shí)間內(nèi)沒有及時(shí)處理， 同時(shí)沒有特殊困難原因的承辦部門， 由辦公室 予以記錄，做為部門月度考核內(nèi)容之一。反饋和辦復(fù)4.3. 1 若行使決定權(quán)的公司領(lǐng)導(dǎo)另行指示或授權(quán)相關(guān)部門或公司領(lǐng)導(dǎo)跟蹤、落實(shí)或處理來文所涉事項(xiàng)，則行政部須將該指示或授權(quán)信息反饋給相關(guān)職能部門或公司領(lǐng) 導(dǎo)，并由他們簽署傳閱部門 / 人員意見。4.3.2 行使決定權(quán)的公司領(lǐng)導(dǎo)要求向其反饋來文所涉事項(xiàng)的進(jìn)展或處理結(jié)果，則行政部

5、須將該事項(xiàng)的進(jìn)展或處理結(jié)果及時(shí)反饋。4.3.3 行政部應(yīng)在公司領(lǐng)導(dǎo)作出決定的當(dāng)天將相關(guān)處理意見、建議或決定及時(shí)反饋給 來文部門或單位。4.3.4 對于上報(bào)的請示類公文，上一級管理組織可以批復(fù)、簡復(fù)、批示等形式的公文 回復(fù)。對于上報(bào)的報(bào)告、意見類公文，上一級管理組織應(yīng)簽批明確意見，可以簡 復(fù)的形式回復(fù)。對于專項(xiàng)業(yè)務(wù)審核單，上一級管理組織應(yīng)簽批明確意見。收文管理的注意事項(xiàng)4.4.1 對需要傳閱涉及保密的來文，不得擴(kuò)大傳閱范圍。4.4.2 所有部門之間一般不得將收到的來文橫向傳遞（除相互溝通外） ，須經(jīng)行政部 進(jìn)行流轉(zhuǎn)。4.4.3 行政部在來文處理時(shí)要及時(shí)準(zhǔn)確， 承辦部門及領(lǐng)導(dǎo)在公文流轉(zhuǎn)過程中要注意

6、保密 和保管。4.4.4 會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織部門編寫后，行政部按相應(yīng)要求流轉(zhuǎn)、傳閱。5 發(fā)文管理文件種類及適用范圍決議是經(jīng)股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議討論通過的重要決策事項(xiàng)。5.1.2 決定是對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出的安排。5.1.3 通報(bào)是指表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況。5.1.4 通知指要求下一級組織辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)。5.1.5 公示是對重大人事任命、各類小組成員組建等資格審查情況征求意見，一般用 于公司范圍內(nèi)部。5.1.6 批復(fù)是對回復(fù)下一級組織的請示事項(xiàng)，對下一級組織上報(bào)的價(jià)格類、人事類等 請示可以以批復(fù)形式回復(fù)，一般用于公司范圍內(nèi)部。5.1.7 質(zhì)詢（問責(zé)）是針

7、對具體事件、問題的質(zhì)詢（問責(zé)），要求下一級組織作出回復(fù) 解釋等，一般用于公司范圍內(nèi)部。5.1.8 簡復(fù)是作為批復(fù)的一種簡單文件形式，對下一級組織上報(bào)的非計(jì)劃考核類、方 案類、規(guī)劃類等請示可以簡復(fù)形式回復(fù)，一般用于公司范圍內(nèi)部。5.1.9 批示是指對下一級組織提交的報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃等文件批語性文件，一般用于 公司范圍內(nèi)部。5.1.10 請示是向上一級組織請求批示、批準(zhǔn)。5.1.11 報(bào)告是向上一級組織匯報(bào)工作，反映情況、提出建議、回復(fù)上一級組織的詢問或要求。5.1.12 意見是對重要問題提出見解和處理辦法。5.1.13 函是平級部門之間的相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，建議時(shí)使用。主要有： 商洽函

8、、建議函、質(zhì)問函、告知函等。會(huì)議紀(jì)要是指記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)（僅作為內(nèi)部文件使用）。執(zhí)行 性的會(huì)議紀(jì)要，必須以決議、決定、通知等形式成文，會(huì)議紀(jì)要作為附件。6 發(fā)文文件格式 文件格式組成：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文編號、簽發(fā)人、 標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送 單位、發(fā)文單位、核對、打印等部分。保密文件須在文件右上角加蓋保密印鑒，注明密級及保密期限。發(fā)文編號應(yīng)當(dāng)包括公司代字、年份、流水號其中的流水號從“1”開始，表示流水號的實(shí)際阿拉伯?dāng)?shù)字前面無須另加“ 0”。631以股東會(huì)/董事會(huì)/監(jiān)事會(huì)名義發(fā)文按 公司簡稱股東會(huì)/董事會(huì)

9、/監(jiān)事會(huì)發(fā)文 年份流水號 方式編號。6.3.2 以公司名義發(fā)文按 公司簡稱發(fā)文年份 流水號 方式編號。6.3.3 以部門名義發(fā)文按 部門簡稱發(fā)文年份流水號 方式編號。 文件標(biāo)題：應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容并標(biāo)明文件種類，其結(jié)構(gòu)包括：發(fā)文單位、事由和文種三部分。文件標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和轉(zhuǎn)發(fā)文件加書名號 外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。主題詞：是文件內(nèi)容的高度概括，是標(biāo)題的濃縮，一般用詞組表示，最多用四個(gè)詞 組，每個(gè)詞組不超過 4 個(gè)字。主送單位：指文件的主要受理對象，受理單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 主送單位寫在正文之前，標(biāo)題的下面。抄送單位：指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉文件的其他單位

10、，應(yīng)先單位后個(gè)人，單位 應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，個(gè)人直接寫姓名，在文件末頁下端，于兩條 等長的平行細(xì)實(shí)線內(nèi)書寫。成文日期：以有權(quán)簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 落款及印章：文件應(yīng)當(dāng)加蓋公司印章。附件：文件附件說明應(yīng)附在正文后、發(fā)文單位前，并注明附件順序和名稱。附注：文件如有附注(需要說明的其他事項(xiàng))，應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。文件用紙：一般采用國際 A4型(210mm*297n)m特殊文種用紙可根據(jù)實(shí)際需要確定。文頭與頁邊：文件的各頁在印制時(shí)，均應(yīng)在四邊留出空白的余地。一般天頭寬 25 毫 米，地腳 20 毫米，訂口寬 28毫米，翻口寬 20毫米。字體、字號與行間距：

11、按附件規(guī)定行文。 頁碼：文件應(yīng)標(biāo)明頁碼，在每頁的中間標(biāo)出第 x 頁共 y 頁。 裝訂：文件左上側(cè)裝訂，不掉頁。7 發(fā)文程序 擬稿：公司或所屬部門因工作需要以公司或所屬部門名義發(fā)文的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人草擬 發(fā)文稿。初審：由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人發(fā)送電子文稿給行政部，由同級行政部確定附件材料是否齊全， 格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等，并編制統(tǒng)一的“發(fā)文會(huì)簽單” 。文件會(huì)簽：發(fā)文會(huì)簽單先由擬稿人、擬稿部門簽署意見，發(fā)文內(nèi)容涉及其它部門的， 應(yīng)由行政部提出會(huì)簽意見，對有關(guān)部門提出的意見，發(fā)文部門應(yīng)與其協(xié)商，如意 見不一致的應(yīng)如實(shí)反映，最終由簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)定稿。文件會(huì)簽由行政部負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)。文件簽發(fā)：以公司名義發(fā)文由公司總經(jīng)理簽發(fā)；以部門

12、名義發(fā)文由公司總經(jīng)理授權(quán)分 管副總經(jīng)理簽發(fā)。文件簽收：經(jīng)有權(quán)簽發(fā)人簽發(fā)的文件，通過網(wǎng)絡(luò)或書面形式送達(dá)相關(guān)部門、人員。以 書面形式發(fā)布的，行政部應(yīng)做好簽收登記。印章：有權(quán)領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)文會(huì)簽單上簽批后，業(yè)務(wù)部門將文件正式稿送行政部根據(jù)印信 管理規(guī)定辦理手續(xù)后加蓋相應(yīng)的印鑒并送有關(guān)單位。文件歸檔及管理：7.7.1 文件簽發(fā)完畢后，簽發(fā)的文件、發(fā)文會(huì)簽單及會(huì)簽稿由行政部統(tǒng)一收發(fā)、傳 閱、用印、歸檔和銷毀。7.7.2 文件歸檔時(shí)，應(yīng)保證文件不少于一份，便于備份查閱。文件翻印需經(jīng)行政部負(fù) 責(zé)人或業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，注明不準(zhǔn)翻印的文件除外。7.7.3 歸檔范圍內(nèi)的文件，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值大小

13、等整理，要保證歸檔文件的齊全、完整，便于保管和查找利用擬制、修改和簽批文件，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。熱敏紙傳真件不得直接作為文件歸檔，應(yīng)將復(fù)印件存檔。文件被撤消，視作自撤消之日起不產(chǎn)生效力；文件被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。如部門撤消，需要?dú)w檔的文件整理后按檔案管理規(guī)定移交行政部存檔。8發(fā)文行文規(guī)定行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，不得越級請示和報(bào)告。對外單位的重要發(fā)文，可以另行抄送公司股東范圍內(nèi)的相關(guān)公司?！罢埵尽睉?yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送單位，需要同時(shí)送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送同級和下級單位?！皥?bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。

14、下一級組織內(nèi)部行文或下行文，可以抄送的形式送上一級組織閱知、備案。文件中的數(shù)字，除發(fā)文編號、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號、百分比、專用術(shù)語和其他必須 用阿拉伯?dāng)?shù)碼外，均用漢字書寫。在同一文件中，數(shù)字的使用應(yīng)前后一致。9附則本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)解釋及修改。本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。公司信息批閱單密級：絕密 機(jī)密秘密來文單位來文名稱信息編號收件時(shí)間信息說明及 處理建議處理及批示意見傳閱部門/人員意見信息處理 反饋XXX有限公司文件（1號仿宋加黑）杭州安科發(fā)文年份*號（4號仿宋）（空1行）標(biāo)題 （3號宋體加黑）（空1行）主送單位:（小4號宋體）正文（小4號宋體）（空1行）附件：（小4號宋體）（空2行）（行距倍）發(fā)文單位（小4號宋體）簽發(fā)人（小4號宋體）：（小4號楷 體）發(fā)文日期：年 月 日（小4號宋體）主題詞（黑小4號）：（