辦公室管中央電大試題及答案Word版

1、一、單項(xiàng)選擇題（請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1分，共10分）1辦公室，顧名思義，是辦公的場(chǎng)所。下列諸項(xiàng)中（B實(shí)驗(yàn)室）應(yīng)不屬于辦公室范疇。2請(qǐng)示是文員工作上有疑難，無法處理時(shí)，向上司請(qǐng)求指示，或無權(quán)處理時(shí)，向上司請(qǐng)求批準(zhǔn)。下面請(qǐng)示中（C越級(jí)請(qǐng)示）是不當(dāng)?shù)摹?以下關(guān)于辦公室職能的說法，哪一種是正確的（ C辦公室管理具有集中性和整體性）4文員在為上司篩選電話時(shí)，以下做法不正確的是（A文員在說了迎接詞，對(duì)方發(fā)出聲音之后，就能迅速辨聽）5郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪項(xiàng)因素（ D愛好 ） 6辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)選擇下列哪項(xiàng)合適的話題？（ A有共同利益的話題 ）7文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（

2、單位）復(fù)信的情況是以下哪一種（A初次寫信，或有過激言行的）8文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是（C什么日期、時(shí)間召開會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急程度）9以下哪一種類型是適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議。（C圓桌型）10以下餐巾的使用方法正確的是（B用來擦嘴唇嘴角）1傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件？（ A一般的圖紙 ）2文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪種行為是不適宜的。（ B較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方）3對(duì)新情況、新問題，無章可循時(shí)，上司又沒有明確的指示，文員可參照有關(guān)政策，作出合乎情理的處理。這是采用的（C變通 ）方法。4為了防止辦公室支出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列

3、中哪項(xiàng)工作應(yīng)改進(jìn)（A工作人員工作盡可能專門化、單一化 ）5文員在為上司篩選電話時(shí)，以下做法不正確的是（D來電者尋找你的上司，應(yīng)弄清對(duì)方的身份再上詞） 6在公務(wù)專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個(gè)人稱呼后習(xí)慣用（D“臺(tái)安”、“鈞安” ）7按照美國人類學(xué)家愛德華霍爾博士對(duì)交往空間距離的劃分理論，45CM120CM，應(yīng)該是（A個(gè)人區(qū)）9上司決定參如某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該（D只在便箋上寫好會(huì)議名稱 ）10值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情（ A簽發(fā)文件 ）1文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（B傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思， 榕人自己對(duì)問題的意見 ）2以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說法， 哪一個(gè)是不正確

4、的？（D把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做）3有時(shí)應(yīng)上司要求， 文員參與會(huì)見或會(huì)談， 以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)？（B發(fā)表意見）5文員打印寄往歐美國家的信封， 收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（C姓名、部門、地址、國名）。6下列接受名片時(shí)唯一正確的做法是（A接受名片時(shí)要用雙手）。9文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)， 不用考慮（ B有無休息室）。10上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議， 有時(shí)需要更換服裝， 文員應(yīng)（ A通知上司家人把衣服送達(dá)）。1在辦公室的布置方面，（A離入口最遠(yuǎn)）的位置是上座。3文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？（C每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力）5以下哪些接打電

5、話的行為是不正確的？（A受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)簦?文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（C與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 ）10在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（B說話的技巧），了解要求約會(huì)者的心理。1以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的（D應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能）3以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的（A錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置 ）5以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（C應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系）6以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是

6、不適宜的（A以電話方式?jīng)Q定面談或開會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書面形式確認(rèn)）7文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的（B代替上司制定約會(huì)計(jì)劃）8以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的（D穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰 ）9以下說明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正確的（C工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可）二、判斷題（正確打“，錯(cuò)誤打“。每小題1分，共10分）11小辦公室的配置，打字、復(fù)印間應(yīng)離上司辦公室稍遠(yuǎn)一些。 （ ）12沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致

7、則是典型的工作。 （ ）13文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上大家閱讀）。 14代表會(huì)議依法定期召開，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。（）15如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對(duì)方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會(huì)來聽電話，讓上司直接與對(duì)方通話。 （ ）16文秘人員對(duì)上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（ ）17上下級(jí)之間握手，下級(jí)先伸手后，上級(jí)才能相握。 （ ）18口頭語言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長者說話，應(yīng)文雅

8、些；對(duì)一般同事或顧客說話，就可通俗。 （ ）19文員對(duì)于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報(bào)告上司。 （ ）20文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求（ ） 11辦公室桌、椅，特別是客人的椅子應(yīng)放在直對(duì)光源的地方。 （ ）12辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。 （ ）13文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。 （ ）14請(qǐng)示與報(bào)告可以合并使用，如“關(guān)于問題的請(qǐng)示報(bào)告”。 （）16假如上司不準(zhǔn)備參如某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知廢棄，以免干擾其他事情。 （ ）17如果需要與來訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來訪者方便的

9、時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來。 （ ）18女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個(gè)拳頭大小距離（）19文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。 ）20列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的商時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。（ ）1文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。 （ ）2文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些， 如果錯(cuò)誤可以再做一遍。 （ ）3無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送， 因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。 （ ）4當(dāng)與人擦肩而過， 或越過長輩、上司前面， 或因事中途離坐時(shí)，

10、都要招呼一聲。 （）5文秘人員對(duì)上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心， 支票簿與印章應(yīng)該一起收藏， 以避免被盜用冒領(lǐng)。（ ）6受到直屬上司以外的指派時(shí)， 假如是文員自己能夠安排辦理， 而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。 （ ）7即使是上司私人的應(yīng)酬， 文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。 （）8宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出， 以便客人及早安排， 已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（ ）9如果要拒絕別人， 最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度， 分別使用表示方法， 以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。 （）10介紹信的正本和存根必須一致， 同時(shí)可以出具空白介紹信。

11、（ ）1辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。 （ ）2辦公室工作人員對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。 （ ）3同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。 （）4文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。 （ ）5文員應(yīng)有效利用時(shí)間，可以把重要工作如寫報(bào)告等與其他工作安排在一起去做。 （ ）6日常交往中的上下級(jí)角色關(guān)系不應(yīng)淡化。 （ ）9要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。上司不加采用，應(yīng)說服上司。（） 3文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。因?yàn)樯纤菊鹋约恨D(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣 （ ）4當(dāng)

12、上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（ ） 6面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。 （）7注辦是指文秘人員在文件處理單上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。 （）8即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。 （ ）三、簡答題（每小題10分，共20分）21文員在處理上司指派的工作時(shí)，首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，簡要說明制定計(jì)劃時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)要點(diǎn)。（1）充分了解即將開始的工作內(nèi)容；（2）思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳；（3）上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，必須為工作排定優(yōu)先順序。還需要進(jìn)行一般闡述。22文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工

13、作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。 電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動(dòng)日期一覽表；使用提示性備忘錄；準(zhǔn)備約會(huì)表；準(zhǔn)備特殊提示卡；準(zhǔn)備交往提示文件。21簡要說明會(huì)議紀(jì)要有什么作用？有哪兩種形式會(huì)議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、指導(dǎo)工作的作用?？梢杂糜谙蛏霞?jí)匯報(bào)會(huì)議情況；也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位，以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，或要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。有兩種形式：（1）議決性會(huì)議紀(jì)要。（2）周知性會(huì)議紀(jì)要。22請(qǐng)簡單說

14、明提高會(huì)議效率的一些基本做法？遵循法律法規(guī)；合理確定會(huì)議目標(biāo)；確定必要的與會(huì)者；減少會(huì)議數(shù)量；縮小會(huì)議規(guī)模；簡化會(huì)議程序；縮短會(huì)議時(shí)間；控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)；分析會(huì)議成本。1文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用？應(yīng)注意什么？（1）進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸；（2）參謀作用；補(bǔ)缺作用；增進(jìn)關(guān)系作用；（3）適事、適時(shí)、適地、適度。2文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？（1）會(huì)議名稱；（2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（3）時(shí)間（開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）；（4）會(huì)議地點(diǎn)；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（8）會(huì)議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9）相關(guān)的資料；（10）下次會(huì)議預(yù)定日期

15、。1簡要說明會(huì)議紀(jì)要的概念，會(huì)議紀(jì)要有什么作用？形式是怎樣的？會(huì)議紀(jì)要是用來記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的一種正式公文。它是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反映會(huì)議的精神和情況。會(huì)議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、指導(dǎo)工作的作用?？梢杂糜谙蛏霞?jí)匯報(bào)會(huì)議情況；也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位，以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，或要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。有兩種形式：（1）議決性會(huì)議紀(jì)要。是與會(huì)者經(jīng)過商議，對(duì)某些問題作出一致決定，需要共同遵守、執(zhí)行時(shí)寫下的文字依據(jù)。（2）周知性會(huì)議紀(jì)要。用于傳達(dá)會(huì)議情況，傳播信息、交流經(jīng)驗(yàn)而作的紀(jì)實(shí)性文件。2什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做

16、？對(duì)于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請(qǐng)性活動(dòng)，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對(duì)方，只需要禮貌地、委婉地達(dá)到阻擋或拒絕的目的即可。（1）電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對(duì)方，暫時(shí)不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時(shí)間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。（2）來訪擋駕。先問情來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請(qǐng)示。（3）會(huì)議、活動(dòng)擋駕。對(duì)無必要的會(huì)議和活動(dòng)文員要替上司委婉地拒絕。1文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請(qǐng)說明這一系列過程。（1）擬稿。（2）核稿。是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)。（3

17、）簽發(fā)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。（4）編號(hào)。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。（5）繕印。對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行眷清、復(fù)印或排版印刷。（6）校對(duì)。指將文件的眷寫稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正。（7）用印，是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。（8）登記。（9）分發(fā)。指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。2文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？（1）要獲得上司的許可；（2）如果用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)。（3）要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式（早餐會(huì)、午餐會(huì)等）、所要的時(shí)間等等；

18、（4）約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表上。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。（5）星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)；（6）對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì)；（7）公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；（8）地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。四、設(shè)計(jì)題（每題15分，共30分）23本單位為了推進(jìn)工作開展，擬制定近三年或中長期工作發(fā)展規(guī)劃，決定召開部分人員參加的工作研討會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)？（1）座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是對(duì)部門工作熟悉，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者

19、；（2）座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（3）座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；（4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；（5）詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（6）座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；（7）會(huì)場(chǎng)也可準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。24某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？（1）清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；（2）征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；（3）比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；（4）贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并

20、應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下；（5）附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。1安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行1 0人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？（1）接受任務(wù)；（2）了解來賓；（3） 制訂計(jì)劃；（4）預(yù)訂食宿；（5）迎接來賓；（6）商議日程；（7） 安排會(huì)談；（8）陪同參觀；（9）送別客人；（10）接待小結(jié)。2文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后， 要做好哪些工作？（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱

21、、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。（2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。（3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)， 繼續(xù)放旅行前未完的工作。（4）把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄， 以便將來有用。（5）對(duì)在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。1某公司為了推銷自己的產(chǎn)品，做好宣傳和營銷前的準(zhǔn)備工作，以良好的社會(huì)形象及合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定組織召開專家座談會(huì)，對(duì)其推銷產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估。如果你是辦公室人員，領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成你承辦這個(gè)座談會(huì)，你該如何做？（1）

22、座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；（2）座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（3）座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；（4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；（5）詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（6）座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；（7）會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。1文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國內(nèi)國際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？履行哪些職責(zé)？（1）準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。（2）制定

23、約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃表包括：城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄饴眯?，寫明城市名和國家名），日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話號(hào)碼。（3）為商務(wù)洽談收集資料。（4）決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單。（5）考慮行李問題。通過航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽。（6）安排差旅費(fèi)。（7）建立旅行旅館信息資料庫。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫。（8）辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。2某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？（1）客人的選擇。確定名單，再請(qǐng)上司核定。（2）確定時(shí)間。如果是涉外

24、宴請(qǐng)，宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)該按照國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日。（3）會(huì)場(chǎng)的選擇。要考慮宴會(huì)的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)算費(fèi)用等，考慮宴會(huì)的形式與氣氛、交通是否方便、場(chǎng)地大小是否合適、菜式、有無停車場(chǎng)。（4）擬訂菜單。應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，從賓客的身份、宴請(qǐng)層次、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司挑選。（5）寄發(fā)請(qǐng)柬。宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬，請(qǐng)柬上應(yīng)寫明邀請(qǐng)人姓名，被邀請(qǐng)人姓名、宴請(qǐng)的目的、方式、時(shí)間、地點(diǎn)，以及著裝要求、要求回函及其他說明等。請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出。（6）席次的排列。以社會(huì)地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請(qǐng)柬上應(yīng)注明席次號(hào)。席次的排列原則是：男女主人對(duì)坐桌椅的兩

25、端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐在女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。五、案例分析題（每小題15分，共30分）1請(qǐng)看如下案例：上海某冰箱廠的冰箱暢銷全國各地，一天，江蘇某城市報(bào)上刊登了這家廠的家用冰箱發(fā)生爆炸的消息，幾天之內(nèi)，這種冰箱在當(dāng)?shù)丶礋o人問津。奇怪的是廠方卻從這個(gè)案例，可以為我們文秘人員的信訪工作提供哪些有益的啟示？（1）信訪工作也不完全是被動(dòng)地等人們寫信，扛電話或告上門來，文秘人員也應(yīng)該注意到社會(huì)上的反饋。 （2）有些事涉及本單位的利益或信譽(yù)，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取主動(dòng)出擊的方法。 （3）文秘人員雖不是專業(yè)人員，不能解

26、決技術(shù)性的問題，但是文秘人員應(yīng)具有細(xì)心、敏感的工作方式和作風(fēng)，能從其他角度幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問題。1海金精密儀器有限公司的技術(shù)開發(fā)部有8個(gè)工作人員，他們?nèi)翰呷毫Γ苏荒觊_發(fā)了BRM系列產(chǎn)品，經(jīng)廣泛宣傳，推銷，國內(nèi)外的銷路很好，給公司創(chuàng)收了幾百萬元。公司總經(jīng)理為了鼓勵(lì)部下再接再厲，決定宴請(qǐng)技術(shù)開發(fā)部的全體成員，具體的時(shí)間、地點(diǎn)由總經(jīng)理秘書卜小姐安排，只是規(guī)定了費(fèi)用總數(shù)為2000元。問題：（1）卡小姐應(yīng)該安排在什么時(shí)間、地點(diǎn)宴請(qǐng)比較好？（2）卡小姐用怎樣的方式通知技術(shù)開發(fā)部的成員？（3）宴請(qǐng)結(jié)束一結(jié)帳，只花了1500 元，對(duì)余下的500 元，卜小姐買紀(jì)念品發(fā)放好不好？（4）除了宴請(qǐng)，卜秘書還可建議

27、用其他方法來鼓勵(lì)技術(shù)開發(fā)部嗎？效果怎樣？（1）應(yīng)安排在本周的星期五下班后宴請(qǐng)，這時(shí)一周的工作已經(jīng)結(jié)束，第二天是休息，晚一點(diǎn)也不影響工作。找個(gè)比較安靜幽雅的餐館，包個(gè)單間，總經(jīng)理與大家上下級(jí)可交流感情。（2）卜小姐應(yīng)到技術(shù)開發(fā)部去向大家表示祝賀，并當(dāng)場(chǎng)邀請(qǐng)。如果用電話通知，不能產(chǎn)生親切感和更理想的氣氛。（3）宴會(huì)快結(jié)束時(shí)卜小姐可把技術(shù)部負(fù)責(zé)人拉到一邊， 把500元交給他， 悄悄說：“我和總經(jīng)理回去后，你們可不受拘束再飲一杯，或找個(gè)卡拉OK唱唱歌，明天把發(fā)票交給我就行?！卑l(fā)放紀(jì)念品會(huì)給公司其他人員知曉，造成不必要的麻煩。（4）可以建議總經(jīng)理給每人發(fā)獎(jiǎng)金，還可建議在全體職工大會(huì)上表揚(yáng)技術(shù)開發(fā)部。這樣

28、可激發(fā)其他部門的積極性。2某公司安排懂法語的小沈和辦公室秘書小陳參加與法國某公司的商務(wù)會(huì)談，范總經(jīng)理特別叮要做好準(zhǔn)備工作。正式會(huì)談這天，坐在范總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，使得范總身上那套價(jià)值千元的名牌西服黯然失色。小沈并不知道自己有什么過錯(cuò)，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？”小沈和小陳在接人待物、言談舉止方面有何不妥之處？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？（1）衣著。二位女士穿著打扮不符合特定的會(huì)談工作要求，而且也影響了范總的形象，小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場(chǎng)所安靜；（2）衛(wèi)生習(xí)慣。小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；（3）應(yīng)變能力。小沈應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對(duì)性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。范總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，