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1、住院醫(yī)師標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)檔案管理探究 摘要:檔案管理是新形勢(shì)下醫(yī)院的根底性工作之一,包括工作檔案、人員檔案等等,要求給予更多重視和優(yōu)化?;诖耍疚囊孕滦蝿?shì)下住院醫(yī)師標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)檔案管理的問題作為切入點(diǎn),予以簡(jiǎn)述,再以此為根底,結(jié)合問題類型分析管理實(shí)施對(duì)策,給出推行雙重保存制度、做好檔案庫(kù)的分類建設(shè)、周期檢查更新等等可行方法,以求通過探究明晰理論,為后續(xù)具體工作的開展和完善提供少許參考。關(guān)鍵詞:檔案管理;檔案分類;雙重保存;檔案庫(kù)引言檔案管理Archivesmanagement亦稱檔案工作。是檔案館室直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理、提供利用效勞的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作總稱,也是醫(yī)院等機(jī)關(guān)檔案事業(yè)最根本的組成局
2、部。新形勢(shì)下,醫(yī)院住院醫(yī)師的數(shù)目越來越多,工作范圍也越來越廣,其結(jié)業(yè)后學(xué)歷提升、職稱變更、進(jìn)修等等信息需要實(shí)時(shí)進(jìn)行更新,尤其是標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)下的檔案管理,更需保證有效性。本文就該項(xiàng)工作的問題和對(duì)策進(jìn)行分析。1新形勢(shì)下住院醫(yī)師標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)檔案管理的問題標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)視角下,住院醫(yī)師的檔案必然會(huì)出現(xiàn)更新變化,如經(jīng)過考核后住院醫(yī)生晉升為臨床醫(yī)師,檔案需要予以變更,工作、培訓(xùn)經(jīng)歷等也要做出調(diào)整,如果管理部門和人員未能做好檔案分類,在進(jìn)行檔案更新和查找時(shí),都會(huì)出現(xiàn)困擾。此前有學(xué)者研究發(fā)現(xiàn)我國(guó)醫(yī)院的檔案管理并非全無問題,喪失率、缺損率分別到達(dá)0.07%和0.13%的水平,這與分類管理不到位直接相關(guān)【1】。新形勢(shì)下,
3、人才流動(dòng)和經(jīng)歷變化漸趨多樣化,更要求給予明確的檔案分類管理?,F(xiàn)代社會(huì)也被稱為信息社會(huì),很多興旺國(guó)家已經(jīng)推行了檔案的全數(shù)字化管理,我國(guó)局部地區(qū)也在嘗試進(jìn)行信息化檔案建設(shè)。但局部醫(yī)院管理方式依然較為滯后,或受限于資金條件,或受制于管理理念,檔案管理依然以紙質(zhì)文檔為主,且檔案室環(huán)境也不夠理想,容易導(dǎo)致檔案損壞、查找困難等實(shí)際弊端。此外,紙質(zhì)檔案也面臨搬運(yùn)、轉(zhuǎn)移困難的問題,當(dāng)醫(yī)院完成培訓(xùn)后,需要更新人員檔案,不當(dāng)?shù)谋4娣绞揭矔?huì)增加工作難度,需予以重視和解決【2】。2相關(guān)問題的管理實(shí)施對(duì)策雙重保存制度也即紙質(zhì)保存和信息保存并舉的制度。新形勢(shì)下,我國(guó)住院醫(yī)師的數(shù)目越來越多,人才流動(dòng)率較高,持續(xù)的標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)
4、也會(huì)導(dǎo)致人員經(jīng)歷和職稱變化。這要求在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的根底上,利用數(shù)字化設(shè)備建立信息檔案,當(dāng)紙質(zhì)檔案損壞后,可以根據(jù)信息檔案重建;信息檔案喪失后,也能根據(jù)紙質(zhì)檔案及時(shí)補(bǔ)充。與此同時(shí),信息化的資料便于人員進(jìn)行檔案尋找和查看,管理效率高,大型醫(yī)院還可以借此建立物聯(lián)網(wǎng),消除不同院區(qū)或職能部門等資料不能互通的信息孤島;問題,提升總體的檔案管理效率和水平。如果醫(yī)院資金和技術(shù)條件不理想,可以計(jì)算所需開支和人才需要,進(jìn)行上報(bào)申請(qǐng)上級(jí)部門撥款和幫助,上級(jí)部門結(jié)合當(dāng)?shù)匚飪r(jià)等信息進(jìn)行核對(duì),確認(rèn)無誤后可準(zhǔn)予撥款、調(diào)配人員,幫助醫(yī)院早日推行檔案雙重保存制度,完善檔案管理工作。檔案庫(kù)的分類建設(shè),在新形勢(shì)下住院醫(yī)師的檔案管理
5、中十分必要,標(biāo)準(zhǔn)化的培訓(xùn)往往需要進(jìn)行人才分類,包括內(nèi)科醫(yī)師、外科醫(yī)師、腫瘤科醫(yī)師等等,不同的培訓(xùn)進(jìn)度、考核情況,也要求能夠以明確的檔案進(jìn)行表達(dá)。建議各地醫(yī)院在檔案管理中采取根本的層次保存法,將所有住院醫(yī)師的檔案以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類,如以專業(yè)差異進(jìn)行分類,將住院醫(yī)師分為內(nèi)科、外科兩大類,再分為血液科、呼吸科、消化科等小類,分別進(jìn)行建檔。大型醫(yī)院中住院醫(yī)師數(shù)目多,二級(jí)分類下,查看依然困難,那么可以建立快捷的檢索制度。在檔案庫(kù)的首頁(yè)設(shè)置搜索欄,當(dāng)人員鍵入某某醫(yī)師;后,系統(tǒng)可以根據(jù)關(guān)鍵詞給出該醫(yī)師檔案信息,借以提升檔案庫(kù)檢索和使用的便捷性,彌補(bǔ)分類建設(shè)的缺乏。所有住院醫(yī)生經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)后,信息會(huì)出現(xiàn)變更
6、,這要求對(duì)檔案管理進(jìn)行加強(qiáng),實(shí)時(shí)完成信息的更新。結(jié)合一般性工作態(tài)勢(shì),建議以每個(gè)培訓(xùn)周期為檔案的更新周期,包括紙質(zhì)檔案和信息化檔案兩個(gè)方面。如出現(xiàn)住院醫(yī)師退出培訓(xùn)、結(jié)業(yè)、辭職等情況,那么要求對(duì)應(yīng)人員提前至少一周提出申請(qǐng),以便于檔案管理人員做好檔案調(diào)取和遷移、更新準(zhǔn)備。所有檔案更新工作應(yīng)選取至少兩名人員負(fù)責(zé),一名進(jìn)行信息更新,另一名進(jìn)行協(xié)助和核對(duì),以防止出現(xiàn)信息更新錯(cuò)誤、檔案管理不當(dāng)?shù)膯栴}。此外,因信息化檔案依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行作業(yè),還應(yīng)強(qiáng)調(diào)做好平安管理,以固定周期為間隔,進(jìn)行木馬檢查和清掃,防止檔案喪失、損壞甚至檔案庫(kù)崩潰的問題。建議管理人員構(gòu)建立體管理機(jī)制,以平安軟件進(jìn)行計(jì)算機(jī)和檔案庫(kù)的實(shí)時(shí)防護(hù),同時(shí),每日進(jìn)行一次木馬掃描秒和檢查,去除可能存在的風(fēng)險(xiǎn),保證檔案管理的效果和檔案庫(kù)信息平安。3總結(jié)綜上,新形勢(shì)下住院醫(yī)師標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)檔案管理應(yīng)謀求更多優(yōu)化,以適應(yīng)新時(shí)期的根本要求。目前來看,該項(xiàng)工作并不完善,存在檔案分類不明確、檔案保存方式單一等問題,不利于后續(xù)工作的開展。為求予以應(yīng)對(duì),后續(xù)工作中應(yīng)推行雙重保存制度,做好檔案庫(kù)的分類建設(shè),同時(shí)周期進(jìn)行檢查更新,以求最大限度保證檔案的管理和存儲(chǔ)工作有效性,為后續(xù)資料的調(diào)取和查看等工作提供支持。參考文獻(xiàn)【1】許劍,魏周陽(yáng),陳興無,等.住院醫(yī)師標(biāo)準(zhǔn)化
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