物業(yè)管理公司文件控制程序

1、本文格式為word版，下載可任意編輯物業(yè)管理公司文件控制程序 物業(yè)管理公司文件控制程序 1.0 目的 對(duì)質(zhì)量體系文件的編寫、審批、發(fā)放、更改、保管和作廢等全過程進(jìn)行控制，確保公司所有受控的場(chǎng)合使用的均為相應(yīng)文件和資料的有效版本。 2.0 適用范圍 適用于公司質(zhì)量體系和相關(guān)的外來(lái)文件(如強(qiáng)制執(zhí)行文件或參考標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖紙等)的控制。 3.0 引用文件及術(shù)語(yǔ)(略) 4.0 職責(zé) 4.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、部門工作手冊(cè)，管理者代表負(fù)責(zé)審核。 4.2 品質(zhì)督察部負(fù)責(zé)對(duì)全公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件的總體控制。 4.3 品質(zhì)督察部負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的發(fā)放控制和正本保管。 4.4

2、各部門負(fù)責(zé)人或指定一名文件管理人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門有關(guān)質(zhì)量體系文件的管理。 5.0 工作程序 5.1 文件和資料的分類 本公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件和資料分受控文件和非受控文件兩種。受控文件是指受更改控制的文件，本公司質(zhì)量體系文件和與質(zhì)量體系相關(guān)的外來(lái)文件均為受控文件;非受控文件是不受更改控制的文件，如為了投標(biāo)等其他目的而分發(fā)的質(zhì)量體系文件。 a. 文件內(nèi)容： 按本單位情況制定的質(zhì)量方針、目標(biāo)和適用標(biāo)準(zhǔn)描述的質(zhì)量體系; 描述各職能部門為實(shí)施質(zhì)量體系要素所開展的活動(dòng); 詳細(xì)的工作文件，包括各類工作規(guī)程、表格、報(bào)告等。 本公司質(zhì)量體系文件包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和其他質(zhì)量文件，其層次結(jié)構(gòu)如下圖： 質(zhì)量手冊(cè)

3、(第一級(jí)文件) 程序文件 (第二級(jí)文件) 其他質(zhì)量文件 (第三級(jí)文件) b. 質(zhì)量體系相關(guān)的外來(lái)文件包括政府部門或上級(jí)管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的各類強(qiáng)制性法律、法規(guī)、條例，須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖樣和技術(shù)要求，詳細(xì)的工作文件等。 5.2 質(zhì)量體系文件的控制 5.2.1編制與審批 a. 質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由品質(zhì)督察部負(fù)責(zé)編寫，由管理者代表組織相關(guān)部門及有關(guān)人員對(duì)初稿進(jìn)行討論后，質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由管理者代表負(fù)責(zé)最終審核、總經(jīng)理批準(zhǔn); b. 工作規(guī)程由各部門負(fù)責(zé)人組織編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 c. 質(zhì)量文件頁(yè)面編排： 紙張：標(biāo)準(zhǔn)a4紙，頁(yè)面設(shè)置為：頁(yè)邊距上為2.3厘米，下為2厘米，左為

4、2.5厘米，右為2.5厘米。頁(yè)眉頁(yè)腳均為1.5厘米。 版式：標(biāo)題，居中，小二號(hào)楷體，;正文，首行縮進(jìn)二字符，小四楷體。 5.2.2標(biāo)識(shí)與編碼 a. 受控的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和工作手冊(cè)封面加蓋受控文件專用印章，但正本(原稿)上不需蓋章;非受控的質(zhì)量體系文件封面均加蓋非受控文件專用印章; b. 質(zhì)量手冊(cè)編碼 cshy/qm/ -01 序號(hào) 質(zhì)量手冊(cè) 加州城市花園公司 a) 程序文件編碼 cshy/ qp/- 順序號(hào) 程序文件 公司 b) 作業(yè)文件編碼 cshy/qw/- 順序號(hào) 部門代碼 公司/作業(yè)文件 d) 外來(lái)文件編碼 外來(lái)文件用其原編號(hào)作為文件編碼。 e) 質(zhì)量記錄編碼 -qr- 順序號(hào) 質(zhì)

5、量記錄 部門代碼 f) 部門記錄編碼： - - 順序號(hào) 年號(hào) 部門代碼 g) 部門代碼： xz行政部 pz品質(zhì)督察部 kh客戶服務(wù)部 rl人力資源部 gc工程維修部 ba保安部 cw財(cái)務(wù)部 sc市場(chǎng)拓展部 5.2.3復(fù)制 受控文件未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制，質(zhì)量手冊(cè)和程序文件的復(fù)印由各部門文件控制員填寫受控文件復(fù)印申請(qǐng)表，經(jīng)品質(zhì)督察部確認(rèn)后執(zhí)行;工作手冊(cè)的復(fù)印由使用人向部門文件管理員申請(qǐng)，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由部門文件管理員負(fù)責(zé)執(zhí)行。 5.2.4發(fā)放與保管 a. 受控文件的發(fā)放與保管 質(zhì)量手冊(cè):品質(zhì)督察部向有關(guān)部門或人員發(fā)放，并做好發(fā)放記錄; 程序文件和工作手冊(cè):由品質(zhì)督察部填寫文件發(fā)放/回收記錄發(fā)放到有關(guān)的場(chǎng)所和人員，并做好簽收記錄; 工作手冊(cè):工作手冊(cè)正本由品質(zhì)督察部保存，各部門持有的工作手冊(cè)由其部門文件管理員負(fù)責(zé)保存，并保證相關(guān)場(chǎng)所或人員現(xiàn)場(chǎng)使用的文件是最新有效版本; b. 文件破損嚴(yán)重影響使用或不慎遺失時(shí)，應(yīng)重新辦理申領(lǐng)手續(xù)，由品質(zhì)督察部文件管理員填寫受控文件復(fù)印申請(qǐng)表后按5.2.3執(zhí)行補(bǔ)發(fā); c. 文件管理員在發(fā)放文件時(shí)，應(yīng)注意文件分發(fā)號(hào)的確定 受控文件的分發(fā)號(hào)按照文件的發(fā)放順序，由文件管理員確定，要求每份文件只有一個(gè)對(duì)應(yīng)的分發(fā)號(hào)。 d. 非受控文件的發(fā)放由有需要的部門提出書面申請(qǐng)，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由文件管理員做發(fā)放登記。 5.2.