科技期刊編輯與作者溝通效率

1、科技期刊編輯與作者溝通效率 與作者溝通交流是科技期刊編輯日常工作的一局部，從審稿、退修到清樣校對(duì)，都需要與作者進(jìn)行包括口頭方式到書面方式的交流和溝通。如何因人制宜，通過(guò)溝通，高效、愉快地完成對(duì)存疑項(xiàng)的核實(shí)，也使作者感到滿意，是編輯工作中的一門必修課。筆者從受眾的角度出發(fā)，提出本人的一些關(guān)于溝通技巧的思考。1作者準(zhǔn)備度情景領(lǐng)導(dǎo)理論由行為學(xué)家保羅•赫塞于20世紀(jì)60年代提出。該理論認(rèn)為，領(lǐng)導(dǎo)者的行為要與被領(lǐng)導(dǎo)者的準(zhǔn)備度相適應(yīng)，才能取得有效的領(lǐng)導(dǎo)效果。準(zhǔn)備度是指人們?cè)诿宽?xiàng)工作中所表現(xiàn)出的能力和意愿的不同組合:能力是指在完成某項(xiàng)工作時(shí)，個(gè)人所具備的相關(guān)知識(shí)和技能;意愿是指針對(duì)完成某項(xiàng)工作時(shí)，

2、個(gè)人表現(xiàn)出來(lái)的積極性與信心。根據(jù)能力和意愿的上下程度，同一人常常表現(xiàn)出4種不同的準(zhǔn)備度水平:1)低能力低意愿;2)低能力高意愿;3)高能力低意愿;4)高能力高意愿。人們對(duì)同一類任務(wù)的準(zhǔn)備度，隨著被要求完成任務(wù)的環(huán)境不同或條件的變化，往往也會(huì)處于不同的水平。此類作者由于撰寫論文時(shí)自身的條件尚不成熟，對(duì)稿件闡述的問(wèn)題尚沒(méi)有一個(gè)比擬明確的認(rèn)識(shí)或是準(zhǔn)備的資料不夠充分;但迫于升職稱或畢業(yè)發(fā)表論文的要求不得不倉(cāng)促完成論文的撰寫，稿件從學(xué)術(shù)質(zhì)量到出版質(zhì)量均存在較大的提升空間。此類稿件的審稿結(jié)果為退稿或是需要幾經(jīng)修改占多數(shù)。稿件退回給此類型作者退修時(shí)，經(jīng)常會(huì)遲遲修不回來(lái)，作者可能會(huì)拖延很久才草草回復(fù);對(duì)審稿意

3、見(jiàn)的回復(fù)會(huì)有一種逃避的態(tài)度，能回復(fù)的就回復(fù)，回復(fù)不了的就略過(guò)不提。此類型作者的能力發(fā)揮很大一局部受到低意愿;限制。作者低意愿的原因很多，包括作者沒(méi)有發(fā)自內(nèi)心想創(chuàng)作這篇文章，或是對(duì)實(shí)踐的思考總結(jié)較少，或者因個(gè)人能力不夠而導(dǎo)致文章的撰寫比擬困難，等等。就同一位作者而言，對(duì)同一項(xiàng)任務(wù)的準(zhǔn)備度狀態(tài)是可以改變的，如果在溝通時(shí)有的放矢，盡量提高作者的準(zhǔn)備度，使作者受益，那么有利于增強(qiáng)作者對(duì)期刊的忠實(shí)度。有朝一日，作者的能力和意愿提高，可能會(huì)想起期刊對(duì)他的幫助，相當(dāng)于對(duì)期刊長(zhǎng)遠(yuǎn)的稿源投資。此類作者一般參加工作年限較短，有相對(duì)較多的時(shí)間和精力，對(duì)自我提升有要求或是善于總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)，意愿很高;但是，由于工作

4、經(jīng)驗(yàn)積累得不夠，或者選題的角度有待提高，稿件的內(nèi)容質(zhì)量不高。此類稿件雖然審稿結(jié)果退稿或是需要退修仍占多數(shù);但由于作者本身的高意愿，回應(yīng)會(huì)比擬積極。在退修或退稿的溝通中，如果可以給出中肯的建設(shè)性意見(jiàn)，此類作者經(jīng)過(guò)自身總結(jié)，會(huì)有一個(gè)量變到質(zhì)變的過(guò)程，稿件修回或重新時(shí)，質(zhì)量會(huì)有較大的提升。一方面作者本人的能力得到提高，通過(guò)幾次正面的反響和積累，開(kāi)始向高能力高意愿類型轉(zhuǎn)變;另一方面因得到了正面的指導(dǎo)，會(huì)對(duì)編輯和期刊的好感度提高，對(duì)期刊品牌的忠實(shí)度增加。如果溝通不當(dāng)，作者對(duì)往何處使力;比擬迷茫，積極性受到打擊，有可能會(huì)自我放棄而轉(zhuǎn)變成低能力低意愿的類型。此類作者的專業(yè)水平較高，對(duì)論文選材和科學(xué)性等大方向

5、的把握均較好，在時(shí)受到升職稱或結(jié)題的時(shí)間限制，或者是為了完成導(dǎo)師所給的任務(wù)，或是幫別人完成，撰寫論文的時(shí)間有限，或是由于本人工作重心分配的原因，準(zhǔn)備放在這篇論文的時(shí)間比擬有限;所以在細(xì)節(jié)處不完整，如參考文獻(xiàn)著錄中某些工程缺省，需要的統(tǒng)計(jì)學(xué)數(shù)據(jù)缺少，或者是一些對(duì)于作者或者作者所在的平臺(tái)而言是屬于專業(yè)認(rèn)知常識(shí)，但是寫出來(lái)比擬費(fèi)時(shí)的一些細(xì)節(jié)，或是整篇文章應(yīng)該是為向其他期刊量身定做;的而不符合本刊稿約格式，在整篇論文的細(xì)節(jié)中，作者的低意愿;初露端倪。此類稿件的審稿結(jié)果一般都是退修或可用，此類作者有著新人不能企及的專業(yè)知識(shí)沉淀和撰寫論文的豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，稿件存在的一些問(wèn)題屬于瑕不掩瑜;。相對(duì)于其高能力;，

6、此類作者的低意愿;特點(diǎn)在退修或后續(xù)稿件處理時(shí)也很鮮明，而且作者本身對(duì)期刊的忠實(shí)度并不高;但如果溝通愉快，吸引作者青睞本刊的可能性還是存在的，對(duì)期刊而言屬于應(yīng)盡力爭(zhēng)取品牌忠實(shí)度;的優(yōu)質(zhì)稿源對(duì)象。高能力高意愿是每個(gè)編輯都?jí)裘乱郧蟮念愋?，此類作者積極性高，寫作能力強(qiáng)，稿件質(zhì)量高，與編輯的溝通也很愉快守時(shí)、彬彬有禮;但此類型作者的流動(dòng)性很大，而且多已有一定的社會(huì)地位，品牌的忠實(shí)度較難維系。如果期刊本身硬件質(zhì)量不夠，作者移情別戀;的概率很高，畢竟良禽擇木而棲;，應(yīng)結(jié)合自己期刊的具體情況，盡量爭(zhēng)取，盡人事聽(tīng)天命;。2與作者溝通前做好準(zhǔn)備在認(rèn)真通讀全篇的根底上，梳理準(zhǔn)備與作者溝通的存疑項(xiàng)，并進(jìn)行分類:哪些是

7、可以編輯自行解決，或是待作者自校環(huán)節(jié)進(jìn)行即可;而哪些是確實(shí)需要與作者溝通后才能解決的待核實(shí)項(xiàng)。作者看完編輯的郵件意見(jiàn)后一般會(huì)有2種決定:1)立刻放下手頭的事情，將注意力轉(zhuǎn)移到稿件所提出問(wèn)題的核實(shí)并盡快回復(fù);2)感覺(jué)很困難所以暫時(shí)先放在一邊。雖然選擇哪一種的決定最終是由作者來(lái)做出的;但作者是通過(guò)閱讀審稿意見(jiàn)后才做出決定，所以郵件這邊的編輯還是可以通過(guò)溝通有所作為的。編輯需要換位考慮，在溝通前分析作者，編輯對(duì)作者了解得越多，作者這次溝通的定制程度就更高。從整篇文章的通讀，判斷對(duì)方屬于哪種準(zhǔn)備度類型，考慮作者需要什么并對(duì)自己提出的意見(jiàn)進(jìn)行預(yù)判斷，要讓作者覺(jué)得提出的修改意見(jiàn)或待核實(shí)項(xiàng)是專業(yè)的私人定制;

8、而非例行公事;，通過(guò)這次溝通，作者本人是有所收獲和成長(zhǎng)的。3與作者溝通中專注于效果要把握好何時(shí)使用 溝通，時(shí)間無(wú)論是對(duì)作者還是編輯都是非常珍貴的，可以用郵件或短信解決的問(wèn)題可以先嘗試以上2種溝通方式。在必須選用 溝通時(shí)，可注意選擇正確的時(shí)間點(diǎn)，防止選擇了一個(gè)不恰當(dāng)?shù)膶?duì)于作者而言很忙的時(shí)間檔，而使作者對(duì)此次溝通應(yīng)付了事，浪費(fèi)了這次溝通的時(shí)機(jī)。 溝通前用PADD模型整理一下思路。PADD代表:目的(purpose)，你為什么打這個(gè) ，譬如給作者發(fā)了郵件和短信很久一直沒(méi)有收到回復(fù);行動(dòng)(action)，你希望對(duì)方做什么，想詢問(wèn)一下是否沒(méi)有收到郵件、短信或是就某個(gè)問(wèn)題雖然作者在郵件中給了回復(fù)但是仍然沒(méi)

9、有核實(shí)清楚，所以才占用對(duì)方時(shí)間打 商量一下;細(xì)節(jié)(detail)，是使用編號(hào)的列表列出自己想要在 里核實(shí)的存疑項(xiàng)，防止因?yàn)榫推渲幸粋€(gè)問(wèn)題討論深入時(shí)而漏掉其他項(xiàng)，打了一通 放下話筒的瞬間想起來(lái)再次致電的為難;截止日期(deadline)，說(shuō)明希望得到作者回復(fù)的截止日期和原因。性格通?？煞譃?類根本類型:和平型、活潑型、完美型和力量型?？闪私庖幌伦约旱男愿裰心姆N根本類型占主要，有意識(shí)防止此性格的下意識(shí)反響對(duì)溝通造成的不利影響。在稿件處理或撰寫溝通意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)盡量躲避不專業(yè)的情緒，從情緒中抽離，防止將有情緒的字眼帶入溝通意見(jiàn)中。與低意愿作者 溝通時(shí)，作者有時(shí)在 中會(huì)有下意識(shí)的抵觸情緒，這時(shí)應(yīng)注意調(diào)整自

10、己的情緒和談話溝通的節(jié)奏，不要受到干擾。3.2因人制宜，結(jié)合作者的準(zhǔn)備度類型有的放矢高能力和低能力的區(qū)別在于，高能力的作者可以解讀編輯提出要求的重點(diǎn)，并自己具象化目標(biāo)，一步步去執(zhí)行;但是，低能力的作者由于現(xiàn)階段的準(zhǔn)備度還不夠，所以需要編輯幫助作者來(lái)完成高能力作者可以獨(dú)立完成的這一步。所以，對(duì)于低能力低意愿的作者，編輯需要從信息接收者的角度出發(fā)來(lái)考慮問(wèn)題，將考慮的重點(diǎn)從我想說(shuō)什么;轉(zhuǎn)換到對(duì)方在現(xiàn)有準(zhǔn)備度狀態(tài)下能接收到的是什么;。例如統(tǒng)計(jì)學(xué)數(shù)據(jù)不完善;，對(duì)于此類作者而言，可能編輯提出的這條意見(jiàn)不夠具體，作者現(xiàn)在的能力無(wú)法接受到編輯想要表達(dá)的重點(diǎn)，很可能這篇文章的統(tǒng)計(jì)學(xué)都不是作者本人完成的，或是作者

11、統(tǒng)計(jì)學(xué)知識(shí)不是很熟練，可改為某項(xiàng)指標(biāo)的組間比擬待補(bǔ)充具體的F值和P值;。像綜述類的文章，作者可能以前沒(méi)有撰寫經(jīng)驗(yàn)，但是為了畢業(yè)，不得不拼湊出來(lái)。這時(shí)給出的修改或稿件處理意見(jiàn)要具體，譬如修改意見(jiàn)說(shuō)，此段不夠飽滿，邏輯不嚴(yán)密;，對(duì)于作者來(lái)說(shuō)就比擬抽象。可以按照段落邏輯將待補(bǔ)充內(nèi)容梳理出來(lái)，一步步拆分成細(xì)小的意見(jiàn)，到達(dá)每條意見(jiàn)作者可以直接按照批注去行動(dòng)。如果單純是一句文章需要精煉;，對(duì)于作者而言，因?yàn)榭赡茏陨淼膶懽鞴Φ子写谕晟?，或者?duì)文章脈絡(luò)的把握不夠，雖然編輯已經(jīng)表達(dá)了自己的意圖，但是作者接收不到，這條意見(jiàn)很可能是無(wú)用的信息。如果具體一點(diǎn)，譬如說(shuō)文字方面，還是很啰唆。論文就是論文，請(qǐng)作者改掉拉家

12、常的表達(dá)模式;，或者文字表述相當(dāng)啰唆，建議在關(guān)鍵步驟上重點(diǎn)明確，不必面面俱到介紹，一些表達(dá)盡可能簡(jiǎn)練。文字能說(shuō)清的就沒(méi)有必要再附圖。刪改后正文局部不超過(guò)5500字;。那么作者有了行動(dòng)的目標(biāo)，就可以馬上去執(zhí)行。所以，對(duì)于此類作者，撰寫溝通意見(jiàn)時(shí)應(yīng)注意修改意見(jiàn)的具象化，防止使用模糊和多義的語(yǔ)言，作者在修改意見(jiàn)逐條落實(shí)的過(guò)程中，自身的能力隨之提高，對(duì)修改的實(shí)踐畏難心理會(huì)逐漸降低，其意愿也會(huì)隨著提高。對(duì)此類作者，編輯在溝通時(shí)除了要注意具象化溝通意見(jiàn)，更要保護(hù)他們那難得的高意愿。此類作者自身期待得到成長(zhǎng)和提高的意愿是比擬強(qiáng)烈的，所以一些正面的語(yǔ)氣可以推動(dòng)作者以更大的熱情去提高自身的能力。溝通語(yǔ)句可以先鼓

13、勵(lì)，再提出待修改意向。語(yǔ)氣要婉轉(zhuǎn)，如這樣是否更為合理，待斟酌、請(qǐng)教;之類的字眼。特別是退稿時(shí)，應(yīng)注意退稿不退人，注意保護(hù)作者撰稿的積極性。此類作者一般比擬挑剔善變;，其意愿通常是與作者本人對(duì)期刊的認(rèn)可度相掛鉤的。如果常規(guī)情況下作者的此類型文章會(huì)投到比本刊層次高的期刊，那么這次由于是低嫁;，作者一方面對(duì)文章的細(xì)節(jié)和形式會(huì)比擬省略，另一方面，對(duì)文章內(nèi)容的把握會(huì)比擬有自信，認(rèn)為自己文章現(xiàn)在的這個(gè)版本是比擬權(quán)威或是不容置疑的。對(duì)于前者類型存疑項(xiàng)的提出，編輯溝通時(shí)可人性化;一些，首先要表現(xiàn)出對(duì)作者的理解，表示理解待核實(shí)項(xiàng)對(duì)于作者而言已經(jīng)是常識(shí);但是，由于文章撰寫和發(fā)表需要，仍需簡(jiǎn)略補(bǔ)充。另外，給作者留下

14、的修改期限可以比擬沉著，如需要作者補(bǔ)充基金、專欄作者簡(jiǎn)介、圖片、參考文獻(xiàn)相應(yīng)工程，可附上模板或截圖范例，做得到位一些。對(duì)于后者，那么是一場(chǎng)小小的博弈，編輯要在完整領(lǐng)會(huì)稿件內(nèi)容以后，再謹(jǐn)慎提出作者之前未知或是未重視方面的補(bǔ)充意見(jiàn)，要展現(xiàn)出編輯的專業(yè)素養(yǎng);而且，由于此類作者對(duì)該刊先入為主的低意愿;，其實(shí)作者內(nèi)心對(duì)與該刊編輯交流的耐心是有限的甚至潛意識(shí)里是拒絕交流的:所以，編輯要把握有限的時(shí)機(jī)如果自己沒(méi)有想清楚如何清晰地表達(dá)，就不要貿(mào)然給作者打 ，因?yàn)樵?交流的短短時(shí)間內(nèi)，讓自信的作者推翻自己之前的認(rèn)知，其難度是比擬大的。作者可能會(huì)在 里直接拒絕對(duì)待核實(shí)項(xiàng)或斟酌項(xiàng)的修改，郵件是更為適宜的選擇，可以沉

15、著地把需要修改或斟酌的原因闡述清楚，也給了作者通過(guò)瀏覽文字而斟酌反思的余地，這是文字較聲音的優(yōu)勢(shì)所在。雖然此類作者的姿態(tài)較高;但是，如果溝通得當(dāng)，作者認(rèn)可了編輯提出的意見(jiàn)，那么對(duì)修改或溝通項(xiàng)的核對(duì)會(huì)非常高效。如果要打 溝通，要想清楚在幾分鐘的時(shí)間內(nèi)如何一語(yǔ)中的地把需要修改的原因闡述清楚，至少要保證作者真的全部聽(tīng)進(jìn)去，而且要錯(cuò)開(kāi)作者的工作頂峰時(shí)間。此類作者一般對(duì)自身都是比擬精益求精，善于聽(tīng)取別人的意見(jiàn)，并禮貌地給予反響。和此類作者的每次溝通，編輯從作者的解答和反響中也可以得到解惑和提升，所以，對(duì)于這種難得提升自己的時(shí)機(jī)應(yīng)該好好把握住。首先不要做給自家期刊減分的事情，同時(shí)，在溝通中可表現(xiàn)出對(duì)該篇論文后續(xù)研究成果的關(guān)注和跟進(jìn)，表現(xiàn)出希望對(duì)后續(xù)研究結(jié)果進(jìn)行約稿的意愿，邀請(qǐng)作者在本刊的述評(píng)或?qū)＜艺搲瘷谀恐袑?duì)稿件所討論的問(wèn)題進(jìn)行討論。編輯在日常工作中可有意識(shí)地練習(xí)自己的溝通能力，每次與作者溝通后，可及時(shí)做一總結(jié):給自己的這次溝通做出評(píng)價(jià)(作者和自己是否滿意以及作者是否認(rèn)為這次溝通是必要的)，溝通的目的是否到達(dá)，溝通之前做的準(zhǔn)備工作是否充分，對(duì)作者的準(zhǔn)備度預(yù)判是否準(zhǔn)確，是否浪費(fèi)了一些不必要的溝通本錢，比方由于作者的態(tài)度語(yǔ)氣等原因而使自己的情緒被作者帶著跑而引發(fā)出負(fù)面的情緒，或是說(shuō)話沒(méi)有圍繞中心點(diǎn)浪費(fèi)了作者的時(shí)間，自己的措辭是否切題、得體，等等;總結(jié)的缺乏之處在下一次