淺談水利水電科技檔案發(fā)展趨勢(shì)及管理對(duì)策

1、淺談水利水電科技檔案發(fā)展趨勢(shì)及管理對(duì)策 【摘 要】本文分析論述了水利水電科技檔案的未來發(fā)展趨勢(shì)，并對(duì)新時(shí)期加強(qiáng)水利水電科技檔案管理提出了相關(guān)對(duì)策建議。 【關(guān)鍵詞】水利水電；檔案發(fā)展；管理研究；對(duì)策 前言 水利水電工程檔案是科技檔案的重要組成部分，是記錄水利水電事業(yè)發(fā)展的包括圖表、文字、聲音、影像等在內(nèi)的很有利用價(jià)值的重要科學(xué)技術(shù)資料。隨著近年來國家電子政務(wù)和信息化建設(shè)的快速發(fā)展，檔案事業(yè)也已經(jīng)逐步步入了數(shù)字化發(fā)展的軌道，水利水電科技檔案如何順應(yīng)這種新形勢(shì)的變化需要，向著信息化、科技化的方向發(fā)展，成為了促進(jìn)水利水電事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容。筆者試就水利水電科技檔案的發(fā)展趨勢(shì)和科學(xué)管理談些想法。 1 水

2、利水電科技檔案的發(fā)展趨勢(shì) 正因?yàn)樗娍萍紮n案是非常有保存價(jià)值的水利科技發(fā)展歷史資料，不僅具有檔案資料的共同屬性，又具有查閱和記載水利水電事業(yè)發(fā)展的獨(dú)特史料價(jià)值，它必然要隨著檔案管理和水利水電事業(yè)的發(fā)展變化而不斷健全完善。因此，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)信息化建設(shè)進(jìn)程的日趨加速，水利水電科研檔案也一定會(huì)向信息化、科技化的方向發(fā)展，不斷為水利水電事業(yè)的健康協(xié)調(diào)發(fā)展提供科學(xué)、詳實(shí)的歷史記錄。 1.1 檔案信息化、科技化發(fā)展，是加強(qiáng)檔案資源管理的客觀需要 隨著水利水電行業(yè)辦公自動(dòng)化程度的改善和電子文書的日益推廣普及，日常水利水電工作中出現(xiàn)了很多電子文檔形式記錄的文件、圖表、聲像等檔案資料，既不占檔案存放空間又不

3、耗費(fèi)人力、物力和財(cái)力，又便于修改查閱，因此，相信在不久的將來，紙質(zhì)介質(zhì)將逐步過渡為軟盤、硬盤、光盤等電磁存儲(chǔ)介質(zhì)，水利水電科技檔案也將逐步納入信息化、科技化管理的軌道。因此，加強(qiáng)檔案資源管理，便成為當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期檔案信息化、科技化發(fā)展的一個(gè)重要舉措。 一是檔案資源來源將實(shí)現(xiàn)信息化。傳統(tǒng)的科技檔案管理，基本是用人工按照類別和形成年份進(jìn)行手工登記、編錄，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，水利水電事業(yè)將逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，手工書寫、繪制的文件、圖表將逐漸走下歷史舞臺(tái)，被電腦印制的格式所取代，檔案資源的信息來源將發(fā)生明顯變化，因此，為了有利于科技檔案資料的傳遞、使用和儲(chǔ)存，就必須采用信息化、科技化的手段。 二

4、是檔案資源利用將實(shí)現(xiàn)信息化。及時(shí)、有效、科學(xué)、合理地使用科技檔案，是水利水電事業(yè)發(fā)展的客觀需要，也是提高檔案管理效能的主要目標(biāo)。而傳統(tǒng)方式管理科技檔案，依據(jù)歸檔的類別檢索、查閱相當(dāng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，但是如果采用信息化手段達(dá)到數(shù)據(jù)庫管理，直接檢索關(guān)鍵字或者主題詞，就會(huì)大大地縮短查詢時(shí)間，給檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的信息服務(wù)，從而提高水利水電科技檔案的使用價(jià)值。 三是檔案資源查詢將實(shí)現(xiàn)信息化。隨著業(yè)界人士和社會(huì)群眾對(duì)科技檔案信息資料發(fā)布要求的日益提高，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的日益發(fā)展，傳統(tǒng)檔案的靜態(tài)封閉式管理模式已經(jīng)不適應(yīng)檔案資源公開化和信息流通網(wǎng)絡(luò)化的需要，為了方便大眾查閱水利水電科技檔案，實(shí)現(xiàn)資源共享，通過

5、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理檔案資料和實(shí)現(xiàn)在線咨詢、發(fā)布信息，便成為了客觀必然。 1.2 檔案信息化、科技化發(fā)展，是水利水電事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì) 水利水電科技檔案涵蓋在了水利水電工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可研、設(shè)計(jì)、施工、竣工的全過程，對(duì)促進(jìn)現(xiàn)代化水利水電建設(shè)發(fā)展具有重要的史料參考價(jià)值。在科技檔案形成過程中，由于其間也包含了不同的專業(yè)類別資料，體現(xiàn)了水利水電工程項(xiàng)目建設(shè)中各個(gè)階段的工作程序和項(xiàng)目內(nèi)容，各種檔案信息資源相輔相成、相得益彰，非常直觀地反映了水利水電項(xiàng)目的整個(gè)業(yè)務(wù)流程，因而，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化、科技化管理，也為科學(xué)、合理地利用檔案資源，發(fā)揮其在現(xiàn)代水利水電事業(yè)發(fā)展中的積極作用提供了良好的機(jī)會(huì)。 目前，隨著信息資

6、源的全球化發(fā)展，水利水電事業(yè)的科技化、信息化建設(shè)日益提上了重要日程，也為科技檔案推進(jìn)信息化、科技化管理進(jìn)程創(chuàng)造了良好的外部發(fā)展空間。在水利水電行業(yè)加快發(fā)展步伐的新形勢(shì)下，各級(jí)各地都基本設(shè)立了水利專業(yè)網(wǎng)站，科技檔案如果仍然使用傳統(tǒng)意義上的手工管理，不僅影響了利用效率，也為存儲(chǔ)、傳遞、發(fā)布檔案資源帶來了阻礙。 2 加強(qiáng)水利水電科技檔案管理的對(duì)策建議 2.1 完善管理手段，確保水利水電科技檔案信息化、科技化發(fā)展 鑒于水利水電科技檔案是包括圖表、文字、影像資料在內(nèi)的各種形式和保存載體的歷史記錄，在加強(qiáng)信息化、科技化、電子化管理中，必須切合檔案資源的特性，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、管理平臺(tái)、數(shù)據(jù)整合等管理手段，認(rèn)真

7、細(xì)致地做好收集、歸檔、整編、保存等基礎(chǔ)性工作環(huán)節(jié) 一是充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件和管理平臺(tái)，達(dá)到水利水電科技檔案資源終端內(nèi)、外網(wǎng)之間的有效連通，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化和信息利用自動(dòng)化。確保科技檔案管理的電子化和一體化，是檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)。水利水電科技檔案管理機(jī)構(gòu)要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式，做好基礎(chǔ)性工作，如，在部門門戶網(wǎng)站或者局域網(wǎng)設(shè)立電子文檔自動(dòng)上傳平臺(tái)，保證檔案資料及時(shí)上傳并統(tǒng)一歸檔到服務(wù)器窗口，減少檔案管理中間工作環(huán)節(jié)；做好信息數(shù)據(jù)的超前控制，科學(xué)、準(zhǔn)確地劃分好科技檔案類目，合理、規(guī)范地設(shè)置好紙質(zhì)檔案與電子檔案的轉(zhuǎn)換格式，保證在計(jì)算機(jī)上的操作上，檔案管理系統(tǒng)和文件管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口能夠有效地銜接；克服傳統(tǒng)

8、科技檔案手工翻閱目錄檢索數(shù)據(jù)這種簡單的形式，運(yùn)用現(xiàn)代化的圖檔管理系統(tǒng)軟件或者電子數(shù)據(jù)庫來檢索查詢檔案信息資源，健全完善水利水電科技檔案全方位、多功能的檢索體系，以適應(yīng)社會(huì)各界的檔案資料里有需求。 二是完善文件、圖表、照片、聲像等檔案資料的數(shù)字化管理，將文本檔案等原始文件轉(zhuǎn)變?yōu)槲募?jí)檔案統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)范整合和數(shù)據(jù)信息組織，通過采用多媒體數(shù)據(jù)庫或者檔案數(shù)據(jù)庫的形式，確保業(yè)界人士和社會(huì)群眾查閱、檢索、使用水利水電科技檔案資源的高效、便捷、多樣，變手工提供檔案的被動(dòng)服務(wù)為現(xiàn)代化檔案管理的主動(dòng)服務(wù)。 三是根據(jù)國家電子文件歸檔與管理規(guī)范和電子公文歸檔管理暫行辦法的規(guī)定，做好水利水電科技檔案資源的收集、整理、歸

9、類、存儲(chǔ)、利用工作，確保檔案管理逐步納入信息化、科技化、電子化發(fā)展的軌道。如，有多個(gè)稱謂的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、個(gè)人的檔案，在著錄管理時(shí)應(yīng)當(dāng)避免重復(fù)，而應(yīng)統(tǒng)一使用同一個(gè)稱謂、同一個(gè)單位名，用最精確的詞語高度概括案卷題名，同時(shí)，要盡量選擇適合單位使用的主題詞表和分類法規(guī)定的標(biāo)引主題和標(biāo)識(shí)符號(hào)，前后標(biāo)引應(yīng)當(dāng)相同，以保證電子檔案信息數(shù)據(jù)檢索需要。 2.2 健全管理制度，確保水利水電科技檔案信息化、科技化發(fā)展 健全完善的內(nèi)部管理機(jī)制，是做好水利水電科技檔案資源管理的重要途徑。水利水電科技檔案與普通的檔案資料在表現(xiàn)形式和作用方面有著本質(zhì)上的不同，因此，水利水電管理部門在科技檔案的信息化、科技化、電子化管理中，應(yīng)當(dāng)

10、嚴(yán)格依據(jù)保密法、檔案法、科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定等有關(guān)規(guī)定， 建立健全適合當(dāng)?shù)厮娛聵I(yè)發(fā)展和檔案管理工作實(shí)際的電子化登記錄入、存儲(chǔ)管理、檢索查詢、信息保密、鑒定銷毀等內(nèi)部管理制度，如，建立科技檔案電子數(shù)據(jù)庫管理制度，加強(qiáng)檔案密級(jí)等級(jí)和身份認(rèn)證雙重管理，設(shè)置好用戶訪問權(quán)限，防止科技檔案在資料存儲(chǔ)管理、網(wǎng)絡(luò)傳輸和查詢利用方面出現(xiàn)隱患，以科學(xué)、高效、安全、準(zhǔn)確地管理、利用好水利水電科技檔案。 2.3 培育專業(yè)人才，確保水利水電科技檔案信息化、科技化發(fā)展 教育培養(yǎng)檔案管理人員，適應(yīng)當(dāng)前科技檔案管理的新形勢(shì)，提高檔案信息資源管理和利用績效，便成為了水利水電部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。一是培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)知識(shí)。要

11、研究制定有針對(duì)性、操作性的學(xué)習(xí)培訓(xùn)計(jì)劃，全方位、多層次、分批次地對(duì)現(xiàn)有科技檔案管理人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息、現(xiàn)代水利管理、計(jì)算機(jī)操作、外語等相關(guān)知識(shí)技能的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并積極創(chuàng)造條件，鼓勵(lì)、支持參加在職學(xué)習(xí)和繼續(xù)教育，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)水平，利于檔案管理信息化、科技化、電子化的發(fā)展。二是培養(yǎng)職業(yè)道德素養(yǎng)。科技檔案管理是一項(xiàng)單調(diào)、枯燥的業(yè)務(wù)工作，要引導(dǎo)教育管理人員牢固樹立愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)、一絲不茍、求真務(wù)實(shí)的思想觀念，熱愛本職工作，服從服務(wù)于水利水電科技檔案事業(yè)的信息化、科技化、電子化發(fā)展。三是培養(yǎng)管理創(chuàng)新意識(shí)。適應(yīng)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，要切實(shí)摒棄傳統(tǒng)的思維方式和管理手段，不斷推進(jìn)科技檔案管理理念、思路、方法、措施創(chuàng)新，有效地促進(jìn)水利水電事業(yè)的健康協(xié)調(diào)發(fā)展。 3 結(jié)語 隨著網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化和檔案事業(yè)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的深入推進(jìn)，水利水電科技檔案信息化、科技化、電子化的發(fā)展也一定是大勢(shì)所趨。因此，如何適應(yīng)科技