物業(yè)管理手冊-采購控制工作程序

1、本文格式為word版，下載可任意編輯物業(yè)管理手冊:采購控制工作程序 物業(yè)管理手冊：采購控制程序 1、目的 對采購過程和供方進(jìn)行控制，確保所采購的產(chǎn)品和供方提供的服務(wù)符合規(guī)定要求。 2、適用范圍 適用于對服務(wù)所需的物資采購和對供方的選擇、評價和控制。 3、職責(zé) 3.1各部門負(fù)責(zé)本部門所需采購計劃的編制及對供方提供的產(chǎn)品進(jìn)行監(jiān)督、反饋。 3.2管理部負(fù)責(zé)采購計劃的審核、落實，采購物資的驗證、管理及供方的評價,建立供方檔案。 3.3工程部負(fù)責(zé)服務(wù)設(shè)施、設(shè)備采購計劃的審核工作。 3.4總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購計劃的審批工作。 4、程序 4.1評價范圍 4.1.1對價值高、用量多、對服務(wù)質(zhì)量影響大的維修配件、物資

2、的供方需進(jìn)行評價。 4.1.2對服務(wù)質(zhì)量有較大影響的零星維修配件、物資，如：水暖管件、衛(wèi)生潔具、電料等的供方需進(jìn)行評價。 4.1.3對服務(wù)質(zhì)量影響極小的零星維修配件、物資，如：掃帚、拖把等的供方可進(jìn)行現(xiàn)場、簡單的驗證。 4.1.4對公司分包出去的綠化服務(wù)供方需進(jìn)行評價。 4.2評價方式 4.2.1對產(chǎn)品資料的獲取 4.2.1.1生產(chǎn)廠家不在本地的，由管理部采取信函的方式或到本地的批發(fā)商店、專賣店，調(diào)查物資的生產(chǎn)廠家、營業(yè)執(zhí)照、規(guī)格型號、合格證、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及認(rèn)證情況等。 4.2.1.2生產(chǎn)廠家在本地的，可直接到廠家所在地收集資料，內(nèi)容同上。 4.2.1.3對分包出去的綠化服務(wù)供方的質(zhì)量按合同要求進(jìn)

3、行控制。 4.2.2對供方的評價方法 4.2.2.1對服務(wù)質(zhì)量有較大影響的零星維修配件、物資，由管理部調(diào)查供方的營業(yè)執(zhí)照、 產(chǎn)品認(rèn)證、供貨能力、產(chǎn)品規(guī)格型號等，對其供方進(jìn)行評價，填寫供方質(zhì)量、環(huán)境保證能力調(diào)查記錄。 4.2.2.2對分包出去的“服務(wù)產(chǎn)品”的供方由管理部調(diào)查其營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)簡介、信譽(yù)等級及質(zhì)量保證能力等進(jìn)行評價。 4.2.3對服務(wù)質(zhì)量影響極小的零星維修配件、物資，可由使用部門、采購人員在采購現(xiàn)場對質(zhì)量、價格進(jìn)行目測、比較等方法進(jìn)行評價。 4.2.4對評價合格的產(chǎn)品和供方，報總經(jīng)理審批同意后，可列入采購物資一覽表、合格供方名錄。 4.3對于屬4.1.1、4.1.2范圍，而又未列入采

4、購物資一覽表的維修配料、物資由管理部根據(jù)使用情況進(jìn)行評審。 4.3.1此類物資的采購應(yīng)根據(jù)實際使用量進(jìn)行最小采購，發(fā)生質(zhì)量問題隨時退貨、退款。 4.3.2管理部根據(jù)此類物資的使用特性確定其試用期（1-3個月），試用期內(nèi)各使用部門根據(jù)使用批次填寫物資質(zhì)量使用情況反饋單報管理部。 4.3.3試用期結(jié)束后，管理部依據(jù)物資質(zhì)量使用情況反饋單，對符合使用要求的物資按4.2中的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行評審。評審合格，由總經(jīng)理簽署意見，列入采購物資一覽表。 4.4管理部負(fù)責(zé)合格供方的業(yè)績考核，其依據(jù)為雙方的供貨協(xié)議及國家有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)?？己朔椒椋何镔Y使用部門，對物資質(zhì)量情況隨時填寫物資質(zhì)量使用情況反饋單報管理部，管理部

5、對其匯總評價?？己藰?biāo)準(zhǔn)為：對同一類物資連續(xù)兩次發(fā)生質(zhì)量問題的，由管理部報總經(jīng)理審批取消供方資格。 4.5采購計劃的編制、審批與落實 4.5.1各部門于每月26日前編制下月采購計劃，通過辦公平臺以公文形式上報給管理部。 4.5.2管理部依據(jù)合格供方名錄和采購物資一覽表及上月的倉庫盤點(diǎn)表在三天內(nèi)分別完成對辦公用品、電料、水暖、工具及其他類的數(shù)量和價格審核，報總經(jīng)理審批。 4.5.3審批完畢，管理部根據(jù)總經(jīng)理批示，通過辦公平臺以公文形式發(fā)至財務(wù)部。 4.5.4管理部負(fù)責(zé)在每月7日之前完成對采購計劃的落實工作，并通報采購情況。 4.6管理部應(yīng)保存有關(guān)采購產(chǎn)品的規(guī)格、型號、等級及相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

6、或企 業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等資料。各部門在編制采購計劃時，應(yīng)列出采購產(chǎn)品的規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)。管理部負(fù)責(zé)有關(guān)資料的收集，對采購中發(fā)生的合同，在采購結(jié)束后，由管理部統(tǒng)一保存。 4.7采購產(chǎn)品的驗證 4.7.1零星維修配件的采購由采購人員按照管理部指定的品牌、廠家、型號等要求購買，在購買時目測質(zhì)量情況。 4.7.2對需要在貨源處驗證的，則由采購人員在現(xiàn)場進(jìn)行驗證；如不需要，則在產(chǎn)品使用 過程中由使用部門進(jìn)行驗證。 4.7.3分包出去的綠化、垃圾清運(yùn)工作，品質(zhì)部、物業(yè)服務(wù)中心按照委托合同的約定進(jìn)行監(jiān)督、考核。 5、相關(guān)文件 5.1相關(guān)記錄控制程序 5.2綠化服務(wù)委托合同 5.3垃圾清運(yùn)服務(wù)合同 6、相關(guān)記錄 6.1合格供方名錄jw/jl-7.4-001 6.2采購物資一覽表jw/jl-7.4-002 6.3采購計劃jw/jl-7.4-003 6.4供方質(zhì)量、環(huán)境保