公司記錄控制程序及規(guī)范

1、qp402 記錄控制程序 年月日發(fā)布中年月日實施 1 目的和范圍 對記錄的標(biāo)識、貯存、保護(hù)和處置進(jìn)行控制，為證明產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量符合規(guī)定要求及 質(zhì) 管理體系有效運(yùn)行提供證據(jù)，同時也為提供服務(wù)的可追溯性及制定糾正、預(yù)防措施以及保 持和改進(jìn)質(zhì)量管理體系提供信息。 本程序適用于服務(wù)實現(xiàn)過程和質(zhì)量管理體系運(yùn)行中記錄的控制。 2 引用文件 qp401 文件控制程序 3 職責(zé) 3.1 人力資源部負(fù)責(zé)記錄的歸口管理，以及內(nèi)審、培訓(xùn)、糾正、預(yù)防措施等記錄的管理。 3.2 各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的管理。 3.3 記錄的填寫人員對記錄的真實、完整、準(zhǔn)確和清晰性負(fù)責(zé)。 4 工作程序 4.1 記錄的范圍 凡是質(zhì)量管理體系

2、運(yùn)行中的記錄、報告及與服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的信息等均屬“記錄”范圍。 包括： 4.1.1 與質(zhì)量管理體系有關(guān)的記錄：管理評審記錄，文件控制記錄、糾正、預(yù)防措施記錄、 基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境記錄、產(chǎn)品和過程監(jiān)視和測量記錄以及人力資源、培訓(xùn)記錄等。 4.1.2 與質(zhì)量活動有關(guān)的記錄：與產(chǎn)品（服務(wù)）有關(guān)的要求的評審記錄、供方評價記錄、 產(chǎn)品標(biāo)識記錄、不規(guī)范服務(wù)、不合格品控制記錄、顧客投訴處理記錄、糾正和預(yù)防措施記 錄、質(zhì)量計劃相關(guān)記錄等。 4.1.3 供方記錄：產(chǎn)品證明書、檢疫化驗單等。 4 記錄的編號及表格設(shè)計 4.2.1 記錄的編號按 文件管理規(guī)定,由人力資源部統(tǒng)一管理。 4.2.2 表格設(shè)計 a) 人力資

3、源部對記錄各種表格進(jìn)行全面策劃，統(tǒng)籌安排，組織編制； b) 記錄格式由各有關(guān)部門設(shè)計,報人力資源部審查后試用,在試用中修改完善; c) 經(jīng)試行確認(rèn)適用后,由人力資源部編制“記錄一覽表” ； d) 行業(yè)統(tǒng)一規(guī)定的表格，按其規(guī)定執(zhí)行。 4.3 記錄的填寫與要求 4.3.1 記錄及時、真實、完整、準(zhǔn)確；字跡清晰、工整、易辯認(rèn)；有記錄人員簽名及日期， 一般用鋼筆或圓珠筆填寫。 4.3.2 記錄不得隨意涂改。當(dāng)填錯需更正時，只允許劃改（能看清原文字或數(shù)據(jù)） 。對于記 錄的數(shù)據(jù)更改時，應(yīng)劃改后蓋上更改人印章或簽名。 4.4 記錄的管理 4.4.1 記錄實行分部門的管理辦法。各部門指定專人負(fù)責(zé)收集和保管記錄。 4.4.2 各部門將收集上來的各種記錄分類登記編目、標(biāo)識整理、裝訂和保管。 4.4.3 企業(yè)內(nèi)部人員，為了追溯、驗證或制定糾正和預(yù)防措施等目的，可查閱記錄，確需 借閱時應(yīng)履行借閱手續(xù)，由保管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。當(dāng)合同有規(guī)定時，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后 允許顧客或其代表查閱，借閱的記錄，不得更改、遺失或損壞。 4.4.4 歸檔、貯存、保管和處理 a) 各種歸檔記錄的保存期限見“記錄一覽表” ； b) 記錄的貯存地點(diǎn)應(yīng)確保整潔、干凈、防火、防潮、防蟲蛀鼠咬，并防止損壞丟失； c) 質(zhì)量記錄保存期滿，由保存部門開列清單，報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀，qp40 文件 控制程序