文檔排版指導手冊

1、密級：保密 文檔編排指導手冊過程編號文件狀態(tài)草稿 正式發(fā)布 正在修改當前版本v1.0擬 制譚美玉日期2010-07-19審 核日期批 準日期發(fā)布日期年 月 日 文檔排版指導手冊修訂歷史記錄a - 增加 m - 修訂 d - 刪除變更版本號版本日期變更類型修改者說明v0.12010-07-19a譚美玉初稿內部資料，注意保密 第8頁/共8頁目錄1概述42編排規(guī)則42.1索引42.2標題42.3正文52.3.1段落52.3.2句子52.3.3表格和圖像52.3.4標點符號62.4頁眉和頁腳62.5版本歷史72.6封面72.7其他73備注8文檔編排指導手冊1 概述此文檔主要為了提高文檔編排質量，統(tǒng)一文

2、檔格式?？勺鳛閝a和文檔編寫者的參考。本文檔適用于所見即所得的排版工具，如word、openoffice、wps等。本文部分規(guī)則不適用于tex編排，tex編排中的字體、段落格式等不遵循本文所述規(guī)則，但必須使用本文提供的tex模板，詳見附錄一。2 編排規(guī)則2.1 索引索引是把文檔等資料中的項目或內容摘記下來，每條下標注出處頁碼，按一定的次序排列，供人查閱的資料。對于文檔中的索引，遵循以下幾條規(guī)則：1. 過程類手冊（不含驗收指南）、描述類手冊（不含版本說明書）英文版本必須要有索引；2. 索引項可以由名稱（著作名、公司或組織名稱、人名、地名等）、技術術語和主題組成；3. 排版時，索引的中文字體屬性為

3、宋體、12pt（小四）、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、12pt、半角字符；4. 索引最多三層；5. 一級索引加粗顯示，二三級索引不加粗，二級索引比一級索引縮進2個字符，三級索引比二級索引縮進2個字符；6. 索引頁面的標題中文字體屬性為宋體、15pt（小三）、加粗、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、15pt、加粗、半角字符，段落屬性為居中。2.2 標題標題是標明段落、文檔等內容的簡短語句。對于文檔中的標題，遵循以下規(guī)則：1. 高一級標題下不應只有一個次級標題，同時避免孤立的章節(jié)和標題存在；2. 標題要避免孤立編號，正文不要有孤立二、三標

4、題，孤立的block label樣式；3. 文檔中最多出現(xiàn)4級標題，14級標題中不帶標點符號，不對縮略語解釋；4. 項目列表（item list）是最小編號單位，項目列表下面不可以嵌套子標題；5. 標題前若是正文需要空一行，這一空行的樣式為正文。在遇換頁的特殊情況下，若標題前的空行為頁面第一行，空行需刪除；6. 一級標題的中文字體屬性為黑體、常規(guī)字體、16pt（三號）、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、16pt、半角字符。段落屬性為無縮進，兩端對齊，1.2倍行間距。編號屬性為編號位置左對齊0厘米，文字位置0.75厘米，級別鏈接到標題1，編號之后空格；7. 二級標題的

5、中文字體屬性為黑體、常規(guī)字體、15pt（小三）、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、15pt、半角字符。段落屬性為無縮進，兩端對齊，1.2倍行間距。編號屬性為編號位置左對齊0厘米，文字位置1厘米，級別鏈接到標題2，編號之后空格，在級別1后重新開始編號；8. 三級標題的中文字體屬性為黑體、常規(guī)字體、14pt（四號）、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、14pt、半角字符。段落屬性為無縮進，兩端對齊，1.2倍行間距。編號屬性為編號位置左對齊0厘米，文字位置1.25厘米，級別鏈接到標題3，編號之后空格，在級別2后重新開始編號；9. 四級標題的中文字

6、體屬性為黑體、常規(guī)字體、12pt（小四）、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、12pt、半角字符。段落屬性為無縮進，兩端對齊，1.2倍行間距。編號屬性為編號位置左對齊0厘米，文字位置1.25厘米，級別鏈接到標題4，編號之后空格，在級別3后重新開始編號；10. 項目列表（item list）的中文、符號字體屬性為宋體、12pt（小四）、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、12pt、半角字符，段落屬性為左縮進8.5mm，懸掛縮進7.41mm，兩端對齊，1.2倍行間距。11. 附錄及其子節(jié)的標題不需要編號。2.3 正文2.3.1 段落段落是根據(jù)文檔

7、內容劃分成的部分。對于文檔中的段落，遵循以下規(guī)則：1. 段落的中心句子放在段首，對全段內容進行概述。后面陳述的句子作為說明、展開、論據(jù)陳述等為核心句服務；2. 段落的句子語氣要使用陳述和肯定語氣，避免使用感嘆語氣或其他語氣；3. 對于技術描述類主題，應考慮先圖表，后句子的原則，不要單一的使用段落來陳述主題；4. 段落的中文、符號字體屬性為宋體、10.5pt（五號）、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、10.5pt、半角字符，段落屬性為段首縮進2個字符，兩端對齊，1.2倍行間距。2.3.2 句子句子是用詞和詞組構成的、能夠表達完整的意思的語言單位。對于文檔中的句子，遵循

8、以下規(guī)則：1. 句子要使用簡單句和并列句，避免使用復合句；2. 步驟描述時，操作結果要和動作分開描述；3. 句子中不能出現(xiàn)圖形和表格，可以引用表格和圖形的題注；4. 正文中第一次出現(xiàn)的縮略語，必須進行解釋；5. 中文的產品手冊在注意、說明下面空一行?？招械臉邮綖檎臉邮?；6. 注意、說明中不能包含表格和圖形；7. 重要的提醒文字可加粗顯示，但不得改變字體大小和字體種類。2.3.3 表格和圖像2.3.3.1 表格對于文檔中的表格遵循以下規(guī)則：1. 需要突出的內容中文：黑體，10.5pt（五號），全角字符。字母與數(shù)字：times new roman，粗體，10.5pt，半角字符；2. 表格一行中的

9、單元要求不跨頁；3. 每個表格上、下都要空一行，這一空行的樣式為正文。在遇換頁的特殊情況下，若表格后的空行為頁面第一行，空行需刪除；4. 表格的題注在緊接表格的上方，中文文檔格式為“表 編號 名稱”，英文文檔格式為“table 編號 名稱”。編號為數(shù)字，從1開始，全文表格統(tǒng)一編號，中文字體屬性為宋體、小五、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、小五、半角字符。段落屬性為居中；5. 表格中的中文、符號字體屬性為宋體、10.5pt（五號）、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、10.5pt、半角字符；6. 表格的題注必須通過引用的題注實現(xiàn)；7. 表格

10、題注的引用必須使用交叉引用；8. 表格不能超過排版的版芯。2.3.3.2 圖像對于文檔中的圖像遵循以下規(guī)則：1. 禁止使用第三方的商標、圖標、圖形；2. 所有visio繪制的組網(wǎng)圖一律另存為*.wmf格式，才能在word中插入；3. 圖中的文本：中文宋體，小五，全角字符；字母與數(shù)字times new roman，10.5pt，半角字符；4. 需要突出的內容中文：黑體，10.5pt（五號），全角字符。字母與數(shù)字：times new roman，粗體，10.5pt，半角字符；5. 圖形的上、下方是正文樣式的話，圖形上、下都要空一行。在遇到換頁的特殊情況下，若圖形后的空行為頁面第一行，空行需刪除；6

11、. 圖形的題注緊接圖形的下方，中文文檔格式為“圖 編號 名稱”，英文文檔格式為“figure 編號 名稱”。編號為數(shù)字，從1開始，全文圖形統(tǒng)一編號，中文字體屬性為宋體、小五、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、小五、半角字符。段落屬性為居中；7. 圖形的題注必須通過引用的題注實現(xiàn)；8. 圖形題注的引用必須使用交叉引用；9. 圖形不能超過排版的版芯。2.3.4 標點符號文檔中的標點符號遵循以下規(guī)則：1. 如果是中文文檔，使用中文的標點符號，不論句子的結束文字是英文或是中文；如果是英文文檔，使用英文標點符號；2. 標點符號無論中英文下均為半角字符；3. 一字線常用于漢語名

12、詞之間：壓力溫度曲線、化學物理反應；4. 半字線常用于漢字和數(shù)字（字母）之間：鈾235、惠普5000；5. 一些外來的詞匯中常用短劃線：e-mail、cd-rom、itu-t、8-bit；6. 浪紋符用于表示數(shù)量的范圍：13；7. 長橫常用于地名之間：北京天津。2.4 頁眉和頁腳文檔中的頁眉頁腳遵循以下規(guī)則：1. 頁眉中的中文字體屬性為宋體、10.5pt（五號）、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、10.5pt、半角字符；2. 頁眉的段落格式為兩端對齊；3. 頁眉左端公司的商標高0.58cm，寬1.72cm，右端為該文檔的標題；4. 頁眉距邊界1.5cm，頁腳距邊界0

13、.9cm；5. 頁腳的中文字體屬性為宋體、9pt、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、9pt、半角字符；6. 頁腳的段落格式為居中；7. 頁腳的中文文檔格式是：第一行是文檔版權約定，第二行是公司地址，第三行是公司網(wǎng)址和“該頁頁號”/“總頁數(shù)”；8. 封面的頁眉格式是：保密級別：高（低）；9. 封面無頁腳。2.5 版本歷史文檔中的版本歷史遵循以下規(guī)則：1. 最初文檔編寫者寫完文檔后即為v1.0版本；2. 每修改一次，修改者必須填寫版本歷史信息，每填寫一次，版本號即加1，必須在備注里注明修改的位置、原因、時間；3. 版本歷史頁面的標題中文字體屬性為宋體、15pt（小三）、

14、加粗、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、15pt、加粗、半角字符，段落屬性為居中；4. 版本歷史表格中的中文、符號字體屬性為宋體、10.5pt（五號）、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、10.5pt、半角字符。2.6 封面文檔的封面遵循以下規(guī)則：1. 文檔的標題中文字體屬性為宋體、18pt（小二）、加粗、全角字符，英文、數(shù)字字體屬性為times new roman、18pt、加粗、半角字符，段落屬性為居中；2. 包含新威的logo，段落屬性為居中；3. 包含該文檔總頁數(shù)信息，中文文檔格式為：共“總頁數(shù)”頁。英文文檔格式為：“總頁數(shù)” pages?！翱傢摂?shù)”必須通過域numpages實現(xiàn)；4. 文檔在正式發(fā)行以后，相關責任人必須填寫封面的表格；5. 封面格式以文檔的模板為準，不得更改；6. 文檔的標題名在20個字以內。2.7 其他文檔中的其他內容遵循以下規(guī)則：1. 日期的格式必須為：年.月.日，并且年不能簡寫；2. 公式等專有格式的內容，如果不是大量的出現(xiàn)，以