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文檔簡介
1、行政文件管理制度行政文件管理制度 第一章總則 第一條:為了規(guī)范公司內(nèi)的行文程序,強(qiáng)化對(duì)公司內(nèi)文件的管理工作,依據(jù)國家對(duì)文件管理的相關(guān)規(guī)定特制定本辦法。 第二條:公司文件包括收文、發(fā)文,是公司在進(jìn)行經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是公司進(jìn)行管理的重要工具。 第三條:企管中心是公司文件管理部門,負(fù)責(zé)處理公司的收、發(fā)文處理工作。各部門、分公司設(shè)兼職人員管理本單位的文書處理工作。 第二章公文種類 第四條:公司公文主要種類有: 一正式文件:適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,獎(jiǎng)懲有關(guān)單位 及人員; 二便文:適用于傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和必需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行 的事項(xiàng),任免人員,轉(zhuǎn)發(fā)上
2、級(jí)機(jī)關(guān)公文。 三通報(bào):適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者狀況。 四報(bào)告:適用于向上級(jí)匯報(bào)工作,反映狀況,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。 五請(qǐng)示:適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。 六批復(fù):適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。 七看法:適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。 八會(huì)議紀(jì)要:適用于記載、傳達(dá)會(huì)議民政部和議定事項(xiàng). 第三章公文格式 第五條:公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等部分組成。 一公文字號(hào)由公司代字、年份和序號(hào)組成,在橫線上3MM處用3號(hào)仿宋字,居中排列,年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí),年份用全稱,
3、用“括入。 二公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除規(guī)章制度名稱加書名號(hào)外。一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 三公文如有附件,應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。 四公文除“會(huì)議記要外,應(yīng)當(dāng)加蓋公章。 五成文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。 六公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。 七抄送機(jī)關(guān)指主送機(jī)關(guān)外必需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范的簡稱。 第六條:公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則,參照國家行政機(jī)關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 第七條:公文用紙采納國際標(biāo)準(zhǔn)A4型,左側(cè)裝訂。 第四章行文規(guī)則 第八條:行文規(guī)則是指依據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系確定下來的行文規(guī)范和準(zhǔn)則。國家對(duì)公文的行文規(guī)則有嚴(yán)格的要求,公
4、司行文應(yīng)遵照國家有關(guān) 規(guī)定進(jìn)行,強(qiáng)調(diào)以下幾點(diǎn): 1、行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用。 2、行文關(guān)系依據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。 3、要分清主送、主報(bào)和抄送、抄報(bào)單位。主送、主報(bào)單位必需是公文的辦理單位,抄送、抄報(bào)單位則是公文內(nèi)容涉及的其它有關(guān)單位,主報(bào)、抄報(bào)是上行文,主送、抄送是平行文或下行文,給上級(jí)單位的請(qǐng)示、報(bào)告,不能同時(shí)抄送同級(jí)或下級(jí)單位。 4、“請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事;一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),必需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式。 “報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。 第五章發(fā)文辦理 第九條:發(fā)文程序 第十條:各部門起草公文應(yīng)當(dāng)做到: 一符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。 二狀況確
5、實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直達(dá)不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡短。 三公文的種類應(yīng)當(dāng)依據(jù)發(fā)文單位的行文目的、職權(quán)及與主送機(jī)關(guān)的行文 關(guān)系確定。 四擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,并依據(jù)實(shí)際必需要確定緊急程度。 五人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。 六結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一、,第二層為“一、,第三層為“1.,第四層為“1。 七應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。 八文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。 九公文中的
6、數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必需使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 第十一條:公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由企業(yè)管理中心進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:是否確必需行文,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。 第十二條: 以公司名義制發(fā)上行文,由主管副總或總經(jīng)理簽發(fā)。 第十三條:公文正式印制前交企管中心應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核,重點(diǎn)是:審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 第六章收文辦理 第十四條: 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
7、第十五條:承辦公文要求 一承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)按時(shí)限要求辦理,確有困難的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明,對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的企管中心并說明理由。 二公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商,如有分歧,主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。 三審批公文時(shí),對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署看法。姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意,沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的,圈閱表示已閱知。送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文,企管中心要負(fù)責(zé)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦。 第十六條:呈批件辦理:公司內(nèi)日常工作的請(qǐng)示、報(bào)告必需要用呈批件的形式送領(lǐng)導(dǎo)審批。呈批件正文應(yīng)有擬稿人或部門經(jīng)理的簽字。 第七章公文管理 第十七條:上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的公文,除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外,必需經(jīng)企管中心經(jīng)理批準(zhǔn),可以翻印,翻印時(shí)應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。 第十八條:公司公布公文,必需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才
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